УПД: как работать с документом, чтобы он не утратил полезных свойств?

Бизнес, который применяет в работе универсальный передаточный документ, ценит его удобство. Фактически УПД – это гибрид счета-фактуры и накладной. Его применяют одновременно в целях учета расходов, вместо накладной или акта приемки-передачи работ, и расчетов по НДС – как счет-фактуру. Для того, чтобы УПД выполнял свое назначение, требуется соблюдать ряд правил. Расскажем о них в материале.

Когда используют УПД?

Все плательщики НДС могут оформлять универсальный передаточный документ при отгрузке товаров, приеме-передаче оказанных услуг и результатов выполненных работ или имущественных прав. УПД регистрируется в книге покупок и книге продаж по тем же правилам, что и счет-фактура, об этом ранее сообщила ФНС России в письме от 21.04.2014 № ГД-4-3/7593.

Переходить на применение УПД необязательно. Компания может оформлять привычный пакет документов.

ФНС России не запрещает использовать УПД и при оформлении экспортной реализации в страны – члены ЕАЭС, об этом ФНС России сообщила в письме от 06.07.2016 № ЕД-4-15/12070. УПД со статусом «1» может служить подтверждающим документом для обоснования применения нулевой ставки НДС при экспорте в страны ЕАЭС.

Если подписание УПД производилось посредством электронного документооборота, это не означает, что он не подтверждает факт поставки товара на соответствующую сумму. Такой вывод сделан в Постановлении АС Уральского округа от 23.05.2025 № Ф09-1664/25 по делу № А07-10649/2024. Покупатель в названном деле пытался оспорить сделку и вернуть деньги, уплаченные по счету, полученному от поставщика, поскольку УПД был подписан дистанционно по ЭДО, что, по мнению фирмы, свидетельствует об отсутствии поставки товара.

Подписанный сторонами по ЭДО универсальный передаточный документ все указанные реквизиты содержит. Следовательно, факт поставки товара на соответствующую сумму подтверждается.

Читайте также: «Как и когда нужно заполнять корректировочный счет-фактуру?»

Единый отгрузочный документ

Обратите внимание: приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ с 1 января 2026 года отменяет действие электронных форматов товарной накладной ТОРГ-12 (формат, утвержденный приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@) и акта выполненных работ (формат, утвержденный приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@).

Повторимся, изменения затрагивают только тех, кто использует ЭДО. Те, кто работает с бумажными документами, могут продолжать работать в текущем порядке.

Читайте также: «Разъяснения о применении ЭКДО»

Статусы универсального передаточного документа

Форму и рекомендации по заполнению универсального передаточного документа можно взять из письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Налогоплательщики, которые используют УПД только как первичный учетный документ, например, применяющие УСН, проставляют в поле статус «2».

Если продавец выставит УПД со статусом «2», НДС у покупателя к вычету не принимается (сообщение в чате ФНС России от 25.09.2025). В налоговом ведомстве напомнили, что УПД со статусом «1» используется и как акт, и как счет-фактура. Он подтверждает отгрузку товара или оказание услуги и одновременно выполняет налоговую функцию. А УПД со статусом «2» – это только первичный учетный документ, накладная или акт приема-передачи.

Если продавец выставил покупателю УПД со статусом «2» (первичный учетный документ), даже заполнив при этом все реквизиты счета-фактуры, то суммы НДС, указанные продавцом в документе, к вычету покупателем не принимаются.

Читайте также: «Имеет ли силу документ, подписанный ЭЦП без соглашения об ЭДО?»

Без чего УПД нельзя использовать как счет-фактуру?

ФНС России ранее указывала, что несмотря на то, что УПД может применяться и как счет-фактура, и как первичный документ, его нельзя использовать исключительно как счет-фактуру, например, такую позицию налоговое ведомство выразило в письме от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@.

Связано это с тем, что документ «не работает» без указания признаков «первички». А раз статуса для использования УПД только в качестве счета-фактуры не предусмотрено, то он не может полностью заменить собой счет-фактуру.

Закон о бухучете требует оформлять «первичку» на каждый отдельный факт хозяйственной жизни. В противном случае УПД нельзя будет считать документальным подтверждением сделки.

Количество грузополучателей в УПД

В одном УПД не следует указывать нескольких грузополучателей. На это также ранее обратила внимание ФНС России в письме от 23.12.2019 № ЕД-4-15/26494.

Указывать нескольких грузополучателей в одном документе возможно только в случае, когда комитент (принципал) выставляет комиссионеру (агенту), реализующему двум и более покупателям товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени. Их указывают в счете-фактуре через запятую.

Право указывать нескольких грузополучателей предусмотрено исключительно в целях оформления счета-фактуры.

Читайте также: «Мобильной подписью можно подписывать электронные счета-фактуры и УПД»

Дополнительные реквизиты УПД

В УПД можно указать дополнительные сведения об отгрузке – например, реквизиты сертификатов соответствия и других документов, прилагаемых к УПД (строка 12).

В строке 17 можно указать на наличие либо отсутствие претензий со стороны покупателя при приемке товаров.

Поскольку форма УПД носит рекомендательный характер и не содержит исчерпывающего перечня показателей, которые можно отразить при оформлении отгрузки, его можно дополнять любыми другими показателями для отражения специальных условий сделок. Эти сведения можно указывать в дополнительных столбцах и строках, вынесенных за пределы черной рамки, что обеспечивает сохранение формы счета-фактуры (письмо ФНС России от 23.12.2015 № ЕД-4-15/22619).

Например, дополнительно в УПД можно указать порядковый номер наименования товара (графа А), а также артикул товаров или коды ОКВЭД (ОКУН) по работам или услугам (графа Б).

Другие изменения могут быть связаны с необходимостью отражать сведения, касающиеся прослеживаемости товаров и изменений, внесенных в счет-фактуру Постановлением Правительства РФ от 02.04.2021 № 534.

В какой срок выставлять УПД?

УПД выставляется и регистрируется в книге покупок и книге продаж по тем же правилам, что и счета-фактуры. Но составлять УПД в те же сроки, что и счет-фактуру, нельзя.

Счет-фактура составляется в течение пяти дней после отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ). Однако УПД является в том числе товарной накладной, а она должна быть оформлена в момент совершения хозяйственной операции, связанной с приобретением товара, либо непосредственно после ее окончания.

Заполняя универсальный передаточный документ, нужно выставить его вовремя, правильно указать статус, обязательно заполнить часть первичного документа, «не переборщить» с количеством грузополучателей и использовать правильный формат в электронном документообороте.