.
^ Наверх

Вы работаете в бераторе в режиме ограниченного доступа. Для вас скрыта часть разделов и сервисов. Чтобы открыть для себя все возможности бератора, оформите подписку.

На странице
Показать

Организация бухучета, документооборот и первичные документы

Последний раз обновлено:

Под организацией бухучета, как правило, понимают:

  • юридическое оформление системы бухгалтерского учета: учреждение положения о бухгалтерии, издание приказов о включении в штатное расписание должностей ответственных за бухучет, оформление на работу специалистов на соответствующие должности и т.п.;
  • техническое обеспечение системы бухгалтерского учета: закупка компьютеров и оргтехники, бухгалтерского ПО и иной инфраструктуры, необходимой для работы специалистов;
  • организацию непосредственно ведения бухгалтерского учета.

За организацию ведения бухучета отвечает руководитель (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Если иное не предусмотрено законом, руководитель фирмы обязан возложить функции по бухучету на компетентное лицо (п. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Им может быть:

  • главный бухгалтер или иной компетентный сотрудник компании;
  • сторонняя организация или физлицо, оказывающие услуги по договору аутсорсинга.

Руководитель может вести бухучет сам, без привлечения других лиц, штатных или внештатных. Но только в двух случаях:

  • компания относится к малому бизнесу и по закону имеет право применять упрощенные способы ведения бухучета;
  • компания относится к субъектам среднего бизнеса.

Если в небольшой организации ведет бухгалтерию директор организации с соответствующим образованием, а должность главного бухгалтера в штатном расписании отсутствует, нарушением это не является.

Штатное расписание является не обязательным, а локальным нормативным актом организации, в котором зафиксировано сложившееся разделение труда между работниками. Порядок составления штатного расписания действующим законодательством не определен. Кроме того, трудовое законодательство иметь в штате главного бухгалтера не обязывает (Письмо Роструда от 26 января 2024 г. № ПГ/00436-6-1).

По Закону об ООО общество должно хранить свои документы.

Закон о бухучете и НК РФ также обязывают хранить документы бухгалтерского и налогового учета.

Согласно части 4 статьи 29 Закона о бухучете при смене руководителя надо обеспечить передачу документов бухучета организации.

При смене передать документацию новому руководителю должен прежний. А если документы утрачены, их надо восстановить. Так решил суд (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 27 февраля 2024 г. по делу № А32-24513/2023).

Суть спора.

Учредитель ООО назначил нового директора. Прежний руководитель документы о деятельности юрлица не передал, включая устав, протоколы, свидетельства, приказы, договоры, бухгалтерскую и налоговую отчетность, первичные документы и др.). Общество обратилось в суд, который его поддержал и обязал бывшего директора передать оригиналы документов.

Судьи констатировали, что действия бывшего директора противозаконны. Они напомнили, что директор обязан организовать хранение бухгалтерской отчетности и иных документов и при увольнении передать их новому руководителю.

Бывший директор обязан пояснить отсутствие документов. Он не обосновал ценность документов с точки зрения их экономического и юридического анализа, а также:

  • не сообщал обществу об отсутствии документов, о невозможности их восстановить и представить;
  • не доказал, что документы были уничтожены по истечении срока хранения.

Документооборот и первичные документы

Согласно ФСБУ 27/2021 документооборот в бухгалтерском учете - это движение документов бухгалтерского учета с момента их составления или получения до завершения исполнения. При этом завершением исполнения бумаги считается:

  • использование для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • отправка;
  • помещение в архив.

Основа документооборота – первичные учетные документы.

На каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичный учетный документ (ч.1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Факт хозяйственной жизни означает сделку, событие, операцию, которые оказывают (или способны оказать влияние) на финансовое положение, финансовый результат, движение денежных средств компании (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом, который составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Скан-копии первичных учетных документов использовать в бухучете нельзя (см. письмо Минфина от 2 октября 2020 г. № 03-03-06/1/86376).

Если первичные учетные документы составлены на иностранном языке, нужно в обязательном порядке перевести их на русский язык - построчно.

Если вы ведете деятельность за пределами РФ, бухгалтерские бумаги нужно составлять на соответствующем иностранном языке. А вот бухгалтерские регистры нужно переводить построчно.

Для удобства вы можете (но не обязаны) разработать специальный график документооборота в компании. От того, насколько четко в нем будут прописаны все этапы движения документов, во многом зависит работа бухгалтерской службы фирмы.

Стандартный перечень документов, подтверждающих факты хозяйственной жизни

Закон о бухучете требует, чтобы документ, подтверждающий факт хозяйственной жизни, был составлен в момент его совершения или непосредственно после его окончания. Ответственность за это и за соответствие данных документа факту хозяйственной жизни лежит на тех, кто его подписал.

Обратите внимание: документы, составленные или полученные в процессе деятельности экономического субъекта, в частности, для оформления его гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками, государственными органами, для управления экономическим субъектом (в частности, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, авансовый отчет, судебный акт, торговый товарный счет) можно использовать в качестве первичных учетных документов. Но при условии, что эти документы содержат все обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные частью 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете».

Перечень учетных документов, которые применяются при той или иной сделке, зависит особенностей конкретной сделки. Вот стандартный перечень документов, которые применяют компании на практике при оформлении фактов хозяйственной жизни.

Договор

Договор как бумага традиционно не считается первичным документом. Но он регламентирует права и обязанности сторон сделки. Тем более, что Гражданский кодекс разрешает заключать договоры в устной форме, а для некоторых видов сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи. Он считается заключенным уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Однако заключение письменного договора сможет защитить как продавца, так и покупателя, в случае нарушений или взаимных претензий и т. д. Кроме того на основании письменного договора проще доказать свою правоту в суде.

Бывает, что, определяя в договоре только общие права и обязанности сторон, детальную информацию о товаре, его стоимости и сроках поставки стороны договариваются согласовывать в спецификациях, которые являются приложениями к договору. Вопрос, что будет, если вместо таких спецификаций поставщик будет просто выставлять счет, а покупатель его оплачивать, рассмотрел АС Волго-Вятского округа (Постановление от 28 июня 2023 г. № Ф01-3132/2023 по делу № А79-9706/2022).

Судьи решили, что в подобной ситуации договор поставки сохранит свою силу, т. к. условие о товаре и его стоимости фактически согласовано путем выставления счета одной стороной и его оплаты другой с указанием на это в платежном поручении. Но срок оплаты считается несогласованным.

Поэтому применяются общие правила ГК РФ о том, что обязательство передать товар должно быть исполнено продавцом в течение семи дней с момента предъявления покупателем соответствующего требования.

С 19 августа 2017 года действует Федеральный закон от 18 июля 2017 года № 163-ФЗ. Уменьшать налоги с помощью схем и фирм-однодневок официально запретили. Вместе с тем можно учитывать любые налоговые расходы и вычеты, но при одновременном выполнении двух условий: основная цель сделки - получить прибыль, а не уменьшить налоги, и обязательство по сделке выполнило лицо, указанное в договоре поставки. Так что договор в письменной форме лучше заключать, чтобы в случае необходимости иметь возможность предъявить его проверяющим.

На практике нередко бывает, что договоры подписываются уже после того, как между сторонами сложились соответствующие отношения. В таких ситуациях соглашения, как правило, датируются задним числом.

При этом имеется риск внесения в них недостоверной информации. К примеру, это могут быть реквизиты банковских счетов, которые еще не были открыты на дату, указанную в качестве момента оформления сделки. Или на дату заключения договора один из контрагентов еще не был зарегистрирован в качестве юрлица.

Если ИФНС выявит при проверке, то это будет основанием для применения правила, установленные пунктом 1 статьи 54.1 НК РФ. Здесь говорится о недопустимости искажения сведений о фактах хозяйственной жизни. Как результат - все расходы и вычеты по таким договорам снимут и доначислят налоги.

Такой вывод сделали судьи в Постановлении АС Поволжского округа от 17 ноября 2023 г. № Ф06-8905/2023 по делу № А65-34477/2022.

Срок оплаты

В договоре также может быть указан срок, в который нужно оплачивать полученный счет на оплату. Этот срок нужно прописать предельно четко.

Если обязательство предусматривает или позволяет определить день его выполнения либо период, в течение которого оно должно быть выполнено, счет нужно оплатить в этот день или в любой момент в пределах указанного в договоре периода (п. 1 ст. 314 ГК РФ).

Например, по договору заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в течение 5 рабочих дней с момента их принятия. В момент принятия составляется акт об оказании услуг. Счет на оплату исполнитель направляет вместе с актом. У заказчика будет 5 рабочих дней на оплату счета с момента подписания акта.

Иногда стороны в договоре устанавливают, что покупатель должен оплатить товар непосредственно после его получения. В этом случае оплату нужно осуществить по истечении 3 рабочих дней после передачи товара (ч. 5 ст. 5 Федерального закона «О национальной платежной системе» от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ, п. 16 Постановления Пленума ВАС РФ «О некоторых вопросах, связанных с применением Положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки» от 22 октября 1997 г. № 18).

Если обязательство не предусматривает срока его исполнения и не содержит условия, позволяющие определить этот срок, и в случаях, когда срок исполнения обязательства определен моментом востребования обязательство должно быть исполнено в течение 7 дней со дня предъявления кредитором требования о его исполнении (п. 2 ст. 314 ГК РФ).

АС Волго-Вятского округа в Постановлении от 28 июня 2023 г. № Ф01-3132/2023 по делу № А79-9706/2022 сделал такой вывод.

