Инвентаризация-2026. Самое важное

В 2026 году компании проводят инвентаризацию по ФСБУ 28/2023, утвержденному приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н. Стандарт обязателен с 1 апреля 2025 года. Елена Домбровская, доцент кафедры аудита и корпоративной отчетности Финансового университета при Правительстве РФ, напомнила, что нужно учитывать бизнесу до проведения инвентаризации, в процессе мероприятия и по его итогам.

Кто обязан проводить инвентаризацию?

Главная задача инвентаризации – выяснить, соответствуют ли бухгалтерские записи действительности. Товары необходимо пересчитать, состояние оборудования – проверить, задолженность – подтвердить документами, а расчет резервов и оценочных обязательств – обосновать.

Обратите внимание: подписанная опись сама по себе не делает отчетность достоверной, если проверку фактически не проводили.

Отсутствие деятельности также не является универсальным основанием ничего не проверять – у временно не работающего общества могут оставаться деньги на банковском счете, оборудование, задолженность перед учредителем, обязательства по аренде или налогам.

А вот для индивидуальных предпринимателей есть особенности. Так, если ИП на законном основании не ведет бухгалтерский учет, обязанность проводить бухгалтерскую инвентаризацию по ФСБУ 28/2023 автоматически на него не распространяется. Однако инвентаризация нередко полезна самому предпринимателю.

Читайте также: «Детали заполнения отчета о финрезультатах»

Когда проводить инвентаризацию?

Основной регулярный повод для проведения инвентаризации – составление годовой бухгалтерской отчетности. Согласно пункту 16 ФСБУ 28/2023 годовая инвентаризация проводится по состоянию на отчетную дату. Для обычного календарного отчетного года это 31 декабря.

Исключение предусмотрено для основных средств, нематериальных активов, капитальных вложений и запасов: если их инвентаризация проведена не ранее 1 октября отчетного года, повторять ее не требуется.

При этом поступления, выбытия и другие операции после проверки должны быть правильно отражены в учете.

Обязательная инвентаризация проводится также при смене материально ответственного работника; установлении утраты или порчи активов; пожаре, аварии и других предусмотренных стандартом чрезвычайных обстоятельствах; ликвидации; реорганизации, кроме преобразования.

Отдельные основания установлены для коллективной материальной ответственности: смена бригадира, выбытие более половины членов бригады, требование одного или нескольких ее членов.

При смене ответственного работника ориентируются на день приемки-передачи дел. При ликвидации проверку проводят перед составлением промежуточного ликвидационного баланса. Конкретные сроки закреплены в пунктах 15–18 ФСБУ 28/2023.

Читайте также: «УСН 2027. Лимиты и правила применения»

Порядок проведения инвентаризации в 2026 году

Организует проведение инвентаризации руководитель компании. Бухгалтерская служба, в свою очередь, готовит учетные данные и отражает результаты. При этом инвентаризация не должна превращаться в мероприятие, которое бухгалтер проводит в одиночку за всех остальных.

Далее поговорим об важных нюансах проведения инвентаризации о которых нужно помнить.

Еще одно отличие: ранее отсутствие хотя бы одного члена комиссии служило основанием для признания результатов недействительными. После 1 апреля 2025 года при обязательной инвентаризации такое основание возникает при отсутствии 1/5 и более членов комиссии.

В части документирования: до введения нового стандарта компании составляли описи, акты и ведомости, теперь же организация определяет комплект документов и может объединять в одной форме фактические данные, учетные показатели и расхождения. Но обязательные реквизиты и специальные требования стандарта сохраняются!

В части оценки результатов: ранее применялся существовавший порядок оценки выявленного имущества и списания недостач, после 1 апреля 2025 года правила проведения инвентаризации предусматривают для излишков справедливую стоимость, балансовую стоимость либо балансовую стоимость аналогичных активов. Недостачи оцениваются по балансовой стоимости. Повреждение пригодного для дальнейшего использования имущества нужно отличать от его полной утраты.

Начинать мероприятие следует с положения об инвентаризации и приказа руководителя. В документах необходимо определить основание проверки, объекты, дату, по состоянию на которую устанавливаются остатки, даты начала и окончания работ, состав комиссии, способы проверки и сроки передачи результатов в бухгалтерию.

