Самые опасные документы, которые нужно хранить дольше 5 лет
Документы налогового учета хранят 5 лет. Но некоторые бумаги нужно хранить дольше. Самые опасные можно объединить в 3 группы. Не ошибайтесь, когда будете определять сроки хранения по ним. Иначе можно потерять деньги.
Общий срок хранения учетной документации
Сроки хранения документации определяют по Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237. Общий срок – 5 лет.
Для хранения документов по налогам статья 23 НК РФ предусматривает в основном тот же пятилетний срок. Есть случаи, когда установлен срок 6 лет, и ряд случаев – когда 4.
Просто знать срок хранения недостаточно. Главное – его правильно посчитать, и порядок подсчета зависит от налогового периода по конкретному налогу. Для налога на прибыль это год, а для НДС – квартал.
Первая группа. Документы, подтверждающие сумму налогового убытка
Фирма обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Это все первичные документы за календарный год, по итогам которого фирма получила убыток: накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, счета, ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки и др.
Их нужно хранить в течение всего срока, когда вы уменьшаете налоговую базу по налогу на прибыль на сумму убытков, то есть переносите убытки на будущее.
По совокупности двух норм НК РФ (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 4 статьи 283) сохранность документов, подтверждающих размер убытков, нужно обеспечить в течение 5 лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.
Если убыток не переносят, то к хранению документов, подтверждающих его образование, применяют общий порядок хранения документов налогового учета - 5 лет. Так написано в письме Минфина от 28 января 2022 г. № 03-03-06/3/5632.
Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2022 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2037 года.
Вторая группа. Документы при списании безнадежного долга
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. Это договоры с контрагентами, письма, платежные документы.
Но срок их хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.
Что не влияет на решение о списании долга, читайте в бераторе.
Третья группа. Счета-фактуры
К налоговым документам относятся и счета-фактуры. Порядок их хранения регулируют Правила ведения счетов-фактур, утвержденные постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Как заполнить счет-фактуру – вся информация в бераторе.
Счета-фактуры за налоговый период должны храниться в хронологическом порядке по дате их выставления или получения. Срок хранения и у бумажных, и у электронных счетов-фактур один – 5 лет. Но нужно понимать, с какого момента этот срок нужно начинать отсчитывать.
Срок начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см. письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829).
Например, фирма отгрузила покупателю товар и выставила счет-фактуру от 2 июля 2023 г. Этот счет-фактура отражен в декларации за 3 квартал 2023 года. Значит, отсчёт срока хранения счета-фактуры начнется 1 октября 2023 г., составит 5 лет и закончится 30 сентября 2028 г.
Какие суммы НДС можно принять к вычету?
Срок хранения счета-фактуры может быть продлен из-за переноса налоговых вычетов по НДС (разрешено пунктом 2 статьи 171 НК РФ, с исключениями). То есть, если вы заявите вычет с переносом, то хранить счет-фактуру придется дольше. При переносе на максимально разрешенный срок хранить счет-фактуру вам придется фактически 8 лет.
Напомним, вычеты НДС можно переносить в пределах 3 лет с момента принятия на учет товаров (работ, услуг). Переносить вычеты по предоплатам НК РФ запрещает.
Например, для использования в основной деятельности фирма приобрела товар и поставила его на учет в июле 2023 г. Поставщик предъявил счет-фактуру от 2 июля 2023 г. Фирма решила отложить вычет на 1 год. Значит, он будет заявлен только в декларации за 3-й квартал 2024 г. Пятилетний срок хранения начнет течь 1 октября 2024 г. и закончится 30 сентября 2029 г.
Читайте в бераторе больше о вычетах НДС:
Дополнительные условия для вычета