Если условие о товаре и его стоимости фактически согласовано путем выставления счета одной стороной и его оплаты другой с указанием на это в платежном поручении, договор поставки сохранит свою силу.

Но срок поставки считается несогласованным. Поэтому нужно применять общие правила ГК РФ о том, что обязательство передать товар должно быть исполнено продавцом в течение семи дней с момента предъявления покупателем соответствующего требования.

Если нарушен срок оплаты счета, выставленного по договору, применяются различные меры гражданско-правовой ответственности.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение денежного обязательства, если она предусмотрена договором, взыскивается неустойка (п. 1, 4 ст. 395 ГК РФ).

Даже если договором не предусмотрена ответственность за просрочку платежа, то с суммы задолженности подлежат уплате проценты, размер которых определяют по ключевой ставке ЦБ, действовавшей в периоде просрочки (п. 1 ст. 395 ГК РФ).

Также, если это предусмотрено законом или договором, с покупателя, просрочившего оплату по договору, можно требовать уплату процентов как плату за пользование чужими денежными средствами (п. 1 ст. 317.1 ГК РФ).

Обратите внимание: Полезно знать, что при заключении договора поставки продовольственных товаров с отсрочкой платежа покупатель должен оплатить их не позднее предельного срока, который с 1 марта 2025 года стал короче (Федеральный закон от 8 августа 2024 г. № 301-ФЗ.

При заключении договора поставки продовольственных товаров (с отсрочкой платежа) покупатель должен оплатить их не позднее определенного срока. В настоящее время сроки оплаты следующие (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 28.12.2009 № 381-ФЗ):

  • не позднее 8 рабочих дней со дня получения – для товаров со сроком годности менее 10 дней;
  • не позднее 25 календарных дней со дня получения – для товаров со сроком годности от 10 до 30 дней включительно;
  • не позднее 40 календарных дней со дня получения – для товаров со сроком годности более 30 дней.

С 1 марта 2025 года предельные сроки оплаты сократятся:

  • продовольственные товары со сроком годности до 9 дней включительно покупателю необходимо оплатить не позднее 8 рабочих дней со дня их получения;
  • товары со сроком годности 5 дней и менее необходимо оплачивать не позднее 4 рабочих дней, если оформляются электронные документы.

Как прописать срок оплаты

Бывает, и довольно часто, что нечеткие формулировки в документах на оплату ведут к просрочкам платежей и претензиям сторон друг к другу. Поэтому, чтобы этого не допустить, при указании срока оплаты счета пропишите несколько моментов.

Момент, от которого пойдет отсчет срока оплаты:

  • с даты выставления счета;
  • с даты получения счета;
  • с даты подписания акта и т.д.

В каких днях будет исчисляться срок, отведенный на оплату счета:

  • в календарных;
  • в рабочих;
  • в банковских.

Также четко укажите параметры временного интервала, в течение которого нужно произвести оплату, например: «Срок оплаты счета - 5 банковских дней со дня выставления счета».

Тип договора по ГК

Также, заключая договор, важно правильно указать тип договора, исходя из его сути, поскольку договоры имеют разные последствия для сторон.

Согласно ГК РФ, сходные на первый взгляд операции можно оформлять разными договорами. Так, по отношениям, связанным с предоставлением транспорта, могут быть составлены договоры перевозки или оказания услуг. Главное, не исказить суть операции. Ведь правовые последствия заключения того или иного вида соглашения будут существенно отличаться. В частности, обратиться в суд с иском, вытекающим из перевозки, можно только в течение года (п. 3 ст. 797 ГК РФ), тогда как по договору оказания услуг срок давности для подачи иска втрое больше (п. 1 ст. 196 ГК РФ).

Можно воспользоваться выводами судей АС суд Северо-Западного округа, сделанными в постановлении от 24 августа 2022 г. № Ф07-9764/2022 по делу № А56-44362/2021 о различии договоров оказания услуг и перевозки.

Судьи исходили из того, что между сторонами был заключен договор оказания услуг, а не перевозки, и аргументировали свой вывод следующим:

  • текст договора не содержит каких-либо обязательств одной стороны (как перевозчика) доставить вверенный ему другой стороной груз в пункт назначения и выдать его грузополучателю либо перевезти пассажиров и багаж в пункт назначения, как того требует статья 785 ГК РФ;
  • договор не содержит каких-либо условий оформления сторонами транспортных накладных, билетов и иных документов, подтверждающих принятие груза к перевозке и его сдачу грузополучателю;
  • цена по договору поставлена в зависимость от количества машино-часов;
  • из путевых листов, заявок и прочей документации, составленной сторонами при исполнении договора, следует, что по договору в числе прочих передавались транспортные средства, конструктивно не предназначенные для перевозки грузов или пассажиров – автокран, экскаватор, погрузчик, бульдозер, снегоуборщик.

Гражданский кодекс РФ позволяет для транспортировки грузов с использованием сторонних ТС оформить два типа договора: договор оказания транспортных услуг и договор аренды транспортного средства с экипажем. Права и обязанности сторон по каждому из них будут разными. Суд разъяснил, в чем их различия и к каким последствиям для сторон они приводят. Постановление АС Северо-Кавказского округа от 20 ноября 2023 № г. Ф08-11505/2023 по делу № А15-2428/2023.

Первая отличительная особенность – предмет договора.

По договору аренды предметом является передача во временное владение и пользование конкретного имущества (транспортных средств). По договору оказания услуг - выполнение исполнителем своими силами и средствами работ, после чего заказчик принимает их результаты.

Второе отличие – это оплата.

Договор аренды транспортного средства с экипажем предполагает внесение денег независимо от факта использования техники, то есть обязанность по уплате арендных платежей зависит исключительно от передачи транспортного средства с экипажем в распоряжение арендатора. Она не связана с фактической эксплуатацией этого транспортного средства.

По договору оказания услуг оплата напрямую связана с деятельностью исполнителя по осуществлению перевозок. Если их нет, то нет и обязанности вносить деньги.

Как создать договор в виде первичного документа

Итак, бумажный договор сам по себе не является первичным документом для целей бухучета. Он содержит только перечень обязательств сторон и намерение совершить ту или иную операцию. Факт совершения хозяйственной операции этот документ не подтверждает.

Поэтому для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций одного договора, подписанного сторонами, недостаточно.

Договор может быть признан первичным учетным документом, если он:

  • составлен непосредственно при совершении хозяйственной операции;
  • содержит все обязательные реквизиты первичного учетного документа;
  • утвержден руководителем организации в качестве первички.

Что представляет из себя такой договор? Ничего неожиданного: договор можно составить не в виде многостраничного документа, а в виде счета на оплату (инвойса).

Им оформляется уже свершившийся факт хозяйственной жизни (см. письмо Минфина от 21 января 2019 № 07-04-09/2654).

Счет

Унифицированной формы счета на оплату нет, поэтому каждая компания может разработать собственную форму. Счет, кроме общепринятых данных (реквизиты продавца, наименование покупателя, номер, дата выставления) может содержать и дополнительную информацию об условиях сделки: сроки и порядок оплаты и поставки, самовывоза товара, уведомления о предоплате и т. д. Покупатель, который оплачивает указанную сумму в счете, принимает условия договора.

Вы можете оплатить выставленный в ваш адрес счет без договора, если:

  • в счете указаны все существенные условия сделки;
  • вы согласны с этими условиями.

Такой счет – это не что иное, как оферта (п. 1 ст. 435 ГК РФ).

Офертой считается счет продавца, содержащий наименование, количество и цену продаваемого товара (см. Определение ВАС РФ от 9 февраля 2011 г. № ВАС-1090/11). А оплата такого счета в установленный срок считается акцептом (п. 1, 3 ст. 438 ГК РФ).

Направление продавцом оферты (счета на оплату) и своевременное получение им акцепта (платежа по счету) означает заключение договора (п. 2 ст. 432, п. 1 ст. 433, п. 3 ст. 434 ГК РФ).

Когда в письменной оферте не определен срок для акцепта, договор считается заключенным. При этом оферта может быть отозвана в любой момент до направления акцепта (ст. 436, п. 3 ст. 438 ГК РФ).

Если в счете установлен срок оплаты, но оплаты не было, неоплаченный счет уже не является офертой. Оплата с просрочкой уже может не привести к заключению договора.

Платежные документы

Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, бланк строгой отчетности. Платежное поручение применяется при безналичных расчетах. Кассовый, товарный чек или БСО покупатель получает от продавца в момент оплаты наличными. Платежные документы подтверждают факт оплаты товаров работ или услуг.

Товарная накладная

Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней компании, оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца (подтверждает отпуск товаров на сторону), а второй передается покупателю (используется им для оприходования полученных ценностей). Данные накладной не должны расходиться с данными, которые указаны в счете-фактуре.

Акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг)

Акт подтверждает факт, стоимость, сроки выполнения работ (оказания услуг). Он необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.

Самый простой способ подтвердить, что услуги по договору были фактически оказаны, - это двусторонний акт об оказании услуг. Это подтверждение необходимо для того, чтобы получить оплату. И исполнитель должен быть готов к тому, чтобы суметь доказать это.

Так вот судьи, вставая на сторону исполнителя, который никак не может получить от заказчика подпись на акт и, соответственно, деньги, рассказали, чем еще кроме акта, подписанного обеими сторонами, можно подтвердить факт оказания услуг.

Рассмотренный судом спор касался оплаты за охранные услуги. Доказать их оказание можно:

  • односторонним актом с доказательствами того, что его своевременного направления заказчику по юридическому адресу;
  • договор об оказании услуг, в котором есть пункт о том, что в случае непоступления от заказчика письменной претензии по акту указанные в нем услуги считаются оказанными в полном объеме;
  • трудовые договоры, в которых прописано место оказания услуг;
  • графики дежурств охранников на объекте;
  • материалы системы видеонаблюдения.

