Сведения о трудовой деятельности

Последний раз обновлено:

В 2023 году сведения о трудовой деятельности нужно подавать в составе единой формы ЕФС-1. Это подраздел 1.1 раздела 1 формы.

Когда подавать сведения

Сведения подают все работодатели:

1) на сотрудников, включая совместителей и дистанционных сотрудников, в отношении которых произошли кадровые изменения;

2) на застрахованных лиц, с которыми вы заключили договоры ГПД и платите страховые взносы:

• договоры о выполнении работ (оказании услуг);
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Подраздел 1.1. не заполняется по договорам ГПХ, на вознаграждение по которым не начисляют страховые взносы. Сюда относятся договора, предметом которых выступает передача имущества в собственность или пользование: аренда, найм жилого помещения, дарение, займ, купля-продажа.

Если договор ГПХ заключен в 2022 году, а прекращается в 2023, то представить надо только сведения о прекращении данного договора. Требования представлять сведения о заключении договора законодательством не установлено.

Сроки сдачи подраздела 1.1. Таблица

Кадровое мероприятие	Срок сдачи
прием на работу; увольнение; приостановление или возобновление действия трудового договора; заключение или прекращение договора ГПХ.	не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления соответствующего документа-основания.
перевод на другую постоянную работу; установление новой профессии (квалификации); переименование работодателя; запрет занимать должность	не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие

Какие разделы ЕФС-1 включить в отчет

Для подачи сведений нужно заполнить:

• Титульный лист:
• Подраздел 1 раздела 1
• Подраздел 1.1

Как заполнить титульный лист

Титульный лист – обязательный лист при сдаче любого раздела или подраздела формы ЕФС-1.

В поле «Регистрационный номер» раздела «Сведения о страхователе» укажите действующий регистрационный номер. Те организации и ИП, которые зарегистрированы до 2023 года указывают регистрационный номер ПФР.

Далее на титульном листе укажите:

• полное или сокращенное (при наличии) наименование организации, обособленного подразделения, либо Ф.И.О. ИП;
• ИНН;
• КПП – код причины постановки на учет по месту нахождения организации. КПП должен состоять из 9 цифр либо отсутствовать (для физических лиц).
• код ОКФС – цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором форм собственности, который состоит из двух цифр. Возможные варианты: «12», «13», «14». Необходимо вводить только цифры без иных символов (без пробела и переноса).
• код ОКОГУ – цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления, состоящий из 7 цифр. Необходимо вводить только цифры без иных символов (без пробела и переноса).
• код ОКПО – цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций, состоящий из 8 цифр. Если отчет сдает территориально обособленное структурное подразделение, то указывается ОКПО головной организации. Необходимо вводить только цифры без иных символов (в том числе без символов пробела или переноса). Поле обязательно для заполнения при представлении сведений, предусмотренных подразделом 1.3 формы ЕФС-1.
• Коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО обязательны для заполнения, если подаете сведения подраздела 1.3.
• код по ОКВЭД – код согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2) по основному виду экономической деятельности 
• ОГРН (ОГРНИП);
• номер контактного телефона. Здесь укажите городской или мобильный номер телефона страхователя/правопреемника или представителя с кодом города или оператора сотовой связи соответственно. Цифры заполняются в каждой ячейке без знаков «тире» и «скобка».
• адрес электронной почты. Адрес нужно заполнять без пробелов, запятых и других знаков препинания, можно только точки или тире.
• наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя.

Как заполнить подраздел 1 раздела 1

Подраздел 1 раздела 1 – это обязательная общая «шапка» при представлении подразделов 1.1, 1.2, 1.3 подраздела 1.

В нем указывают:

• СНИЛС. Он должен состоять из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX;
• ИНН (при наличии);
• Ф.И.О. Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» заполняйте на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами.
• дату рождения.

В поле «Статус ЗЛ» укажите один из следующих кодов:

Код	Статус зарегистрированного лица
ГРФ	граждане Российской Федерации
ПЖИГ	иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ
ВЖИГ	иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории РФ, а также временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище
ВПИГ	иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов ), временно пребывающие на территории РФ
ВКС	иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающие на территории РФ

Далее поле «Гражданство (код страны)» заполните в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Для лиц без гражданства в этом поле укажите код «000».

Как заполнить подраздел 1.1

Сначала нужно заполнить сведения о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

В поле «Дата подачи» укажите дату подачи соответствующего заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Если нужно скорректировать дату подачи работником одного из заявлений, то нужно подать форму СЗВ-ТД, где в соответствующей строке отразите новую дату подачи заявления. Если нужно отменить ранее представленные сведения о подаче заявлений, то нужно указать ранее указанную дату, и в поле «Признак отмены» - проставить знак «X».

Как заполнить таблицу

Графа 1 «N п/п» таблицы – это сквозная нумерация. Номер присваивается записи по каждому кадровому мероприятию или по каждому договору гражданско-правового характера (договор ГПД).

Номера указывайте в порядке возрастания без пропусков и повторений.

В графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» укажите в формате «ДД.ММ.ГГГГ»:

• дату кадрового мероприятия;
• либо дату начала периода работы по договору ГПХ;
• либо дату окончания периода работы по договору ГПХ.

В графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» указываются следующие мероприятия:

Код	Наименование мероприятия	Полное наименование мероприятия
1	ПРИЕМ	Прием на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)	Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью
7	ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ	Приостановление действия заключенного трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 ТК РФ
8	ВОЗОБНОВЛЕНИЕ	Возобновление действия ранее заключенного трудового договора, при котором за работником сохранялось рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 ТК РФ
9	НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ	Начало периода работы по договору гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг), договору авторского заказа, договору об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательскому лицензионному договору, лицензионному договору о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в т.ч. договору о передаче полномочий по управлению правами, заключенному с организацией по управлению правами на коллективной основе
10	ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ	Окончание периода работы по договору гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг), договору авторского заказа, договору об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательскому лицензионному договору, лицензионному договору о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в т.ч. договору о передаче полномочий по управлению правами, заключенному с организацией по управлению правами на коллективной основе

В графе 4 «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» укажите один из следующих кодов:

Код	Территориальные условия работы
РКС	работа в районах Крайнего Севера
МКС	работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера

В графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» укажите наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).

Записи о наименовании трудовой функции заполняют в соответствии со штатным расписанием работодателя.

Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное).

Если в соответствии с приговором суда осужденный и не отбывший наказание работник лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, но нужно внести запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

Если заключаете договор ГПХ, то графу «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» заполнять не нужно.

В графе 6 «Код выполняемой функции» отразите кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей), состоящее из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X», где:

• первые четыре знака – код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ);
• пятый знак - контрольное число.

Графа «Код выполняемой функции» обязательно должна быть заполнена, если вид мероприятия принимает значение «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

Для договоров ГПХ в графе «Код выполняемой функции» также указывается один из следующих кодов:

Код	Вид договора
ДГПХ	договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)
ДАВТ	договор авторского заказа
ДОИП	договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
ИЗЛД	издательский лицензионный договор
ЛДПИ	лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе

В графе 7 «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» укажите код причины увольнения в соответствии с Классификатором параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (приложение к Порядку заполнения ЕФС-1).

Обратите внимание, если вы код причины увольнения указываете по Классификатору, то указывать пункт, часть статьи, статью Трудового кодекса РФ не нужно, так как данная информация теперь присутствует в коде.

Например, в случае увольнения работника по его инициативе запись в графе 7 должна выглядеть следующим образом: «п3ч1с77тк Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

Если указан код «иное», то обязательно указываются реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статья, являющиеся основанием для увольнения.

Если прекращен договор ГПХ, то данную графу заполнять не нужно.

В графе 8 «Наименование документа» подраздела «Основание» укажите наименование документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и так далее): приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, или наименование договора ГПХ.

В графе 9 «Дата» подраздела «Основание» укажите в формате ДД.ММ.ГГГГ:

• дату документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений;
• либо дату заключения договора ГПХ;
• либо дату прекращения договора ГПХ.

В графе 10 «Номер документа» подраздела «Основание» укажите номер приказа (распоряжения), иного документа страхователя или номер договора ГПХ без указания знака «N».

Подраздел 1.1 ЕФС-1 по договорам ГПХ

Много вопросов связано с заполнением подраздела 1.1 при заключении договора ГПХ, по которому начало работы раньше или позже заключения самого договора.

Начало работы позже заключения договора

Например, если договор ГПХ заключен 01.02.2023, а работы по договору ГПХ будут выполняться с 05.02.2023 по 31.03.2023, то для мероприятия «Начало договора ГПХ»:

• в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» указывается дата 05.02.2023;
• в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» – дата 01.02.2023.

Для мероприятия «Окончание договора ГПХ»:

• в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» –  дата 31.03.2023;
• графе 9 «Дата» подраздела «Основание» – дата прекращения договора ГПХ - 31.03.2023.

Начало работы раньше заключения договора

Например, договор ГПХ заключен 13.03.2023, а дата начала работ - 20.02.2023.

В таком случае в графе 2 все равно указывается дата начала работ – 20.02.2023, а в графе 9 – дата заключения договора – 13.03.2023.

Сдать ЕФС-1 нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора. То есть 14.03.2023.

Договор без указания периода работы

В случае если договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом без указания периода работы, то нужно представить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» даты заключения договора ГПХ, а дата прекращения договора ГПХ – в соответствии с актом о выполненных работах.

Когда на самозанятого нужно подать подраздел 1.1

Если самозанятый утрачивает право на применение НПД, то у организации-заказчика в отношении указанных лиц возникает обязанность по уплате страховых взносов.

Данное обстоятельство является существенным при заключении договора ГПХ и является основанием для его расторжения и заключения нового договора ГПХ непосредственно с физическим лицом, которое уже не является самозанятым, применяющим спецрежим.

При этом сведения по новому договору ГПХ необходимо представить по форме ЕФС-1 в территориальный орган СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (расторжения) нового договора ГПХ с физическим лицом.

Так разъяснил Минтруд России в письме от 4 апреля 2023 года № 14-1/10/В-4784.

Как отменить или исправить поданные сведения

Если нужно отменить запись в ранее представленных сведениях о трудовой (иной) деятельности, нужно снова подать подраздел 1.1, заполненный в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе 11 «Признак отмены записи» проставьте знак «X».

Если требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения, то необходимо сначала отменить ранее представленные сведения и в следующей строке заполнить исправленные сведения.

Если изменилось наименование организации

Если изменилось наименование организации, то об этом отдельной строкой в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» укажите «Переименование».

В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» укажите дату, с которой произошло изменение наименования страхователя, в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» укажите, что «Старое наименование» с конкретного числа переименовано в «Новое наименование страхователя».

В графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» подраздела «Основание» нужно отразить реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя.

Аналогично подать сведения нужно, например, при смене ОАО на АО.