Сведения о трудовой деятельности

Последний раз обновлено:

С 2023 года сведения о трудовой деятельности нужно подавать в составе единой формы ЕФС-1. Это подраздел 1.1 раздела 1 формы.

Когда подавать сведения

Сведения подают все работодатели:

1) на сотрудников, включая совместителей и дистанционных сотрудников, в отношении которых произошли кадровые изменения;

2) на застрахованных лиц, с которыми вы заключили договоры ГПД и платите страховые взносы:

• договоры о выполнении работ (оказании услуг);
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Подраздел 1.1. не заполняется по договорам ГПХ, на вознаграждение по которым не начисляют страховые взносы. Сюда относятся договора, предметом которых выступает передача имущества в собственность или пользование: аренда, найм жилого помещения, дарение, займ, купля-продажа.

Сроки сдачи подраздела 1.1. Таблица

Кадровое мероприятие	Срок сдачи
прием на работу; увольнение; приостановление или возобновление действия трудового договора; заключение или прекращение договора ГПХ.	не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления соответствующего документа-основания.
перевод на другую постоянную работу; установление новой профессии (квалификации); переименование работодателя; запрет занимать должность	не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие

Какие разделы ЕФС-1 включить в отчет

Для подачи сведений нужно заполнить:

• Титульный лист:
• Подраздел 1 раздела 1
• Подраздел 1.1

Как заполнить титульный лист

Титульный лист – обязательный лист при сдаче любого раздела или подраздела формы ЕФС-1.

В поле «Регистрационный номер» раздела «Сведения о страхователе» укажите действующий регистрационный номер. Те организации и ИП, которые зарегистрированы до 2023 года указывают регистрационный номер ПФР.

Далее на титульном листе укажите:

• полное или сокращенное (при наличии) наименование организации, обособленного подразделения, либо Ф.И.О. ИП;
• ИНН;
• КПП – код причины постановки на учет по месту нахождения организации. КПП должен состоять из 9 цифр либо отсутствовать (для физических лиц).
• код ОКФС – цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором форм собственности, который состоит из двух цифр. Возможные варианты: «12», «13», «14». Необходимо вводить только цифры без иных символов (без пробела и переноса).
• код ОКОГУ – цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления, состоящий из 7 цифр. Необходимо вводить только цифры без иных символов (без пробела и переноса).
• код ОКПО – цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций, состоящий из 8 цифр. Если отчет сдает территориально обособленное структурное подразделение, то указывается ОКПО головной организации. Необходимо вводить только цифры без иных символов (в том числе без символов пробела или переноса). Поле обязательно для заполнения при представлении сведений, предусмотренных подразделом 1.3 формы ЕФС-1.
• Коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО обязательны для заполнения, если подаете сведения подраздела 1.3.
• код по ОКВЭД – код согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2) по основному виду экономической деятельности 
• ОГРН (ОГРНИП);
• номер контактного телефона. Здесь укажите городской или мобильный номер телефона страхователя/правопреемника или представителя с кодом города или оператора сотовой связи соответственно. Цифры заполняются в каждой ячейке без знаков «тире» и «скобка».
• адрес электронной почты. Адрес нужно заполнять без пробелов, запятых и других знаков препинания, можно только точки или тире.
• наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя.

Если работодатель – физическое лицо или ИП, то нужно проставить соответствующий код: 

Код категории страхователя	Расшифровка кода категории страхователя - физического лица
ИП01	индивидуальные предприниматели
ИП02	главы крестьянских (фермерских) хозяйств, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей
ФЛ01	физические лица, производящие выплаты физическим лицам
ФЛ02	адвокаты
ФЛ03	нотариусы, занимающиеся частной практикой
ФЛ04	арбитражные управляющие
ФЛ05	патентные поверенные
ФЛ06	оценщики
ФЛ07	медиаторы

Как заполнить подраздел 1 раздела 1

Подраздел 1 раздела 1 – это обязательная общая «шапка» при представлении подразделов 1.1, 1.2, 1.3 подраздела 1.

В нем указывают:

• СНИЛС. Он должен состоять из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX;
• ИНН (при наличии);
• Ф.И.О. Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» заполняйте на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами.
• дату рождения.

