Выплаты сотрудникам с разъездным характером работы
Последний раз обновлено:
Работы имеют разъездной характер, если при их выполнении осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории. Если же сотрудник с разъездным характером работы, например, работающий в пределах города, будет направлен в другой город в служебную поездку, то ее следует оформлять как командировку.
Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, разъездная работа - составная часть трудовой функции работника. Трудовая деятельность должна постоянно носить характер разъездов.
Надбавки и компенсации за разъездной характер работы
В силу статьи 129 ТК РФ одним из элементов оплаты труда являются доплаты и надбавки за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных.
Размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 135 ТК РФ).
Также работодатель обязан возмещать работникам с разъездным характером работы расходы, понесенные ими во время поездок.
Такие выплаты являются компенсацией, установленной в целях возмещения работнику затрат, связанных с исполнением его трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 164 ТК РФ). К системе оплаты труда эти компенсации отношения не имеют.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками указанных работников, так же как и перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются трудовым или коллективным договором (иным локальным нормативным актом).
Перечень выплат, полагающихся постоянным работникам с разъездным характером работы, или чья работа осуществляется в пути (а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера), приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. Таким работникам возмещаются расходы:
- по проезду;
- по найму жилья;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Если в организации много сотрудников с таким характером работы, то лучше составить Положение о разъездной работе.
Эти компенсационные выплаты в пользу физлиц, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором. Поскольку эти поездки не являются командировками, к ним не применяется нормирование суточных, установленное для суточных при командировках. На это указал Минфин России в письмах от 18 июля 2017 года № 03-04-06/45592, от 14 апреля 2017 года № 03-04-06/22286.
Обратите внимание: данная компенсация за разъездной характер работы в фиксированной сумме, выплачиваемая работникам с разъездным характером работы, не является элементом оплаты труда. Поэтому ее не нужно включать в расчет среднего заработка при расчете отпускных. Так разъяснил Роструда России от 2 ноября 2023 г. № ПГ/22827-6-1.
C 2019 года ограничена сумма полевого довольствия, которую не облагают НДФЛ. Она составляет 700 рублей за каждый день работы. Напомним, что до 2019 года компенсации, выплачиваемые сотрудникам, работающим в полевых условиях (проживание, питание и т. д.), не облагались НДФЛ в полной сумме. Никаких ограничений в отношении полевого довольствия не было.
К «иным расходам, произведенным с разрешения или ведома работодателя», которые Трудовой кодекс не конкретизирует, могут быть отнесены выплаты, аналогичные выплатам взамен суточных при однодневных командировках.
С 1 января 2024 года введены лимиты, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами, для суточных и полевого довольствия сотрудников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер.
Как учесть компенсационные выплаты за разъездной характер работы
К оплате труда в смысле статьи 129 ТК РФ компенсация за разъездной характер работы не относится.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Затраты на выплату компенсации расходов работника в связи с основной деятельностью организации, если работа носит разъездной характер, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета (п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н).
До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. 3, 16 ПБУ 10/99).
НДФЛ с сумм компенсационных выплат за разъездную работу
Сумма возмещения работнику, чья работа имеет разъездной характер, затрат, связанных со служебными поездками, признается компенсационной выплатой, связанной с исполнением работником трудовых обязанностей, и не облагается НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором и положением о разъездном характере работ (п. 1 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 6 июля 2018 г. № 03-04-05/46903, от 17 января 2019 г. № 03-15-05/1909).
К таким выплатам относятся и суточные.
Минфин в письме от 24 февраля 2021 № 03-04-06/12696 разъясняет, что суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса сотрудникам организации, работа которых имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются НДФЛ в размере, установленном локальным актом организации.
Ранее у чиновников была иная позиция. Нормирование суточных для целей обложения НДФЛ предусмотрено только в отношении командировочных расходов. И поскольку служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, нормирование суточных при командировках к компенсационным выплатам, выплачиваемым при разъездном характере работы (так называемым «суточным»), не применяется, и они облагаются НДФЛ в полном размере, установленном коллективным договором и положением о разъездном характере работ.
Поэтому будьте осторожны, при проверке инспекторы могут доначислить налог, если сочтут вашу позицию неправомерной.
Обратите внимание: выплаты не облагаются НДФЛ только в случае их документального подтверждения. При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер выплат, поэтому указанные доходы должны облагаться НДФЛ в полном размере.
Необлагаемый лимит суточных
С 1 января 2024 года для работников с разъездной работой установлены необлагаемые НДФЛ лимиты по суточным.
Изменения коснулись налогообложения дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточных (ст. 168.1 ТК РФ).
Суммы лимитов:
- 700 руб. в день – при выполнении работы (нахождении в пути) на территории РФ;
- 2 500 руб. в день – за границей, с 1 января 2025 года – 3 500 руб.
Если выплаченные суточные не превышают установленный лимит, то от НДФЛ данные выплаты освобождаются. Если же превышают, то с суммы превышения нужно удержать налог.
С 1 января 2025 года до 3 500 руб. повышена сумма суточных, которая не облагается НДФЛ и страховыми взносами, для зарубежных поездок (п.1 ст. 217 НК РФ в ред. Федерального закона от 29 ноября 2024 г. № 416-ФЗ).
Обратите внимание, что установленный норматив соответствует суточным, которые выплачиваются при командировках: 700 руб. за каждый день командировки в РФ и 3500 руб. за каждый день командировки за пределами РФ. Суммы превышения суточных облагаются страховыми взносами и НДФЛ.
