График документооборота

График документооборота

Документооборот представляет собой некий порядок оформления первичных документов, принятия их к учету, обработки и передачи в архив. Его регламентируют специальным графиком. Эффективная работа бухгалтерской службы фирмы во многом зависит от правильности составления графика.

Графиком документооборота называют схему, которая описывает движение первички на фирме от момента ее получения до момента передачи на хранение. Как правило, график оборота документов составляют под руководством главного бухгалтера, а руководитель утверждает его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике достаточно отразить лишь основные положения графика, а полный график лучше описать в отдельном приказе. Если на фирме нет графика – страдает только она, потому что сотрудникам будет значительно сложнее работать.

Составление графика

График оформляется в виде таблицы, в ней указывают ответственных за оформление, обработку и проверку поступившего документа, сроки, в которые он должен быть обработан, и порядок его передачи в архив на хранение.

График составляется по всем участкам бухгалтерского учета, потому что на каждом участке используются свои первичные документы. Например, по учету кассовых операций – отчеты кассира-операциониста, приходные и расходные кассовые ордера.

Использование графика

Работники фирмы, связанные с документами, например табельщики, кладовщики, подотчетные лица, снабженцы, должны оформлять и сдавать документы, которые относятся к сфере их деятельности, в срок, указанный в графике.

Для этого работнику вручают копию выписки из графика документооборота, в котором перечислены документы, закрепленные за ним. Соответствуя графику, он должен оформлять необходимые документы или получать готовые от других фирм. Также указаны сроки, в которые эти документы передаются в архив или другое подразделение. Работнику необходимо расписаться на выписке в получении графика.