В поле «Статус ЗЛ» укажите один из следующих кодов:

Код	Статус зарегистрированного лица
ГРФ	граждане Российской Федерации
ПЖИГ	иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ
ВЖИГ	иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории РФ, а также временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище
ВПИГ	иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов ), временно пребывающие на территории РФ
ВКС	иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающие на территории РФ

Далее поле «Гражданство (код страны)» заполните в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Для лиц без гражданства в этом поле укажите код «000».

Как заполнить подраздел 1.1

Сначала нужно заполнить сведения о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

В поле «Дата подачи» укажите дату подачи соответствующего заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Если нужно скорректировать дату подачи работником одного из заявлений, то нужно подать отчет, где в соответствующей строке отразите новую дату подачи заявления. Если нужно отменить ранее представленные сведения о подаче заявлений, то нужно указать ранее указанную дату, и в поле «Признак отмены» - проставить знак «X».

Как заполнить таблицу

Графа 1 «N п/п» таблицы – это сквозная нумерация. Номер присваивается записи по каждому кадровому мероприятию или по каждому договору гражданско-правового характера (договор ГПД).

Номера указывайте в порядке возрастания без пропусков и повторений.

В графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» укажите в формате «ДД.ММ.ГГГГ»:

• дату кадрового мероприятия;
• либо дату начала периода работы по договору ГПХ;
• либо дату окончания периода работы по договору ГПХ.

В графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» указываются следующие мероприятия:

Код	Наименование мероприятия	Полное наименование мероприятия
1	ПРИЕМ	Прием на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)	Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью
7	ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ	Приостановление действия заключенного трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 ТК РФ
8	ВОЗОБНОВЛЕНИЕ	Возобновление действия ранее заключенного трудового договора, при котором за работником сохранялось рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 ТК РФ
9	НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ	Начало периода работы по договору гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг), договору авторского заказа, договору об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательскому лицензионному договору, лицензионному договору о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в т.ч. договору о передаче полномочий по управлению правами, заключенному с организацией по управлению правами на коллективной основе
10	ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ	Окончание периода работы по договору гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг), договору авторского заказа, договору об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательскому лицензионному договору, лицензионному договору о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в т.ч. договору о передаче полномочий по управлению правами, заключенному с организацией по управлению правами на коллективной основе

В графе 4 «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» укажите один из следующих кодов:

Код	Территориальные условия работы
РКС	работа в районах Крайнего Севера
МКС	работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера

В графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» укажите наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).

Записи о наименовании трудовой функции заполняют в соответствии со штатным расписанием работодателя.

Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное).

Если в соответствии с приговором суда осужденный и не отбывший наказание работник лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, но нужно внести запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

В графе 5 также нужно указать код в соответствии с видом договора:

0 - бессрочный трудовой договор;

0.1 - срочный трудовой договор, заключаемый на срок до 6 месяцев;

0.2 - срочный трудовой договор, заключаемый на срок более 6 месяцев;

1 - трудовой договор по совместительству;

1.1 - трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев;

1.2 - трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев.

Если заключаете договор ГПХ, то графу «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» заполнять не нужно.

В графе 6 «Код выполняемой функции» отразите кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей), состоящее из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X», где:

• первые четыре знака – код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ);
• пятый знак - контрольное число.

Графа «Код выполняемой функции» обязательно должна быть заполнена, если вид мероприятия принимает значение «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

Для договоров ГПХ в графе «Код выполняемой функции» также указывается один из следующих кодов:

Код	Вид договора
ДГПХ	договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)
ДГПХФЛНС	договор гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ (оказание услуг), в соответствии с которым работодатель обязан уплачивать страховые взносы на травматизм
ДАВТ	договор авторского заказа
ДАВТФЛНС	договор авторского заказа, в соответствии с которым работодатель обязан уплачивать страховые взносы на травматизм
ДОИП	договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
ИЗЛД	издательский лицензионный договор
ЛДПИ	лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе

Коды для удаленных работников

При приеме (переводе) работника на дистанционную (удаленную) работу или работу на дому нужно сдать подраздел 1.1 с кадровым мероприятиям «ПРИЕМ"» («ПЕРЕВОД"») с указанием в графе 6 дополнительно к коду ОКЗ кода «ДИСТ» или «НДОМ».

