KPI: внедрение, расчет, учет

Система ключевых показателей эффективности (KPI) существует на российском рынке более 20 лет и получила широкое распространение во многих компаниях. На что стоит обратить внимание бухгалтерской службе, если в организации вводится система KPI?

Цель системы ключевых показателей - сделать действия сотрудников из разных департаментов компании слаженными, связать действия специалистов с общими стратегическими целями организации. Иными словами, внедрение ключевых показателей эффективности помогает «измерить результат» как конкретного сотрудника, так и компании в целом.

Стратегические цели организации разрабатываются топ-менеджментом и бухгалтером, если ему поручили участвовать в процессе внедрения системы. Для этого специалист учета должен быть максимально ознакомлен со стратегией компании.

Внедрение KPI – сложный процесс, состоящий из нескольких этапов. Остановимся более подробно на этапе перехода на ведение учета. Это важный момент для бухгалтерской службы. Ключевые показатели эффективности должны обязательно присутствовать в системе учета, правильно оформленные документально, а их оценка должна быть объективна и достоверна.

Документальное оформление

Как же документально оформить внедрение новой системы премирования на основе KPI? Правила премирования работодатель может утвердить в локальном нормативном акте, коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка и др.

Если система оценки по KPI общая для подразделения, то закрепление нормы о бонусах в такой форме вполне удобно. Если система мотивации предполагает адресную направленность (применительно к конкретной должности), то оптимальный способ – формулирование условий премирования в трудовом договоре либо в отдельном приказе.

Внедрение новой системы премирования начинается, согласно статье 74 Трудового кодекса РФ, с уведомления сотрудника об изменении условий премирования (за два месяца). Далее руководители разъясняют новый порядок премирования.

В случае, если сотрудника не устраивают такие условия, ему обязаны предложить перевод на другую вакантную должность, если есть возможность, либо расторгнуть с ним договор на основании пункта 7 статьи 77 ТКрудового кодекса РФРФ.

Стоит отметить, что применение ключевых показателей эффективности характерно для трудового договора. Использование показателей для сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам, может привести к признанию таких контрактов трудовыми (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 29.05.2015 г. № Ф08-2895/2015 по делу № А32-17466/2014).

Условия выплаты

Большинство споров возникает, когда сотрудник на момент выплаты премии уже уволен. Например, Хабаровский краевой суд (определение от 25.05.2017 по делу № 33-3992/2017) отказал в выплате премии по KPI сотруднику, которому исходя из внутренних положений и его трудового договора данная премия не полагалась: «Суд обоснованно исходил из того, что выплата стимулирующей премии и определение ее размера для каждого из работников является исключительной прерогативой работодателя, данная премия не является гарантированной систематической выплатой, не входит в число обязательных, и ее выплата является правом, а не обязанностью работодателя, который оснований для выплаты требуемой истцом премии не усмотрел».

Аналогичное решение вынес Московский городской суд 10.07.2017 года в определении № 33-26207/2017, указав, что «премии не являются обязательными, гарантированными и безусловными выплатами, носят стимулирующий характер, выплата данных сумм работнику является правом работодателя, а не его обязанностью, <…> в связи с чем отклонил требования истца о выплате премии».

Однако Приморский краевой суд в решении от 16.02.2016 по делу № 33-1318/2016 обязал компанию выплатить премию уволенному сотруднику, ссылаясь на то, что он отработал полностью оцениваемый период и выполнил показатели для выплаты премий, а положение не содержит условий о невыплате уволенным работникам.

Аналогичного мнения придерживается и Московский городской суд в Апелляционном определении от 02.08.2013 по делу № 11-22649, но расценивает невыплату как дискриминацию, т. е. нарушение части 3 статьи 37 Конституции РФ и статьи 3 Трудового кодекса РФ: «включение в локальном нормативном акте об оплате труда условия, при котором работник, отработавший весь положенный для премирования период времени, лишается права на получение премии исключительно в связи с увольнением по собственному желанию, свидетельствует о дискриминации».

Способ измерения

Как же измерять показатели эффективности? Например, сотрудник обратился в суд с требованием о взыскании премии по результатам достижения ключевых показателей эффективности в связи с уменьшением показателя по оценке руководителя. Однако, рассмотрев материалы дела, суд отказал в удовлетворении требования (Апелляционное определение Московского городского суда от 20.03.2017 по делу № 33-10191/2017), определив, что «эффективность деятельности работника определяется на основе экспертной оценки непосредственного руководителя структурного подразделения и согласовывается с вышестоящим руководителем (по подчиненности)» и что «премирование работников не являлось гарантированной составляющей общего вознаграждения, размер такой премии не был установлен определенной суммой, работодатель был вправе на свое усмотрение выплачивать премию и определять ее размер».

