Топливные карты в налоговом и бухгалтерском учете

Топливная карта – это платежный инструмент для оплаты ГСМ. Они применяются вместо расчетов подотчетными наличными средствами, но также служат и для контроля расходов на горюче-смазочные материалы. Учет топливных карт, как бухгалтерский, так и налоговый, имеет определенные особенности. Какие? Рассказали эксперты бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера».

Когда бизнесу нужны топливные карты?

При помощи топливной карты оплачивается топливо на АЗС одного поставщика. При этом сама карта прикрепляется к юрлицу и марке автомобиля. А вот на работника предприятия – водителя автомобиля – топливная карта не оформляется.

В зависимости от условий договора с эмитентом, предприятием, которое выпустило карту, топливные карты бывают: литровые, они выдаются на определенный объем топлива; денежные, оформляются на фиксированный лимит стоимости ГСМ.

Использовать карту можно следующим образом: при заправке водитель предъявляет карту, деньги или объем топлива списываются с баланса в пределах установленных лимитов, а информация о виде и объеме топлива, стоимости, времени и месте заправки, автоматически фиксируется и отображается в личном кабинете пользователя.

Отчет эмитенту карты формируется на основании информации, поступившей из терминалов АЗС. В документах указывается объем приобретенных литров. Поставщик направляет компании, купившей карты, отчет об операциях, накладную и счет-фактуру, а также акт сверки взаиморасчетов.

Читайте также: «О чем нужно помнить, работая с электронными перевозочными документами?»

Топливные карты в бухгалтерском учете

Топливную карту организация может получить от оператора либо бесплатно, либо за плату. В случаях, когда карта получена бесплатно или выдана за плату на срок более 12 месяцев, полученные карты нужно учесть на забалансовом счете (п. 8 ФСБУ 5/2019).

Если за выпуск карт предусмотрена оплата, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности. Такие траты признаются при выдаче карт водителям (подп. «б» п. 41, подп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019). До выдачи сотруднику компании карты можно учесть на счете 10-6 «Прочие материалы». В бухгалтерском учете покупка топливной карты отражается следующими проводками:

Дебет 10-6 Кредит 60

— отражена стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60

— отражен НДС, предъявленный поставщиком;

Дебет 68 Кредит 19

— принят к вычету предъявленный НДС;

Дебет 60 Кредит 51

— перечислена плата за топливные карты;

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-6

— стоимость топливных карт списана на затраты.

На счетах бухучета выдача водителю и возврат им топливной карты не показывается, а само топливо учитывается на счете 10-3. Учет производится на основании накладной и отчета поставщика. Суммы, зачисленные на карту, являются предоплатой за топливо. К расходам они не относятся, а учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 и отражаются проводкой:

Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51

— перечислена поставщику оплата за топливо.

Покупатель, перечисливший предоплату, вправе принять к вычету НДС, не дожидаясь реализации. Но для этого должны быть выполнены определенные условия. Движение ГСМ отражается следующими типовыми проводками:

Дебет 10-3 Кредит 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным»

— принято к учету топливо, приобретенное по карте (без НДС);

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3

— учтена в составе расходов стоимость фактически израсходованного на служебные поездки топлива (на основании путевых листов);

Дебет 19 Кредит 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным»

— учтен НДС за покупку топлива (на основании счета-фактуры поставщика);

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

— принят к вычету НДС по оприходованному топливу.

Читайте также: «Учет парковки. Нюансы, о которых нужно помнить»

Топливные карты в налоговом учете

Если оператор выдал топливную карту безвозмездно, дохода у компании не возникает, поскольку ее получение не связано с извлечением экономической выгоды, такой вывод можно сделать на основании статьи 41 НК РФ.

Если карта получена за плату, то ее стоимость учитывается в полной сумме, но уже в составе затрат по мере ввода в эксплуатацию, то есть при передаче водителю (подп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ).

При приобретении топлива по картам ГСМ учетными документами являются: акт взаиморасчетов, товарная накладная, отчет об операциях. Эти бумаги оформляются не в момент отгрузки топлива на АЗС, а по истечении отчетного периода (как правило, месяца). Поэтому затраты на ГСМ, приобретенные по топливным картам, не признаются для целей налогового учета ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки топлива, ни в момент отгрузки топлива покупателю и списания с топливных карт его количества и стоимости продажи.

Напомним, путевой лист является основным первичным документом для контроля пробега транспортного средства, списания топлива, оплаты труда водителей и исчисления налогов. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ обязанность оформления путевых листов закреплена компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде; транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки; компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа; транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).

Исходя из этого некоторые предприятия отказываются от ведения путевых листов. Однако практика свидетельствует о важности оформления документа. Он позволяет получать точные сведения о том, где находилось транспортное средство в рабочее время и какую работу производил водитель; иметь возможность отчитываться перед налоговым органом без расхождений в данных; обеспечить правильный учет топлива; а также воспользоваться правом на уменьшение налогооблагаемой базы.

Расходы на топливо, приобретенное по карте, отражаются в налоговом учете при принятии к учету путевого листа. Их можно признать либо в составе материальных расходов, либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).