Как видите, кроме формальных документов, акта и договора об оказании услуг, реальное их оказание подтвердить вполне возможно. Из представленных доказательств при этом должно следовать, что услуги по договору имели место в действительности. А также полезно быть готовыми к возможным спорам и тщательно оформлять договорную базу (Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 19 июня 2020 г. № Ф01-10160/2020 по делу № А43-22315/2019).

Каковы требования к первичным учетным документам, которые принимаются для подтверждения расходов в налоговых целях, читайте в разделе «Налог на прибыль», подразделе «Расходы, которые уменьшают прибыль», ситуации «Обоснование расходов».

Бухгалтерская справка

Скажем сразу, что бухгалтерская справка, хоть и признается первичным документом, но имеет скорее вспомогательное назначение.

В качестве самостоятельного документа для оформления того или иного факта хозяйственной жизни ее можно использовать в тех случаях, когда нет специально предусмотренного первичного документа.

Например:

  • списание себестоимости реализованных товаров;
  • перевод товаров в материалы и наоборот;
  • списание просроченных задолженностей и др.

А для расчетов (например, процентов по займу, технологических потерь, суточных, суммы к доплате по уточненной декларации, при начислении дивидендов и др.) используется бухгалтерская справка-расчет. В ней, как правило, указывают:

  • причины составления;
  • расчеты;
  • проводки по начислению или списанию рассчитанных сумм.

Также бухгалтерскую справку применяют, когда выявлены неточности или ошибки в бухучете, и нужно провести корректировку ранее проведенных операций. Или требуется детализировать учет, подтвердить проводку расчетом (ст. 313 НК РФ).

В «исправительной» справке укажите:

  • какая именно операция была отражена неверно;
  • причину ошибки;
  • дату обнаружения ошибки;
  • описание сути ошибки и неправильных расчетов (неправильную проводку, сделанную из-за ошибки);
  • правильные записи и дополнительные расчеты.

А вот подменять бухгалтерской справкой отсутствующие или непредставленные документы нельзя. Это касается в первую очередь счетов-фактур, а также такой первички, как акты, накладные и др., в составлении которой участвуют другие службы фирмы и ее контрагенты.

Бухгалтерская справка без других документов, которые подтверждают факт и выполнение работ, не является подтверждающим документом и в целях налогообложения прибыли. К такому выводу пришел АС Уральского округа в своем постановлении от 5 июля 2021 г. № Ф09-3128/21 по делу № А07-21692/2019.

Как оформить бухгалтерскую справку?

Форму бухгалтерских справок, которые используются в работе, фирма должна разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике.

Коммерческая фирма может взять за основу справку по форме 0504833, которую применяют бюджетники. Можно разработать и свою.

Не забудьте, чтобы в ней, кроме необходимых вам таблиц и текстовых полей, были все обязательные реквизиты первичного документа.

Кроме того, к бухгалтерской справке нужно прилагать подтверждающие расчетные документы или бумаги, в которых допущены ошибки, исправляемые при помощи справки (их копии).

Подписывать справку могут главный бухгалтер, бухгалтер, лица, которые участвуют в ее составлении. А если составление справки связано с расходами, то на ней может быть предусмотрена и подпись директора.

Бухгалтерская справка

Законные требования главбуха, обязательные к исполнению

Федеральный закон от 26 июля 2019 г № 247-ФЗ обязал всех работников соблюдать требования главного бухгалтера по документальному оформлению фактов хозяйственной жизни. Поправки внесены в пункт 3 статьи 9 Закона о бухучете от 6 декабря 2011 г № 402-ФЗ.

Эта норма устанавливает, что для всех сотрудников организации являются обязательными требования главбуха, оформленные в письменной форме:

  • по документальному оформлению фактов хозяйственной жизни;
  • представлению первичных и иных документов для ведения бухучета.

Обратите внимание: обязательные требования главбуха представляют собой предписания работникам исполнять порядок ведения первичной учетной документации, установленный законодательством и стандартами бухгалтерского учета. Разрешать разногласия между работниками и главным бухгалтером в отношении указанных требований должен руководитель организации. Ведь именно он организует ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета (п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Если же главбуха в организации нет, норма распространяется на должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Либо на лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

Требования главбуха обязательны для всех работников организации, включая директора.

Но если между руководителем организации и главным бухгалтером имеются разногласия в отношении ведения бухгалтерского учета, главбух обязан принять к учету данные, содержащиеся в спорных первичных документах. При условии, что руководитель издал на этот счет письменное распоряжение и единолично несет ответственность за созданную в результате такого распоряжения информацию. А главный бухгалтер, который возражает по поводу регистрации в бухучете того или иного факта, от ответственности освобождается (п. 8 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете).

Кто может подписывать первичные учетные документы

Первичные учетные документы подписывает лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за правильность оформления свершившегося события.

Какие документы вправе подписывать главбух, должно быть прописано в его должностной инструкции. Как правило, это учетные регистры, бухгалтерские справки, внутренняя отчетность и др.

Кроме этого:

  • бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее руководителем экономического субъекта (ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Подпись главного бухгалтера не является обязательной;
  • налоговую отчетность (декларации), представляемую в налоговую инспекцию, подписывает или руководитель организации, или уполномоченный представитель организации (гражданин или другая организация);
  • счета-фактуры, выставленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде, должны быть подписаны руководителем организации. Бумажный счет-фактуру подписывает главный бухгалтер, но НК РФ допускает передавать право подписи другим лицам (ст. 169 НК РФ).

Право подписи передается на основании приказа по компании или доверенности от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ, ч. 3 ст. 14 Федерального закона от 6 апреля .2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Уполномоченным представителем компании может быть:

  • работник организации, включая главного бухгалтера;
  • работник или руководитель фирмы, которая является уполномоченным представителем.

Уполномоченный представитель наделяется полномочиями представлять интересы фирмы в налоговых правоотношениях (ст. 27, п. 3 ст. 29, п. 5 ст. 80 НК РФ).

Обратите внимание: с 1 января 2022 года с уполномоченного представителя снимаются полномочия получать электронную подпись для подписания документов и отчетности от имени фирмы. Это право остается только у ее руководителя или иного лица, которое может действовать от имени организации без доверенности. Это предусмотрено Федеральным законом от 27 декабря 2019 г. № 476-ФЗ (изменение внесено в статью 18 Закона № 63-ФЗ).

Основные понятия бухучета по ФСБУ 27/2021

Новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» вступил в силу с 1 января 2022 года (Приказ Минфина от 16 апреля 2021 г. № 62н).

Он вводит такие основные понятия, как документы бухгалтерского учета и документооборот в бухгалтерском учете.

Документы бухгалтерского учета - это:

  • первичные учетные документы;
  • регистры бухгалтерского учета.

Документооборот в бухгалтерском учете - это движение документов бухгалтерского учета с момента их составления или получения до завершения исполнения. При этом завершением исполнения бумаги считается:

  • использование для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • отправка;
  • помещение в архив.

Требования к документам бухучета

ФСБУ 27/2021 определяет требования к документам бухучета.

В стандарте закреплено, что документы бухгалтерского учета могут быть составлены в бумажном или электронном виде.

Документы составляются на русском языке. Если на иностранном языке, то необходимо его построчно перевести.

Если вы ведете деятельность за пределами РФ, бухгалтерские бумаги нужно составлять на соответствующем иностранном языке. Но бухгалтерские регистры вам придется переводить построчно.

Все записи указывают в рублях независимо от валюты, которую используют при расчетах, и места ведения деятельности. Если стоимость выражена в инвалюте, то запись делают одновременно в инвалюте и в рублях.

Датой составления первичного документа считается дата его подписания. Если дата совершения хозяйственной операции отличается от даты составления документа, нужно указать и ее.

Если учетный документ оформлен на основании другого, то этот документ, который определен как «оправдательный документ», нужно обязательно указать.

Обратите внимание: в ФСБУ 27/2021 понятие «оправдательный документ» появляется в подпункте «в» пункта 8. Здесь сказано, что в случае включения обязательных реквизитов в первичный учетный документ на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни (далее - оправдательный документ), указывается информация, позволяющая идентифицировать соответствующий оправдательный документ.

Фирма вправе:

  • добавлять в документы дополнительные реквизиты;
  • оформлять один документ на несколько операций;
  • длящиеся операции оформлять периодически или на конец отчетного периода;
  • разрабатывать свой учетный документ, который содержит обязательные реквизиты;
  • самостоятельно определять виды электронной подписи и перечень лиц, которые могут подписывать документ.

Вид ЭП фирма определяет сама, из тех, которые предусмотрены Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, если нет обязательного требования об использовании конкретного вида подписи.

Если же документ совместный с другими компаниями, то вид используемой подписи они должны определять по соглашению.

Обратите внимание: требования к размеру бумажных носителей, используемых для изготовления первичных учетных документов, не установлены. Первичные документы могут быть оформлены на бумаге любого размера. При этом необходимо учитывать, что первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в статье 9 Федерального закона о бухгалтерском учете. А с точки зрения удобства в работе он должен быть читаемым. Поэтому сокращать формат бумажного листа нужно в разумных пределах.

Налоговая служба вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика документы, которые:

  • служат основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов;
  • подтверждают правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов.

Об этом говорится в подпункте 1 пункта 1 статьи 31 НК РФ.

