Утвержден Федеральный стандарт бухучета ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете"

Приказ Министерства финансов РФ №62н от 16.04.2021

С 2022 года впервые введен стандарт, посвященный документам и документообороту в бухгалтерии. Это ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Этот стандарт не содержит каких-либо принципиально новых положений в отношении правил подготовки и хранения первичных документов учета. В нем задокументированы и официально утверждены действующие много лет правила документооборота.

ФСБУ 27/2021 должны соблюдать все организации вне зависимости от сферы деятельности или системы налогообложения. Любой документ, принятый бухгалтерией к учету, должен соответствовать требованиям этого стандарта.

Стандарт вышел в 2021 году, и с этого момента его можно применять добровольно (п. 2 приказа Минфина от 16.04.2021 № 62н). Обязательным стандарт становится с 2022 года.

Кто может не применять ФСБУ 27/2021

ФСБУ 27/2021 обязаны применять почти все юридические лица, работающие на территории РФ. Исключений немного, и они касаются тех, кто имеет право вести упрощенный бухгалтерский учет.

Проигнорировать ФСБУ 27/2021 вправе те, кому статьей 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ разрешено не вести бухгалтерский учет, или те, кто работает в сферах, где ведомственное законодательство имеет преимущественный статус: 

1. Индивидуальные предприниматели и частнопрактикующие нотариусы и адвокаты, если они ведут налоговый учет.
2. Структурные подразделения иностранных компаний, которые созданы в соответствии с законодательством иностранного государства и ведут только налоговый учет.
3. Предприятия бюджетной сферы.
4. Кредитные и некредитные финансовые организации, деятельность которых регулирует ЦБ РФ.

Документы и документооборот в бухгалтерском учете

• Первичные учётные документы, которые предназначены для отражения отдельных фактов хозяйственной жизни. Факты хозяйственной жизни (ФХЖ) — это любые события, которые приводят к изменению финансового положения компании. Например, отгрузка товаров или продукции, начисление зарплаты, уплата налогов и т.п.
• Регистры бухучёта, которые служат для накопления и обобщения информации о ФХЖ, доходах, расходах, активах и обязательствах компании, а также об источниках финансирования бизнеса. Всё перечисленное — это объекты бухучёта.
• Первичные учётные документы, которые предназначены для отражения отдельных фактов хозяйственной жизни. Факты хозяйственной жизни (ФХЖ) — это любые события, которые приводят к изменению финансового положения компании. Например, отгрузка товаров или продукции, начисление зарплаты, уплата налогов и т.п.

Первичные учетные документы предназначены для отражения в учете фактов хозяйственной жизни.

Факт хозяйственной жизни означает сделку, событие, операцию, которые оказывают (или способны оказать влияние) на финансовое положение, финансовый результат, движение денежных средств компании (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

Перечень учетных документов, которые применяются при той или иной сделке, зависит от особенностей конкретной сделки.

Традиционно это:

• договор;
• счет;
• платежные документы;
• товарная накладная;
• акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг);
• бухгалтерская справка.

ФСБУ 27/2021 распространяется на две категории документов.

Регистры бухучета, которые бухгалтерия применяет для обобщения информации о фактах хозяйственной жизни, доходах и расходах, активах и обязательствах компании, источниках финансирования.

Под документооборотом в бухучете, как сказано в ФСБУ 27/2021, понимается движение документов в бухгалтерии с момента их составления до завершения операции и отправки документа в архив.

График документооборота по ФСБУ 27/2021

График документооборота с 1 января 2022 года перестает быть обязательным.

До введения в действие ФСБУ 27/2021 создание первичных учетных документов, порядок и сроки их отражения в бухучете регламентировалось графиком документооборота, который обязана была иметь каждая организация на основании абзаца 3 пункта 15 Положения о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 года № 34н).

С появлением ФСБУ 27/2021 график документооборота перестал быть обязательным документом для бухгалтерии. Абзац 3 пункта 15 Положения о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ признан фактически утратившим силу (информационное сообщение Минфина от 10 июня 2021 года № ИС-учет-33).

Несмотря на то, что теперь не обязательно составлять график документооборота, движение бухгалтерских документов в компании должно быть организовано так, чтобы обеспечить:

1. Своевременное поступление первичных документов в бухгалтерию.
2. Своевременное отражение в учете и формирование бухгалтерской отчётности
3. Защиту информации, содержащейся в бухгалтерских документах.

Правила оформления первичных документов по новому ФСБУ 27/2021

Документы бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям Закона «О бухгалтерском учете» и ФСБУ 27/2021.

Язык, валюта и дата документа

Первичные документы учета нужно составлять на русском языке. Документы, которые составлены на иностранном языке, должны быть построчно переведены на русский язык.

Денежная единица измерения должна быть отражена в рублях. Если в документе указана стоимость товара, услуги и т.п. в валюте, рядом должна быть указана сумма в рублях. Пересчитывать сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ РФ на дату операции. 

