Как работать с УПД, чтобы он не утратил своих полезных свойств

Те, кто использует в работе универсальный передаточный документ, ценят его удобство. Фактически это гибрид счета-фактуры и накладной. Его применяют одновременно в целях учета расходов, вместо накладной или акта приемки-передачи работ, и расчетов по НДС - как счет-фактуру. Для того, что он выполнял свое назначение, требуется соблюдать ряд правил.

Когда применяют УПД

Все плательщики НДС могут оформлять УПД при отгрузке товаров, приеме-передаче оказанных услуг и результатов выполненных работ, передаче имущественных прав.

УПД регистрируется в книге покупок и книге продаж по тем же правилам, что и счет-фактура (письмо ФНС России от 21 апреля 2014 года № ГД-4-3/7593).

Переходить на применение УПД не обязательно. Вы вправе оформлять привычный пакет документов. Даже если вы будете использовать УПД, авансовые счета-фактуры все равно выставлять придется.

Если подписание УПД производилось посредством электронного документооборота, это не означает, что он не подтверждает факт поставки товара на соответствующую сумму. Такой вывод сделан в постановлении АС Уральского округа от 23 мая 2025 г. № Ф09-1664/25 по делу № А07-10649/2024.

Покупатель пытался оспорить сделку и вернуть деньги, уплаченные по счету, полученному от поставщика, поскольку УПД был подписан дистанционно по ЭДО, что, по мнению фирмы, свидетельствует об отсутствии поставки товара.

Судьи не согласились и указали, что доказательством отпуска и получения товара по договору является документ, содержащий:

• дату его составления;
• наименование организации-поставщика;
• наименование организации-покупателя;
• содержание и измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• подписи уполномоченных лиц, передавших и принявших имущество.

Единый отгрузочный документ

Приказ ФНС от 20 января 2025 г. № ЕД-7-26/28@ с 1 января 2026 года отменяет действие электронных форматов:

• товарной накладной ТОРГ-12 – формат, утвержденный приказом ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551@;
• акта выполненных работ – формат, утвержденный приказом ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552@.

Вместо этих форматов в электронном документообороте при создании электронных накладных и актов нужно применять единый отгрузочный документ - только УПД в формате версии 5.03, установленный приказом ФНС от 19 декабря 2023 г. № ЕД-7-26/970@.

Статус УПД

Форму и рекомендации по заполнению универсального передаточного документа можно взять из письма ФНС России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@.

Поле УПД «Статус» предназначено для того, чтобы обозначить цель использования УПД. Если он используется как счет-фактура и первичный учетный документ, в этом поле указывается значение 1. В этом случае УПД является основанием для применения вычета по НДС (письмо Минфина от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664).

Налогоплательщики, которые используют УПД только как первичный учетный документ (например, применяющие УСН), проставляют здесь 2.

Если продавец выставит УПД со статусом 2, НДС у покупателя к вычету не принимается (сообщение в чате ФНС от 25 сентября 2025 г.).

Налоговики напомнили, что УПД со статусом 1 используется и как акт, и как счет-фактура. Он подтверждает отгрузку товара или оказание услуги и одновременно выполняет налоговую функцию.

А УПД со статусом 2 – это только первичный учетный документ, накладная или акт приема-передачи.

Без чего УПД не работает как счет-фактура

Связано это с тем, что этот документ не работает без указания признаков «первички». А раз статуса для использования УПД только в качестве счета-фактуры не предусмотрено, то он не может полностью заменить собой счет-фактуру.

УПД служит не только для подтверждения права на вычеты, но и является первичным учетным документом. На него распространяются также требования закона о бухучете.

Количество грузополучателей в УПД

В одном УПД не следует указывать нескольких грузополучателей. На это тоже обратила внимание ФНС в письме от 23 декабря 2019 г. № ЕД-4-15/26494.

Указывать нескольких грузополучателей в одном документе возможно только в случае, когда комитент (принципал) выставляет комиссионеру (агенту), реализующему двум и более покупателям товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени. Их указывают в счете-фактуре через запятую.

В какой срок выставлять УПД

УПД выставляют и регистрируют в книге покупок и книге продаж по тем же правилам, что и счет-фактуру.

Но составлять УПД в те же сроки, что и счет-фактуру, нельзя.

Счет-фактура составляется в течение 5 дней после отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ). Однако УПД является в т. ч. товарной накладной, а она должна быть оформлена в момент совершения хозяйственной операции, связанной с приобретением товара либо непосредственно после ее окончания.

Поэтому оформлять УПД нужно именно тем днем, в котором была поставка (см. Постановление АС Дальневосточного округа от 17 июня 2025 г. № Ф03-1350/2025 по делу № А73-15701/2023).

Читайте в бераторе:

• Основные реквизиты УПД
• Реквизиты УПД по прослеживаемости
• Дополнительные реквизиты УПД
• Исправление ошибок в УПД
• Исправление УПД со статусом «1»
• Исправление УПД со статусом «2»