Истребуемые документы, которые составлены на бумаге, могут быть представлены в ИФНС по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика в электронной форме в виде электронных образов путем сканирования с сохранением их реквизитов. Электронные документы нужно представлять по форматам, установленным ФНС.

Вместе с тем инспекторы на местах часто требуют от плательщиков представления необходимых документов в электронной форме именно в виде сканов или преобразованных в бумажную форму, причем независимо от того, каким способом документ был составлен (по утвержденным налоговой службой форматам или на бумаге). Объяснение простое: им неудобно просматривать представленные в XML-формате документы.

ФНС запретила инспекциям указывать в требовании о представлении документов условия о том, в каком виде они должны быть представлены (Письмо ФНС от 29 сентября 2023 г. № Д-5-26/56@).

Оправдательный документ

Оправдательный документ - это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Он составляется не для бухгалтерского учета, а для фиксации этого факта. Поэтому он может не содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Но в нем при этом содержатся реквизиты, которые не требуются в бухгалтерском учете, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений. К примеру, подписи представителей контрагента, которые фиксируют передачу ценностей одной стороной и приемку их другой.

Вот типичные оправдательные документы:

  • договор;
  • счет;
  • кассовый чек;
  • квитанция об оплате.

Таким образом, первичные учетные документы могут составляется на основе оправдательных.

Например, чтобы отразить в бухучете списание дебиторской задолженности подотчетного лица, нужен первичный документ - авансовый отчет. Он составляется на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые обосновывают затраты подотчетника, и содержит информацию о них. Вот эти документы и являются оправдательными.

Если оправдательный документ содержит все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (наряду с реквизитами, которые не требуются в бухгалтерском учете, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений), то такой документ является первичным учетным документом, на основании которого можно отражать информацию о хозяйственной операции в бухучете.

Две даты в одном документе

ФСБУ 27/2021 предусматривает, что датой составления первичного документа считается дата его подписания. Если же дата совершения хозяйственной операции отличается от даты составления документа, нужно указать и ее.

Это означает, что в первичном документе могут быть две даты (п. 8 ФСБУ 27/2021):

  • первая указывает на то, когда произошла операция;
  • вторая указывает на день, в который составили документ.

Ломать голову над тем, что делать, если не успели вовремя составить документы, и оформлять бумаги задним числом больше не нужно.

Но отражать операцию все равно нужно по ее сути, в том периоде, когда она произошла.

Пример. По какой дате отражать операцию в бухучете, если в первичном документе стоит две даты

Компания отгрузила товар 31 декабря. Выписать накладные в этот же день бухгалтер не смог, а оформил их после новогодних каникул, 10 января, указав две даты:

  • 31.12.2021 - дата совершения операции;
  • 10.01.2022 - дата оформления документа.

Реализацию (переход права собственности на товар к покупателю) нужно отразить 31 декабря 2021 года.

Этой же датой должен оприходовать товар и покупатель.

Длящиеся и повторяющиеся операции

На каждый факт хозяйственной деятельности бухгалтер выписывает отдельный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402 ФЗ).

Вместе с тем ФСБУ 27/2021 ввел два новых понятия: длящиеся и повторяющиеся операции (подп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021). На несколько таких операций разрешено оформлять один учетный документ.

К длящимся операциям можно отнести:

  • начисление процентов по заемным обязательствам;
  • ежемесячная амортизация ОС.

К повторяющимся операциям можно отнести:

  • сдачу имущества в аренду;
  • пользование арендованным имуществом;
  • многократные поставки ценностей по долгосрочному контракту, осуществленные в разные даты.

Обратите внимание: в налоговом учете оформлять один документ на длящиеся операции разрешено давно. Например, счет-фактуру можно выписать один раз в месяц по услугам связи, поставкам электроэнергии, а также если по договору идут постоянные отгрузки стройматериалов, хлебобулочных изделий и др. Теперь такое же правило действует и в отношении первичных оправдательных документов.

Итак, пока договор не прекратился, действие по нему происходит постоянно. По таким операциям допускается не оформлять бумаги на каждую операцию (это может происходить ежедневно), а выписывать один учетный документ с периодичностью, которую вы примете сами и о которой нужно написать в учетной политике. Это может быть 1 раз в неделю, месяц, квартал или даже год (п. 9 ФСБУ 27/2021).

Главное, чтобы документ был составлен на отчетную дату.

Пример. Как сократить количество первички на предприятии

Выпуск готовой продукции на предприятии оформляется документом «Отчет производства за смену». На основании накладной ТОРГ-12 фиксируется реализация.

Теперь на основе отчетов за смену разрешено оформлять один акт в месяц. Это позволяет значительно сократить количество документов, включаемых в регистры бухучета.

Напомним, что, например, обязательного ежемесячного начисления амортизации не требует и ФСБУ 6/2020. А ФСБУ 5/2019 разрешает списывать материалы по средней стоимости 1 раз в месяц или 1 раз в квартал.

И все-таки оформлять первичные документы раз в год, что в принципе не запрещено, не следует.

Например, они нужны для расчета НДС, который рассчитывают ежеквартально. Ежеквартально платят авансы по УСН. Ежеквартально и ежемесячно рассчитывают налог на прибыль.

А если у вас есть недвижимость, и вы платите авансы по налогу на имущество, то если вы будете раз в год начислять амортизацию, это приведет к переплате этого налога.

Хранение и доступ к документам

Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Переводить бумажные документы для хранения в электронный вид запрещено (п. 24 ФСБУ 27/2021).

Обратите внимание: ФСБУ 27/2021 вступил в силу с 1 января 2022 года. В нем есть требование хранить документы бухгалтерского учета и сведения, содержащиеся в таких документах, а также размещать базы указанных данных на территории РФ. Эта норма действует с 1 января 2024 года (Приказ Минфина от 23 декабря 2021 г. № 224н, информационное сообщение Минфина от 24 декабря 2021 г. № ИС-учет-35).

Порядок доступа к первичным учетным документам и регистрам бухгалтерского учета определяет сама фирма. Обязательное условие - главбух или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, должны быть информированы о том, кто, когда и к каким документам получил доступ.

А при утрате документов (гибели, пропажи, порчи, приводящей к невозможности использования), нужно принять все возможные меры по их восстановлению.

Понятие «база данных»

Понятие «база данных» по ФСБУ 27/2021 совпадает со значением, приведенным в ГК РФ. На это обратил внимание Минфин в письме от 21 февраля 2023 г. № 07-01-09/14820.

Согласно гражданскому законодательству, база данных представляет собой систематизированную совокупность самостоятельных данных, объединенную таким образом, чтобы нужные сведения можно было оперативно получить, используя компьютерную технику (ст. 1260 ГК РФ).

Использование баз данных позволяет более эффективно и результативно управлять организацией и, как следствие качеством выпускаемой продукции.

Объемы и количество баз данных в организации в условиях компьютерной обработки информации зависят от:

  • организации ведения учета;
  • наличия обособленных подразделений;
  • масштабов деятельности компании;
  • вида бухгалтерской службы.

Любой доступ к базам данных должен быть санкционированным. Происходит он на основании служебной записки, которая визируется руководителем организации и главным бухгалтером.

Для того чтобы осуществить доступ к базам данных нередко требуется вмешательство программистов организации, которые курируют вопрос создания информации и ее хранения. Они же могут создавать базы данных, хотя можно привлекать и сторонние компании и привлеченных специалистов.

Какие базы данных может использовать фирма

Организация может создавать и использовать в своей деятельности разные базы данных:

  • нормативно-справочную (справочно-информационную);
  • по экономике и финансам;
  • о внешних связях организации;
  • о производственно-технологической среде организации;
  • о системе качества.
  • о логистике и пр.

Нормативно-справочная база обновляется по мере обновления нормативных документов. За ее наполнение отвечают сотрудники обеспечивающих подразделений. Они вносят разрабатываемую, закупаемую и имеющуюся нормативную документацию. Так, служба снабжения вносит информацию о стандартных деталях, изделиях, о конструкционных материалах.

Базу данных по экономике и финансам наполняют и пополняют экономические подразделения (планово-финансовый отдел, бухгалтерия, аналитический отдел, отдел маркетинга и т.д.).

База данных по экономике и финансам может включать информацию:

  • о финансовых ресурсах организации;
  • о конъюнктуре рынка продукции;
  • о ситуации на фондовом и финансовых рынках;
  • о портфеле заказов (реальном и прогнозируемом);
  • о прочих сведениях финансово-экономического характера.

База данных о внешних связях организации формируется и используется в процессе маркетинговых исследований подразделениями снабжения и службой маркетинга.

Она может включать информацию:

  • о фактических и возможных поставщиках;
  • о фактических и возможных заказчиках;
  • о фактических и возможных партнерах.

База данных о производственно-технологической среде организации может быть сформирована по разделам:

  • производственная структура;
  • технологическое и вспомогательное оборудование;
  • контрольно-измерительное оборудование;
  • транспортная система;
  • складская система;
  • энерговооруженность;
  • кадры и проч.

Формирование этой базы данных осуществляют отделы снабжения, кадров, отдел главного энергетика, а также другие подразделения, обладающие информацией, необходимой для ведения базы данных.

Базу данных о системе качества организации ведут отделы качества, стандартизации, метрологическая служба, испытательные подразделения и т.д.

В нее может включаться информация о:

  • структуре системы качества в организации;
  • внутренних стандартах;
  • международных стандартах;
  • российских стандартах;
  • данные о качестве;
  • должностных инструкциях в сфере качества и проч.

