Сведения о страховом стаже

Последний раз обновлено:

Сведения о страховом стаже – это ежегодный отчет, который нужно сдавать до 25 января следующего года. В единой форме ЕФС-1 этому отчету отведен подраздел 1.2.

Впервые сдать данные сведения нужно за 2023 год – до 25 января 2024 года. Для некоторых работников эта форма может понадобится и в течение года. 

Когда отчет нужно сдать в течение года

В течение года отчет о страховом стаже нужно слать в следующих ситуациях:

• сотрудник выходит на пенсию;
• сотрудница уходит в декрет или в отпуск по уходу за ребенком
• работодатель прекращает деятельность до окончания года.

Обратите внимание, что отчет нужно сдать по каждому сотруднику, который выходит на пенсию. Причем даже если будущий пенсионер не входит в особые категории работников. То есть отчитываться нужно по каждому факту выхода на пенсию.

Последняя ситуация касается всех организаций, а также ИП с сотрудниками по трудовым договорам или исполнителями (подрядчиками) по гражданско-правовым договорам (ГПД).

Сроки сдачи сведений о стаже в СФР в течение года

Ситуация	Срок сдачи
Сотрудник выходит на пенсию Сотрудник уходит в декрет или в отпуск по уходу за ребенком	В течение 3 календарных дней со дня поступления запроса от СФР или с даты получения от работника заявления о представлении сведений
Ликвидация организации или прекращение деятельности ИП	В течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса или принятия решения о прекращении деятельности ИП, но до представления документов для госрегистрации ликвидации. При банкротстве — до представления в арбитражный суд отчета о результатах проведения конкурсного производства
Реорганизация	В течение одного месяца с даты, когда утвердили передаточный акт, но до подачи документов для госрегистрации реорганизации
Прекращение у работодателя статуса адвоката или полномочий частнопрактикующего нотариуса	Одновременно с заявлением о снятии с учета в качестве страхователя

Отчет по окончании года по работникам из особых категорий

По окончании года не позднее 25 января при наличии работников из особых категорий нужно подать отчет в СФР.

Это те сотрудники, которые имеют особенности при исчислении стажа. К ним относятся сотрудники, которые в отчетном году:

• находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет;
• находились в отпуске без сохранения заработной платы;
• простаивали или отстранялись от работы;
• освобождались от работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
• работали в условиях или на работах, которые дают право на досрочную пенсию;
• работали в сельском хозяйстве на должностях, которые дают право на повышенную пенсию;
• работали вахтовым методом, полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон в сезонных отраслях промышленности;
• были мобилизованы или проходили военную службу по контракту, в том числе добровольно, и на этот период приостанавливалось действие трудового договора согласно ст. 351.7 ТК РФ;
• формировали свои пенсионные права в соответствии с Законом Российской Федерации от 15 мая 1991 г. № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;
• работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
• имели период получения пособия по безработице, период участия в оплачиваемых общественных работах, период переезда или переселения по направлению государственной службы занятости населения в другую местность для трудоустройства;
• замещали государственные должности РФ, замещали на постоянной основе государственные должности субъектов РФ, замещали на постоянной основе муниципальные должности, должности государственной гражданской службы РФ, должности муниципальной службы.

В каком формате сдавать подраздел 1.2

Представить отчет о страховом стаже можно представить на бумаге, если у вас 10 и меньше застрахованных лиц.

Если работников 11 и больше, то отчет вы должны сдавать только электронно.

Но имейте в виду, даже если у вас менее 10 работников, сдавать сведения о стаже тоже можно электронно.

Какие разделы ЕФС-1 включить в отчет

Чтобы сдать сведения о страховом стаже работников, нужно с отчет включить:

• Титульный лит;
• Подраздел 1 раздела 1;
• Подраздел 1.2 подраздела 1;
• Подраздел 2 раздела 1 - при назначении досрочной пенсии.

Как заполнить титульный лист

Титульный лист – обязательный лист при сдаче любого раздела или подраздела формы ЕФС-1.

В поле «Регистрационный номер» раздела «Сведения о страхователе» укажите действующий регистрационный номер. Те организации и ИП, которые зарегистрированы до 2023 года указывают регистрационный номер ПФР.

