Персонифицированные сведения о физических лицах с 2023 года

Последний раз обновлено:

С 1 января 2023 года вместо отчета СЗВ-М введена форма «Персонифицированные сведения о физических лицах».

Новый отчет утвержден приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@:

• форма отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах» - Приложением № 2 к приказу ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@;
• порядок заполнения данного отчета - приложением № 4 к приказу ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@.

Обратите внимание, что данным приказом утверждены также форма РСВ и порядок его заполнения. 

Работодатели, у которых более 10 работников, представляют персонифицированные сведения о физических лицах в электронной форме по ТКС.

Куда сдавать отчет

Все работодатели обязаны представлять данный отчет ежемесячно в налоговую инспекцию.

Штраф за несдачу отчета

Форма персонифицированных сведений о физических лицах не является ни налоговой декларацией, ни расчетом по страховым взносам, поэтому за непредставление таких сведений может быть взыскан штраф в размере 200 руб., предусмотренный п. 1 ст. 126 НК РФ. 

Кто должен сдавать отчет

Сдавать персонифицированные сведения должны плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физлицам:

• организации;
• индивидуальные предприниматели;
• адвокаты, частные детективы, нотариусы и другие специалисты частной практики;
• главы КФХ;
• физлица без статуса ИП.

Кого включать в отчет

В отчет нужно включить всех работающих граждан.

Под работающими гражданами понимаются застрахованные лица, указанные в статье 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», работающие по трудовому договору, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества, или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ или оказание услуг.

Значит, что в отчет нужно включить работников, на которых вы платите страховые взносы. Это:

• штатные работники;
• исполнители по гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ;
• исполнители по договорам авторского заказа;
• авторы произведений по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности;
• руководители, в т.ч. единственные учредители.

Нужно ли включать руководителей, которым не выплачивается зарплата?

Руководителей, в том числе и единственных учредителей, нужно включать в отчет независимо от того, есть у них зарплата или нет.

Указанные лица являются застрахованными лицами.

Это правило относится и к руководителям НКО, которым не начисляется зарплата.

Минфин России в письме от 24 марта 2023 года № 03-15-07/26016 разъясняет, что Налоговым кодексом не предусмотрено освобождение от исполнения обязанности по сдаче персонифицированных сведений о физических лицах в случае отсутствия выплат физическим лицам по договорам, указанным в пункте 1 статьи 420 Налогового кодекса.

Таким образом, в отчет включайте единственных учредителей, руководитей, работающих без зарплаты. 

Отметим также, что письмо ФНС России от 2 марта 2023 года № БС-4-11/2477@, в котором инспекторы указали, что руководителей без зарплат не нужно включать в отчет, отозвано (письмо ФНС от 28 марта 2023 года № БС-4-11/3699@). 

Мобилизованные работники в отчете

Мобилизованных и служащих по контракту, с которыми приостановлен трудовой договор согласно ст. 351.7 ТК РФ, тоже необходимо включить в отчет о персонифицированных сведений.

В отчете нужно указать только персональные данные.

Строку 070 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица» не заполняйте.

Когда в отчет нужно включить самозанятых

Вообще самозанятых работников на НПД не нужно включать в отчет. Но это только при условии, что самозанятые, работающие с компаний по договору ГПХ, передали чеки об оплате.

Если чеки не получены, у вас нет подтверждения исполнения работ в рамках режима на НПД, тогда выплата считается проведенной в рамках договора ГПХ и облагается страховыми взносами. Соответственно, сведения о таких работников тоже нужно включить в отчет.

Если самозанятый предоставит чек позже, нужно будет подать аннулирующие сведения.

Каких иностранных работников нужно включить в отчет

В отчет по персонифицированным сведениям нужно включать и иностранных работников.

Есть важный нюанс – иностранный работник должен быть застрахованным лицом, то есть на него должны уплачиваться страховые взносы.

Напомним, выплаты постоянно и временно проживающим иностранцам, а также временно пребывающим иностранцам облагаются страховыми взносами по единому тарифу страховых взносов в размере 30%.

Читайте ситуацию Тарифы страховых взносов с выплат иностранцам

Исключение – временно пребывающие высококвалифицированные специалисты, не из стран ЕАЭС. Они не являются застрахованными лицами, поэтому включать их в отчет не нужно.

