Как оплачивать работникам проезд на работу без дополнительных трат на НДФЛ и взносы

Расходы на проезд можно оплачивать вахтовым работникам и работникам с разъездным характером работы. Всем остальным только при условии, что они не могут добраться до организации самостоятельно.

Оплачивать работникам проезд до места работы и обратно можно, если они работают вахтовым методом (письмо Минфина РФ от 15.07.2024 № 03-04-06/66058) или имеют разъездной характер работы. В отношении остальных работников ТК РФ не предусматривает подобный расход.

Чтобы компенсировать затраты персонала на проезд, понадобится обоснование. В качестве такового может быть производственная необходимость. Например, отсутствие общественного транспорта или ночной график работы.

Но даже в этом случае, оплата проезда работников не будет облагаться НДФЛ, взносами и может быть включена в расходы по налогу на прибыль, если работник ездит на общественном транспорте либо компания заключила договор с транспортной организацией, которая привозит и отвозит работников до места сбора (например, метро, станция).

Причем, выплата компенсации проезда на работу и обратно должна быть включена в трудовой или коллективный договор.

• Компенсацию за разъездную работу при расчете отпускных не учитывают

• Как учитывать расходы на проезд вахтовиков до места работы и обратно

• Документы, подтверждающие расходы в виде суточных при разъездном характере работы

Минфин настаивает на уплате НДФЛ

Минфин считает, что компенсация обычным работникам расходов на проезд облагается НДФЛ и взносами. Чиновники обосновывают свою позицию ссылками на Налоговый кодекс РФ.

Перечень доходов, освобожденных от НДФЛ, установлен статьей 217 Налогового кодекса РФ. Такого дохода, как компенсация работнику стоимости проезда до места работы и обратно, в этом перечне нет (письма Минфина России: от 17.01. 2023 № 03-03-06/1/2763 и от 25.09.2024 № 03-04-05/92614).

Исключение - это производственная необходимость!

Позиция судов

Суды, чаще всего, не согласны с Минфином. Они относят компенсацию проезда к выплатам социального характера по ТК РФ, которая не зависит от качества и результатов работы и не должна их облагать НДФЛ и взносами (постановление АС Волго-Вятского округа от 02.10.24 № А17-10426/2023, постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2011 № А56-12834/2010).