Базу о логистике может наполнять информация, содержащаяся в сопроводительных документах, заказах на товар, сведениях о движении запасов на складе и о перемещении транспортных средств.

Она может состоять из разделов:

  • о материальных потоках;
  • об организации взаимодействия между участниками логистического процесса;
  • об управлении информационными потоками в распределительных центрах;
  • о формировании системы слежения за транспортными средствами и грузовыми единицами;
  • анализ информации и принятие управленческих решений для совершенствования логистических процессов.

Все эти отдельные базы могут быть объединены в одну общую базу данных по организации. В ее поддержании участвуют все подразделения компании (бухгалтерия, ПЭО, отделы маркетинга, МТС, стандартизации, качества, метрологическая служба, отдел сбыта, испытательные отделы, отдел кадров).

Вся документация для хранения в базе данных разрабатывается преимущественно в электронном виде, а документооборот осуществляется в едином информационном пространстве.

Исправление документов

Порядок внесения исправлений в бухгалтерские документы зависит от того, в каком виде он составлен.

Если документ бумажный, порядок его исправления мало чем отличается от действующего.

В частности, ошибочные сведения нужно зачеркнуть, но так, чтобы текст или сумма читались. Далее написать «Исправлено», проставить дату исправления и заверить подписями ответственных лиц, с указанием их Ф. И. О и должностей.

Если же вы ошибетесь в электронном документе, то в этом случае разрешается составить новый. В новом документе нужно будет указать, что он составлен взамен первоначального, а также дату исправления. Заверить его нужно электронными подписями ответственных лиц с расшифровкой их должностей, Ф. И. О. или других реквизитов, необходимых для идентификации.

Обратите внимание: Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 с 1 января 2022 не применяется. Утрачивают силу также нормы о первичных документах и регистрах бухгалтерского учета из Положения о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 № 34н.

Обязательные реквизиты бухгалтерских документов

Закон № 402-ФЗ не требует обязательно применять унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом РФ. Используемые в организации формы первичных учетных документов утверждает ее руководитель (часть 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Однако все они должны содержать обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (расшифровка подписей на первичных учетных документах).

Обратите внимание: в первичном учетном документе может быть как натуральный и денежный измерители одновременно, так и один из них: или натуральный, или денежный (вспомните такие документы, как, к примеру, табель учета рабочего времени, журналы и документы складского учета и др.).

Указанные обязательные реквизиты не всегда позволяют полностью отразить в первичном учетном документе сведения, которые необходимы сторонам, совершившим сделку. Но вы вправе включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, которые являются дополнительными к обязательным (п. 12 ФСБУ 27/2021). На это обратил внимание Минфин в письме от 2 февраля 2022 г. № 07-01-09/6894).

Что касается подписи, то первичные документы можно подписывать простой и/или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Какая подпись будет использоваться, решают сами участники электронного документооборота, т. е. контрагенты (письмо Минфина России от 12 сентября 2017 г. № 03-03-06/1/58456).)

Применение усиленной квалифицированной электронной подписи обязательно:

  • при выставлении электронных счетов-фактур;
  • при взаимодействии с налоговиками, в т .ч. при подаче отчетности в электронном виде.

Заметим, что самостоятельная разработка форм первичных учетных документов – объемная и трудоемкая работа. К тому же все унифицированные формы первичных документов уже есть в бухгалтерских программах. Поэтому ваша фирма может продолжать использовать унифицированные формы первичных документов в добровольном порядке.

В этом случае в учетной политике нужно упомянуть об этом, указав, что в качестве первичных учетных документов компания применяет унифицированные формы.

Если компания применяет унифицированные формы первичных учетных документов, а для какого-то факта хозяйственной жизни типовой бланк не предусмотрен, вы можете разработать его самостоятельно.

Главное, чтобы он содержал все необходимые обязательные реквизиты и был утвержден в учетной политике.

Поясним на примере.

Пример. Когда нужно разработать свой первичный документ

Организация закупила товары для дальнейшей перепродажи. Покупка носит разовый характер. Договора с поставщиком нет. Оплата осуществлена с расчетного счета.

Поставщик вместе с товаром представил только товарный чек. Товарную накладную или универсальный передаточный документ поставщик оформлять отказался, так как не является плательщиком НДС.

Форма товарного чека содержит реквизиты:

  • наименования продавца и покупателя;
  • наименование, количество, стоимость проданных товаров;
  • должности и подписи ответственных лиц поставщика и их подписи;
  • дата составления документа.

Форма не содержит сведений о должностных лицах организации-покупателя и их подписей, поэтому такой товарный чек не является документом, служащим основанием для принятия товаров к бухгалтерскому учету. Бухгалтер организации-покупателя должен разработать форму первичного документа, который будет являться основанием для отражения в бухгалтерском учете такого факта хозяйственной жизни, как получение товаров по товарному чеку, и передать ее руководителю для утверждения приказом по организации.

В качестве такого документа бухгалтер разработал Акт о приемке товаров, полученных по товарному чеку. Его форма содержит все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Форму акта утвердили в учетной политике.

Несмотря на то, что Закон № 402-ФЗ разрешает разрабатывать и утверждать «свои» первичные учетные документы, формы первичных документов, которые введены уполномоченными органами на основании других федеральных законов, по-прежнему обязательны для применения. Изменять их запрещено (письмо Минфина России от 6 февраля 2015 г. № 07-01-12/4833).

Пример. Изменять форму справки КС-3 нельзя

Приказами Минстроя России от 17 января 2014 № 11/пр и от 17 июня 2014 № 298/пр предусмотрено обязательное применение справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3. Поскольку законодательство в сфере строительства требует оформлять эту справку, то компании должны заполнять КС-3 по унифицированной форме. Вносить изменения в бланк справки нельзя.

Как проверить, все ли обязательные реквизиты есть в первичке

В пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ содержится перечень обязательных реквизитов бухгалтерской «первички». Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа.

Как правило, первичный учетный документ имеет такую условную структуру:

  • вводная часть;
  • содержательная часть;
  • заключительная часть.

Во вводной части должны быть указаны наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ.

В содержательной части, как правило, отражают суть факта хозяйственной жизни (выплата денег, передача имущества и т.п.). Здесь же приводят натуральные или денежные измерители и единицы измерения (рубли, килограммы, штуки и т.п.).

В заключительной части отражены данные ответственного лица:

  • наименование должности, фамилия и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
  • или лица, ответственного за оформление свершившегося события.

Первичный учетный документ заверяется подписью ответственного лица (одного или нескольких).

Если хорошо представлять себе структуру документа, легко отследить наличие в нем всех обязательных пунктов.

Мнимые и притворные сделки. Подделка документов

Итак, первичный документ составляют в момент совершения факта хозяйственной жизни. Если это невозможно – непосредственно после его окончания (часть 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Мнимые и притворные сделки

К бухгалтерскому учету запрещено принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Под мнимыми объектами бухгалтерского учета понимают несуществующие объекты, отраженные в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни).

Под притворными объектами бухгалтерского учета понимают объекты, отраженные в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки).

Не относятся к мнимым объектам бухучета: резервы и фонды, предусмотренные законодательством России, а также расходы на их создание.

Пример. Мнимые и притворные сделки

Общество-должник имело задолженность перед банком по кредитному договору. Затем оно заключило договор с предпринимателем на поставку 340 тонн мясной продукции на сумму, сопоставимую с задолженностью перед банком. По договору поставки общество отказалось платить. На этом основании предприниматель инициировал банкротство должника.

Суды установили, что по договору поставки прием товара по количеству осуществляется согласно товарным накладным; расчеты за отпущенную продукцию производятся по ценам, указанным в товарной накладной поставщика; отпуск продукции осуществляется на сумму, не превышающую предоплату; поставка каждой последующей партии продукции производится после полной оплаты предыдущей. В подтверждение факта поставки истец представил в суд товарные накладные, скрепленные оттисками печатей сторон договора и подписанные представителями обеих сторон.

Однако сделка была совершена лишь для вида, без намерения создать соответствующие ей правовые последствия (мнимой сделкой), а потому ничтожной.

Реальная цель этой мнимой сделки - искусственное создание задолженности для последующего инициирования процедуры банкротства должника и участия ИП-кредитора в распределении имущества банкрота.

Сокрытие действительного смысла сделки находится в интересах обеих ее сторон. Совершая сделку лишь для вида, стороны правильно оформляют все документы, но создать реальные правовые последствия не стремятся.

Так по договору якобы в короткий срок поставлен большой объем мясной продукции. Однако общество не занималось деятельностью по реализации мяса, и тем более в объемах, указанных в товарных накладных. Экономическая возможность общества по покупке, размещению и дальнейшему распоряжению такой партией товара вызвала обоснованные сомнения суда (определение ВС РФ от 25 июля 2016 г. по делу № 305-ЭС16-2411).

То, что сделка фактически совершена, подтверждается только сторонами сделки и сопровождающими ее документами.

Такими документами являются оформленные должным образом:

  • товаросопроводительные документы;
  • документы по учету, оформляемые в ходе всего продвижения товаров, работ, услуг;
  • документы о трудовой деятельности конкретных сотрудников, выполнивших ту или иную работу в интересах компании;
  • другие первичные документы, предусмотренные законодательством.

Использование заведомо подложного документа – деяние уголовно наказуемое. В зависимости от тяжести преступления оно наказывается:

  • штрафом в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
  • обязательными работами на срок до 480 часов;
  • исправительными работами на срок до трех лет;
  • арестом на срок до шести месяцев (п. 3 ст. 327 УК РФ).