Если вы принимаете на работу сотрудника на условиях неполного рабочего времени нужно сдать кадровое мероприятие «ПРИЕМ"» («ПЕРЕВОД"») с указанием в графе 6 кода «НЕПД» (для неполного рабочего дня) или кода «НЕПН» (для неполной рабочей недели).

Таким образом, в графе 6 «Код выполняемой функции» необходимо указывать:

• коды «ДИСТ» или «НДОМ» при приеме (переводе) работника на дистанционную (удаленную) работу или работу на дому;
• коды «НЕПД» (для неполного рабочего дня) или код «НЕПН» (для неполной рабочей недели).

В этих случаях отражается кадровое мероприятие «ПРИЕМ» («ПЕРЕВОД»).

Если удаленный работник работает на условиях неполной рабочей недели, то приоритетность у кодов такая:

1. «НЕПД» (для неполного рабочего дня);
2. «НЕПН» (для неполной рабочей недели);
3. «НДОМ» (для работы на дому);
4. «ДИСТ» (дистанционная работа).

Приоритет устанавливается для работы в условиях неполного рабочего времени.

Поэтому если сотрудник работает на условиях неполной рабочей недели дистанционно, то в графе 6 «Код выполняемой функции» необходимо указать код «НЕПН».

В графе 7 «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» укажите код причины увольнения в соответствии с Классификатором параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (приложение к Порядку заполнения ЕФС-1).

Обратите внимание, если вы код причины увольнения указываете по Классификатору, то указывать пункт, часть статьи, статью Трудового кодекса РФ не нужно, так как данная информация теперь присутствует в коде.

Например, в случае увольнения работника по его инициативе запись в графе 7 должна выглядеть следующим образом: «п3ч1с77тк Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

Если указан код «иное», то обязательно указываются реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статья, являющиеся основанием для увольнения.

Если прекращен договор ГПХ, то данную графу заполнять не нужно.

В графе 8 «Наименование документа» подраздела «Основание» укажите наименование документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и так далее): приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, или наименование договора ГПХ.

В графе 9 «Дата» подраздела «Основание» укажите в формате ДД.ММ.ГГГГ:

• дату документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений;
• либо дату заключения договора ГПХ;
• либо дату прекращения договора ГПХ.

В графе 10 «Номер документа» подраздела «Основание» укажите номер приказа (распоряжения), иного документа страхователя или номер договора ГПХ без указания знака «N».

Графу 11 нужно заполнять, если требуется отменить запись в ранее представленных сведениях о трудовой (иной) деятельности по работнику.

В таком случае заполняют подраздел 1.1 подраздела 1 в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить. И одновременно в графе 11 «Признак отмены записи» проставляется знак «X».

Подраздел 1.1 ЕФС-1 при приеме на работу по трудовому договору

Трудовой кодекс не запрещает устанавливать в трудовом договоре дату начала работы, отличную от даты его заключения.

Сотрудник обязан приступить к исполнению обязанностей в день, который определили в трудовом договоре, как начало работы. По общему правилу это день, когда договор подписали работник и представитель работодателя, если иное не определяет федеральный закон или трудовой договор.

Если такой день в договоре не указали, сотрудник должен выйти на работу на следующий рабочий день после того, как договор вступил в силу (ч. 2, 3 ст. 61 ТК РФ).

Независимо от того, какая дата указана для выхода работника на работу, дату в подразделе 1.1 при приеме на работу нужно указывать – дату подписания трудового договора.

Например, если трудовой договор заключен 01.02.2024, а на работу по ТД сотрудник должен выйти 05.02.2024, то заполните подраздел 1.1 так:

• в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» - дата 01.02.2024;
• в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» – дата 01.02.2024.

Срок сдачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу (в случае его издания) или оформления трудового договора.

В рассматриваемом примере подраздел 1.1 нужно сдать не позже 02.02.2024. 

Подраздел 1.1 ЕФС-1 по договорам ГПХ

Много вопросов связано с заполнением подраздела 1.1 при заключении договора ГПХ, по которому начало работы раньше или позже заключения самого договора.

