.
^ Наверх

Вы работаете в бераторе в режиме ограниченного доступа. Для вас скрыта часть разделов и сервисов. Чтобы открыть для себя все возможности бератора, оформите подписку.

Кто должен оформлять счета-фактуры

Последний раз обновлено:

Фирмы и предприниматели могут заниматься разными видами деятельности: продавать товары или продукцию собственного производства, выполнять работы или оказывать услуги.

Каждый раз наряду с документами, подтверждающими выполнение обязательств по той или иной сделке (акт приемки-сдачи, накладная и т. п.), плательщику НДС необходимо оформлять и счет-фактуру. Таково требование Налогового кодекса.

Как правило, счета-фактуры выписывает бухгалтер или работник, уполномоченный на это приказом руководителя (например, менеджер по продажам). Выписанные счета-фактуры регистрируют в книге продаж, а счета-фактуры, полученные от поставщиков, – в книге покупок. Хранят счета-фактуры в специальных журналах.

Счета-фактуры нужно оформлять не только по сделкам купли-продажи. Этот документ выписывают во всех случаях, когда возникает обязанность по уплате налога на добавленную стоимость, в том числе при безвозмездной передаче товаров (работ, услуг) и имущественных прав.

Обратите внимание: счет-фактура не является документом, который можно истребовать с контрагента в судебном порядке, даже если обязанность по его передаче предусмотрена договором. Порядок оформления и предъявления счетов-фактур регулируется законодательством о налогах и сборах. Правила ГК РФ к нему не применяются (Постановление АС Северо-Западного округа от 14 апреля 2023 г. № Ф07-2426/2023 по делу № А05-7844/2022).

Как выставлять счета-фактуры

Счет-фактуру оформляют в двух экземплярах: первый экземпляр передают покупателю (заказчику), второй – в бухгалтерию. Причем сделать это нужно не позднее пяти календарных дней с даты получения аванса или отгрузки товаров покупателю.

Обратите внимание: документом, подтверждающим факт выполнения и сдачу результатов работ, является акт сдачи-приемки работ. В целях определения момента определения базы по НДС днем выполнения работ подрядчик должен признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком. Таким образом, счета-фактуры в отношении выполненных проектно-изыскательских и строительно-монтажных работ подрядчик выставляет не позднее 5 календарных дней, считая с даты подписания заказчиком акта сдачи-приемки данных работ (письмо Минфина от 10 октября 2023 г. № 03-03-06/1/96189).

В некоторых случаях счет-фактуру оформляют в одном экземпляре. Это происходит, если фирма или предприниматель:

  • использует товары (работы, услуги) для собственных нужд фирмы (если расходы на покупку таких товаров, работ или услуг не уменьшают облагаемую прибыль);
  • выполняет строительно-монтажные работы при условии, что построенные объекты будут использованы для собственных нужд;
  • исполняет роль налогового агента (в частности, арендует государственное имущество).

Выставлять счета-фактуры нужно с соблюдением правил и по утвержденной форме. При этом желательно, чтобы было удобно отследить, к какому конкретно товару (услуге, работе) они относятся. Вариантов может быть несколько.

Одна накладная – один счет-фактура

Вариант выставления счетов-фактур «одна накладная – один счет-фактура» удобен, так как позволяет без проблем установить, как выполняются условия для получения НДС-вычета.

Он позволяет продавцу легко определить, какой счет-фактура к какому конкретно товару (услуге, работе) относится. Покупателю - принят ли к учету товар, указанный в счете-фактуре. Поэтому на практике поставщики очень часто выставляют счета-фактуры отдельно к каждой накладной.

Одна накладная – несколько счетов-фактур

В НК РФ нет требований о том, что к одному конкретному первичному учетному документу (товарной накладной, акту о приеме-передаче ОС, акту оказанных услуг (выполненных работ)) в обязательном порядке должен быть выписан один конкретный счет-фактура.

Может быть ситуация, когда по одному учетному документу составляют несколько счетов-фактур. Это случай, когда отгружаются несколько позиций.

К примеру, по одному акту о приеме-передаче ОС осуществляется отгрузка нескольких объектов. На каждый из них можно выставить отдельный счет-фактуру.

Один счет-фактура – на несколько накладных

При реализации товаров (работ, услуг), а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок счета-фактуры выставляются не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты. Так написано в пункте 3 статьи 168 НК РФ.

Для соблюдения этой нормы допускается выставление одного счета-фактуры по всем товарам, отгруженным в течение пяти календарных дней (см. письма Минфина от 12 января 2016 № 03-07-09/140, от 2 мая 2012 г. № 03-07-09/44).

