Как вести журнал противопожарного инструктажа - в бумажном виде или в электронном?

Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ №15-2/В-592 от 25.02.2026

В письме Минтруда от 25 февраля 2026 г. №15-2/В-592 разъясняется вопрос ведения журнала учета инструктажей по пожарной безопасности в электронном виде. Минтруд анализирует нормы по Приказу МЧС России и ссылается на нормы ТК РФ. Разберем позиции ведомств.

Суть вопроса

Вновь созданная организация планировала вести журнал учета противопожарного инструктажа в электронной форме, ссылаясь на п. 22 Приложения № 1 к приказу МЧС России от 16.12.2024 № 1120. Он прямо допускает такую возможность.

Компания засомневалась, не противоречит ли установленное МЧС России правило, положениям ТК РФ. Часть 3 ст. 22.1 ТК РФ гласит, что электронный кадровый документооборот не применяется к документам, подтверждающим прохождение работниками инструктажей по охране труда, и, следовательно, существует риск привлечения к ответственности за нарушение трудового законодательства.

Позиция МЧС

Приказ МЧС России №1120 устанавливает современные правила обучения пожарной безопасности и допускает оформление журнала противопожарных инструктажей в электронном виде. По п. 23 Приказа №1120 разрешена фиксация результатов обучения путем подписания документов электронной подписью.

Таким образом, с позиции МЧС, работодатель вправе полностью перевести учет противопожарных инструктажей в цифровую среду. Журнал может существовать в виде файла, записи вносятся электронно, а подписи инструктируемого и инструктирующего ставятся с использованием электронной подписи. 

Позиция Минтруда

В Письме Минтруда от 25 февраля 2026 г. № 15-2/В-592 прослеживается другая логика.  

По ст. 214.2 ТК РФ работодатель вправе вести электронный документооборот в области охраны труда, за исключением случаев, указанных в ТК РФ.

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений регулирует ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ. 

В ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ сказано, что ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ не применяются для:

• трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности работников;

• акта о несчастном случае на производстве;

• приказа об увольнении работника;

• документов, которые подтверждают прохождение сотрудником инструктажей по охране труда.

Минтруд в письме подчеркивает, что ст. 22.1-22.3 ТК РФ не применяются в отношении всех видов инструктажей по охране труда,в том числе противопожарных.

Мнение с портала «Онлайнинспекция.рф»

На портале «Онлайнинспекция.рф» задан вопрос о возможности подписания журнала учета противопожарного инструктажа электронными подписями. 

Дан ответ, что подтверждение проведения инструктажей электронно-цифровой подписью трудовым законодательством прямо не запрещено и допустимо организовать ведение журналов в форме электронного документа. При этом рекомендовано использовать квалифицированную электронную подпись в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.

Но ответ содержит важную оговорку: он переадресует вопрос по пожарной безопасности в МЧС и не отменяет прямого указания статьи 22.1 ТК РФ. Ответ не является официальным разъяснением Минтруда и носит рекомендательный характер.

Разграничение компетенций и иерархия норм

В письме Минтруд России указал на разграничение полномочий. 

 МЧС является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим нормативно-правовое регулирование в области пожарной безопасности. Вместе с тем, нормы Трудового кодекса РФ в общей иерархии занимают более высокое положение, чем нормы ведомственного приказа.

Обратим внимание, что ГИТ на проверках вправе запросить:

• журнал противопожарного инструктажа;

• инструкции о мерах противопожарного режима;

• журналы инструктажей на 1 группу по электробезопасности и пр.

Практические рекомендации для работодателей

Несмотря на наличие прямого разрешения ведения журнала учета инструктажа по пожарной безопасности в электронном виде от МЧС России, в настоящее время безопаснее использовать бумажный носитель с собственноручными подписями. Это полностью соответствует требованиям трудового законодательства и исключает риски при проверке.

Журнал обязателен для всех организаций и ИП с работниками. Он подтверждает, что сотрудники прошли обучение мерам пожарной безопасности. 

Рекомендуемая форма журнала в приложении № 1 к приказу МЧС от 16.12.2024 № 1120. 

В форме указывается наименование компании, даты начала и окончания ведения журнала.

Основная часть - это таблица с графами:

• дата инструктажа;

• вид (вводный, первичный и пр.);

• ФИО и должность инструктируемого;

• ФИО инструктирующего и номер его документа об образовании;

• подписи за теорию;

• дата практики;

• подписи за практику.

Журнал ведет ответственный за проведение противопожарных инструктажей. Он назначается приказом руководителя и должен иметь соответствующую квалификацию для проведения инструктажей.

Правила оформления журнала учета инструктажа по пожарной безопасности закрепите в локальной документации организации.