Далее на титульном листе укажите:

• полное или сокращенное (при наличии) наименование организации, обособленного подразделения, либо Ф.И.О. ИП;
• ИНН;
• КПП – код причины постановки на учет по месту нахождения организации. КПП должен состоять из 9 цифр либо отсутствовать (для физических лиц).
• код ОКФС – цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором форм собственности, который состоит из двух цифр. Возможные варианты: «12», «13», «14». Необходимо вводить только цифры без иных символов (без пробела и переноса).
• код ОКОГУ – цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления, состоящий из 7 цифр. Необходимо вводить только цифры без иных символов (без пробела и переноса).
• код ОКПО – цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций, состоящий из 8 цифр. Если отчет сдает территориально обособленное структурное подразделение, то указывается ОКПО головной организации. Необходимо вводить только цифры без иных символов (в том числе без символов пробела или переноса). Поле обязательно для заполнения при представлении сведений, предусмотренных подразделом 1.3 формы ЕФС-1.
• Коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО обязательны для заполнения, если подаете сведения подраздела 1.3.
• код по ОКВЭД – код согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2) по основному виду экономической деятельности 
• ОГРН (ОГРНИП);
• номер контактного телефона. Здесь укажите городской или мобильный номер телефона страхователя/правопреемника или представителя с кодом города или оператора сотовой связи соответственно. Цифры заполняются в каждой ячейке без знаков «тире» и «скобка».
• адрес электронной почты. Адрес нужно заполнять без пробелов, запятых и других знаков препинания, можно только точки или тире.
• наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя.

Если работодатель – физическое лицо или ИП, то нужно проставить соответствующий код:

Код категории страхователя	Расшифровка кода категории страхователя - физического лица
ИП01	индивидуальные предприниматели
ИП02	главы крестьянских (фермерских) хозяйств, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей
ФЛ01	физические лица, производящие выплаты физическим лицам
ФЛ02	адвокаты
ФЛ03	нотариусы, занимающиеся частной практикой
ФЛ04	арбитражные управляющие
ФЛ05	патентные поверенные
ФЛ06	оценщики
ФЛ07	медиаторы

Как заполнить подраздел 1 раздела 1

Подраздел 1 раздела 1 – это обязательная общая «шапка» при представлении подразделов 1.1, 1.2, 1.3 подраздела 1.

В нем указывают:

• СНИЛС. Он должен состоять из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX;
• ИНН (при наличии);
• Ф.И.О. Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» заполняйте на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами.
• дату рождения.

В поле «Статус ЗЛ» укажите один из следующих кодов:

Код	Статус зарегистрированного лица
ГРФ	граждане Российской Федерации
ПЖИГ	иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ
ВЖИГ	иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории РФ, а также временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище
ВПИГ	иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов ), временно пребывающие на территории РФ
ВКС	иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающие на территории РФ

Далее поле «Гражданство (код страны)» заполните в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Для лиц без гражданства в этом поле укажите код «000».

Как заполнить подраздел 1.2

В поле «Отчетный период» укажите год, за который представляется подраздел 1.2, в формате ГГГГ.

В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечается тип представляемой формы: 

• исходная – если сдаете отчет в первый раз;
• корректирующая – если исправляете сведения, которые подали ранее;
• отменяющая – если отменяете сведения, которые подали ранее;
• назначение пенсии – если работник выходит на пенсию;
• назначение выплат по ОСС – если работник уходит в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.

В графе «Период работы» указывают даты в пределах от даты начала отчетного периода, указанного в поле «Отчетный период», по дату, предшествующую дате предполагаемого выхода работника на пенсию.

В графе 4 «Код» подраздела «Территориальные условия» нужно указать коды в соответствии с разделом «Коды территориальных условий, используемые при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора.

В таблице обозначим условия некоторых из них.