Таким образом, налоговое законодательство РФ не содержит запрета на выставление одного счета-фактуры к нескольким накладным.

В новой форме счета-фактуры, которая действует с 1 июля 2021 года, это прямо предусматривает новая строка 5а для указания реквизитов отгрузочных документов.

Счет-фактура раз в месяц

Допускается выставление счетов-фактур по итогам истекшего календарного месяца или даже налогового периода.

Если счет-фактура составляется по длящимся услугам, когда не нужно оформлять ежемесячные акты, например, по аренде, в строке 5а нужно указать реквизиты договора.

При таком способе оформления нужно не забывать о том, что это нужно сделать не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем (кварталом)

Минфин также разрешил выставлять счета-фактуры на аванс один раз в конце месяца на разницу между предоплатой и суммой оказанных услуг в этом месяце по долгосрочным договорам (Письмо от 27 апреля 2024 г. № 03-07-09/40301).

Разъяснение касается оформления счетов-фактур по непрерывному долгосрочному договору на оказание лизинговых услуг, которые не были оказаны в каком-либо месяце.

Налоговая база по НДС определяется либо на момент оказания услуг, либо на момент получения аванса – в зависимости от того, что произошло раньше.

Для лизинговых услуг это или день получения авансового платежа или последний день месяца, и оформлять счета-фактуры по этим услугам нужно не позже 5 дней после получения аванса или не позже 5 дней после окончания месяца, в котором они были оказаны.

Минфин отметил, что в этой ситуации аванс можно рассматривать как разницу, которая образовалась по окончании налогового периода между авансовыми платежами и суммой оказанных услуг.

Тогда в счете-фактуре указывают аванс, полученный за месяц, в сумме, на которую в его конце услуги не были предоставлены. Выставлять такие счета-фактуры также нужно не реже чем раз в месяц и не позже 5-го числа следующего месяца.

Сводный счет-фактура

Сводный счет-фактура помогает некоторым налогоплательщикам облегчить документооборот.

Официального определения сводного счета-фактуры Налоговый кодекс не дает. Но его главным признаком считается объединение в одном документе сведений о нескольких операциях, или об операциях, осуществленных в разные даты (по сути - из нескольких счетов-фактур). Сводные счета-фактуры могут иметь место в разных ситуациях: при регулярных долгосрочных поставках, в работе экспедиторов, по комиссионным и агентским сделкам, в других случаях.

В письме ФНС от 16 марта 2021 г. № СД-18-3/446 подтверждено право выставлять в соответствии с условиями договора поставки счета-фактуры не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем в случае непрерывных долгосрочных поставок по непрерывной схеме в адрес одного и того же покупателя. Это касается ежедневной многократной реализации хлеба, скоропортящихся продуктов питания и т.д., а также при оказании услуг по транспортировке электроэнергии, нефти, газа, услуг электросвязи, банковских услуг.

Обратите внимание: закрепите такой порядок выставления счетов-фактур в учетной политике для целей налогового учета. Кроме того, оформлять отгрузки сводным счетом-фактурой поставщик должен согласовать с покупателем, например, включить схему документооборота в договор или составить дополнительное соглашение к нему..

Сводные счета-фактуры могут составлять экспедиторы и посредники, действующие от своего имени (см. письмо от 10 января 2013 г. № 03-07-09/01). Правилами заполнения счетов-фактур, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, прямо предусмотрена возможность для сторон посреднического договора выставлять сводные счета-фактуры в определенных случаях.

При оформлении сводного счета-фактуры им необходимо учесть следующее (письмо Минфина от 16 марта 2015 г. № 03-07-09/13799):

  • нумерация производится в соответствии с хронологией составления счетов-фактур;
  • каждая приобретенная у третьих лиц услуга (товар, работа) отражается в отдельной строке;
  • копии счетов-фактур исполнителей прилагаются к сводному счету-фактуре.

Сводный счет-фактура на аванс

С 2022 года сводные счета-фактуры допустимо формировать не только при реализации, но и на авансы, то есть предварительную оплату в счет будущих поставок.

Если поставщик на протяжении длительного времени поставляет товары или оказывает услуги, счета-фактуры на аванс можно формировать в виде сводного документа по итогам месяца. На каждый платеж покупателя или заказчика оформлять отдельный счет-фактуру не нужно. Все авансы можно объединить в сводный счет-фактуру (письмо Минфина от 7 марта 2022 г. № 03-07-12/19129).

Длительный срок действия имеют, к примеру, договоры на проведение работ в строительстве, производство сложного оборудования по заказам, разработку программного обеспечения и т.д.

Поставщик вправе объединить авансы текущего месяца в сводный авансовый счет-фактуру с соблюдением следующих требований:

  • этот счет-фактура формируется для покупателя или заказчика не позднее 5-го числа следующего месяца;
  • в него попадают суммы предоплаты, по которым не производилась отгрузка, не выполнялись работы или не оказывались услуги;
  • если в отчетном месяце не было отгрузок ни по одной предоплате, в сводный счет-фактуру попадают все авансы, полученные в отчетном месяце;
  • если в отчетном месяце производилась частичная отгрузка, в сводном счете-фактуре отражаются только те авансы, по которым отгрузки не было.

Таким образом, алгоритм составления сводного авансового счета-фактуры таков.

  1. Составить список авансов покупателя, полученных от него в течение месяца.
  2. Исключить платежи, по которым были отгрузки (выполнены работы, оказаны услуги).
  3. После окончания отчетного месяца в установленный срок оставшиеся авансы собрать в сводный счет-фактуру.

Строки 3, 4 и 5а сводного счета-фактуры заполнять не нужно, а в строке 5 нужно указать реквизиты всех платежей. В табличной части требуется написать название товара, работы или услуги, привести их числовые показатели (количество, цена, общая стоимость).

Размер НДС укажите по расчетной ставке.

Счета-фактуры по операциям без НДС

Обратите внимание: счета-фактуры должны выписывать и те фирмы и предприниматели, которые используют освобождение от исполнения обязанностей плательщика НДС по статье 145 Налогового кодекса. Такие лица выставляют счета-фактуры без выделения НДС (п. 5 ст. 168 НК РФ).

При совершении операций, которые не облагаются НДС согласно статье 149 Налогового кодекса, счет-фактуру не составляют. Между тем, в Налоговом кодексе нет прямого запрета на составление счетов-фактур при совершении операций, не облагаемых НДС.

Поэтому при реализации товаров (работ, услуг), не облагаемой НДС в силу положений статьи 149 Налогового кодекса, налогоплательщики могут составлять счета-фактуры (хотя и не обязаны) с отметкой «Без налога (НДС)». Это не противоречит нормам Налогового кодекса (письма Минфина России от 7 ноября 2016 г. № 03-07-14/64908, от 25 ноября 2014 г. № 03-07-09/59838).

Федеральный закон от 30 мая 2016 года № 150-ФЗ внес поправки в Налоговый кодекс, согласно которым налогоплательщики обязаны составлять счет-фактуры, вести книги покупок и книги продаж в отношении операций, не облагаемых НДС. Но это касается не всех "освобожденцев", а только тех, которые экспортируют товары за пределы РФ на территории государств – членов ЕАЭС (ч. 2 ст. 1 Федерального закона № 150-ФЗ).

Счета-фактуры, составляемые этими льготниками, должны содержать указание на код вида вывозимого товара в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕАЭС (ТН ВЭД ЕАЭС). Такое требование прописано в подпункте 15 пункта 5 статьи 169 Налогового кодекса.

Когда счет-фактуру можно не составлять

Счет-фактуру можно не составлять при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) лицам, которые не являются плательщиками НДС, а также налогоплательщикам, которые освобождены от уплаты НДС согласно статьям 145 и 145.1 Налогового кодекса. Это возможно при наличии письменного согласия сторон сделки на несоставление счетов-фактур (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ).

Кстати, если продавец товара и посредник на УСН договорились не выставлять счета-фактуры, «упрощенец» вправе не вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Связано это с тем, что если по письменному соглашению с поставщиком товаров счета-фактуры не выставляются, то агент на УСН не обязан вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур при покупке товаров для принципала. Об этом сообщил Минфин в письме от 31 октября 2016 г. № 03-11-11/63683.

В свою очередь продавцу при получении согласия покупателя на несоставление счетов-фактур мы рекомендуем поступить следующим образом.

Реализация товаров (работ, услуг, имущественных прав) должна быть отражена в книге продаж путем регистрации счета-фактуры, контрольной ленты ККТ, бланка строгой отчетности (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, п. 1, 3 Правил ведения книги продаж, утвержденных постановлением Правительства России от 26 декабря 2011 г. № 1137). Поэтому, если у продавца нет оснований оформить чек ККТ или выставить документ строгой отчетности, полагаем, он вправе составить счет-фактуру в единственном экземпляре (для себя) и зарегистрировать его в книге продаж.