Подделка документов

Операции, которые оформлены бумагами с признаками подделки, инспектор будет проверять с пристрастием. Такими признаками считают чаще всего:

  • орфографические ошибки;
  • дописки текста;
  • дорисовывание подписи или печати;
  • подтирки и травления текста химическими растворителями;
  • следы посторонних чернил;
  • смазывание текста или оттиска печати;
  • разная бумага в одном многостраничном документе;
  • использование факсимиле.

Кроме того, при проверке первичных документов инспектор обязательно сверит подписи. Если он обнаружит неуверенный росчерк или более слабый по сравнению с оригиналом подписи нажим, дело может дойти до экспертизы, чтобы установить факт подделки. Если же документ оформлен «задним числом», такой факт легко устанавливается по состоянию бумаги, на которой он оформлен.

Спорные документы

Практика показывает, что наиболее пристальное внимание налоговики уделяют следующим первичным документам.

Транспортная накладная

Транспортную накладную (ТН) оформляют при заключении договора перевозки груза. Она подтверждает заключение этого договора и является обязательным документом, независимо от факта оформления каких-либо других документов.

Налоговые органы и суды считают:

  • при отсутствии ТН нельзя применить вычет НДС по транспортным расходам, так как не подтвержден факт перевозки (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 24 августа 2010 г. № А19-29237/09, от 31 августа 2010 г. № А19-4169/10);
  • то же и при неправильном оформлении ТН, поскольку реальность услуг по перевозке не подтверждена (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 3 октября 2011 г. № А03-18272/2009, ФАС Северо-Западного округа от 14 сентября 2011 г. № А13-7458/2010);
  • если масса перевезенного груза указана больше, чем это позволяет грузоподъемность данного автомобиля, это указывает на нереальность операции (постановление ФАС Поволжского округа от 18 марта 2008 г. № А12-9459/07-С42). Масса груза в накладной превышает разрешенную максимальную массу в соответствии с паспортом транспортного средства (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 17 февраля 2016 г. № Ф08-551/2016);
  • то же и в случае, если в ТТН указаны транспортные средства с несуществующими госномерами (проверяется по базе данных ГИБДД) (постановления ФАС Уральского округа от 28 ноября 2011 г. № А50-4014/2011, Поволжского округа от 27 октября 2011 г. № А12-22104/2010, Восточно-Сибирского округа от 1 ноября 2010 № А19-6169/10);
  • то же и в случае оформления доставки одного и того же груза по нескольким ТТН (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 28 апреля 2017 г. № Ф06-19313/2017). В накладной указан транспорт, который принадлежит не перевозчику, а иным организациям, снят с учета или поставлен на учет позже даты ТТН.

Кроме того, налогоплательщики не вправе использовать для подтверждения расходов самостоятельно разработанную форму товарно-транспортной накладной (письмо УФНС России по г. Москве от 16 июня 2011 г. № 16-15/058245@).

Путевой лист

Путевой лист является основным первичным документом для контроля пробега транспортного средства, списания топлива, оплаты труда водителей и исчисления налогов.

Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ (далее - Закон № 259-ФЗ) обязанность оформления путевых листов вменяется:

  • компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде;
  • транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки;
  • компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа;
  • транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).

Исходя из этого, многие отказываются от ведения путевых листов. Однако практика свидетельствует о важности оформления путевых листов, чтобы:

  • иметь точные сведения о том, где находилось транспортное средство в рабочее время, и какую работу производил водитель, управляющий им;
  • иметь возможность отчитываться перед налоговиками без расхождений в данных;
  • обеспечить правильный учет топлива;
  • иметь право на уменьшение налогооблагаемой базы.

При проверке путевых листов налоговики и другие проверяющие находят множество нарушений.

Чаще всего претензии вызывает форма путевого листа. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390 (в редакции приказа Минтранса от 5 мая 2023 г. № 159). С 1 марта 2023 года предыдущий приказ Минтранса от 11 сентября 2020 г. № 368 утратил силу.

В соответствии с порядком заполнения, путевой лист нужно заполнять на любое транспортное средство, которое используется фирмой или или предпринимателем, то есть он нужен, даже если в транспортном средстве один водитель, а груза и пассажиров нет.

Налоговики могут не признать расходы на ГСМ, если они не подтверждены документально. Это может произойти и в случае, если в путевом листе нет одного из обязательных реквизитов. Одним из таких реквизитов является реквизит «Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства»).

После предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства в путевом листе необходимо сделать отметку «выпуск на линию разрешен».

Правилами разрешено оформлять один путевой лист на один рейс, если его длительность больше рабочего дня или смены водителя (водителей), либо на несколько рейсов, если в течение рабочего дня или смены у водителя ряд рейсов.

Допускается оформлять:

  • один путевой лист на один рейс (если этот рейс превышает продолжительность рабочего дня или смены водителя (водителей));
  • несколько бумажных путевых листов на одно ТС раздельно на каждого водителя;
  • один путевой лист на несколько рейсов (если в течение дня или смены водитель совершает несколько рейсов).

Если путевой лист формируется в электронном виде, то можно будет вносить изменения в сведения о водителе, а также о марках/моделях прицепов.

В реквизите путевого листа «Сведения о транспортном средстве» нужно указывать тип, модель и марку транспортного средства (по данным паспорта ТС).

При выезде и при заезде на парковку в путевом листе нужно фиксировать показания одометра (в том числе при оформлении нескольких путевых листов на разных водителей в течение смены).

По новым правилам показания одометра нужно отражать в следующих случаях: «при выпуске ТС на линию; при возвращении ТС с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физическими лицами».

Также обязательным реквизитом путевого листа является реквизит «сведения о водителе», а именно:

  • фамилия, имя, отчество водителя;
  • СНИЛС, а также серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения водителя;
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Кроме того, разрешено изменять сведения о водителях (а также марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах) при формировании электронного путевого листа.

Чтобы путевой лист служил подтверждающим учетным документом, в нем должен быть заполнен обязательный реквизит – «Сведения о медосмотре».

Право водителя предприятия управлять машиной в рабочих целях должно быть документально заверено в путевом листе (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Это право подтверждает обязательный реквизит путевого листа – «Сведения о медосмотре». Если ее нет, то, соответственно, такой путевой лист не годится в качестве подтверждающего учетного документа фирмы.

Не должны проходить медосмотр сотрудники:

  • которые периодически используют личный транспорт в интересах компании (ст. 23 Закона № 196-ФЗ);
  • которые занимаются постоянными разъездами на служебном автомобиле (постановление ВС РФ от 19 декабря 2016 г. № 18-АД16-173).

С марта 2023 года введены электронные путевые листы (изменения внесены в Устав автомобильного транспорта внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 г. № 39-ФЗ).

А с сентября 2023 года появилась возможность проводить медосмотры дистанционно (постановление Правительства от 30 мая 2023 г. № 866). Право на проведение заочного осмотра имеют специально обученные и числящиеся в единой информационной системе работники медицинских учреждений, получивших лицензию.

Водитель проходит медосмотр дважды: перед рейсом (сменой) и после.

При «очном» осмотре оборудование медицинского кабинета должно удовлетворять требованиям, перечисленным в пункте 4 части 2 приложения № 2 к письму Минздрава от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32. Причем требуются несколько помещений: для отбора биологических образцов и непосредственно для проведения осмотра.

Порядок проведения медосмотров водителей установлен приказом Минздрава от 30 мая 2023 г. № 266н.

При очном осмотре медработник должен выполнить следующие действия:

  • спросить водителя о его жалобах и недомоганиях;
  • провести визуальный осмотр;
  • проверить артериальное давление, пульс, температуру тела;
  • понять, есть ли у водителя алкогольная, наркотическая и другая интоксикация или их остаточные явления;
  • при необходимости провести лабораторные исследования.

Если водителя осматривают дистанционно, то не реже двух раз в год он обязан очно сдать анализы на наличие в организме наркотиков, психотропных средств и их метаболитов.

После обследования медицинский работник указывает в путевом листе дату и время осмотра, заверяет подписью и расшифровкой с фамилией и инициалами. Результат дистанционного осмотра заверяют УКЭП (приказ Минтранса от 28 сентября 2022 г. № 390).

Медработник выносит решение о наличии или отсутствии признаков воздействия опасных факторов и фиксирует его в журнале регистрации медосмотров. Этот журнал разрешено также вести в бумажной или в электронной форме. Электронная форма требует подписания УКЭП.

За допуск водителей к работе без медосмотров установлена административная ответственность. Допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения обязательных медицинских осмотров в начале рабочего дня (смены) или при наличии медицинских противопоказаний влечет наложение административного штрафа (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ):

  • на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей - в размере от 15 000 до 25 000 руб.;
  • на юридических лиц - от 110 000 до 130 000 руб.

При повторном нарушении штрафы еще выше, плюс могут приостановить деятельность компании на срок до 90 суток (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Есть еще обязательный реквизит - «Сведения о перевозке». В этом реквизите нужно отражать информацию о виде сообщения (городское, пригородное, междугородное, международное) и о виде перевозки (регулярные перевозки, перевозки по заказам, перевозки легковыми такси).

Минфин РФ придерживается позиции, что «путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов» (письмо от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). Соответственно, если в путевом листе не содержатся какой-либо обязательный реквизит, налоговики, скорее всего, сочтут, что путевой лист оформлен с нарушением установленных требований, не отвечает пункту 1 статьи 252 НК РФ и не может являться документальным подтверждением расходов.