Начало работы позже заключения договора

Например, если договор ГПХ заключен 01.02.2024, а работы по договору ГПХ будут выполняться с 05.02.2024 по 31.03.2024, то для мероприятия «Начало договора ГПХ»:

• в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» указывается дата 05.02.2024;
• в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» – дата 01.02.2024.

Для мероприятия «Окончание договора ГПХ»:

• в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» –  дата 31.03.2024;
• графе 9 «Дата» подраздела «Основание» – дата прекращения договора ГПХ - 31.03.2024.

Начало работы раньше заключения договора

Например, договор ГПХ заключен 13.03.2024, а дата начала работ - 20.02.2024.

В таком случае в графе 2 все равно указывается дата начала работ – 20.02.2024, а в графе 9 – дата заключения договора – 13.03.2024.

Сдать ЕФС-1 нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора. То есть 14.03.2024.

Договор без указания периода работы

В случае если договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом без указания периода работы, то нужно представить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» даты заключения договора ГПХ, а дата прекращения договора ГПХ – в соответствии с актом о выполненных работах.

Когда на самозанятого нужно подать подраздел 1.1

По общему правилу заказчики, которые привлекают самозанятых лиц к выполнению работ или оказанию услуг на основании гражданских договоров, при выплате им вознаграждений не должны:

• удерживать НДФЛ и учитывать эти выплаты в отчетности по налогу;
• начислять страховые взносы и включать самозанятых в подраздел 1.1 единой формы ЕФС-1.

Но это правило применяется, только если плательщик НПД предоставил вам чек.

Если чека нет, то возникнет обязанность начислить страховые взносы с его вознаграждения.

Так, при отсутствии чека в СФР нужно представить подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 с указанием кадровых мероприятий «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» и «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

Если чек представлен самозанятым, а договор ГПХ содержит условие об уплате страховых взносов на травматизм, то сведения о трудовой деятельности представлять не нужно. Так разъяснил Социальный фонд в письме от 20 сентября 2024 г. № 19-20/44771. Выплаты попадут в отчет по взносам на травматизм - раздел 2 формы ЕФС-1. 

Аналогично - если самозанятый утрачивает право на применение НПД, то у организации-заказчика в отношении указанных лиц возникает обязанность по уплате страховых взносов.

Данное обстоятельство является существенным при заключении договора ГПХ и является основанием для его расторжения и заключения нового договора ГПХ непосредственно с физическим лицом, которое уже не является самозанятым, применяющим спецрежим.

При этом сведения по новому договору ГПХ необходимо представить по форме ЕФС-1 в территориальный орган СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (расторжения) нового договора ГПХ с физическим лицом.

Так разъяснил Минтруд России в письме от 4 апреля 2023 года № 14-1/10/В-4784.

Подраздел 1.1 ЕФС-1 при заключении ГПД с дистанционным работником-иностранцем

Сдавать отчет в виде подраздела 1.1 формы ЕФС-1 на дистанционного работника-иностранца не нужно, если он будет оказывать услуги по ГПД без въезда на территорию России.

Вот почему.

Во-первых, иностранцы, не пребывающие и не проживающие на территории России, к застрахованным лицам по обязательному социальному страхованию в РФ не относятся согласно пункту 1 статьи 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Во-вторых, согласно п. 5 ст. 420 НК РФ не облагаются страховыми взносами выплаты по ГПД физлицам, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства, в связи с осуществлением ими деятельности за пределами территории России.

Так как страховые взносы начислять не нужно, то подавать на него подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не требуется.

Так разъяснило ОСФР по г. Москве и Московской обл. в письме от 5 октября 2023 № 12-09/173945л.

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при заключении лицензионного договора

Лицензионный договор является договором гражданско-правового характера, который предусматривает выполнение работ и оказание определенных услуг. На выплаты по лицензионным договорам начисляются страховые взносы.

Согласно статье 1286 Гражданского кодекса, по лицензионному договору о предоставлении права использования произведения одна сторона – автор или иной правообладатель (лицензиар) предоставляет либо обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования этого произведения в установленных договором пределах. Лицензионный договор заключается в письменной форме. 

В возмездном лицензионном договоре указывается размер вознаграждения за использование произведения или порядок исчисления такого вознаграждения.