Согласие на несоставление счетов-фактур стороны могут предусмотреть, например, в договоре либо дополнительном соглашении к нему. В этих документах можно уточнить, что помимо отгрузочных счетов-фактур для данного покупателя не составляются авансовые, исправленные и корректировочные счета-фактуры. Кстати, в письме от 16 марта 2015 года № 03-07-09/13808 Минфин России разрешил продавцам не выставлять авансовые счета-фактуры по письменному согласию с покупателем-«упрощенцем».

Кроме того, необходимо указать, на каком основании не составляются счета-фактуры (например, покупатель применяет УСН, ПСН или освобожден от уплаты НДС по статье 145 или 145.1 НК РФ). Также рекомендуем определить в договоре перечень документов, которыми будет подтверждаться факт реализации.

Письменное согласие сторон сделки на несоставление счетов-фактур можно оформить и в электронном виде при условии его заверения электронной подписью. К такому заключению пришли финансисты в письме от 21 октября 2014 года № 03-07-09/52963. Свой вывод они обосновали тем, что в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью, можно рассматривать как обмен документами (п. 4 ст. 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации").

Кроме того, не должны составлять счета-фактуры фирмы и предприниматели:

  • реализующие товары населению (они выдают покупателям вместо счетов-фактур чеки ККМ или бланки строгой отчетности);
  • не являющиеся плательщиками НДС (фирмы, перешедшие на упрощенную систему налогообложения). Исключением являются случаи, когда фирма является налоговым агентом, ввозит товары на территорию РФ и иные территории под ее юрисдикцией, является участником товарищества, ведущим общие дела (ст. 174.1 НК РФ);
  • реализующие товары (работы, услуги) физическим лицам. В этом случае продавец вправе оформить не счет-фактуру, а бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, зарегистрировав его в книге продаж В этих документах нужно отразить суммарные сводные данные по операциям, совершенным в течение определенного периода (день, месяц, квартал) (письмо Минфина России от 19 октября 2015 г. № 03-07-09/59679).

Неплательщик НДС выставил счет-фактуру

Однако если неплательщик НДС выставит покупателю счет-фактуру с выделенной суммой налога, то всю сумму НДС, указанную в этом счете-фактуре, придется уплатить в бюджет и сдать декларацию по НДС (п. 5 ст. 173 НК РФ). Это положение относится также к фирмам и предпринимателям, освобожденным от исполнения обязанностей плательщика НДС (ст. 145 НК РФ).

На основании полученного счета-фактуры покупатель принимает к вычету сумму НДС, уплаченную поставщику товаров (работ, услуг). Однако, если счет-фактура оформлен с нарушениями и эти нарушения существенны, налоговая инспекция может признать налоговый вычет неправомерным.

Уплата налога в бюджет и сдача декларации по НДС не делает неплательщика НДС, например, плательщика УСН-налога, налогоплательщиком НДС. Он не получает никакого права на применение налоговых вычетов. Об этом напомнил Минфин России в письме от 10 декабря 2021 г. № 03-07-11/100707. Аналогичная точка зрения высказана в постановлении АС Поволжского округа от 21 декабря 2017 г. № Ф06-27869/2017, постановлении Пленума ВАС РФ от 30 мая 2014 года № 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость».

Если же упрощенец не перечислит налог в бюджет, то налоговые органы вправе привлечь его к ответственности по статье 122 НК РФ и начислить пени по статье 75 НК РФ.

А должен ли платить НДС подрядчик, применяющий УСН, если он выставляет заказчику первичные документы на стоимость работ с выделением в них суммы налога? Ответ найдем в письме ФНС от 26 мая 2023 г. № СД-4-3/6648.

НК РФ требует, чтобы лица, применяющие УСН и выставившие счет-фактуру с выделением суммы НДС, уплатили в бюджет всю сумму налога по этому счету-фактуре.

Это говорит о том, что обязанность по уплате НДС в бюджет возлагается на продавца, применяющего УСН, только в случае выставления им счета-фактуры с выделением в нем суммы НДС.

Если же продавец или подрядчик на УСН выставляет заказчику только первичные учетные документы на объем и стоимость строительных работ по контракту (КС-2 и КС-3) с выделенной в них суммой НДС без выставления счета-фактуры, то обязанности по уплате НДС у него нет.

Также продавец на УСН не должен уплачивать НДС в бюджет, даже если при оплате товаров покупатель в платежке отразил его сумму. Обязанность упрощенца заплатить НДС существует только в одном случае: когда он оформил покупателю счет-фактуру с НДС (письмо Минфина от 19 марта 2024 г. № 03-07-11/24203).



Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.