Отчетность по работникам на ГПД в 2026 году

Условия сотрудничества с работником на гражданско-правовом договоре регулируются Гражданским кодексом. Это самое существенное отличие от работников, с которыми подписан трудовой договор.

Исполнитель обязан сдать оговоренную предметом договора работу в установленный срок и получить за это вознаграждение, выплачивая которое заказчик обязан выполнить роль налогового агента и удержать НДФЛ, а также заплатить страховые взносы на пенсионное, медицинское, социальное страхование (кроме взносов «на травматизм»).

Если исполнитель по ГПД имеет статус самозанятого или зарегистрирован как ИП – по нему никакой отчетности сдавать не нужно, поскольку:

• выплаты самозанятым не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами;
• ИП уплачивают свои налоги самостоятельно.

В остальных случаях отчитываться за работников на ГПД нужно и в ИФНС, и в СФР.

Шпаргалка по всем отчетам и сроки сдачи

Заключение и расторжение договора ГПХ

При заключении гражданско-правового договора с физлицом организация обязана сдать в Социальный фонд Отчет Сведения о трудовой (иной) деятельности – это подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1.

Форма ЕФС-1 и порядок заполнения утверждены приказом СФР от 17 ноября 2025 г. № 1462.

Срок представления – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или расторжения договора, независимо от даты начала работ по договору.

В графе 2 формы «Дата» указываются дата начала и дата окончания периода выполнения работ/оказания услуги по договору ГПХ.

А в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» – дату заключения или расторжения договора ГПХ.

Полезные ссылки по этой теме:

• Начало работы позже заключения договора
• Начало работы раньше заключения договора
• Договор без указания периода работы
• Когда подавать ЕФС-1, если исполнитель по ГПД не приступил к выполнению работ
• Когда на самозанятого нужно подать подраздел 1.1
• Подраздел 1.1 ЕФС-1 при заключении договора ГПХ в 2026 году. Образец
• Подраздел 1.1 ЕФС-1 при расторжении договора ГПХ в 2026 году. Образец

Выплата вознаграждения по договору ГПД, уплата НДФЛ и взносов

В процессе работы с исполнителем по договору ГПХ организация-заказчик выплачивает ему вознаграждение, с которого обязана удержать, перечислить в бюджет НДФЛ и заплатить страховые взносы. Налоговая отчетность за работников на ГПД будет такой же как по «штатникам».

Расчет 6-НДФЛ

Вознаграждение, выплаченное работнику на ГПД, облагается НДФЛ. Отчетность по этому налогу сдается по форме 6-НДФЛ ежемесячно.

Сроки сдачи расчета 6-НДФЛ в 2026 году

В 2026 году отчитываться нужно по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ с учетом изменений, внесенных приказом от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@.

НДФЛ с выплат по договорам гражданско-правового характера отражают в разделе 1 расчета 6-НДФЛ в периоде, на который выпадает срок перечисления НДФЛ в бюджет.

• В разделе 1 отчета заполняются строку 020 с детализацией по строкам 021-026 по каждому периоду удержания и соответственно сроку перечисления НДФЛ.
• Сумма вознаграждения попадает в строку 120 раздела 2 отчета.
• Исчисленный и удержанный НДФЛ отражают по строкам 140 и 160, расшифровка по строкам 161-166 дается в том отчетном периоде, в последнем квартале которого произошло удержание налога.

Как отражать выплаты по лицензионному договору в 6-НДФЛ

Срок перечисления НДФЛ – до 28 числа (если оплату по ГПД провели с 1 по 22 число текущего месяца), до 5-го числа (если в период с 23 по последнее число предыдущего месяца), до последнего рабочего дня года (если в период с 23 по 31 декабря).

Расчет по страховым взносам

Выплаты работникам по договорам ГПХ должны быть отражены в РСВ. Для этой цели в форме выделена отдельная графа.

Выплаты по гражданско-правовым договорам отражают в разделе 3 подраздела 3.2 в графе 141. Их нужно вносить отдельно по каждому месяцу и коду категории застрахованного лица.

Базу по выплатам ГПД нужно отразить по строке 160. В нее не попадают расходы организации по оплате или возмещению, например, стоимости проезда и проживания работников-исполнителей по договорам ГПХ.

Как в РСВ отражать выплаты работникам на ГПД в 2025 году

Расчет сдается ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

С отчетности за первый квартал 2026 года применяется форма, рекомендованная ФНС в письме от 22 декабря 2025 № БС-4-11/11504@ (поправки внесены в приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878).

Персонифицированные сведения о физических лицах

Это ежемесячный отчет, в который нужно включать всех работников, за которых компания платит страховые взносы. Это и штатные работники, и исполнители по гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ.

• Нужно ли сдавать отчет, если не было выплат?
• Состав отчета
• Пример заполнения отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах»
• Как подать корректирующие персонифицированные сведения

Срок сдачи – 25 числа текущего месяца за предыдущий.

Персонифицированные сведения можно не сдавать за третий месяц каждого квартала. Поскольку эти же сведения входят в квартадьный РСВ в раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (письмо ФНС России от 28 марта 2023 года № БС-4-11/3700@).

Отчетность компании по итогам года

Ежегодно работодатели подают в Соцфонд сведения, которые необходимы для начисления работникам пенсии. Нередко эта касается и работников и на ГПД.

Сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1)

Сведения о страховом стаже – подраздел 1.2 ЕФС-1 подают только в ряде случаев, предусмотренных п. 3 ст. ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Речь идет об особых условиях работы с правом на досрочную или повышенную пенсию.

Иными словами, сведения в отношении работников на ГПД должны попасть в подраздел 1.2 ЕФС-1 только если они выполняли работы, дающих им право на досрочную или повышенную пенсию. Хотя СФР не раз указывал, что страхователи имеют право подать сведения на всех работников, независимо от наличия особых условий.

Сведения о страховом стаже подают ежегодно не позднее 25 января нового года за предыдущий. Сведения за 2026 год нужно будет представить не позднее 25.01.2027.

Полезные ссылки:

• Как заполнить подраздел 1 раздела 1
• Как заполнить подраздел 1.2
• Когда в отчет нужно включить подраздел 2 раздела 1

Применяемая в 2026 году форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждены приказом СФР от 17 ноября 2025 г. № 1462.