Учет невозврата

Отмена командировок и приостановление деятельности большинства предприятий в результате ограничительных мер привели к огромному объему возвратов и связанных с этим потерь для бизнеса. 

Служебные поездки

В случае отмены командировки по объективным обстоятельствам, таким как карантин, отмена рейсов, закрытие границ и прочее, затраты на оформление виз, штрафы за возврат билетов и другие расходы могут быть признаны в составе принимаемых расходов для целей налога на прибыль. Рассмотрим план действий, который поможет подтвердить обоснованность затрат компании на отмененную командировку.

Первым шагом будет создание приказа по организации. В документе необходимо указать все особенности, детали и причины отмены командировки или любого другого несостоявшегося события в компании. В приказе также важно указать порядок действий по каждому виду расходов, которые ранее были запланированы в бюджете, и назначить лиц, ответственных за контроль. В случае, если на отмененную командировку уже были получены авансы, нужно предусмотреть порядок расчетов с сотрудниками. Кроме того, в приказе нелишним будет указать порядок компенсации затрат сотрудникам и описать правила возврата неизрасходованных ранее средств, полученных под отчет.

На основании приказа бухгалтер сможет определить порядок учета тех или иных расходов и потребовать от ответственных лиц оформления необходимых подтверждающих документов.

В качестве обоснования отмены рабочих поездок из-за пандемии в приказе можно сослаться на следующие источники: пункт 18 Приложения к письму Роструда от 9 апреля 2020 года № 0147-03-5; пункт 1.3 Постановления Главного государственного санитарного врача РФ от 13 марта 2020 года № 6; рекомендации Роспотребнадзора, направленные письмом от 10 марта 2020 года № 02/3853-2020-27; информационное сообщение Рос­авиации; «Информация для туристов», утвержденная Ростуризмом.

Приказ будет служить косвенным доказательством обоснованности отмены командировок или иных подобных событий.

Далее нужно проанализировать список возникших расходов и собрать подтверждающие документы. Если расходы возникли в связи с COVID-19, то такие расходы бухгалтеру необходимо отразить в составе «прочих расходов» для целей бухгалтерского учета в соответствии с пунктом 13 ПБУ 10/99.

В налоговом учете эти расходы могут быть учтены как убытки в составе внереализационных расходов в соответствии с подпунктом 6 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Обратите внимание: такие расходы учитываются в составе налоговых расходов без учета сумм предъявленного НДС. При этом необходимо проанализировать действительные причины возникновения затрат и собрать документы, подтверждающие обоснованность данных расходов.

В случае отмены командировки могут возникнуть расходы, которые впоследствии можно учесть как убытки компании. К таковым, например, относятся:

• оформление виз, добровольного медицинского страхования для работников;

• штрафы за возврат билетов;

• штрафы за отмену бронирования гостиницы, транспорта.

Порча материальных запасов и отмена заказов

Помимо расходов, связанных с командировками, в период пандемии у компаний также могут возникнуть прямые расходы по заказам, которые были аннулированы, или расходы на уничтожение и утилизацию просроченных товаров, которые не подлежали сбыту.

Такие траты нужно учитывать в составе прочих расходов для целей бухгалтерского учета и в составе внереализационных расходов для целей налогового учета.

Для документального подтверждения расходов нужно будет собрать такие документы, как приказ, акт инвентаризации товаров и материалов для списания непригодных товаров в период пандемии, а также претензии, аннулированные заявки, электронную переписку с клиентами на отмену заказов по договорам поставки или договорам на оказание работ или услуг.

Возврат дебиторской задолженности

В условиях спада продаж и кризиса наи­более остро встает вопрос возврата дебиторской задолженности. К таковой относится оплата поставленных товаров, оказанных работ и услуг деловыми партнерами, которые в силу объективных причин могут не иметь возможности расплатиться с вашей компанией.

Для контроля и своевременного получения оплаты от покупателей важно подробно описать в договоре условия взаиморасчетов и штрафные санкции в случае задержки оплаты, а также сохранить документы, подтверждающие факт поставки товара или оказания услуг. Помимо этого, вам необходимы подписанные оригиналы договоров с покупателем, накладные, акты с подписью представителя делового партнера о том, что товар или услуга приняты. Эти документы могут потребоваться в суде в случае невозможности взыскания дебиторской задолженности в рамках мирного урегулирования разногласий. Если у вас все-таки образовалась просроченная дебиторская задолженность и есть сомнения в возможности ее взыскания, бухгалтеру стоит задуматься о создании резерва по сомнительным долгам. Он нужен, чтобы достоверно отразить сложившуюся ситуацию в учете, а в случае соблюдения условий НК РФ о формировании резерва это позволит отразить для целей налога на прибыль расходы на резерв, которые в свою очередь уменьшат налог.

Есть еще один вид дебиторской задолженности, с которым могут столкнуться предприятия в период пандемии. Он связан с авансами поставщикам товаров, работ, услуг.

Такая задолженность возникает, если оплата в виде аванса за товары, работы, услуги уже была направлена поставщику, но услуга или товар фактически не поставлены.

При создании резерва сомнительных долгов отразите в учете следующие проводки:

Дебет 91-2 Кредит 63

– на сумму созданного резерва по сомнительным долгам;

Дебет 63 Кредит 62 (60, 76)

– на сумму списания безнадежного долга за счет резерва по сомнительным долгам;

Дебет 63 Кредит 91-1

-  на сумму восстановления резерва в части погашенной дебиторской задолженности.