Организация должна представлять в отношении лиц, с которыми заключены лицензионные договоры, сведения о дате заключения, дате прекращения и иные реквизиты договора гражданско-правового характера о выполнении работ (об оказании услуг) в подразделе 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1.

Об этом разъяснил СФР в своем письме от 15 августа 2024 г. № 19-20/38031.

Если заключен лицензионный договор, кадровое мероприятие «Начало договора ГПХ»;

Если прекращен лицензионный договор, то кадровое мероприятие «Окончание договора ГПХ».

Сведения о заключении или прекращении договора ГПХ нужно подавать не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления соответствующего документа-основания.

Нужно ли подавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1, если по лицензионному договору сменился правообладатель?

Возможна ситуация, когда по лицензионному договору становится новый правообладатель. Например, наследник, с которым подписано дополнительное соглашение к лицензионному договору.

В данной ситуации организация должна подать подраздел 1.1 на нового правообладателя и на «старого» правообладателя.

Так, в случае смены правообладателя по лицензионному договору (заключение дополнительного соглашения) организации необходимо представить следующие сведения подраздела 1.1 формы ЕФС-1:

• в отношении застрахованного лица, с которым был заключен данный договор, - кадровое мероприятие «Окончание договора ГПХ»;
• в отношении застрахованного лица, с которым заключено дополнительное соглашение, - кадровое мероприятие «Начало договора ГПХ».

Как отменить или исправить поданные сведения

Если сведения о трудовой деятельности поданы в СФР с ошибкой, ее нужно исправить. Исправление ошибки зависит от того, где ошиблись.

Ошибка в кадровом мероприятии

Если ошибка допущена в кадровом мероприятии, нужно:

1. сначала отменить запись в ранее представленных сведениях о трудовой/иной деятельности по сотруднику. Для этого нужно повторить первоначальные сведения и в графе 11 «Признак отмены записи» проставьте «X».

2. в следующей строке заполнить скорректированные (правильные) сведения.

Если же нужно просто отменить кадровое мероприятие, то подраздел 1.1 заполните в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить. В графе 11 «Признак отмены записи» проставьте «X».

Таким образом, если требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения, то необходимо сначала отменить ранее представленные сведения и в следующей строке заполнить исправленные сведения.

Ошибка в дате подачи заявления на электронную трудовую

Для отмены ранее представленных сведений о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности нужно:

• в соответствующей строке отразить ранее указанную дату;
• в поле «Признак отмены» проставить «X».

Если нужно скорректировать дату подачи заявления, то в соответствующей строке заполните новую дату его подачи.

Ошибка в данных работника

Это касается ошибок в «шапке» отчета. А именно, подраздел 1 раздела 1.

Если ошибка допущена в ФИО или СНИЛС работника, то Социальный фонд пришлет протокол с кодом 30. Это значит, что данные работника в отчете не совпадают с данными СФР. В течение пяти рабочих дней имеющиеся расхождения нужно устранить. В таком случае нужно представить исправленные сведения только по тем лицам, по которым выявлены ошибки.

В данном случае лучше отправить два отчета:

1 – отменить кадровое мероприятие, указав неверные ФИО. Заполните отчет в полном соответствии с первоначальными сведениями и в графе 11 «Признак отмены записи» проставьте «X».

2 – подать отчет с правильным ФИО и мероприятием.

СФР в письме от 28 февраля 2024 г. № 19-20/8533 разъяснил, что для исправления данных ошибок нужно заново сформировать и направить подраздел 1 раздела 1 с соответствующим отчетом. При этом сведения подраздела 1.2 и подраздела 1.3 на «ошибочных» лиц нужно подавать с типом сведений «Исходная».

Подраздел 1.1 с кадровым мероприятием «Переименование»

Подраздел 1.1 с кадровым мероприятием «Переименование» нужно сдать:

• при изменении наименования организации;
• при реорганизации организации;
• перевода зарегистрированного лица из одного обособленного подразделения юридического лица в другое;
• в случае снятия с учета в СФР юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения (на зарегистрированных лиц, продолжающих работать в организации).

В таких случаях в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» отдельной строкой укажите кадровое мероприятие «Переименование».

Мероприятие «Переименование» заполните в отношении каждого договора (трудового договора, трудового договора по совместительству, договора гражданско-правового характера) зарегистрированного лица с работодателем.

В графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» заполняют также прежний и новый регистрационные номера страхователя в СФР.

Если переименование страхователя производится без изменения регистрационного номера, то в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» дважды указывается действующий регистрационный номер в СФР.

В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» укажите дату, с которой произошло изменение наименования страхователя, в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» укажите, что «Старое наименование» с конкретного числа переименовано в «Новое наименование страхователя».

В графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» подраздела «Основание» нужно отразить реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя.

Аналогично подать сведения нужно, например, при смене ОАО на АО.

Подраздел 1.1 ЕФС-1: практические ситуации

Продление срочного трудового договора

Возможна ситуация, когда с сотрудником, работающему по срочному трудовому договору сроком до 6 месяцев, продлевают срок действия договора. Например, еще на 2 месяца.

В таком случае необходимо представить корректировку ранее поданного кадрового мероприятия. То есть нужно подать корректировочный подраздел 1.1 формы ЕФС-1.

Одновременно представляется отмена кадрового мероприятия с кодом вида трудового договора «0.1» и новое кадровое мероприятие «Прием» с указанием в графе 5 кода вида трудового договора «0.2» и реквизитов дополнительного соглашения в подразделе «Основание».

Срочный трудовой договор стал бессрочным

Срочный трудовой договор по дополнительному соглашению можно признать бессрочным.

В данном случае необходимо одновременно отменить ранее поданное кадровое мероприятие с кодом вида договора «0.2» и представить новое кадровое мероприятие, указав в графе 5 код «0» (бессрочный трудовой договор), а в подразделе «Основание» - реквизиты дополнительного соглашения.

Нужно ли указывать код «ДИСТ» при комбинированном графике работы?

Да, нужно.

В соответствии со статьей 312.1 ТК РФ к дистанционной работе относится в том числе выполнение трудовой функции дистанционно периодически, при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.

Например, это ситуация, когда на работу принимается работник на полное время, но работать будет дистанционно несколько дней в неделю, а остальные дни - в офисе.

 Для каких мероприятий в графе 6 указывать коды «НЕПД» и «НЕПН»?

Коды «НЕПД» и «НЕПН» нужно указывать в случае приема (перевода) сотрудника на работу на условиях неполного рабочего времени, например:

• приема (перевода) сотрудника на работу на условиях неполного рабочего времени в трудовом договоре постоянно (ст. 93 ТК РФ);
• установления режима неполного рабочего времени временно в дополнительном соглашении к трудовому договору;
• при переводе на режим неполного рабочего времени по распоряжению работодателя (ч. 5 ст. 74 ТК РФ).

Обратите внимание, что при приеме совместителя данные коды указывать в графе 6 «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 не нужно. Причем неважно, какого совместителя принимаете на работу: внешнего или внутреннего. Так разъяснил СФР в письме от 23 июля 2024 г. № 19-20/33495.

 Какой код указывать, если сотрудник работает на условиях неполной рабочей недели дистанционно?

В графе 6 «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 ЕФС-1 может указываться только один из кодов в соответствии со следующей приоритетностью:

1) «НЕПД», 

2) «НЕПН», 

3) «НДОМ», 

4) «ДИСТ» 

Приоритет устанавливается для работы в условиях неполного рабочего времени.

Поэтому в данном случае в графе 6 «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 необходимо указать код «НЕПН».

Подавать ли подраздел 1.1 на сотрудников при переводе с неполного рабочего дня на полный?

Да, необходимо.

Подайте кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД» без указания дополнительных кодов в графе «Код выполняемой функции».

Нужно ли подавать подраздел 1.1 с кодом «ДИСТ», если работник был переведен на дистанционную работу в 2023 г.?

Если работник переведен на дистанционную работу в 2023 году, то код «ДИСТ» необходимо будет указывать в 2024 году дополнительно к коду ОКЗ при следующем переводе на другую должность дистанционно или при увольнении.

Так разъяснил Социальный фонд в своем письме от 18 июня 2024 г. № 19-20/27389.

Какие отчеты нужно сдать, если изменились наименования должностей при реорганизации

При реорганизации компаний в форме слияния в СФР представляют подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием (КМ) «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

Сведения о трудовой деятельности с КМ «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» должны быть представлены в отношении всех застрахованных лиц, принявших решение работать у нового страхователя (организация-правопреемник).