Если заполняете сведения на иностранцев, учитывайте, что у него может не быть отчества и ИНН. Соответствующее поле оставьте пустым. Но СНИЛС у него обязательно должен быть. 

Уволенные и вновь принятые работники в персотчете

Персонифицированные сведения о физических лицах нужно подавать на всех работников, числившихся в отчетном месяце, включая уволившихся лиц в отчетном периоде.

Если в следующем месяце после увольнения бывшему работнику производились выплаты, его тоже нужно включить в отчет.

В разделе «Персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу» не может быть две строки с одинаковыми значениями показателей (СНИЛС и ФИО). Поэтому если работник увольнялся и вновь принят на работу в течение месяца – в отношении него заполняется один раздел. 

Персонифицированные сведения на волонтера

Доброволец (или волонтер) – это физическое лицо, осуществляющее благотворительную деятельность в форме безвозмездного выполнения работ, оказания услуг (добровольческой деятельности).

Организация вправе заключить гражданско-правовой договор с волонтером (добровольцем). Зарплату им не начисляют, но такой договор ГПХ может возмещать волонтеру расходы на питание, проезд, проживание и т.д.

ФНС России в письме от 19 сентября 2023 г. № ЗГ-3-11/12095@ разъяснила, когда работодатель должен включить в отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» волонтеров.

Согласно пункту 6 статьи 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты добровольцам (волонтерам) в рамках исполнения заключаемых гражданско-правовых договоров на возмещение расходов добровольцев, за исключением расходов на питание в размере, превышающем размеры суточных, предусмотренные пунктом 1 статьи 217 НК РФ.

Пункт 1 статьи 217 Налогового кодекса устанавливает предельные нормативы суточных, которые не нужно включать в доход и облагать НДФЛ:

• до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Значит, если организация производит волонтерам выплаты на возмещение питания в размере, не превышающем данные размеры суточных, то их не нужно включать в отчет.

Если же выплаты больше лимитов, то нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы, а также включить эти суммы в Персонифицированный отчет о физических лицах. 

Нужно ли сдавать отчет, если не было выплат?

Включить работника в отчет нужно, даже если в отчетном периоде у него не было выплат.

В этом случае в строке 070 проставьте прочерк.

Что указывать в отчете на работника в отпуске по уходу за ребенком

Работников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, нужно включать в отчет «Персонифицированные сведения о физлицах».

Так как работнику, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком, как правило, работодатель ничего не платит, в отчете нужно указать ноль «0».

Если вы сдаете отчет в электронной форме, то в строке 070 ничего проставлять не нужно. Оставьте ее пустой.

Если же отчет вы сдаете на бумаге, то в строке 070 нужно проставить прочерки.

Обратите внимание, что в бухгалтерских программах нужно проставить таким работникам «0». Затем при распечатке, закрытии или выводе формы в ней автоматически проставится прочерк. Если не поставить «0» программа не даст возможности «закрыть» отчет.

Срок сдачи

Срок сдачи – 25 число месяца, следующего за отчетным. Первый отчетный месяц по новой форме - январь 2023 года. 

Итак, отчет сдается каждый месяц 25-го числа за предыдущий месяц. Если 25-е число выпадает на выходной срок сдачи отчета переносится на первый рабочий день.

Вот крайние сроки сдачи персотчета в 2024 году:

• за январь – 26 февраля;
• за февраль – 25 марта;
• за март – 25 апреля;
• за апрель – 27 мая;
• за май – 25 июня;
• за июнь – 25 июля;
• за июль – 26 августа;
• за август – 25 сентября;
• за сентябрь – 25 октября;
• за октябрь – 25 ноября;
• за ноябрь – 25 декабря.
  

Персонифицированные сведения за третий месяц каждого квартала можно не сдавать

ФНС России письмом от 28 марта 2023 года № БС-4-11/3700@ сообщает, что Персонифицированные сведения о физических лицах можно не сдавать за третий месяц каждого квартала.

Данная позиция согласована с Минфином России.

Такое решение ФНС и Минфина связано с тем, что сведения ежемесячного отчета идентичны сведениям, которые подаем в составе РСВ в разделе 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах». А именно, это Ф.И.О., СНИЛС, сумму выплат и иных вознаграждений,

Поэтому инспекторы разрешают не сдавать персонифицированные сведения за каждый третий месяц каждого квартала.