Скачать бланки можно из раздела «Формы и бланки»:

Обратите внимание: с 1 марта 2023 года вступил в силу новый приказ Минтранса РФ от 28 сентября 2022 г. № 390, который будет действовать до 2029 года. Из состава сведений исключены наименование и номер путевого листа, а вместо сведений о собственнике (владельце) транспортного средства нужно будет вносить сведения о лице, оформившем путевой лист.

Авансовый отчет по форме № АО-1

На что обратить внимание:

  • форму авансового отчета № АО-1 разрешено дорабатывать. Но удалять или изменять утвержденные реквизиты отчета нельзя (письмо Минфина России от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414). Все реквизиты должны быть заполнены;
  • отчет должен быть составлен не позднее трех дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749);
  • отчет обязательно должен быть утвержден руководителем компании (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 4 мая 2008 г. № А32-19569/2007-3/361);
  • к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие оплату (контрольно-кассовые чеки, приходно-кассовые ордера);
  • предъявлять авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юрлица, ИП.

Исправление первичных документов

Нередко бывает, когда в уже подписанные и отраженные в регистрах бухгалтерского учета первичные документы необходимо вносить изменения.

Пункт 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ возможности заменять ошибочный документ на бумажном носителе новым не предусматривает. Поэтому, если вы нашли ошибку в первичном документе, принятом к учету, его нужно исправить.

Исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов и должностей (ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Если же вы ошибетесь в электронном документе, то в этом случае разрешается составить новый (ФСБУ 27/2021). В новом документе нужно будет указать, что он составлен взамен первоначального, а также дату исправления. Заверить его нужно электронными подписями ответственных лиц с расшифровкой их должностей, Ф. И. О. или других реквизитов, необходимых для идентификации.

Регистры можно исправлять сторнировочными или дополнительными записями.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Как зачеркивать ошибочные данные

Ошибки в первичных документах, оформленных на бумаге, исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное. Исправление должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписями лиц, подписавших документ, рядом с исправлением должна быть проставлена дата исправления.

Пример. Как исправить документ зачеркиванием

Возвратившийся из командировки сотрудник сдал авансовый отчет, и директор его утвердил. Но фактическая сумма расходов по кассовым чекам, которая была проведена в учете, не совпала с той, которую указал работник на оборотной стороне отчета.

Эта ошибка не повлияла на проводки. Бухгалтер исправил ошибку зачеркиванием:

  • зачеркнул неправильный показатель одной чертой таким образом, чтобы можно было прочитать исправленный текст;
  • сделал надпись «Исправлено»;
  • указал дату внесения исправления;
  • указал правильные данные;
  • попросил работника заверить исправление.

Если же вы ошибетесь в электронном документе, то в этом случае разрешается составить новый. В новом документе нужно будет указать, что он составлен взамен первоначального, а также дату исправления. Заверить его нужно электронными подписями ответственных лиц с расшифровкой их должностей, Ф. И. О. или других реквизитов, необходимых для идентификации.

Кроме того, новый электронный документ должен воспроизводиться только вместе с первоначальным.

Обратите внимание: Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, утрачивает силу с 1 января 2022 года (Приказ Минфина от 30 апреля 2020 г. № 184).

Замену ошибочного бумажного документа на новый ФСБУ 27/2021 не предусматривает.

Подпись электронных документов

Закон № 402-ФЗ «уравнивает в правах» бумажные документы и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (части 5, 6 ст. 9).

Бумажную копию электронного документа допускается изготавливать только по требованию контрагента, если это предусмотрено договором.

В электронной форме можно составлять не только первичные документы, которыми компания обменивается со своими контрагентами, но и внутренние документы (например, авансовые отчеты, подписывая их квалифицированной электронной подписью).

Обратите внимание: электронные документы для передачи в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи должны быть составлены по форматам, установленным ФНС РФ (п. 2 ст. 93 НК РФ).

При формировании электронных первичных документов организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронная подпись обладает такой же юридической силой, что и собственноручная. Для подписания документов используют только квалифицированную электронную подпись юрлица. С этой целью выдают обезличенный сертификат, зарегистрированный на юрлицо, в котором нет указания на физлицо, которое действует от имени юрлица без доверенности

Руководитель организации может сам подписывать первичные документы или установить список лиц, имеющих право подписать первичные документы от имени организации.

Хозяйствующий субъект в своем распорядительном ЛНА:

  • определяет физлицо, наделяемое правом автоматически создавать и (или) автоматически проверять электронную подпись в системе;
  • устанавливает лицо, отвечающее за подписываемый контент.

Для оформления каждого факта хозяйственной жизни необходимо создание первичного учетного документа, который должен содержать обязательные реквизиты, установленные законодательством о бухучете (п. 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ). Один из них - подпись лица, которое совершает сделку или операцию и отвечает за ее оформление с указанием его должности.

ФНС в письме от 17 июля 2024 г. N ЗГ-2-26/10319.разъяснила, что эти документы не могут быть подписаны обезличенной электронной подписью: при этом не выполняются требования законодательства о том, что документы подписывает руководитель организации или уполномоченные им лица.

Электронные подписи бывают двух видов – простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

Усиленная электронная подпись подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную.

Первичные учетные документы в электронной форме должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью.

Электронные документы, подписанные квалифицированной подписью

Электронные документы, подписанные квалифицированной подписью, могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.

Однако в письме ФНС от 3 апреля 2023 г. № ЕА-4-26/3976@ указано следующее.

В соответствии со статьей 11 Закона № 63-ФЗ квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении условий, предусмотренных пунктами данной статьи:

1) квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

2) квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;

3) имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания. При этом проверка осуществляется с использованием средств электронной подписи, имеющих подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом № 63-ФЗ, и с использованием квалифицированного сертификата лица, подписавшего электронный документ.

В соответствии с пунктом 1 части 2 статьи 14 Закона № 63-ФЗ квалифицированный сертификат электронной подписи содержит даты начала и окончания срока действия такого сертификата, которые участвуют в проверке действительности квалифицированной электронной подписи. При этом, в случае, когда квалифицированная электронная подпись содержит метку доверенного времени, проверка ее действительности осуществляется на дату подписания электронного документа, иначе на дату такой проверки.

Обратите внимание: таким образом, отсутствие подтверждения действительности квалифицированной электронной подписи у электронного документа не позволяет признавать его электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Сотрудники организаций, получившие КЭП организации в удостоверяющем центре, аккредитованном после 1 июля 2020 года, до 31 августа 2024 года могут такими подписями подписывать документы организации без машиночитаемой доверенности (МЧД), но для этого нужен сертификат КЭП для сотрудника (Федеральный закон от 4 августа 2023 г. № 457-ФЗ).

Для продления возможности подписывать документы от имени организации без МЧД необходимо получить сертификат на сотрудника организации в УЦ, аккредитованном до 31 августа 2023 года.

Напомним: машиночитаемая доверенность - это электронная доверенность, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя. Сотрудники могут подписывать электронные документы с помощью УКЭП физического лица, прикладывая к ним МЧД.

В машиночитаемой доверенности используются два основных понятия:

  • «доверитель» – ответственное лицо, разрешающее выполнение операций другим организациям или физическим лицам по доверенности;
  • «представитель» – организация или физическое лицо, принимающее на себя ответственность действовать от лица Доверителя в рамках вверяемых ему полномочий по доверенности. Им может быть как штатный сотрудник организации, так и сторонний представитель (физлицо, юрлицо или ИП).

Читайте также ситуацию: Машиночитаемая доверенность

Хранение бухгалтерских документов

При выемке (изъятии) первичных учетных документов (в том числе и электронных) в документооборот включаются их копии, заверенные представителями изымающего органа. Копии должны быть изготовлены в момент изъятия или (если выемку производит налоговая инспекция) в течение пяти дней после изъятия (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Исходя из действующего законодательства, ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем компании (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Хранить документы, поступающие в бухгалтерскую службу, создаваемые и накапливаемые в ней, имеющие различное целевое назначение, нужно в соответствии с нормами статьи 29 Закона № 402-ФЗ.

Вот эти нормы:

  1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.
  2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
  3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
  4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Сроки хранения документов прописаны в нескольких нормативных актах.

Для хранения первичных документов, подтверждающих расходы в виде амортизационных начислений, Налоговый кодекс также устанавливает общий срок – 5 лет. С учетом требований статьи 252 НК РФ этот срок исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Для целей бухгалтерского учета первичные документы необходимо хранить не менее 5 лет после отчетного года (ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

А приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 установлено, что журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), нужно хранить до ликвидации организации.

Если в различных нормативных актах для одного и того же типа документа установлены разные сроки хранения, ориентируйтесь на больший срок.

Как восстановить утраченные документы

Если в результате ЧП уничтожена или испорчена первичка, бездействовать нельзя. Чтобы утрата документов не стала для компании серьезной проблемой, нужно правильно зафиксировать этот факт и принять все меры для восстановления бумаг.

Ответственность за организацию хранения первички несет руководитель организации. Напомним, в случае несоблюдения требований с него может быть взыскан штраф в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ. Согласно этой статье, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.

При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности, если ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов. Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию – за это тоже предусмотрена уголовная ответственность.

А если руководитель не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по статье 110 НК РФ.

Поэтому первое, что нужно сделать при обнаружении утраты бумаг, это сообщить об этом директору и обязательно письменно (напишите докладную (служебную) записку).

Комиссия по расследованию причин утраты документов

На основании приказа директора создайте комиссию по расследованию причин утраты документов. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.

Комиссия будет расследовать причины утраты документов. Если утрата документов произошла из-за обстоятельств непреодолимой силы, то необходимо обратиться в тот компетентный орган, который отвечает за ситуацию.