Нужно ли вносить сведения о переименовании нескольких должностей в подраздел 1.1 подраздела 1, разъяснил Социальный фонд в письме от 25 июня 2024 г. № 19-20/28627.

Если при реорганизации происходит изменение трудовой функции работника, то дополнительно нужно подать подраздел 1.1 ЕФС-1 с КМ «ПЕРЕВОД». В графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» нужно указать новую должность или наименование структурного подразделения.

Обратите внимание, сведения с КМ «ПЕРЕВОД» должны быть поданы обеими компаниями, которые проходят реорганизацию.

При этом если работник отказывается от продолжения работы в связи с реорганизацией организации, то до завершения процедуры реорганизации необходимо представить на данного работника подраздел 1.1. формы ЕФС-1 с КМ «УВОЛЬНЕНИЕ».

Когда нужно подать подраздел 1.1 ЕФС-1 при досрочном выходе сотрудницы из отпуска по уходу до 1,5 лет

Если сотрудница работала до отпуска по уходу за ребенком на полной ставке и выходит досрочно на работу также на полный день, то подавать подраздел 1.1 ЕФС-1 не нужно.

Но если эта сотрудница досрочно выходит из отпуска на неполный рабочий день, то работодатель должен подать подраздел 1.1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД» и указать в графе «Код выполняемой функции код «НЕПД».

Так разъяснил СФР в письме от 29 октября 2024 г. N АЧ-08-20/52086

Обратите внимание, что при досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет работодателю нужно издать соответствующий приказ о прекращении отпуска и оформить дополнительное соглашение о новых условиях работы к трудовому договору.

Аналогично, если она выходит досрочно из отпуска на дистанционную работу. Предусмотрен код ДИСТ или НДОМ, если работа на дому.

В будущем, если эту сотрудницу назад переводят на полную ставку в офис, то также необходимо представлять кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД», но без указания дополнительных кодов в графе «Код выполняемой функции».

Срок сдачи данного отчета при переводе сотрудника – не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие.

Читайте ситуацию:

Работник выходит на работу из отпуска по уходу на неполное рабочее время

Подраздел 1.1 ЕФС-1 при увольнении временно переведенного работника

Если работник, временно переведенный на другую должность, уволился, то в СФР нужно подать подраздел 1.1 ЕФС-1 с указанием основной должности (с мероприятием – увольнение). Об этом разъяснил СФР в письмах от 28 декабря 2024 г. № 19-20/66751, от 19 марта 2025 г. № 19-20/13816.

Если перевод сотрудника осуществляется временно на определенный период, то информация о таком переводе в СФР не представляется. То есть на такого работника в Фонд НЕ сдается подраздел 1.1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД».

Это необходимо только, если перевод является постоянным.

Так вот, если данный временно переведенный работник увольняется, то в СФР нужно подать подраздел 1.1 с кадровым мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ».

При этом в графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» нужно отразить основную должность работника.

Временную должность отражать нигде не нужно.

Нужно ли при приеме временно пребывающего ВКС подавать подраздел 1.1 ЕФС-1

Нужно ли подавать форму ЕФС-1, если по срочному трудовому договору принят временно пребывающий в РФ гражданин Китая, имеющего статус ВКС? Ответил Социальный фонд в письме от 14 мая 2025 г. № 19-20/24885.

Сомнения по представлению отчетности ЕФС-1 могут возникнуть, так как выплаты иностранным работникам, временно пребывающим на территории РФ и имеющим статус ВКС (высококвалифицированный специалист), не облагаются страховыми взносами на ОПС, ОМС и по ВНиМ.

СФР разъясняет, что сведения о трудовой деятельности необходимо представить на работника-ВКС, а сведения о страховом стаже не требуется.

Таким образом, сведения о трудовой деятельности в отношении любых высококвалифицированных специалистов, в том числе граждан Китая, временно пребывающих в РФ, нужно подавать в СФР в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.

При заполнении подраздела 1.1 ЕФС-1 временно пребывающего ВКС в поле «Статус ЗЛ» нужно указать код «ВКС».