Как работодателю компенсировать расходы работника, связанные с использованием личного имущества в работе?

Письмо Федеральной службы по труду и занятости №ПГ/00849-6-1 от 05.02.2025

Роструд России в письме от 05.02.2025 г. № ПГ/00849-6-1 разъясняет, что размер и сроки выплаты компенсации, а также возмещения расходов за пользование личного имущества работника должны быть определены письменным соглашением. 

Компенсация за использование личного имущества работника

Статья 188 ТК РФ обязывает работодателя при использовании работником личного имущества выплатить:

• компенсацию за использование, износ инструмента, личного транспорта, оборудования и др. средств, принадлежащих работнику;
• расходы, связанные с их использованием.

Личное имущество работник использует с согласия или ведома работодателя, и в интересах работодателя. Поэтому все условия о выплатах должны быть письменно согласованы.

Работодатель обязан согласовать размер и условия выплат компенсации и (или) возмещения расходов за использование личного имущества в работе и заключить соглашение.

Как оформить письменное соглашение об использовании личного имущества?

Утвержденной формы соглашения об использовании личного имущества нет. Какие положения включать зависит от того, о чем договорились работник и работодатель. 

В соглашение можно включить следующие пункты:

1. В служебных целях «Работник» использует принадлежащее ему на праве собственности личное имущество, а «Работодатель» дает свое согласие на использование им этого имущества и возмещает «Работнику» понесённые расходы.

1.1. Под личным имуществом, указанным в п.1 настоящего соглашения «Стороны понимают»:______(перечислите имущество, укажите его характеристики).

1.2. После подписания настоящего соглашения «Работодатель» считается давшим свое согласие на использование «Работником» личного имущества в служебных целях.

1.3. Под понесенными «Работником» расходами, указанными в п. 1 настоящего соглашения, понимают ежемесячную компенсацию и фактические расходы.

2.  Стороны согласились, что размер ежемесячной компенсации, указанной в п. 1.3. настоящего соглашения, составляет ______руб. (указать сумму), а размер фактических расходов, указанных в п. 1.3. настоящего соглашения, определяется ежемесячно на основании предоставляемого «Работником» отчета об использовании личного имущества в служебных целях с приложением необходимых документов. 

3. «Работник» не позднее_____ (укажите количество дней) рабочих дней после окончания месяца представляет «Работодателю» отчет, указанный в п. 2 настоящего соглашения. 

3.1. В отчете отражается общая информация о времени и целях использования «Работником» личного имущества в служебных целях, а также указывается размер и вид понесенных им расходов. 

3.2. «Работодатель» рассматривает отчет «Работника» и приложенные к нему документы в течение______ (укажите количество рабочих дней).

3.2.1. При отсутствии возражений «Работодатель» утверждает отчет, после чего указанная в отчете сумма выплачивается «Работнику» в качестве возмещения понесенных им расходов.

4. Ежемесячная компенсация выплачивается «Работнику» в один из дней выплаты заработной платы, а возмещение понесенных расходов производится не позднее_______ (укажите количество рабочих дней) с даты утверждения «Работодателем» отчета.

5. Срок действия письменного соглашения не может превышать срока действия заключенного «Сторонами» трудового договора. Письменное соглашение может быть прекращено досрочно в случае перевода «Работника» на другую работу или по другим причинам. Расторжение письменного соглашения в одностороннем порядке не допускается.

Отчет об использовании личного имущества работника

Для получения компенсации и возмещения расходов за пользование личного имущества работнику нужно отчитаться и предоставить подтверждающие документы. 

Поэтому помимо соглашения, нужно утвердить, как работнику нужно отчитываться. 

Утвержденной формы отчета об использовании личного имущества также нет. Работодатель может локальным актом утвердить свою форму отчета или иного документа. Он должен содержать:

• вид расходования. Например, при использовании личного автомобиля – расходы в командировке, деловой поездке;
• сведения о фактическом использовании личного имущества;
• наименования имущества;
• вид подтверждающего документа.

Есть ли максимум у компенсации и что с налогами?

В Трудовом кодексе нет лимитов при выплате компенсации за пользование личного имущества работника. Но все же компенсация должна быть установлена в разумном размере. Если компенсация будет составлять половину оклада, то это вызовет подозрения у налоговых инспекторов, так как некоторые компании используют такие схемы для ухода от налогов.

Данная компенсация за использование работниками имущества в интересах работодателя не облагается НДФЛ и страховыми взносами, если такая компенсация производится в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса (абз. 11 п. 1 ст. 217 НК РФ).

Но освобождение компенсаций от налогов применяется при наличии в организации документов (копий), которые в зависимости от вида компенсации подтверждают фактическое использование имущества, а также суммы расходов, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Так разъяснял Минфин России в письме от 01.11.2024 г. № 03-04-05/107628.