Его можно сдавать только за первый и второй месяцы из трех месяцев квартала. Сведения за третий месяц будут поданы в разделе 3 формы расчета по страховым взносам.

Сроки сдачи РСВ и персонифицированных сведений в 2024 году

Отчетный период	Ежемесячный отчет о персонифицированных сведениях	Расчет по страховым взносам
январь	до 26 февраля	до 25 апреля – РСВ за первый квартал 2024 года
февраль	до 25 марта
март	за март можно не сдавать
апрель	до 27 мая	до 25 июля – РСВ за полугодие 2024 года
май	до 25 июня
июнь	за июнь можно не сдавать
июль	до 26 августа	до 25 октября – РСВ за 9 месяцев 2024 года
август	до 25 сентября
сентябрь	за сентябрь можно не сдавать
октябрь	до 25 ноября	до 25 января 2025 года – РСВ за 2024 год
ноябрь	до 25 декабря
декабрь	за декабрь можно не сдавать

 

Состав отчета

Форма состоит из двух разделов:

• титульного листа;
• персональных данных физических лиц и сведений о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.

Как заполнить отчет

Порядок заполнения данного отчета утвержден приложением № 4 к приказу ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@.

Общие требования

Каждому показателю соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знакомест. В каждом поле указывается только один показатель.

Исключение составляют показатели, значением которых являются дата или десятичная дробь.

Для указания даты используются по порядку три поля: день (поле из двух знакомест), месяц (поле из двух знакомест) и год (поле из четырех знакомест), разделенные знаком «.» («точка»).

Все значения стоимостных показателей указываются в рублях и копейках и не должны иметь отрицательные значения.

Что учесть при сдаче отчета на бумаге

Нужно использовать чернила черного, фиолетового или синего цвета. Поля заполняйте заглавными печатными символами.

Нельзя исправлять ошибки с помощью корректирующего или иного аналогичного средства и распечатывать двусторонней печатью на бумажном носителе. Также нельзя скреплять листы, приводящее к порче бумажного носителя.

В случае отсутствия какого-либо показателя количественные и суммовые показатели заполняются значением «0» («ноль»), в остальных случаях во всех знакоместах соответствующего поля проставляется прочерк.

Если для указания какого-либо показателя не требуется заполнения всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных знакоместах в правой части поля проставляется прочерк. Например, при указании десятизначного ИНН организации «5024002119» в поле ИНН из двенадцати знакомест показатель заполняется следующим образом: «5024002119-».

Дробные числовые показатели заполняются аналогично правилам заполнения целых числовых показателей. Например, сумма начисленных выплат составляет 1234356.50 рублей. Данный показатель заполняется по формату: 15 знакомест для целой части и 2 знакоместа для дробной части и, соответственно, в Сведениях указывается как «1234356--------.50».

При распечатке на принтере допускается отсутствие обрамления знакомест и прочерков для незаполненных знакомест. Расположение и размеры показателей не должны изменяться. 

Печать знаков должна выполняться шрифтом Courier New высотой 16 - 18 пунктов.

Титульный лист

На титульном листе, как обычно, нужно указать ИНН, КПП, отчетный период, наименование организации, ОГРНИП для предпринимателей, номер телефона, дату и подпись.

Поле «Период, за который представляются сведения (код)» нужно заполнить в соответствии со следующими кодами.

