Средняя и среднесписочная численность работников. В чем разница?

В материалах, посвященных вопросам кадрового учета, то и дело можно встретить такие показатели, как «среднесписочная численность» и «средняя численность». Важно понимать, что эти данные не равны. Чем они отличаются, рассказали эксперты бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера».

Два показателя, цель разная

Два показателя: «среднесписочная численность» и «средняя численность». После расчета данные по каждому из них будут разными, ведь рассчитывается они по своим формулам.

Среднесписочная численность – это показатель, в расчет которого компании включают только тех специалистов, с которыми подписаны трудовые договоры.

Средняя численность сотрудников – показатель, в который помимо данных о штатных работниках предприятия включают и других работников. Перечислим обе группы, это: средняя численность внешних совместителей; среднее число специалистов, которые выполняют работы по гражданско-правовым договорам, включая иностранцев и лиц без гражданства.

Порядок расчета обоих показателей закреплен Указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утвержденными приказом Росстата от 31.07.2024 № 338.

Читайте также: «Чек-лист для расчета средней численности работников на автоУСН»

Когда используются показатели?

Средняя численность работников необходима бизнесу для получения льгот. Так, показатель влияет на право предприятия применять УСН, на льготы по НДС, налогу на прибыль, земельному налогу, применение преференций, предусмотренных для малого бизнеса.

Также данные нужны для обоснования права бизнеса на льготы по налогам организаций, работающих в цифровой отрасли.

Читайте также: «Трудовые договоры и договоры ГПХ. В чем разница?»

Расчет среднесписочной численности

Среднесписочная численность работников – это среднее количество сотрудников предприятия за выбранный период. Расчет показателя производится на основании ежедневного учета списочной численности сотрудников. Обратите внимание! Численность работников за каждый день соответствует сведениям из табеля учета рабочего времени, на основании которого и устанавливается численность специалистов, которые пришли или не пришли на работу.

Выше мы уже указали, что в расчете показателя учитываются работники, оформленные по трудовым договорам, которые выполняют постоянную, временную или сезонную работу, а также собственники, которые трудятся и получают заработную плату.

Специалисты, трудоустроенные на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, принятые на полставки, также учитываются. Обратите внимание, в списочной численности эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы, включая нерабочие дни, обусловленные при приеме на работу.

Перечень сотрудников, которых не нужно включать в списочную численность:

• трудоустроенные по совместительству из других компаний;
• выполняющие работу по гражданско-правовым договорам;
• привлеченные для работы по специальным договорам с государственными структурами на предоставление рабочей силы (военнослужащие или отбывающие наказание в виде лишения свободы). Причем их учитывают в среднесписочной численности;
• те, кто написал заявление об увольнении и не вышел на работу до того, как истек срок предупреждения;
• собственники без зарплаты;
• переведенные на работу в другие организации, если за ними не сохраняется зарплата по прежнему месту работы, а также направленные на работу за границу;
• проходящие обучение с отрывом от работы и получающие за счет направившей их компании стипендию;
• сотрудники, с которыми заключен ученический договор на подготовку и дополнительное профобразование и которые за время обучения получают стипендию;
• адвокаты;
• члены кооператива, не заключившие трудовых договоров;
• военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.

Обратите внимание, в показатель среднесписочной численности работников нужно включить не всех штатных работников. Так, например, в расчете не учитываются женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам; работники в период нахождения в дополнительном отпуске по уходу за ребенком или в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка из роддома; специалисты, проходящие обучение в образовательных учреждениях и находящиеся в допотпуске за свой счет; сотрудники, которые поступают в образовательные учреждения и на это время взяли отпуск за свой счет.

Работников, призванных по мобилизации, и добровольцев на весь период прохождения военной службы компании нужно включать в списочную численность как целые единицы, но не включать в среднесписочную численность.

Среднесписочную численность за месяц можно рассчитать следующим образом: списочная численность за каждый календарный день месяца (по табелю учета рабочего времени) суммируется и делится на число календарных дней месяца. За выходной или праздничный день списочная численность равна той, что была в предшествующий рабочий день.

Для получения показателя за квартал необходимо сложить среднесписочную численность работников за все месяцы квартала и разделить на 3.

Обратите внимание: если некоторые сотрудники заняты неполный рабочий день, то показатель среднесписочной численности рассчитывается пропорционально отработанному времени. При этом сотрудники, которые были переведены на неполное рабочее время по инициативе компании без соответствующего заявления от сотрудника, при расчете показателя учитываются как целые единицы.

Читайте также: «Замечание и выговор. В чем разница этих форм дисциплинарного взыскания»

Расчет средней численности

Для расчета средней численности работников нужны данные: о среднесписочной численности сотрудников, средней численности внешних совместителей и средней численность исполнителей по ГПХ.

Порядок расчета первого показателя описан выше. Далее нужно получить еще два показателя.

Далее нужно определить среднюю численность внешних совместителей за отчетный месяц в пересчете на полную занятость, для этого нужно разделить отработанные человеко-дни на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

Обратите внимание: дни болезни, отпуска, неявки в отработанные человеко-часы условно включают часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

И второй показатель – средняя численность исполнителей по ГПД. Средняя численность этой категории работников рассчитывается по методологии определения среднесписочной численности. Специалисты учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения. Средняя численность работников на ГПД за период с начала года и год определяется путем суммирования показателей за месяцы, истекшие с начала года, и деления на число месяцев отчетного периода.

Обратите внимание, не всех исполнителей по ГПД нужно включать в расчет. Не учитываются штатные работники предприятия, заключившие ГПД с работодателем. Не нужно учитывать и внешних совместителей, подписавших с организацией договор гражданско-правового характера, самозанятых, ИП, исполнителей, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.