Отметим также, что датой фактического получения физлицом доходов, в том числе в виде суточных, выплачиваемых работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, является день выплаты дохода. НДФЛ нужно исчислить в день выплаты этих доходов. Так разъяснил Минфин России в письме от 7 февраля 2024 г. № 03-04-06/10296.
Страховые взносы с компенсационных выплат за разъездную работу
Компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена ТК РФ и связана с исполнением работником трудовых обязанностей. Поэтому страховыми взносами по всем обязательным видам страхования (пенсионному, медицинскому, социальному, страхованию на «травматизм») она не облагается (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Заметим, что указанная компенсация расходов не облагается страховыми взносами только при документальном подтверждении данных расходов (например, проездными документами, счетами гостиниц и т. д.). А суточные, выданные работнику, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (см., например, письмо Минтруда России от 31 мая 2016 г. № 17-3/В-213).
Необлагаемый лимит суточных
С 1 января 2024 года для работников с разъездной работой установлены необлагаемые лимиты по суточным.
Поправки внес Федеральный закон от 31 июля 2023 года № 389-ФЗ.
Изменения коснулись налогообложения дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточных (ст. 168.1 ТК РФ).
Суммы лимитов (п. 2 ст. 422 НК РФ):
- 700 руб. в день – при выполнении работы (нахождении в пути) на территории РФ;
- 2 500 руб. в день – за границей, с 1 января 2025 года – 3 500 руб.
С 1 января 2025 года до 3 500 руб. повышена сумма суточных, которая не облагается НДФЛ и страховыми взносами, для зарубежных поездок (п.1 ст. 217 НК РФ в ред. Федерального закона от 29 ноября 2024 г. № 416-ФЗ).
С сумм превышения лимитов нужно платить НДФЛ и страховые взносы.
Вычет НДС по суммам компенсационных выплат за разъездную работу
Сумма НДС по расходам на проезд и наем жилья сотрудниками организации с разъездным характером работы принимается к вычету в порядке, применяемом для расходов на командировки (письмо Минфина России от 11 августа 2016 г. № 03-07-11/47114).
Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, принимаются к вычету при условии, что командировка осуществляется в рамках облагаемой НДС деятельности и при наличии документов, подтверждающих принятие к учету этих расходов, на основании счетов-фактур или иных документов (пп. 1 п. 2, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Если счетов-фактур нет, работник должен представить документы строгой отчетности (проездные документы, счета гостиниц). Причем в бланках строгой отчетности НДС должен быть выделен отдельной строкой.
Налог на прибыль организаций по суммам компенсационных выплат за разъездную работу
При выдаче работнику аванса на расходы, связанные с разъездным характером работы, в налоговом учете организации не возникает расходов (п. 14 ст. 270 НК РФ).
Расходы признаются при условии соответствия их критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ, т.е. если расходы обоснованы и документально подтверждены. Документальным подтверждением рассматриваемых расходов является утвержденный авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими понесенные расходы.
Датой признания таких расходов является дата утверждения авансового отчета работника руководителем организации (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Компенсации работникам расходов, связанных с разъездным характером их работы, можно учесть в составе прочих расходов в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ (см., например, письмо Минфина России от 15 сентября 2014 г. № 03-03-06/4/46131).
Однако есть и другая позиция: они учитываются в составе расходов на оплату труда на основании пункта 3 части 2 статьи 255 НК РФ (см., например, письмо Минфина России от 15 февраля 2017 г. № 03-04-06/8562).
Организация вправе самостоятельно определить, к какой именно группе она отнесет такие расходы (п. 4 ст. 252 НК РФ).
В организации в соответствии с коллективным договором и положением о разъездном характере работ работнику, чья работа носит разъездной характер, компенсируются фактически понесенные затраты на проезд, наем жилого помещения и суточные в размере 900 рублей в день.
Условие о разъездном характере работы включено в трудовой договор с указанным работником.
В соответствии с порядком, установленным коллективным договором и положением о разъездном характере работ, на расходы, связанные со служебными поездками, на банковский счет работника перечисляются денежные средства (аванс). Размер компенсации определяется на основании представленного работником авансового отчета. Перед поездкой работнику был перечислен аванс в сумме 10 000 руб.
Согласно представленному работником авансовому отчету и приложенным к нему подтверждающим документам, оформленным на бланках строгой отчетности с выделением сумм НДС отдельной строкой, фактические затраты работника на проезд составили 3540 руб. (в том числе НДС – 540 руб.), на наем жилого помещения - 2832 руб. (в том числе НДС – 432 руб.). Неизрасходованный остаток аванса работник внес в кассу организации.
Поездка длилась два дня. Суточные составили 1800 руб. (900 руб. × 2 дн.).
Организация признает затраты на возмещение расходов работников с разъездным характером работы в качестве прочих расходов.
Бухгалтер должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
– 7200 руб. (3540 руб. – 540 руб. + 2832 руб. – 432 руб. + 1800 руб.) – отражена в составе расходов по обычным видам деятельности компенсация расходов работника, чья работа имеет разъездной характер;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
– 972 руб. (540 руб. + 432 руб.) – отражен НДС, выделенный в бланках строгой отчетности;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– 972 руб. – принят к вычету НДС по расходам на служебные поездки;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
– 1828 руб. (10 000 руб. – 3540 руб. – 2832 руб. – 1800 руб.) – внесены в кассу организации работником денежные средства, не израсходованные в поездке.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!