Код	Когда нужно применять
РКС	при работе в районах Крайнего Севера
МКС	при работе в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера
РКСР	при работе в районах Крайнего Севера, предусмотренных Перечнем, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 ноября 2021 г. № 1946, действующим в отчетном периоде, но не относившихся согласно Перечню, утвержденному постановлением Совмина СССР от 10 ноября 1967 г. № 1029, действовавшему на 31 декабря 2001 года, к районам Крайнего Севера либо к местностям, приравненным к районам Крайнего Севера.
МКСР	при работе в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, предусмотренных Перечнем, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 ноября 2021 г. № 1946, действующим в отчетном периоде, но не относившихся согласно Перечню, утвержденному постановлением Совмина СССР от 10 ноября 1967 г. № 1029, действовавшему на 31 декабря 2001 года, к районам Крайнего Севера либо к местностям, приравненным к районам Крайнего Севера.
МКС-РКСР	при работе в районах Крайнего Севера, предусмотренных Перечнем, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 ноября 2021 г. № 1946, действующим в отчетном периоде, которые согласно Перечню, утвержденному постановлением Совмина СССР от 10 ноября 1967 г. № 1029, действовавшему на 31 декабря 2001 года, относились к местностям, приравненным к районам Крайнего Севера.
Ч31	при работе в зоне отчуждения, установленной разделом I Перечня населенных пунктов, находящихся в границах зон радиоактивного загрязнения вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС
Ч33	при работе в зоне проживания с правом на отселение, установленной разделом III Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 октября 2015 г. № 1074
Ч34	при работе в зоне проживания с льготным социально-экономическим статусом, установленной разделом IV Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 октября 2015 г. № 1074
Ч35	при работе в зоне отселения, установленной разделом II Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 октября 2015 г. № 1074.
Ч36	работы в зоне отселения (не проживающим в этой зоне), установленной разделом II Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 октября 2015 г. № 1074

В графе 5 «Районный коэффициент» подраздела «Территориальные условия» указывают надбавки, предусмотренные за работу в регионах со сложными климатическими условиями, в формате «X.X» или «X.XX».

В случае наличия в графе «Код» кодов РКС, МКС, РКСР, МКСР, МКС-РКСР графа «Районный коэффициент» обязательна к заполнению.

В графе 6 «Основание (код)» подраздела «Особенности исчисления страхового стажа» указывается соответствующий код по Классификатору.

Обратите внимание: код «СЕЗОН» заполняют только при условии, если отработан полный сезон на работах, предусмотренных перечнем сезонных работ, или полный навигационный период на водном транспорте.

Код «ПОЛЕ» заполняется, если в графе 8 «Особые условия труда (код)» указан код «27-6» и только при условии, что работа в экспедициях, партиях, отрядах, на участках и в бригадах на полевых работах (геологоразведочных, поисковых, топографо-геодезических, геофизических, гидрографических, гидрологических, лесоустроительных и изыскательных) выполнялась непосредственно в полевых условиях.

В графе 7 «Дополнительные сведения» подраздела «Особенности исчисления страхового стажа» указывают периоды работы застрахованного лица в соответствии с кодами раздела Классификатора.

Если выплата и иное вознаграждение по гражданско-правовому договору произведены в отчетном периоде, указывается код «ДОГОВОР». Если выплата и иное вознаграждение за работу по договору отсутствуют, нужно отразить код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ».

При заполнении периода работы осужденных лиц в графе 7 «Дополнительные сведения» подраздела «Особенности исчисления страхового стажа» указывают количество засчитанных в страховой стаж календарных месяцев и дней работы осужденного застрахованного лица.

Код «ДЛОТПУСК» может быть указан только в сочетании с кодами особых условий труда и кодами основания для досрочного назначения страховой пенсии (графы 8 и 9) и заполняется только для периодов работы, предусмотренных пунктами 1 - 18 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ, за которые отсутствуют данные о начислении страховых взносов по дополнительному тарифу.

Для застрахованных лиц, работающих в территориальных условиях или на видах работ, дающих право на досрочное назначение страховой пенсии по старости, код территориальных условий или код особых условий труда и код основания для досрочного назначения страховой пенсии по старости не указывается, если в графе 7 «Дополнительные сведения» указаны коды «ДЕТИ», «НЕОПЛ», «КВАЛИФОЦ», «ОБЩЕСТ», «СДКРОВ», «ОТСТРАН», «ПРОСТОЙ», «УЧОТПУСК», «ДЛДЕТИ», «ДЕТИПРЛ», «ЧАЭС», «ДОПВЫХ», «ДИСПР».

