Хранение документов для подтверждения убытков. О чем нужно помнить?

Минфин России в письме от 16.03.2026 № 03-03-06/2/20810 напомнил о правилах хранения документов, которыми бизнес подтверждает понесенные ранее убытки. Надежда Лемутова, руководитель ООО «Налоговый компас», изучила письмо ведомства и по просьбе редакции рассказала о правилах расчета налоговой базы при убытках, а также о требованиях к их документальному подтверждению.

Когда возникает убыток и как его перенести?

Напомним, на сумму убытков прошлых лет налогоплательщик может сократить базу по налогу на прибыль. Соответствующая возможность предусмотрена налоговым законодательством.

Согласно пункту 8 статьи 274 НК РФ убыток фиксируется, если расходы в налоговом периоде превышают доходы. Прибыль – цель коммерческой компании, при этом самые разные факторы, будь то перестройка цепочек поставок, инвестиции в производство, сокращение объемов выпуска, рост цен на сырье, процентные ставки по кредитам отражаются на финансовых результатах бизнеса. Перенос убытка позволит снизить налоговую нагрузку. Правила переноса убытков закфисированы статьей 283 Налогового кодекса. Так, перенос возможен только при наличии прибыли в текущем периоде, а сами убытки списываются строго в хронологической последовательности.

Обратите внимание: срока давности для переноса убытков нет – их списывают до полного погашения.

Нужно помнить, что с 1 января 2017 года по 31 декабря 2030 года налоговую базу можно уменьшить не более чем на 50% (п. 2.1 ст. 283 НК РФ). Исключение – организации с пониженными ставками налога (участники региональных инвестиционных проектов, резиденты особых экономических зон).

Читайте также: «Налог на прибыль. Последние разъяснения Минфина России»

Как подтвердить перенос убытка?

Расходы организации, как было сказано выше, должны быть документально подтверждены, обоснованы и направлены на получение прибыли. Соответствующие требования установлены статьей 252 НК РФ. Для убытков, переносимых на будущее, действуют требования документального подтверждения и обоснованности.

Обратите внимание: балансы, отчеты о прибылях и убытках, аналитические и синтетические данные бухгалтерского учета доказывают факт убытков только при наличии первичных документов, такой вывод содержится в Постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 №3546/12.

Читайте также: «Основные причины доначислений. Обзор ошибок бизнеса»

Сроки хранения документов

Сколько хранить подтверждающие бумаги? Общие правила установлены подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Налогоплательщики должны хранить данные бухгалтерского и налогового учета и первичные документы в течение пяти лет после налогового периода.

Для документов, подтверждающих убытки, действует специальное правило, установленное пунктом 4 статьи 283 НК РФ: бумаги следует хранить весь период, пока компания уменьшает налоговую базу на суммы убытков прошлых лет. После полного списания убытка документы нужно хранить еще пять лет. Об этом напомнил Минфин России в письме от 16.03.2026 № 03-03-06/2/20810.

«<...> если налогоплательщик налога на прибыль организаций воспользовался правом, предусмотренным статьей 283 (Налогового) Кодекса, у него возникает обязанность хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков, принимая также во внимание положения подпункта 8 пункта 1 статьи 23 (Налогового) Кодекса и вне зависимости от проведенных за периоды получения убытков выездных налоговых проверок», – указало ведомство в названном выше письме.

А вот еще одно судебное решение: Постановление АС Восточно‑Сибирского округа от 09.09.2019 № Ф02-4503/19 по делу № А19-23124/2018. В этом споре арбитры указали, что неполное представление первичных документов лишает налогоплательщика права на учет убытка.

Читайте также: «Три спора из Обзора судебной практики ВС РФ № 4»

Риски при нарушении порядка хранения

Отсутствие или ненадлежащее хранение документов может привести к отказу в признании убытка. Налоговые органы исключают расходы из расчета налоговой базы, что приведет к доначислению налога, пени и штрафам.

Напомним, штраф по статье 120 НК РФ предусматривает наказание в размере 10 000 рублей за нарушение в одном периоде, 30 000 рублей – в нескольких периодах, а если занижена налоговая база, штраф составит 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Кроме этого, ФНС России может инициировать углубленную проверку, и если по ее итогам будет установлено уклонение от налогов, то компанию может ожидать судебный спор, при этом, как замечено выше, без документов доказать обоснованность убытков крайне сложно.

Читайте также: «Могут ли ошибки в «первичке» привести к отказу в учете расходов?»

Как организовать хранение большого объема документов?

Предположим, что компания переносила убытки 10 лет. Предприятие обязано хранить подтверждающие документы 10 лет (период переноса) и еще пять лет после полного списания. Разберем способы организации хранения бумаг.

Тут правильно выделить два типа хранения: текущее и архивное. В первом случае документы находятся еще в работе, это неисполненные контракты, оперативная переписка, такие бумаги находятся в подразделениях или у ответственных исполнителей. Компании важно обеспечить защиту бумаг от несанкционированного доступа и повреждений.

Архивное хранение используется для документов с истекшим сроком оперативного хранения, в этом случае бумаги передаются в архив организации.

Что нужно для этого сделать? Определите значимость и сроки хранения, сгруппируйте документы по видам и годам, расположите в хронологическом порядке, пронумеруйте листы, составьте опись, оформите обложку (название компании, заголовок, вид документов, срок хранения, количество листов). Также потребуется составить опись папок, коробок, а перечни дел лучше систематизировать.

За хранение отвечает руководитель, который может назначить ответственного: главного бухгалтера, архивариуса и т. д. При увольнении ответственного компания должна организовать передачу документов. Помните, что в случае размещения архива с физическими документами необходимо регулярно проводить инвентаризацию.

Есть и еще один вариант хранения документов – электронный архив. «Оцифровка» сокращает физическое пространство и ускоряет поиск документов. Но и у такого способа хранения есть тонкости, о которых нельзя забывать. Так, например, оригиналы документов нельзя уничтожать до истечения срока хранения, а все электронные документы должны быть заверены цифровой подписью. Сроки хранения электронных документов равны срокам по обеспечению сохранности бумажных аналогов.

Также уточним, что с 1 января 2024 года хранение данных обязательно только на территории РФ, соответствующий порядок установлен ФСБУ 27/2021.