Аналогичное решение было вынесено Приморским краевым судом, определение от 19.10.2015 по делу № 33-9464/2015. Суд отказал в удовлетворении иска о необоснованном снижении итоговой квартальной оценки, учитываемой при определении премиального вознаграждения, определив, что оценка сотрудника соответствует установленным в ЛНА нормам.

Изучая судебную практику по данному вопросу, мы видим, что при «прозрачной» схеме расчета, отраженной в ЛНА, суды принимают решения в пользу компаний. Например, Мосгорсуд при принятии Апелляционного определения от 22.12.2015 года по делу № 33-47178/2015 встал на сторону ответчика, поскольку локальный акт, посвященный премированию, предусматривал, что «работникам компании выплачиваются премии, размер которых, порядок начисления и периодичность выплаты определяются итогами хозяйственной деятельности предприятия и ключевыми показателями эффективности работника, которые утверждаются приказом генерального директора». Приняв во внимание, что решения о выплате истцу премии работодателем принято не было, а оценка деятельности работника - прерогатива руководителя, судами было отказано сначала в иске, а затем - в удовлетворении жалобы.

Также на сторону ответчика встал и Свердловский областной суд в деле № 33-4325/2017 от 23.03.2017 года о правильности расчета премии по KPI. Суд в своем определении постановил, что премия истцу выплачена в полном объеме, согласно действующему в организации «Положению о Единой унифицированной системе оплаты труда».

Повышать или занижать?

Стоит отметить, что понятие «штраф» при описании алгоритма расчета премии недопустимо. Трудовым кодексом не предусмотрены штрафы для работников, поэтому применение системы штрафов является неправомерным. Положение KPI может содержать условия для снижения либо невыплаты премии, но рассчитанная премия ни при каких обстоятельствах не может иметь отрицательное значение, то есть удерживаться с сотрудника.

Согласно Апелляционному определению Хабаровского краевого суда от 25.05.2017 года по делу № 33-3908/2017, в рамках действующего Положения о премировании работников на основании служебной записки за ненадлежащее исполнение возложенных на работника должностных обязанностей допускается снижение премии. Положения об оплате труда и премировании не содержат норм, ухудшающих условия оплаты труда по сравнению с нормами трудового законодательства. Выплата ежемесячной премии, то есть вознаграждения стимулирующего характера, устанавливается работодателем по своему усмотрению в целях стимулирования работников и является его правом, а не обязанностью.

Так, Новосибирский областной суд в определении от 27.06.2017 года по делу № 33-6131/2017 признал законным лишение истца премии за выполнение ключевых показателей эффективности на 100 процентов, что соответствует Положению о премировании работников данной организации, а ненадлежащее исполнение должностных обязанностей со стороны истца установлено судом исходя из объяснительной записки, показаний свидетеля, отчета «тайного клиента» по результатам очной проверки, а также аудиозаписи.

Порядок учета

Как и любая премия за производственные показатели, выплата, рассчитанная по ключевым показателям эффективности, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами. Данный вид премии входит в фонд оплаты труда, поэтому признается расходом при исчислении налога на прибыль.

Основанием для начисления премии сотрудникам является приказ о премировании. Может использоваться унифицированная форма приказа (№ Т-11 или № Т-11а) либо произвольная форма, утвержденная локально в организации.

В приказе должна содержаться следующая информация: названии премии в соответствии с ЛНА или трудовым договором, имена премируемых сотрудников с указанием сумм (сумма должна соответствовать расчетным данным согласно утвержденному алгоритму), период премирования. Премию руководителю организации (не являющемуся ее единственным учредителем) необходимо оформить решением учредителя (общего собрания учредителей).

В бухгалтерском учете при начислении премии будут сделаны следующие проводки:

Дт 20 (26, 25, 44) Кт 70

– начислена премия по KPI;

Дт 20 Кт 69 субсчет «Расчеты с ПФР»

– начислены взносы на страховую часть трудовой пенсии; 

Дт 20 Кт 69 субсчет «Расчеты с ФСС»

– начислены взносы на обязательное социальное страхование;

Дт 20 Кт 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»

– начислены взносы на обязательное медицинское страхование в ФФОМС;

Дт 20 Кт 69 субсчет «Расчеты с ФСС НС»

– начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

Дт 70 Кт 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– удержан НДФЛ с суммы премии;

Дт 70 Кт 51

— выплачена премия за минусом НДФЛ.

Внедрение управления и системы мотивации на основе ключевых показателей эффективности – это система, хорошо зарекомендовавшая себя на российском рынке. Однако нельзя управлять компанией только «жонглируя» показателями KPI. Важно помнить, что за каждым числом стоят реальные сотрудники, клиенты, поставщики и заказчики. Убедитесь, что реальный смысл числовых значений KPI понят вами правильно.

Ирина Григорьева, менеджер отдела по расчету заработной платы компании «Интеркомп»