Чаще всего это: хищение документов - полиция; стихийное бедствие, наводнение, пожар, другие природные явления - МЧС; авария на объекте ЖКХ – коммунальные службы.

Возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации, например, во время транспортировки при переезде. В такой ситуации руководитель должен получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принять решение и издать приказ о наложении дисциплинарного взыскания - выговора или замечания. Взысканием также может стать увольнение сотрудника.

По окончании работы комиссия составит опись утраченных бумаг и акт.

Акт о расследовании причин утраты документов

Акт о расследовании причин утраты документов утверждает руководитель организации. К акту прилагаются:

  • опись утраченных документов;
  • письменные объяснения сотрудников, отвечающих за сохранность бумаг;
  • если привлекались компетентные органы - справки и уведомления от них в соответствии с обстоятельствами происшествия.

В акте нужно отразить:

  • в каких условиях работала комиссия;
  • по какому адресу комиссия проводила осмотр и почему именно здесь (указать документы: приказ, в котором прописан адрес архива фирмы, регламент передачи документов и т.п.);
  • порядок определения перечня утраченных документов (к примеру, сопоставление со списком переданных в архив документов, со сведениями на электронных носителях, выписками банка и др.);
  • причины, по которым документы невозможно восстановить.

Уведомление налоговой инспекции

Далее нужно уведомить об утрате документов налоговую инспекцию и начать принимать меры к восстановлению утраченных бумаг.

Направить уведомление об утрате документов нужно своевременно - максимум в течение недели после происшествия, чтобы не было лишних подозрений (см. постановление АС Уральского округа от 22 декабря 2015 г. № А60-10762/2015).

Также в дальнейшем в инспекцию нужно будет сообщить о завершении процесса восстановления документов и его результатах – туда направляется акт комиссии с приложением отчетов ответственных лиц об итогах работы (постановление Восьмого ААС от 1 августа 2019 г. № А75-13053/2018).

Восстановление документов

Восстановить документы своими силами бывает непросто. Поэтому следует обратиться за помощью.

  1. У налоговой инспекции запросите копии бухгалтерской и налоговой отчетности. Станет ясен объем операций, который придется подтверждать.
  2. У банка запросите выписки по расчетному счету, чтобы определить круг контрагентов и составить перечень нужных документов.
  3. У контрагентов попросите заверенные дубликаты первичных учетных документов бухгалтерского учета по сделкам с вашей фирмой. Они необходимы для восстановления бухгалтерского и налогового учета. Если кто-то из контрагентов ликвидирован, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это – составьте акт. Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы организаций, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.) (см. постановление Восьмого ААС от 29 апреля 2015 г. № А75-8580/2014). Не забудьте назначить ответственное лицо.
  4. Помочь восстановить учет может аудиторская фирма, если сил своих специалистов недостаточно. На основе восстановленной документации нужно заново сформировать регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность, пересчитать налоги.

Ответственность за нарушения правил оформления первичных документов

Если вы не оформили необходимый первичный документ (или исправили его не по правилам) и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.

Налоговая ответственность

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Имейте в виду: действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Как отмечается в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 18 сентября 2024 г. № Ф04-3974/2024 по делу № А75-19478/2023, штраф в обычном размере (20%) назначается, когда занижение налога произошло случайным образом или в результате ошибки. Если же неуплата налога носила явно преднамеренный характер (из-за применения схемы оптимизации, составления фиктивных документов и т. п.), то штраф следует взимать в повышенном размере (40%).

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. № б-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122.

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактовали и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могли классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могли сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.

Пример. Штраф за нарушения правил оформления первичных документов

ООО перечислило иностранному партнеру денежные средства в оплату консультационных услуг.

Однако акт, подтверждающий оказание услуг, не содержал всех необходимых реквизитов.

Во время выездной проверки работники налоговой инспекции расценили это как нарушение Федерального закона «О бухгалтерском учете» и исключили сумму, уплаченную иностранному партнеру, из состава себестоимости.

Как следствие, было принято решение доначислить налог, а также взыскать с предприятия пени и штраф.

Предприятие с решением инспекции не согласилось и обратилось в арбитражный суд.

Изучив материалы дела, суд встал на сторону предприятия. Он, в частности, указал, что «незначительные недостатки в оформлении первичных документов... не свидетельствуют об отсутствии хозяйственной операции, а также об отсутствии у предприятия расходов по оплате консультационных услуг».

Учитывая, что к бухгалтерскому учету нельзя принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок, чиновники определили круг ответственности за оформление таких документов в учете.

Так, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни признается лицо, составившее первичный документ. Этот субъект (гражданин или фирма) должен обеспечить своевременную передачу оформленного документа в бухгалтерию для регистрации в учете, а также гарантировать достоверность его данных.

Что касается лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета (например: бухгалтер, руководитель или фирма, с которой заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета), то они не несут ответственности за соответствие составленной другими лицами «первички» и свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Например, если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то это не означает, что штрафные санкции в обязательном порядке предъявят и вашему предприятию.

Пример. Отсутствие товарно-транспортных накладных по форме 1-Т

Налоговая инспекция провела выездную проверку, в результате которой было принято решение о привлечении компании к ответственности. Основанием для такого решения стало, в частности, отсутствие товарно-транспортных накладных по форме 1-Т. Однако суд с точкой зрения налоговиков не согласился, указав, что факт оприходования обществом купленного товара подтвержден товарными накладными по форме ТОРГ-12. В ответ на это налоговая инспекция привела еще один довод: в товарных накладных (ТОРГ-12) нет ссылки на номер и дату транспортной накладной. Но и с этим аргументом арбитры не согласились, подчеркнув, что «отсутствие ссылки на номер и дату транспортной накладной, при фактическом принятии на учет товара, подтверждении свидетелями факта поставки товара силами поставщика, не свидетельствует об отсутствии поставки товара» (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 сентября 2010 г. по делу № А27-391/2010 (определением ВАС РФ от 21.01.2011 № ВАС-67/11 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

Если нарушения с первичкой нашли у налогового агента, например по НДФЛ, его штрафуют по статье 123 Налогового кодекса. Размер штрафа - 20% от суммы налога, которую вы не удержали и (или) не перечислили в бюджет.

Административная ответственность

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 5000 до 10 000 рублей, а за повторное нарушение - от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

При этом повторным совершением административного правонарушения является совершение правонарушения в тот период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию за совершение однородного административного правонарушения (п. 2 ч. 1 ст. 4.3 КоАП РФ). Этот период длится со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения одного года со дня окончания исполнения данного постановления (ст. 4.6 КоАП РФ) (Информационное сообщение Минфина России от 7 апреля 2016 г. № ИС-учет-1).

Бухгалтера или должностное лицо не оштрафуют, если (п. 1.1 статьи 15.11 КоАП РФ):

  • первичные документы, не соответствующие свершившимся фактам хозяйственной жизни, составлены другими лицами;
  • первичные документы не переданы или переданы с опозданием.

Обратите внимание: этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского или налогового учета привело:

  • к занижению сумм налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
  • к искажению любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;
  • к регистрации не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;
  • ведению счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;
  • составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета;
  • отсутствию у компании первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.

Однако должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

  • подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные статьей 81 Налогового кодекса;
  • исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Обратите внимание, что срок давности привлечения к административной ответственности за нарушение законодательства о бухгалтерском учете составляет 2 года со дня совершения административного правонарушения (п.1 ст. 4.5 КоАП).

Однако за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ – ее должностные лица.

Поэтому должностное лицо могут привлечь к ответственности и за пределами двухгодичного срока, что прямо предусматривает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса. Согласно этой норме, «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».

Кроме того, в КоАП РФ есть статья 13.20 КоАП РФ, которая устанавливание ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Это вынесение предупреждения или административный штраф на сумму:

  • от 1000 до 3000 руб. граждан;
  • от 3000 до 5000 руб. должностных лиц;
  • от 5000 до 10 000 руб. юридических лиц.

Передача бухгалтерской документации при смене директора

КС РФ установил, что при смене генерального директора предыдущий руководитель обязан передавать бухгалтерскую документацию в полном объеме

Суды трех инстанций возложили на бывшего генерального директора компании обязанность передать новому руководителю подлинники документов общества. Заявитель решил, что суды не вправе обязать бывшего главу компании передать новому руководителю отсутствующие документы или документы, которые вообще не составлялись, и обратился в КС РФ.

Жалобу не приняли к рассмотрению. Установление и оценка фактических обстоятельств, имеющих значение для разрешения конкретного дела, к компетенции КС РФ по нормам статьи 125 Конституции Российской Федерации и статьи 3 Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации», не относятся.

Тем не менее, в своем определении судьи указали следующее.

Согласно части 4 статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» при смене руководителя организации должна быть обеспечена передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Данные положения имеют цель обеспечить соблюдение установленных требований по ведению организациями бухгалтерского учета и дальнейшее надлежащее функционирование организации при смене ее руководителя. Они не могут рассматриваться в качестве нарушающих конституционные права бывшего директора. Суды, возлагая на него обязанность по передаче спорных документов, исходили из отсутствия доказательств, свидетельствующих о том, что заявитель, действуя разумно и добросовестно, после освобождения от должности генерального директора предпринял действия, направленные на передачу документов новому руководителю организации. Также не была подтверждена невозможность исполнения данной обязанности.

Вывод: передавать бухгалтерскую документацию новому руководителю предыдущий директор обязан в полном объеме (Определение КС РФ от 28 сентября 2023 г. № 2450-О).




Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.