О документальном подтверждении командировочных расходов, в том числе при расчетах с использованием банковской карты, в целях налога на прибыль

Письмо Министерства финансов РФ №03-03-07/38967 от 21.05.2021

Как документально подтвердить командировочные расходы при расчетах с использованием банковской карты? Разъясняет Минфин России в письме от 21.05.2021 г. № 03-03-07/38967.

Командировочные расходы

Командированному работнику оплачивают:

• суточные;

• расходы по найму жилого помещения;

• расходы по проезду к месту командировки и обратно;

• другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.).

Непременным условием признания расходов является их соответствие требованиям, установленным статьей 252 НК РФ. В ней сказано, что расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, должны иметь документальное подтверждение.

Чиновники отмечают, что в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим обязательные реквизиты.

Закон о бухучете определяет перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, но не устанавливает конкретные виды документов, которые должны применяться экономическими субъектами в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни.

Как подтвердить командировочные расходы?

В соответствии с пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах.

Авансовый отчет нужно составить не позднее трех дней после возвращения из командировки.

К авансовому отчету должны быть приложены документы, свидетельствующие о фактически осуществленных затратах и подтверждающие фактический срок пребывания работника в служебной командировке, оформленных в соответствии с критериями статьи 252 НК РФ.

Это могут быть билеты на проезд, счета на оплату жилья, квитанцию об оплате постельных принадлежностей в поезде, кассовые чеки и т. д.

Обратите внимание: если у сотрудника остались неизрасходованные суммы аванса, он должен вернуть их в кассу компании.

Как подтвердить расходы на командировку при безналичном расчете?

При проведении расчетов с использованием банковской карты слип является одним из документов, подтверждающих осуществленные расходы.

Слип банковской карты – это чек, подтверждающий проведение операции по банковской карте, совершенной с помощью импринтера.

Таким образом, при проведении расчетов с использованием банковской карты слип признается одним из документов, подтверждающих произведенные расходы для целей исчисления налога на прибыль.

Аналогичные разъяснения представлены в письме Минфина России от 24.03.2021 г. № 03-03-07/21069.

В этом письме Минфин отмечает, что к документам на бумажном носителе, которые подтверждают проведение операции по карте, относятся:

·       слип (чек, оформляемый при платеже банковской картой);

·       квитанция электронного терминала;

·       кассовый чек при условии, что в нем указаны дополнительные реквизиты, которые позволяют идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации.