Спецодежда: расходы при выдаче в командировку

Письмо Федеральной налоговой службы №СД-4-3/19054 от 22.09.2017

Работодатель обязан приобретать за свой счет и выдавать спецодежду и иные средства индивидуальной защиты (СИЗ) следует сотрудникам, занятым  на работах:

• с вредными, опасными условиями труда;

• выполняемых в особых температурных условиях;

• связанных с загрязнением.

Спецодежду выдают в соответствии с Типовыми нормами, утвержденными приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н. Типовые нормы устанавливают количество СИЗ, которые можно выдать для использования на определенный срок в соответствии с видом деятельности работодателя.

Типовые нормы не регулируют выдачу СИЗ в случаях направления сотрудников в командировки в местности с особыми климатическими условиями. Однако работодатель вправе устанавливать повышенные нормы выдачи спецодежды, улучшающие защиту работников (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 212, ч. 2 ст. 221 ТК РФ, п. п. 6, 14 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н, далее – Межотраслевые правила).

Поэтому при направлении сотрудников в командировки в районы Крайнего Севера в случае выдачи им теплой спецодежды или спецобуви возникает вопрос: как определить норму выдачи и срок носки таких СИЗ?

Для этого можно обратиться к нормам бесплатной выдачи работникам теплой специальной одежды и теплой специальной обуви по климатическим поясам, утвержденным постановлением Минтруда РФ от 31.12.1997 № 70. Этот документ устанавливает сроки носки теплой специальной одежды и теплой специальной обуви в годах в зависимости от климатических поясов. Чтобы безопасно применять данные сроки, работодателю следует закрепить их в локальном нормативном акте.

Сроки использования СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работникам (п. 13 Межотраслевых правил).

Налог на прибыль

ФНС России разрешила учесть для целей налогообложения расходы на приобретение специальной одежды, выдаваемой сотрудникам при направлении в командировки в районы Крайнего Севера, в составе материальных расходов - при условии, что организация их экономически обоснует и документально подтвердит (п. 1 ст. 252, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Это разъяснение согласуется с позицией Минфина России, который позволяет учесть при налогообложении расходы на приобретение СИЗ по повышенным нормам, утвержденным локальными нормативными актами организации (письма Минфина России от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48743, от 08.04.2016 № 03-03-06/1/20165).

Стоимость СИЗ можно учесть единовременно в полной сумме или частями в течение нескольких отчетных периодов (с учетом срока использования или иных экономически обоснованных показателей). Конкретный порядок признания таких расходов организации следует закрепить в своей учетной политике для целей налогообложения (ст. 313 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы

Обложение стоимости СИЗ страховыми взносами и НДФЛ зависит от условий выдачи этих СИЗ сотрудникам.

Если специальная одежда и обувь выдаются только для осуществления производственной деятельности и не переходят в их собственность, то стоимость таких СИЗ не облагается НДФЛ (так как не является экономической выгодой (доходом) сотрудников) и не облагается страховыми взносами (так как не считается вознаграждением, полученным сотрудником в рамках трудовых отношений) (ст. 41 НК РФ, письма Минфина России от 16.09.2016 № 03-03-06/1/54239, Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 № 2519-19).

Если же СИЗ переходят в собственность сотрудников, то у них возникает объект налогообложения НДФЛ, а у работодателя – объект обложения страховыми взносами. Налоговая база и база для начисления взносов – это стоимость СИЗ, указанная в акте, составленном при передаче спецодежды в собственность сотрудникам (п. 1 ст. 210, подп. 2 п. 2 ст. 211, НК РФ,  п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Бухгалтерский учет

Учет СИЗ регулируют:

• ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов", утвержденное приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н (далее – ПБУ 5/01);

• Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее - Указания по учету СИЗ);

• Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденные приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н (далее - Указания по учету МПЗ).

Спецодежду и спецобувь принимают к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов по фактической стоимости, под которой понимают сумму фактических затрат на их приобретение или изготовление (п. 11 Указаний по учету СИЗ, п. п. 5, 6 ПБУ 5/01, п. 16 Указаний по учету МПЗ).

После передачи спецодежды и спецобуви в эксплуатацию их стоимость списывается на расходы по-разному в зависимости от срока использования согласно нормам выдачи.

СИЗ со сроком эксплуатации не более 12 месяцев разрешено единовременно списывать на расходы в момент ее передачи (отпуска) сотрудникам. Стоимость остальных СИЗ относят на расходы по частям - линейным способом или способом списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции, работ, услуг (п. п. 21, 23, 24 Указаний по учету СИЗ). Правило о том, с какого месяца погашать стоимость СИЗ, следует закрепить в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 7.1 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Пример. Учет спецодежды при командировках

ООО «Вектор» приобрело три куртки на утепляющей подкладке, каждая стоимостью 21 240 рублей (в том числе НДС 3240 рублей) и выдала их во временное пользование сотрудникам, направленным в командировку в Республику Саха (Якутия) с целью расширения рынка сбыта.

Сроки носки таких курток в климатическом поясе, к которому относится место командировки, составляет 18 месяцев. Стоимость СИЗ «Вектор» списывает линейным способом с месяца их передачи в эксплуатацию. Бухгалтер сделает следующие проводки.

При приобретении курток:

ДЕБЕТ 10-10 КРЕДИТ 60

- 54 000 руб. ((21 240 – 3240) х 3) – принята к учету спецодежда;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

- 9720 руб. (3240 х 3) – отражен «входной» НДС со стоимости спецодежды;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»  КРЕДИТ 19

- 9720 руб. – принят к вычету НДС со стоимости спецодежды.

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

- 63 720 руб. – оплачена спецодежда продавцу.

При передаче курток сотрудникам:

ДЕБЕТ 10-11 КРЕДИТ 10-10

- 54 000 руб. – выдана спецодежда командированным сотрудникам.

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10-11

- 3000 руб. – отражено списание стоимости спецодежды.

Ежемесячно в течение 18 месяцев:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10-11

- 3000 руб. – отражено списание стоимости спецодежды.