О чем нужно помнить, работая с УПД?

УПД призван упростить работу бизнеса: вместо нескольких документов компания может составлять один. Универсальный передаточный документ совмещает счет-фактуру и накладную и другие бумаги. При этом в работе с документом у компаний возникают вопросы о правомерности применения его в той или иной ситуации. Рассмотрим в статье несколько примеров использования УПД из практики.

Общие правила применения УПД

Цель универсального передаточного документа – упростить бизнесу рабочие процессы. Дело в том, что УПД совмещает в себе сразу несколько документов, и не только счет-фактуру и накладную, а куда больше.

Перечислим все виды бумаг, которые может заменить УПД:

• счет-фактура. УПД позволяет производить расчет НДС;
• товарная накладная ТОРГ-12. Фиксирует факт передачи продукции заказчику;
• накладная М-15. Отражает передачу продукции внутри предприятия;
• акт приема-передачи. Фиксирует факт оказания услуги или проделанной работы;
• акт ОС-1. Используется при передаче основных средств.

Возможности УПД действительно масштабны и использовать документ компания может в большом спектре хозяйственной деятельности. Однако столь широкая сфера применения накладывает на УПД и ряд особенностей.

Так, компаниям необходимо помнить, что универсальный передаточный документ нельзя оформить только в виде счета-фактуры. Составляя УПД, необходимо заполнить все обязательные элементы.

Кроме этого, помните: для того чтобы начать применять УПД, нужно заранее согласовать со своими деловыми партнерами переход на использование универсального передаточного документа. А также зафиксировать соответствующий факт в учетной политике предприятия.

Читайте также: «Мобильной подписью можно подписывать электронные счета-фактуры и УПД»

Какую версию документа применять?

Актуальная на момент подготовки материала форма универсального передаточного документа – 5.03. Формат утвержден Приложением № 1 к приказу ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Данный формат стал обязательным для применения с 1 апреля 2025 года.

По прошествии нескольких месяцев использования налоговым ведомством были установлены некоторые недочеты в технической части. Поэтому письмом от 30.06.2025 № ЕА-4-26/6254@ ФНС России внесла корректировки в XSD-схему, а также добавила описание некоторых элементов.

Читайте также: «Разъяснения о применении ЭКДО»

Срок составления универсального передаточного документа

Как мы сказали выше, УПД объединяет в себе накладную, счет-фактуру и другие формы документов. Универсальный передаточный документ, компания регистрирует в книгах покупок и продаж по тем же правилам, что и счет-фактуру. Об этом ранее сообщила ФНС России в письме от 21.04.2014 № ГД-4-3/7593. Однако составлять УПД в те же сроки, что и счет-фактуру, нельзя.

Временного промежутка, как в случае со счетом-фактурой, в отношении УПД не возникает. Такой подход подтвержден в том числе судебной практикой. Смотрите, например, Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 17.06.2025 № Ф03-1350/2025 по делу № А73-15701/2023.

«Довод налогоплательщика, повторно заявленный в кассационной жалобе, относительно отсутствия в действующем законодательстве запретов на составление УПД позднее дат поставки товара, являлся предметом рассмотрения судов обеих инстанций и обоснованно отклонен, как основанный на неверном толковании права, поскольку товарная накладная должна быть оформлена с контрагентом в момент совершения хозяйственной операции, связанной с приобретением оборудования (либо непосредственно после ее окончания), на основании которой у поставщика возникает обязанность по выставлению покупателю счета-фактуры на оплату отгруженного оборудования в срок, указанный в пункте 3 статьи 168 НК РФ», – указали судьи в упомянутом выше Постановлении.

УПД подтверждает факт поставки

Если универсальный передаточный документ оставлен в электронном виде, подписан соответствующим образом и направлен через ЭДО, то это подтверждает факт поставки. О верности такого подхода напомнили судьи в Постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 23.05.2025 № Ф09-1664/25 по делу № А07-10649/2024.

В данном споре покупатель попробовал оспорить сделку и вернуть средства. Дело в том, что, по мнению покупателя, так как УПД был подписан дистанционно, то это указывает на отсутствие факта поставки.

Универсальный передаточный документ, в том числе подписанный через электронный документооборот, перечисленные выше сведения и атрибуты содержит. Соответственно, такой УПД подтверждает факт поставки.

Читайте также: «Имеет ли силу документ, подписанный ЭЦП без соглашения об ЭДО?»

Указание в УПД офиса как места отгрузки – признак фиктивности

Компаниям следует внимательно подходить к заполнению УПД: если в универсальном передаточном документе офис будет указан как место погрузки товара, то этот факт может стать дополнительным признаком, указывающим на фиктивность сделки. С таким выводом проверяющих недавно согласилась судьи в Постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 30.04.2025 № Ф04-1166/2025 по делу № А27-14679/2024.

Вот в чем заключался спор: налоговый орган во время камеральной проверки уточненной декларации общества установил, что во взаимоотношениях с одним из деловых партнеров имело место получение проверяемой компанией необоснованной налоговой выгоды. Как результат, предприятию был доначислен НДС и выписан штраф.

В Постановлении, названном выше, указано, кроме прочего, что из анализа предоставленных УПД следует, что в качестве адреса отгрузки использовался адрес регистрации общества, который является офисным помещением, а данное пространство не предусмотрено для складирования и хранения ТМЦ.

Читайте также: «ФНС России напомнила о скором прекращении приема обращений через ЭДО»

Нельзя отправить электронные УПД по запросу ИФНС в архиве

Закончим статью разъяснением налоговой службы относительно возможности направления в инспекцию большого количества универсальных передаточных документов в виде архива.

ФНС России дала отрицательный ответ. «Приказом ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ утвержден формат документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. Указанный формат не предусматривает возможность направления документов в формате zip архива», – указало налоговое ведомство, отвечая на вопрос (цитата по Telegram-чату ФНС России).