Код	Когда применяют
КВАЛИФОБ	для периодов профессионального обучения или дополнительного профессионального образования с отрывом от работы застрахованных лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях либо на видах работ, дающих право на досрочное назначение страховой пенсии по старости, может указываться с одновременным указанием кодов территориальных условий, особых условий труда и оснований досрочного назначения страховой пенсии по старости; для периодов прохождения независимой оценки квалификации для застрахованных лиц, работающих в территориальных условиях или на видах работ, дающих право на досрочное назначение страховой пенсии по старости, - без указания кодов территориальных условий, особых условий труда и оснований для досрочного назначения страховой пенсии по старости; для периодов профессионального обучения или дополнительного профессионального образования с отрывом от работы застрахованных лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, указывается с одновременным указанием кодов территориальных условий (РКС, МКС, РКСР, МКСР, МКС-РКСР) независимо от того, где проходило обучение (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях или за их пределами).
ДЕТИ	заполняют в графе 7 «Дополнительные сведения» в случае предоставления родителю ребенка отпуска по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет. Этот код может указываться с одновременным указанием кода территориальных условий «СЕЛО» для периода отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, предоставляемого родителю ребенка в период осуществления работы, предусмотренной Списком, утвержденным постановлением Правительства РФ от 29 ноября 2018 г. № 1440.
ДЛДЕТИ	заполняют в графе 7 «Дополнительные сведения» в случае предоставления родителю ребенка отпуска по уходу за ребенком в возрасте от полутора лет до трех лет
ДЕТИПРЛ	заполняют в графе 7 «Дополнительные сведения» в случае предоставления отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет бабушке, дедушке, другим родственникам или опекунам, фактически осуществляющим уход за ребенком
ЗГДС	заполняют в графе 7 «Дополнительные сведения» в случае замещения лицом государственной должности субъекта Российской Федерации, замещаемой на постоянной основе
ЗГД	заполняют в графе 7 «Дополнительные сведения» в случае замещения лицом государственной должности Российской Федерации
ЗГГС	заполняют в графе 7 «Дополнительные сведения» в случае замещения лицом должности государственной гражданской службы РФ
ЗМС	заполняют в графе 7 «Дополнительные сведения» в случае замещения лицом должности муниципальной службы
ЗМД	в графе 7 "Дополнительные сведения" заполняется в случае замещения лицом на постоянной основе муниципальной должности
ВОЕНСЛ	указывают в графе 7 «Дополнительные сведения» для периодов службы, при которых за работником сохранялось рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса

Если нужно отразить более одного кода, то коды нужно указать двумя строчками в следующем порядке:

• в первой строке отражается период с одним из кодов ЗГДС, ЗГД, ЗГГС, ЗМС, ЗМД, указывается весь период в рамках отчетного периода;
• во второй строке отражается период с другим кодом дополнительных сведений для исчисления страхового стажа (например, "ВРНЕТРУД"). При этом период с другим кодом дополнительных сведений для исчисления страхового стажа находится внутри периода или равен периоду, указанному в первой строке.

В графе 8 «Особые условия труда (код)» подраздела «Условия досрочного назначения страховой пенсии» указываются периоды работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии.

В графе 9 «Основание (код)» указывают коды в соответствии с разделом «Коды «Условия досрочного назначения страховой пенсии: основание», используемые при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора.

В графе 11 «Индивидуальный номер рабочего места» подраздела «Результат специальной оценки условий труда» указывают индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой специальной оценки условий труда.

В графе 12 «Класс (подкласс) условий труда» подраздела «Результат специальной оценки условий труда» отражают итоговый класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности, установленный по результатам проведения специальной оценки условий труда.

Подраздел 1.2 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС»

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» нужно сдать в СФР, если работник подал заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.

Это нужно для учета периода работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.

Форма с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» представляется и в случае отсутствия у лица в указанный период работы календарного года сведений, подлежащих указанию в подразделах «Территориальный условия», «Особенности исчисления страхового стажа», «Условия досрочного назначения страховой пенсии», «Результат специальной оценки условий труда».

По окончании года на работника, на которого была представлена форма с типом сведений «Назначение выплат по ОСС», должна быть представлена форма с типом сведений «Исходная».

Что учесть при заполнении?

