Как правильно выдать деньги работнику под отчет

Подотчетные суммы выдают сотрудникам для конкретных целей. Чтобы эти расходы бухгалтерия могла учесть в налоговой базе по прибыли, сначала бухгалтеру нужно правильно оформить документы на выданные средства. Затем, чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы, от работника нужно получить авансовый отчет и подтверждающие документы.

Кто может быть подотчетным лицом?

Подотчетные лица – это работники вашей организации, в том числе и совместители, которым выдают из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Подотчетными лицами могут быть:

• работники организации (включая руководителя), с которыми заключены трудовые договоры;
• физические лица, привлекаемые к выполнению определенной работы на основании договора гражданско-правового характера.

Можно издать приказ об утверждении списка работников, которые могут получать денежные средства под отчет. Но такой перечень работников лучше не отражать в Положении о расчетах с подотчетными лицами или учетной политике, чтобы можно было быстро его изменить.

Основание для выдачи денег под отчет

Основанием для выдачи средств под отчет может быть:

• либо заявление работника;
• либо приказ о выдачи подотчетных сумм.

Лучше составить приказ руководителя организации. Тогда заявление работника необязательно.

Как выдать деньги под отчет

Деньги в подотчет могут быть выданы наличными через кассу, перечислены на банковский счет работника или на корпоративную карту компании.

Если подотчетные суммы работникам переводите на зарплатную карту или другую личную карту, тов платежном поручении в поле «Назначение платежа» лучше указать цель перевода денег. Например:

• «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов»;
• «Перечисление средств под отчет на командировочные расходы».

Детали о выдаче подотчетных средств читайте в бераторе:

• Выдача наличными через кассу
• Перечисление подточенных сумм на банковскую карту сотрудника
• Выдача корпоративной карты
• Лимит подотчетных сумм

Почему важно получить авансовый отчет подотчетного лица?

Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах и подать авансовый отчет в установленный работодателем срок (с приложением документов, подтверждающих расходы). Подтвердить расходы могут:

• кассовые и товарные чеки;
• электронные чеки;
• товарные накладные;
• приходные кассовые ордера;
• транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Если таких документов не будет, то учесть их нельзя в расходах. Кроме того, денежные суммы, выданные работникам в подотчет, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы.

Минфин России в письме от 30 апреля 2025 г. № 03-15-06/44169 отметил, что подотчетные суммы считаются налогооблагаемым доходом работника, если выполняются три условия:

1. организация выдала работнику подотчетные суммы на представительские расходы, но их целевое использование документально не подтверждено;
2. отсутствует факт их возврата в кассу или на расчетный счет организации;
3. работодатель принял решение не удерживать у работника упомянутые средства из заработной платы.

Если все три условия выполнены, то суммы рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений. Значит, такие суммы облагаются страховыми взносами и НДФЛ в общем порядке.

Читайте подробнее в бераторе:

• Положение о расчетах с подотчетными лицами
• Выдача денежных средств
• Использование карт третьих лиц
• Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами
• Ошибки при выдаче подотчетных сумм
• ПАМЯТКА работнику, который получил деньги под отчет