Датой составления документа считается дата его подписания ответственным лицом.

Закон о бухучете требует, чтобы первичный документ был составлен в момент совершения сделки или непосредственно после ее окончания.

Если дата составления документа отличается от даты совершения операции, нужно указать обе даты: и дату составления документа, и дату совершения факта хозяйственной жизни.

Оправдательный документ

Если документ составлен на основании другого первичного документа, нужно указать все реквизиты изначального документа, который будет считаться оправдательным. Обычно это наименование, дата составления и номер.

Обратите внимание: понятие «оправдательный документ» впервые введено в оборот ФСБУ 27/2021. Определение дано в подпункте «в» пункта 8 Стандарта. Дословно сказано, что при включении обязательных реквизитов в первичный учетный документ на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни (далее - оправдательный документ), должна указываться информация, позволяющая идентифицировать соответствующий оправдательный документ.

Таким образом, оправдательный документ - это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Его составляют не для бухгалтерского учета, а для фиксации самого этого факта.

В оправдательном документе могут быть не все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные законом № 402-ФЗ.

Например, если оправдательным документом выступает договор, в нем будет все реквизиты, которые нужны для оформления гражданско-правовых отношений и не все обязательные реквизиты по Закону № 402-ФЗ. А в акте приемки-передачи будут подписи представителей контрагента, удостоверяющие передачу ценностей.

Типичные оправдательные документы могут быть такими:

• договор;
• счет;
• кассовый чек;
• квитанция об оплате.

Если же оправдательные документы содержат все обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные статьей 9 Закона №402-ФЗ, их можно использовать в качестве первичных документов.

Пример. Оправдательные документы для авансового отчета

Представим себе типичную ситуацию в бухгалтерии.

Бухгалтеру нужно списать в расходы сумму, выданную работнику под отчет на покупку хозяйственных принадлежностей и канцтоваров.

Дебиторскую задолженность подотчетного лица списывают на основании авансового отчета. Это первичный документ.

Для подготовки и подтверждения суммы, указанной в авансовом отчете, используют оправдательные документы: кассовые и товарные чеки.

Один документ по нескольким операциям

В ряде случаев одним документом можно оформить несколько фактов хозяйственной деятельности или составить один документ по операциям определенного периода. Это допустимо:

1. Если бухгалтерия отражает в учете несколько связанных или повторяющихся фактов хозяйственной жизни. Например, регулярные отгрузки по одному договору.
2. Если оформляются нескольких биржевых сделок, заключенных одним участником торгов.
3. Если бухгалтерии нужно отразить длящиеся операции, например, начислении амортизации или процентов.

Если принято решение составлять обобщенные первичные документы, бухгалтерии нужно самостоятельно определить график подготовки с учетом специфики деятельности организации.

Документы можно составлять раз в квартал, месяц, неделю. Например, если по договору проходят до 10 однотипных отгрузок в месяц, достаточно будет составлять один обобщенный документ ежемесячно. Если операций по одному договору больше, вырастает риск ошибок, правильнее будет установить еженедельную периодичность для подготовки документа.

Важно, чтобы все первичные документы, включая обобщенные, были готовы на каждую отчетную дату. Чаще всего отчетность сдается ежеквартально. Но в компании может быть введена и ежемесячная отчетность.

Регистры бухгалтерского учета по ФСБУ 27/2021

Ответственность за правильное отражение операций в бухгалтерском учете возложена на лиц, составивших и подписавших регистры бухгалтерского учета.

Система регистров бухгалтерского учета, принятая в компании, должна обеспечивать всестороннюю и объективную информацию и достоверность учета.

Полнота информации

Все заинтересованные в данных бухгалтерского учета должны иметь возможность получить полную информацию. Это, в первую очередь, руководители, собственники, инвесторы, а также государственные органы.

Хронология

В бухгалтерском учете все должно быть отражено в хронологической последовательности. На счетах бухгалтерского учета информация должна накапливаться систематически.

Системность. Синтетические и аналитические счета

Аналитические счета детализируют информацию, содержащуюся в синтетических счетах. В аналитике отражается информация о тех же операциях и имуществе, но более подробно.

В зависимости от специализации предприятие может вести учет в разрезе отдельных операций, по видам имущества, обязательств и так далее.

Например, большое количество аналитических счетов может быть открыто к счету 10 «Запасы» или 41 «Товары» по видам и типам. Как правило, бухгалтеры ведут аналитику по счету  60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в разделе партнеров. Или по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в разрезе работников.

Данные аналитического учета должны соответствовать итоговым записям по синтетическим счетам, а данные учетных регистров — строкам бухгалтерской отчетности

Обоснованность учетных записей

Все бухгалтерские записи должны соответствовать первичным документам.

Достоверность информации

В бухучете нужно обеспечить полноту и точность представления, бухучет ведется без пропусков и разрывов.

Своевременность

Информация о фактах хозяйственной деятельности должна найти отражение в учете на момент свершения, но не позднее того момента, когда она будет затребована руководством компании или проверяющими структурами.

