В каких случаях нужно менять штатное расписание

Письмо Государственной инспекции труда в городе Москве №ПГ/26540/10-39868-ОБ/18-1177 от 06.12.2023

ГИТ по г. Москве в письме от 06.12.2023 г. № ПГ/26540/10-39868-ОБ/18-1177 разъяснила, нужно ли вносить изменения в штатное расписание, если работник трудоустроен на 0,5 ставки по должности, у которой установлена одна штатная единица.

Какие сведения содержит штатное расписание

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируется в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками.

Для штатного расписания предусмотрена унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1.

Она представляет из себя таблицу со следующими графами:

• графы 1 и 2 «Наименование и коды структурных подразделений»;

• графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»;

• графа 4 «Количество штатных единиц»;

• графа 5 «Тарифная ставка (оклад)»;

• графы 6–8 «Надбавки»;

• графа 9 «Всего в месяц»;

• графа 10 «Примечание».

Порядок составления штатного расписания в действующем законодательстве не определен. Поэтому работодатель не ограничен при его составлении.

Обратите внимание: согласно Постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2, работодатель в целях эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом самостоятельно, под свою ответственность принимает необходимые кадровые решения (подбор, расстановка, увольнение персонала).

Может ли в штатном расписании быть неполная штатная единица?

Количество штатных единиц в организации, как правило, определяется ее потребностями в конкретных видах работ, в том числе на определенный период, а также степенью срочности работ и экономической целесообразностью.

В связи с этим инспекторы труда отмечают, что вполне возможна ситуация, когда у организации отсутствует потребность в полной штатной единице, но есть необходимость в неполной.

Значит, в штатном расписании может быть предусмотрена неполная штатная единица.

Работа по неполной штатной единице предполагает, что работник трудится в режиме неполного рабочего времени, то есть вместо нормальной продолжительности рабочего времени, которая не превышает 40 часов в неделю, выполняет работу в течение неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели, согласно ст. 91 ТК РФ.

Нужно ли вносить изменения в штатное расписание при переходе на неполную ставку

ГИТ в комментируемом письме разъяснила такую ситуацию.

В организации согласно штатному расписанию есть должность помощника директора в количестве 1 единицы. Нового работника приняли на 0,5 ставки. Нужно ли вносить изменения в штатное расписание, а именно изменять ставку с 1 на 0,5, и когда?

Вот как ответили инспекторы.

Поскольку трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, именно трудовой договор, а не штатное расписание в соответствии с трудовым законодательством устанавливает продолжительность рабочего времени принимаемого на работу работника (ст. 16 ТК РФ).

Соответственно, указание в штатном расписании сведений о целой штатной единице не будет лишать работодателя права при заключении трудового договора с новым работником по соглашению сторон установить в нем продолжительность рабочего времени, соответствующую неполной рабочей неделе.

Оплата труда в таком случае будет исчисляться пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ (ч. 3 ст. 93 ТК РФ).

Таким образом, установленная штатным расписанием полная штатная единица не является препятствием для трудоустройства работника на полставки. Но чтобы все кадровые документы соответствовали, лучше внести изменения в штатное расписание. Можно и после приема нового работника.

Как внести изменения в штатное расписание?

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Поэтому любое изменение штатного расписания всегда вносится на основании приказа.

Так, если работодатель не нуждается в том, чтобы работа по определенной должности выполнялась в условиях полного рабочего времени, он вправе ввести неполную штатную единицу – в данном случае 0,5. Нужно издать соответствующий приказ.

В приказе о внесении изменений укажите:

• должность, по которой уменьшается ставка, и структурное подразделение;

• дату, с которой вносятся изменения;

• новое количество единиц.

Обратите внимание, что неполные штатные единицы определяют в соответствующих долях – 0.25, 0.4, 0.5 и т. п.

Пример формулировки для приказа:

«ПРИКАЗЫВАЮ:

1.      Внести с 01.02.2024 года в штатное расписание от ______________________ следующие изменения:

– уменьшить имеющуюся в штатном расписании штатную единицу по должности __________________________ до 0,5.

– изменить в штатном расписании количество штатных единиц _____________

(наименование должности): с 1 единицы на 0,5 единицы.

2. Начальнику отдела кадров _____________________ в срок до __.__.20хх подготовить штатное расписание с учетом изменений, указанных в п. 1 настоящего Приказа».

Имейте в виду, если в организации происходят серьезные изменения, например, реорганизация, сокращение или, напротив, расширение производства, массовое изменение должностных окладов и т. п., целесообразно составить и ввести новое штатное расписание.