При представлении формы ЕФС-1 с типом «Назначение выплат по ОСС» графы 2,3 «Период работы» заполняется двумя строками:

• в первой строке – даты в пределах от даты начала отчетного периода, указанного в поле «Отчетный период», по дату, предшествующую дате начала отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком;
• во второй строке отразите один день отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком (дата фактического начала отпуска) с указанием в графе 7 «Дополнительные сведения» кода «ДЕКРЕТ» или «ДЕТИ» («ДЕТИПРЛ»).

Подраздел 1.2 с типом «Назначение пенсии»

Подраздел 1.2 с типом сведений «Назначение пенсии» представляют на работников, которым для установления пенсии, нужны актуальные сведения о стаже.

Это касается и случаев установления досрочной пенсии, накопительной пенсии, срочной пенсионной выплаты или единовременной выплаты средств пенсионных накоплений.

Читайте ситуацию: Как оформить уход на пенсию

Данный отчет необходим, чтобы учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил. Например, сотрудник уходит на пенсию 15 марта 2024 года. Ответ о стаже сдан работодателем только за 2023 год. Получается, данные за 2024 год не учитываются. Чтобы такое исключить, нужно представлять подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом сведений «Назначение пенсии» в течение года, когда сотрудник оформляет пенсию. 

Отчет следует представить в течение трех дней со дня запроса СФР или со дня подачи заявления работником.

Напомним, до 25 января следующего года, когда нужно сдать годовой отчет по сведениям о страховом стаже, указанных лиц также нужно включить в отчет, т.е. с типом сведений «Исходная».

Что учесть при заполнении?

Заполнять этот отчет нужно по общим правилам. В поле «Назначении пенсии» нужно проставить «Х».

Далее указать период с начала отчетного периода по день, предшествующий выходу на пенсию.

Когда в отчет нужно включить подраздел 2 раздела 1

Подраздел 2 раздела 1 нужно подать одновременно с подразделом 1.2, если подаете отчет на сотрудников, работающих на вредных и опасных работах.

Речь идет о работах, предусмотренных частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ.

В поле «Отчетный период» укажите год, за который представляется подраздел 2 раздела 1, в формате ГГГГ.

Тип сведений может быть:

• «исходная»;
• «корректирующая» - когда нужно изменить, дополнить исходную версию;
• «отменяющая» - когда нужно исключить какие-то сведения из исходной версии или вовсе отменить.

Форма с типом «Корректирующая» представляется при необходимости корректировки данных подраздела 2 раздела 1 с типом «Исходная». В поле «Корректируемый (отменяемый) период» укажите год, за который корректируются или отменяются сведения.

При заполнении этого отчета нужно отразить:

• название подразделения, где были сотрудники, имевшие право на досрочную пенсию за указанный выше отчет. период (гр. 2);
• названия всех штатных профессий (должностей) в каждом подразделении за данный отчетный год, дающих право на досрочную пенсию (гр. 3);
• число мест согласно штатному расписанию (гр. 4);
• сколько по факту работало человек на данных должностях (по профессиям), которые позволяют назначить пенсию досрочно (гр. 5);
• характер работ, доп. условия труда сообразно договору, должностной инструкции (гр. 6);
• первичные документы, удостоверяющие право на занятость в особых рабочих условиях (гр. 7);
• коды из классификаторов для особых условий работы и для выслуги лет (гр. 8);
• код из списка 1 либо 2, утв. Постановлением Кабмина СССР № 10 от 26.01.1991, по профессиям (должностям), которые дают право на досрочную пенсию (гр. 9).

Как исправить ошибки в подразделе 1.2

Отчет с типом КОРРЕКТИРУЮЩАЯ или ОТМЕНЯЮЩАЯ подают, если нужно скорректировать поданные сведения. То есть для корректировки сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете (ИЛС) застрахованного лица.

На основании формы с типом сведений «Отменяющая» данные, учтенные на ИЛС, за отчетный период, который корректируется, будут отменены.

Соответственно, данные на ИЛС инспекторы исправят на основании корректирующей формы. 

Обратите внимание, в одной форме ЕФС-1 не могут быть представлены данные с разным типом сведений (например, «Исходная» и «Корректирующая») за один и тот же отчетный период на одно и то же застрахованное лицо.