Об уплате НДФЛ и страховых взносов с расходов на аренду автотранспорта в командировке

Письмо Министерства финансов РФ
№03-04-06/40114 от 27.04.2024

Об НДФЛ и страховых взносах при возмещении работникам расходов на аренду транспорта в командировке, а также на регистрацию в иностранном государстве и оформление водительских прав при переезде

Вопрос: Об НДФЛ и страховых взносах при возмещении работникам расходов на аренду транспорта в командировке, а также на регистрацию в иностранном государстве и оформление водительских прав при переезде.

Ответ:

Департамент налоговой политики рассмотрел обращения Государственной корпорации от 27.02.2024 по вопросам обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами сумм возмещения работодателем расходов командированных работников, связанных с арендой автотранспорта (в том числе с водителем), расходов работников при переезде на работу в иностранное государство в составе дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации, торговых представительств Российской Федерации (без включения данных работников в штатную численность указанных представительств и учреждений), связанных с регистрацией в иностранном государстве, а также с оформлением и регистрацией национальных водительских прав, и сообщает следующее.

Согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 Кодекса.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Кодекса.

Пунктом 1 статьи 217 Кодекса установлено, что при оплате работодателем расходов, связанных со служебной командировкой, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Положениями подпункта 1 пункта 1 статьи 420 и пункта 1 статьи 421 Кодекса предусмотрено, что объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.

Пунктом 2 статьи 422 Кодекса установлено, что при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами суточные и выплаты работникам в виде безотчетных сумм, предусмотренные пунктом 1 статьи 217 Кодекса, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, на получение виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Таким образом, расходы организации по аренде автотранспортного средства в период нахождения работника в служебной командировке (за исключением, если такой автотранспорт используется для поездки из аэропорта, вокзала до места назначения и обратно) облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в установленном порядке.

Что касается переезда работника на работу в другую местность, то в соответствии со статьей 169 Трудового кодекса при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) и расходы по обустройству на новом месте жительства.

Исходя из положений абзаца одиннадцатого подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.

В соответствии с пунктом 1 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено данным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая переезд на работу в другую местность.

В связи с вышеизложенным в случае если расходы работников, связанные с регистрацией в иностранном государстве, а также с оформлением и регистрацией национальных водительских прав, относятся к расходам по обустройству на новом месте жительства, то суммы возмещения работодателем данных расходов не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами, при условии, что такое возмещение производится в соответствии со статьей 169 Трудового кодекса.

При этом по вопросу отнесения тех или иных расходов работника, переезжающего на работу в другую местность, к расходам по обустройству на новом месте жительства в соответствии со статьей 169 Трудового кодекса следует обращаться в Минтруд России.