Юридическая значимость

Первичные документы должны соответствовать требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021. Документы должны содержать все обязательные реквизиты и составляться по утвержденным формам, если такие приняты для оправленных операций.

Подписи на первичных документах и ЭЦП

Документы, составленные на бумаге, должны быть подписаны ручкой, причем с такими чернилами или краской, которые могут сохраняться длительный срок.

Запрещено подписывать документы простым карандашом и аналогичными приборами, когда никак не обеспечена сохранность подписи.

Если документ составлен в электронном формате, он должен распечатываться на бумажном носителе. Никаких запретов на печать или искажения документа при печати быть не должно.

Первичный документ может принять к бухгалтерскому учету только один раз.

Список лиц, которые имеют право подписывать документ бухгалтерского учета, устанавливается организацией самостоятельно. Как правило, подписывать бухгалтерские документы вправе сам руководитель компании и сотрудники, которым он предоставил такое право по доверенности. Например, заместитель руководителя, главбух и т.п.

Для подписания электронного документа может использоваться:

• простая электронная подпись,
• усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП)
• усиленная квалифицированная подпись (УКЭП).

Простую электронную подпись применяют редко, она не обеспечивает защиту документа от изменений.

Две другие подписи - УНЭП и УКЭП – выбираются в зависимости от требований законодательства и в рамках взаимоотношений с партнерами.

Например, при заключении, изменении или расторжении трудового договора в электронном виде работодатель обязательно должен применять УКЭП. Остальные кадровые документы (приказы, распоряжения и т.п.) можно по согласованию с работником заверять и подписью с низкой защитой согласно статье 312.3 Трудового кодекса РФ.

До вступления в силу ФСБУ 27/2021, по мнению Минфина, при оформлении первичных учетных документов в электронном виде организация вправе была использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Исправление документов по ФСБУ 27/2021

Ранее предусматривался единственный способ исправления ошибки: нужно было зачеркнуть неправильный текст или сумму и написать над зачеркнутым исправленный текст или сумму и разрешалось подготовить новый документ взамен ошибочного. 

При разработке организацией способов внесения исправлений в первичные документы можно было ориентироваться на Правила заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137. Пунктом 7 Правил предусмотрено, что в счет-фактуру исправления вносятся путем составления нового экземпляра, в котором указывается номер и дата счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления (письмо ФНС от 23.03.2018 г. № СД-4-3/5412).

В новом  ФСБУ 27/2021 правила исправления ошибок уточнили. Нельзя исправлять документы с помощью корректоров и подчисток, скрывающих исходный текст.

С 1 января 2022 года исправлять ошибки в первичных документах на бумаге можно только корректурным способом: зачеркнув ошибочный текст или сумму и вписав правильные данные над зачеркнутыми. Причем зачеркивать неверные данные нужно так, чтобы можно было прочитать ошибочные.

Не допускается заменять первичный документ, составленный на бумаге, новым.

Замена на новый документ разрешена только при внесении правок в электронный документ. При этом новый документ должен содержать:

• указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа;
• дату исправления;
• электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета), с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Исправленный документ нужно заверить электронными подписями тех же должностных лиц, которые подписали исходный. Программное обеспечение должно быть настроено так, чтобы исходный и исправленный электронные документы можно было использовать только совместно.

Хранение документов

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов и отчетности составляет 5 лет в соответствии со статьей 29 Закона № 402-ФЗ.

Для отдельных видов документов установлен более длительный срок хранения. В частности, документы по кадрам и заработной плате нужно хранить 50 лет.

Для бумажных документов установлено, что хранить нужно подлинники. Электронные документы хранятся в виде записей в информационной базе.

Хранить документы нужно в том формате, в котором они были составлены изначально. Нельзя сканировать бумажный документ в электронный формат в целях хранения. Точнее, копию сделать можно. Но первичным документом бухучета все равно будет считаться бумажный вариант, и его нельзя уничтожать до окончания установленного срока хранения.

Российская организация, которая перешла на электронный документооборот, обязана хранить электронные базы данных с документами на территории РФ. Зарубежные компании обязаны соблюдать законодательство своей страны.

Бухгалтерская отчетность – больше не коммерческая тайна

Ранее содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности относилось к коммерческой тайне организации. Порядок доступа к отчетности нужно было устанавливать в Положении о коммерческой тайне в соответствии с пунктом 22 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Одновременно с этим согласно с частью 11 статьи 13 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности нельзя было устанавливать режим коммерческой тайны.

Новое ФСБУ 27/2021 устранило это противоречие. По ФСБУ 27/2021 доступ к первичным учетным документам и регистрам бухучета для внутренних и внешних пользователей определяет руководитель организации.

Но при этом обязательно нужно информировать главного бухгалтера или иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор оказания услуг по ведению бухучета согласно пункту 26 ФСБУ 27/2021.