До пересчета комиссия получает последние приходные и расходные документы. Материально ответственные лица дают расписки о передаче первичных документов и отражении поступивших и выбывших ценностей.

Заранее необходимо установить порядок движения товаров во время проверки. Полная остановка склада не всегда возможна, но каждая операция должна быть прослеживаемой. Иначе одну партию можно пересчитать дважды, а другую – пропустить.

Проверять нужно не только количество. У товара может истечь срок годности, оборудование может оказаться неработоспособным, а задолженность – нереальной для взыскания. Физическое наличие не равно сохранению прежней стоимости в балансе.

Акт сверки полезен, но не заменяет анализа документов. Само по себе отсутствие подписанного контрагентом акта не доказывает ни отсутствия долга, ни необходимости его списания.

Арендованное имущество, ценности на ответственном хранении и другие соответствующие объекты нельзя исключать из проверки лишь потому, что они не принадлежат компании. Для таких объектов оформляются отдельные документы инвентаризации.

Читайте также: «Налог на прибыль. Обзор законопроекта»

Особенности работы инвентаризационной комиссии

Для обязательной инвентаризации комиссия создается по общему правилу. При большом объеме работ комиссий может быть несколько; руководитель должен распределить их обязанности и установить порядок взаимодействия.

Состав комиссии нужно определять с учетом объема и характера проверки, независимости участников и возможности надлежащего оформления результатов.

Не создавать комиссию разрешено в трех предусмотренных ФСБУ ситуациях:

• когда в штате только руководитель либо руководитель и бухгалтер;
• когда заключен договор на проведение инвентаризации с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором;
• когда проверку проводит ревизионная комиссия с надлежащим образом закрепленными полномочиями.

Какие документы должны остаться после инвентаризации?

Обычно в комплект документов по итогам мероприятия входят:

• приказ о проведении проверки и изменениях состава комиссии;
• расписки ответственных лиц;
• описи и акты с фактическими данными;
• сопоставление с бухгалтерскими остатками;
• объяснения причин расхождений;
• расчеты оценки, естественной убыли и обесценения;
• предложения комиссии;
• утвержденная руководителем квалификация результатов;
• бухгалтерские справки и подтверждение сделанных записей.

При наличии соответствующих обстоятельств должны иметься акты обмеров, технические расчеты, материалы фото- и видеофиксации, документы о повреждении и утилизации, подтверждения задолженности, материалы проверки причин ущерба.

Как отражать излишки и недостачи?

Чтобы ответить на вопрос, как отразить излишки и недостачи, прежде всего нужно выяснить причину расхождения. Не каждый обнаруженный на складе неучтенный товар является настоящим излишком. Он может принадлежать поставщику, находиться на ответственном хранении или оказаться результатом неотраженного поступления.

Если выявлена ошибка учета, ее исправляют по правилам исправления ошибок, а не маскируют записью о найденном имуществе.

Настоящие излишки активов признаются в оценке, предусмотренной пунктом 11 ФСБУ 28/2023. Нельзя утверждать, что во всех случаях обязательна только рыночная цена: стандарт допускает несколько вариантов оценки. Для обычной коммерческой организации типовые записи выглядят следующим образом. Излишек материалов оформляется проводкой:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 91-1.

Излишек товаров:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 91-1.

Недостача товаров по балансовой стоимости:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41.

Недостача в пределах обоснованных норм естественной убыли:

ДЕБЕТ 20, 44 (или другого соответствующего счета затрат) КРЕДИТ 94.

Недостача, подлежащая возмещению работником при наличии надлежащих оснований:

ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 94.

Недостача, для возмещения которой нет оснований:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94.

Поврежденный товар, который еще можно использовать или продать, нельзя автоматически списывать как полностью утраченный. В таком случае нужно оценить необходимость обесценения по стандарту учета соответствующего актива.

Естественная убыль применяется только при фактической недостаче. Нельзя ежемесячно списывать установленный процент «для профилактики», если потерь не обнаружено.

Пересортица также не позволяет свободно зачесть любые излишки против любых недостач. Пункт 13 допускает зачет в исключительных случаях за один период, у одного ответственного лица, по активам одного наименования и в тождественном количестве.

Результаты инвентаризации отражаются в периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилось мероприятие. Произвольно переносить выявленные расхождения в следующий год, чтобы улучшить показатели текущего, некорректно.