Командировка в филиал или иное обособленное подразделение

Письмо Министерства финансов РФ №03-04-06/1224 от 16.01.2017

Минфин России разъяснил налоговые последствия в ситуации, когда организация направляет работника в обособленное подразделение организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы.

Что такое командировка

Порядок направления работников в командировку регламентирован нормами главы 24 Трудового кодекса РФ и принятым в соответствии с ними Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008  № 749 (далее — Положение).

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения).

Указание места работы сотрудника является обязательным условием трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении, условие о месте работы включается в трудовой договор с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

В трудовом законодательстве не определен термин «местонахождение структурного подразделения». При решении данного вопроса следует обратиться к статьям 54, 55 Гражданского кодекса РФ.

Так, представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту (п. 1 ст. 55 ГК РФ). Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации на территории РФ (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Поэтому, если работник принят на работу в филиал (представительство) организации, то его поездка в головной офис будет являться служебной командировкой, и наоборот.

Цель командировки

Цель служебной командировки указывается в письменном решении (приказе или распоряжении) работодателя, на основании которого работник направляется в командировку (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения).

Цель командировки формулируется в зависимости от характера служебного задания, а в приказе следует указать основание для направления работника в командировку, например:

• договор о выполнении работ (оказании услуг) или договор о совместной деятельности, если цель командировки связана с ходом их выполнения;

• служебная записка  руководителя подразделения, если поездка необходима для  согласования или подписания документов, решения конкретных задач производственно-хозяйственной, финансовой и иной деятельности;

• план служебных командировок работников, если таковой имеется в организации;

• приглашение принять участие в конференции, совещании, семинаре или другом мероприятии с целью изучения, обобщения и распространения опыта, если таковое поступило, и др.

Направление в командировку

На­прав­ляя ра­бот­ни­ка в ко­ман­ди­ров­ку, ра­бо­то­да­тель дол­жен офор­мить при­каз (рас­по­ря­же­ние) - либо по уни­фи­ци­ро­ван­ной форме № Т-9 (№ Т-9а), либо в со­от­вет­ствии с са­мо­сто­я­тель­но раз­ра­бо­тан­ным и утвер­жден­ным блан­ком (ч. 4 ст. 9 Фе­де­раль­но­го за­ко­на от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Перед отъ­ез­дом ра­бот­ник по­лу­ча­ет аванс на ко­ман­ди­ро­воч­ные рас­хо­ды (п. 10 По­ло­же­ния). А после воз­вра­ще­ния из слу­жеб­ной ко­ман­ди­ров­ки ему необ­хо­ди­мо пред­ста­вить:

• аван­со­вый отчет о сум­мах, ко­то­рые он по­тра­тил, пока на­хо­дил­ся в ко­ман­ди­ров­ке (п. 26 По­ло­же­ния);

• до­ку­мен­ты, под­твер­жда­ю­щие про­из­ве­ден­ные в ко­ман­ди­ров­ке рас­хо­ды (до­ку­мен­ты о найме жи­ло­го по­ме­ще­ния, про­езд­ные до­ку­мен­ты и пр.);

• если ра­бот­ник на­прав­лял­ся в ко­ман­ди­ров­ку на лич­ном (слу­жеб­ном) транс­пор­те, то до­пол­ни­тель­но пред­став­ля­ет­ся слу­жеб­ная за­пис­ка с при­ло­же­ни­ем до­ку­мен­тов, под­твер­жда­ю­щих ис­поль­зо­ва­ние ука­зан­но­го транс­пор­та - пу­те­вой и марш­рут­ный листы, кви­тан­ции, кас­со­вые чеки и иные до­ку­мен­ты, под­твер­жда­ю­щие марш­рут сле­до­ва­ния транс­пор­та (абз. 2 п. 7 По­ло­же­ния).

Налог на доходы физических лиц

В силу пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ в доход работника, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются следующие оплаченные организацией командировочные расходы:

1) суточные – в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

2) фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

• на проезд до места назначения и обратно;

• по найму жилого помещения.

Если поездка работника из головного офиса в филиал организации для выполнения служебного поручения работодателя признается командировкой, то к суммам возмещения расходов работника применяется освобождение от налогообложения НДФЛ по пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Налог на прибыль организаций

При выполнении требований статьи 252 Налогового кодекса РФ об экономической обоснованности и документальной подтвержденности расходы, понесенные работником в служебной командировке, учитываются для целей налогообложения прибыли организаций.

Датой осуществления таких расходов является дата утверждения авансового отчета работника (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). А дата признания расходов зависит от цели командировки.

Если командировка связана с приобретением (созданием) основного средства или нематериального актива, то командировочные расходы не учитываются при определении налоговой базы в период утверждения авансового отчета работника (п. 5 ст. 270 НК РФ). Если основные средство или нематериальный актив будет отнесен к амортизируемому имуществу, то сумма командировочных расходов включается в первоначальную стоимость такого объекта  (п. 1 ст. 256, п. п. 1, 3 ст. 257 НК РФ). Если же командировка связана с приобретением (созданием) МПЗ, то командировочные расходы могут включаться в стоимость этих МПЗ (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Во всех остальных случаях командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (подп. 12 п. 1 ст. 264, п. 5 ст. 252, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Для бухгалтерского учета расчетов с командируемым работником используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Типовые проводки приведены в таблице.

Таблица. Учет командировочных расходов.

Пример.  Учет командировочных расходов.

Работник головного подразделения (из юридического отдела) направлен в командировку в филиал с целью участия в судебном заседании в арбитражном суде. Срок командировки – пять дней. В подотчет сотруднику выдан аванс в сумме 20000 рублей, в т. ч. суточные -  3500 рублей. После возвращения из командировки он предоставил авансовый отчет с приложенным документами:

- железнодорожные билеты туда и обратно на общую сумму 8000 рублей (в том числе НДС  727,27 руб., выделен отдельной строкой);

- счет от гостиницы на бланке строгой отчетности на сумму 5900 рублей (в том числе НДС 900 рублей, выделен отдельной строкой).

Руководитель утвердил авансовый отчет. Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

- 20 000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы из кассы;

ДЕБЕТ 91-2 Кредит 71

- 7272,73 руб. (8000 – 727,27) – учтена стоимость железнодорожных билетов;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

- 727,27 руб. – выделен НДС по расходам на проезд;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

- 727,27 руб. – НДС по расходам на проезд принят к вычету;

ДЕБЕТ 91-2 Кредит 71

- 5000 руб. (5900 – 900) – учтена стоимость проживания;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

- 900 руб. – выделен НДС по расходам на проживание;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

- 900 руб. – НДС по расходам на проживание принят к вычету;

ДЕБЕТ 91-2 Кредит 71

- 3500 руб. – учтены суточные;

ДЕБЕТ 50 Кредит 71

- 2600 руб. (20 000 – 8000 – 5900 – 3500) – возвращена в кассу сумма неизрасходованного аванса.

Израсходованные работником в командировке суммы не облагаются НДФЛ. Командировка была осуществлена в предпринимательских целях, все расходы подтверждены документально. Поэтому их можно учесть при налогообложении прибыли.