Что нужно знать из новой инструкции по персучет № 256н

Минтруд утвердил новую редакцию Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета.

В новую редакцию инструкции о порядке ведения персонифицированного учета внесены корректировки по изменениям НК РФ, вступившим с силу с 1 января 2023 года. Это: уплата взносов с выплат по ГПД и отчетность, защита персданных, регистрация в фонде иностранных работников и т.д.

При заключении с работником ГПД просите у него СНИЛС

При приеме работника в штат или на момент заключения с ним договора гражданско-правового характера, компания должна попросить у него СНИЛС (уведомление о регистрации – официально). 

• Какие документы должен представить работник
• Какие документы нужны от иностранца

Если СНИЛСа нет, зарегистрируйте работника

Если у работника нет Уведомления о присвоении ему индивидуального лицевого счета в системе соцстраха, значит, он не зарегистрирован в фонде и может это сделать через своего работодателя.

Компания обязана подать в Фонд анкету на регистрацию не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или заключения договора.

Регистрация проходит в течение пяти рабочих дней со дня получения анкеты и всех необходимых сведений из госорганов, которые поступают в фонд по межведомственному обмену.

Отчетность сдавайте по единой форме

Сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, представляют: все работодатели, которые выплачивают зарплату или иное вознаграждение за труд. Индивидуальные сведения формируются на основании приказов, документов кадрового учета, договоров и данных бухгалтерского учета.

Отчетность сдается в фонд по форме ЕФС-1. Это единая форма сведений обо всех работниках, в нее включают:

• работающих по трудовым договорам;
• исполнителей по договорам гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;
• заключивших договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Как в ЕФС-1 отражать сведения, если договор ГПХ заключен без периода работ

Коды причины увольнения в форме ЕФС-1

Срок сдачи ЕФС-1 при заключении договора подряда: разъяснения СФР

Как подать в Соцфонд сведения о заключении и прекращении ГПД с физлицом

Как сдавать Индивидуальные сведения о работниках в Фонд и не нарушить сроки

Отчитаться перед фондом можно:

• на бумаге, передав отчет лично в отделение фонда или отправив его по почте;
• в форме электронного документа через оператора ЭДО либо через кабинет на сайте фонда или Госулуг.

Датой подачи индивидуальных сведений на бумаге считается:

• дата фактического представления отчета в Фонд — при личном обращении;
• дата отправки по почте согласно почтовому штемпелю — при отправке по почте.

Датой сдачи сведений в электронной форме считается дата их отправки по ТКС в адрес Фонда, подтвержденная оператором ЭДО или отделением Фонда.

Датой подачи сведений через личный кабинет считается дата их регистрации, сформированная в личном кабинете.

При приеме отчетности в бумажном формате на бланках ставится отметка о приеме. Прием электронной отчетности фиксируется электронным подтверждением от фонда.

Если сведения о работнике недостоверны, как исправить

Если в представленных индивидуальных сведениях будут найдены ошибки, работодателю будет направлено уведомление об устранении недочетов в течение пяти рабочих дней.

Чтобы исправить ошибку в подразделе 1.1, нужно сначала отметить сведения и в следующей строке заполнить исправленные сведения.

Как отменить или исправить поданные сведения.

Чтобы исправить ошибку в подразделе 1.2, нужно проставить отметку «Х» в поле «корректирующая». 

Отчет с типом «Корректирующая» или «Отменяющая»