Разъяснения о применении ЭКДО

О порядке оформления соглашения о переходе на ЭКДО

Начнем материал с письма Минтруда России, которое ведомство выпустило в апреле. В документе Минтруд рассмотрел вопрос формы получения соглашения от работника для перехода на электронный кадровый документооборот. Ведомство ответило на вопрос, может ли сотрудник оформить такое согласие в электронном виде.

Согласно статье 22.2 Трудового кодекса для перехода на ЭКДО работник должен передать компании письменное согласие на переход. Соответствующее правило распространяется на всех специалистов, за исключением тех, которые были приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых на названную дату не было трудового стажа.

Далее Минтруд России раскрывает термин «письменное согласие». Так, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, письменным документом признается такой документ, сведения в котором зафиксированы знаками письменности. «Письменный вид документа в трудовых правоотношениях равнозначен бумажному носителю, что также подтверждается положениями части 2 статьи 22.1 ТК РФ», – продолжает Минтруд России.

Обратите внимание, ранее, в письме от 03.02.2023 № 14-6/ООГ-771, Минтруд России давал разъяснения относительно перехода на ЭКДО с дистанционными работниками. Вопрос, на который отвечало ведомство, включал в себя следующую формулировку: «<...> такое решение (о переходе на ЭКДО) работодатель вправе принять в одностороннем порядке, без получения такого согласия?» Нет, не значит, сообщили в Минтруде России.

Принимая решение о переходе на электронный кадровый документооборот с дистанционными специалистами, работодатель должен руководствоваться положениями, которые закреплены статьей 22.2 ТК РФ. Иными словами, компании нужно получить от сотрудников письменное согласие.

О возможности использовать бумажные документы после перехода на ЭКДО

В другом письме Минтруд России ответил на следующий вопрос: если предприятие уже перешло на электронный кадровый документооборот, может ли сотрудник, как и ранее, направлять работодателю документы на бумаге?

В ведомстве напомнили, что согласно нормам, закрепленным Трудовым кодексом, компании имеют возможность принимать решение о переходе на ЭКДО. При этом сам порядок передачи цифровых документов внутри предприятия утверждается организацией. При принятии такого документа бизнес должен учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации. В принятом порядке обмена документами предприятие может предусмотреть в том числе случаи, когда сохраняется возможность оформления кадровых документов, определенных статьей 22.2 ТК РФ, на бумаге.

Что же касается выдачи документов, то в ведомстве указали, что сотрудник может направить запрос в письменной форме, так и через информационную систему кадрового электронного документооборота, которой пользуется работодатель (собственную или через платформу «Работа в России»).

О направлении заявления об увольнении через ЭКДО

Роструд рассмотрел вопрос, касающийся возможности сотрудника направить заявление об увольнении посредством ЭКДО. Вопрос заключался в следующем: сотрудник компании сообщил, что во время отпуска собирается уволиться. При этом в офис предприятия прийти не может. Допускает ли законодательство возможность увольнения работника, если тот направит заявление по электронной почте, которое будет подписано электронной подписью, при условии, что в компании действует электронный кадровый документооборот?

В ведомстве указали, что сотрудник может направить работодателю заявление об увольнении по собственному желанию в электронном виде. При этом нужно соблюсти несколько важных условий.

Документ должен быть подписан электронной подписью специалиста. Напомним, работники могут визировать документы усиленной квалифицированной электронной подписью, усиленной неквалифицированной электронной подписью, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора, а также усиленной неквалифицированной электронной подписью, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Заявление об увольнении должно быть направлено через ту информационную систему ЭКДО, которую использует работодатель. Также в ЛНА предприятия должна быть предусмотрена возможность подачи сотрудниками заявления об увольнении а формате электронных документов. А сам специалист должен быть включен в категорию работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот, отметили в Роструде.

Ведомство в данном письме указало, что Трудовой кодекс «исключает возможность электронного документооборота для акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником, их подписание осуществляется только на бумажном носителе».

Поэтому, получая от сотрудника заявление об увольнении в электронном виде, приказ об увольнении издавайте на бумажном носителе.

О возможности получать согласие на сверхурочную работу

Согласно статье 99 Трудового кодекса, чтобы привлечь работника к сверхурочной работе, компании нужно получить письменное согласие специалиста. Но может ли сотрудник оправить такой документ через систему электронного кадрового документооборота? С таким вопросом обратился пользователь сервиса «Онлайнинспекция.рф» к экспертам Роструда.

В ведомстве ответили положительно. Сотрудник может направить согласие на привлечение его к сверхурочной работе посредством ЭКДО. Но только в том случае, если компания должна использовать электронный кадровый документооборот.