Коды, определяющие период, за который представляются сведения. Таблица

Код	Наименование
01	январь
02	февраль
03	март
04	апрель
05	май
06	июнь
07	июль
08	август
09	сентябрь
10	октябрь
11	ноябрь
12	декабрь
71	за январь при реорганизации (ликвидации) организации
72	за февраль при реорганизации (ликвидации) организации
73	за март при реорганизации (ликвидации) организации
74	за апрель при реорганизации (ликвидации) организации
75	за май при реорганизации (ликвидации) организации
76	за июнь при реорганизации (ликвидации) организации
77	за июль при реорганизации (ликвидации) организации
78	за август при реорганизации (ликвидации) организации
79	за сентябрь при реорганизации (ликвидации) организации
80	за октябрь при реорганизации (ликвидации) организации
81	за ноябрь при реорганизации (ликвидации) организации
82	за декабрь при реорганизации (ликвидации) организации
AC	за январь при снятии с учета, в качестве индивидуального предпринимателя (главы крестьянского (фермерского) хозяйства)
AD	за февраль при снятии с учета, в качестве индивидуального предпринимателя (главы крестьянского (фермерского) хозяйства)
AE	за март при снятии с учета, в качестве индивидуального предпринимателя (главы крестьянского (фермерского) хозяйства)
BC	за апрель при снятии с учета, в качестве индивидуального предпринимателя (главы крестьянского (фермерского) хозяйства)
BD	за май при снятии с учета, в качестве индивидуального предпринимателя (главы крестьянского (фермерского) хозяйства)
BE	за июнь при снятии с учета, в качестве индивидуального предпринимателя (главы крестьянского (фермерского) хозяйства)
CC	за июль при снятии с учета, в качестве индивидуального предпринимателя (главы крестьянского (фермерского) хозяйства)
CD	за август при снятии с учета, в качестве индивидуального предпринимателя (главы крестьянского (фермерского) хозяйства)
CE	за сентябрь при снятии с учета, в качестве индивидуального предпринимателя (главы крестьянского (фермерского) хозяйства)
DC	за октябрь при снятии с учета, в качестве индивидуального предпринимателя (главы крестьянского (фермерского) хозяйства)
DD	за ноябрь при снятии с учета, в качестве индивидуального предпринимателя (главы крестьянского (фермерского) хозяйства)
DE	за декабрь при снятии с учета, в качестве индивидуального предпринимателя (главы крестьянского (фермерского) хозяйства)

В поле «По месту нахождения (учета) (код)» укажите код в соответствии с кодами:

Код	Наименование
112	По месту жительства физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, иного лица, занимающегося частной практикой
120	По месту жительства индивидуального предпринимателя
121	По месту жительства адвоката, учредившего адвокатский кабинет
122	По месту жительства нотариуса, занимающегося частной практикой
124	По месту жительства члена (главы) крестьянского (фермерского) хозяйства
214	По месту нахождения российской организации
217	По месту учета правопреемника российской организации
222	По месту учета российской организации по месту нахождения обособленного подразделения
240	По месту нахождения юридического лица - (главы) крестьянского (фермерского) хозяйства
335	По месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации в Российской Федерации
350	По месту учета международной организации в Российской Федерации

Раздел о персданных

В разделе о персданных физлица по строкам нужно отразить:

• по строке 010 – признак аннулирования сведений о физическом лице (заполняют при аннулировании сведений)
• по строке 020 – ИНН
• по строке 030 – СНИЛС
• по строкам 040-060 – фамилию, имя и отчество
• по строке 070 – сведения о сумме выплат физлицу за отчетный период. Строку заполняйте в рублях и копейках.

Пример заполнения отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах»

Как подать корректирующие персонифицированные сведения

Если в первичном отчете допущена ошибка, сведения можно исправить. Как правильно исправить ошибку, зависит от того, где она допущена.

Ошибку можно допустить в:

• персональных данных работника;
• сумме выплат работника.

Корректирующий отчет нужно подать и в том случае, если вы забыли отразить работника в отчете.

Ошибка в персональных данных работника

Если ошибка допущена в персональных данных работника, то вам нужно подать корректирующий отчет. В нем на титульном листе укажите номер корректировки, например, «1--».

Далее нужно заполнить два раздела о персональных данных:

1. в первом разделе нужно аннулировать работника с неверными ФИО, СНИЛС или ИНН. Для аннулирования сведений в строке 010 укажите признак аннулирования «1». При этом по строке 070 проставляются прочерки;
2. далее заполнить новый раздел с правильными данными: укажите верные ФИО, СНИЛС, ИНН и сумму выплат.

Обратите внимание: отчет нужно заполнять только по исправленным сотрудникам.

Ошибка в сумме выплат работника

Если ошибка допущена в сумме выплат, то тоже нужно подать корректирующий отчет. Но его заполнение отличается от предыдущего.

В данном случае корректирующий отчет нужно заполнить так:

1. на титульном листе – соответствующий номер корректировки;
2. в разделе с персданными по сотруднику ФИО, СНИЛС и ИНН укажите те же самые, а в строке 070 – верную сумму выплат.

Признак аннулирования (строка 010) в данном случае использовать не нужно!

Корректирующий отчет на «забытого» работника

Если в представленном отчете вы забыли указать работника, то подайте следом корректирующий отчет. В него включите:

1. титульный лист с номером корректировки;
2. все сведения на забытого работника.