Как подтвердить расходы командируемого на проезд, когда билет купил другой работник

Минфин в письме от 18 сентября 2023 г. № 02-07-10/88879 разъяснил, как возместить и подтвердить расходы на проезд командированного работника, если билет для него был оплачен другим сотрудником.

Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Порядок возмещения сотруднику расходов на проезд командируемого работника в случае приобретения авиабилетов другим командируемым работником этим нормативным актом не урегулирован. Поэтому определить такой порядок возможно коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (например, Положением о командировке).

Например, два сотрудника компании полетели в командировку. Один сотрудник купил два электронных билета на самолет, оплатив их со своей карты. Получается, что один из билетов выписан на одного сотрудника, а оплата произведена с карты другого сотрудника.

В Положении о командировках организации можно указать, что в подобной ситуации командированный сотрудник должен вернуть денежные средства за билет лицу, чья банковская карта была использована для расчета. Таким образом, каждый из работников сможет подтвердить свои командировочные расходы выписками с карты, причем вместе с выписками нужно предоставить расписку от сотрудника, понесшего расходы, что он получил потраченную сумму от работника, за которого оплатил билет.