.
^ Наверх

Хранение бухгалтерских, налоговых, кадровых документов

Последний раз обновлено:

По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

На практике же каждый бухгалтер сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета.

Например, выписанные в адрес предприятия счета на оплату многие бухгалтеры подшивают к платежным документам, а заявления на выдачу денег на хозяйственные нужды – к авансовым отчетам.

Одним словом, вы можете выбрать тот способ хранения первички, который наиболее удобен для вас. Главное, чтобы всегда можно было быстро найти необходимый документ.

Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, вы должны хранить в специальных журналах.

Сколько хранить бухгалтерские документы

Первичные документы и отчетность хранят в течение сроков, которые указаны в правилах архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. А учетную политику храните в течение пяти лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ).

О том, какой порядок хранения первичных учетных документов установил ФСБУ 27/2021 читайте в практической рекомендации «Хранение «первички» по ФСБУ 27/2021».

Подробнее сроки хранения бухгалтерских документов, а также документов по основным средствам, смотрите в Таблице ниже.

Документ Срок хранения Основание
БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Первичные учетные документы 5 лет
Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу
П. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Ст. 29 Закона № 402-ФЗ
Кассовые документы и книги
Банковские документы
Корешки чековых книжек
Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
Авансовые отчеты
Переписка
Кассовый чек и бланк строгой отчетности 6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями 5 лет Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-Ф
Документы учетной политики 5 лет П. 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним Годовая – постоянно
Промежуточная – 5 лет
П. 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ДОКУМЕНТЫ ПО ОСНОВНЫМ СРЕДСТВАМ
Документы о переоценке основных фондов и амортизации 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы о списании основных средств 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс 5 лет после выбытия имущества П. 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Сколько хранить налоговые документы

Общий срок хранения налоговых документов составляет 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Подробнее о том, сколько хранить документы для расчета и уплаты налогов в взносов, смотрите в Таблице.

Документ Срок хранения Основание
ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ РАСЧЕТА И УПЛАТЫ НАЛОГОВ И ВЗНОСОВ
Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ 5 лет П. 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом 5 лет П. 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
П.8 ст. 23 НК РФ
Документы, необходимые для исчисления налогов и документы, подтверждающие расходы 5 лет П.8 ст. 23 НК РФ
Ст. 29 закона № 402-ФЗ.
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка Весь период, по которому уменьшен налог
Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы. 5 лет
Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки 10 лет
Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронный подписей, которыми завизированы документы. 5 лет
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):
П. 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Стр. 395 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558
если делопроизводство закончено до конца 2002 года 5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты).
если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года 5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)
50 лет
Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов 6 лет П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Счета-фактуры 5 лет П. 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137
Книги покупок продаж и дополнительные листы к ним 4 года с момента последней записи Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов 6 лет П. 3 ст. 89.2 НК РФ
ДОКУМЕНТЫ ПРИ ПРИМЕНЕНИИ УСН
Книги учета доходов и расходов на УСН 5 лет П. 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Но Налоговый кодекс предусматривает отдельные сроки хранения для некоторых документов. Например:

  • в течение 6-ти лет надо обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов ( пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
  • документы, подтверждающие расходы на обучение, надо хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение которого было оплачено фирмой в соответствии с заключенным с работником трудовым договором, но не менее 4-х лет  (п. 3 ст. 264 НК РФ);
  • документы, подтверждающие расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации, надо хранить в течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки и 1-го года работы сотрудника, расходы на независимую оценку квалификации которого понес работодатель. Но опять же, этот срок должен составлять не менее 4-х лет (абз. 5 п. 3 ст. 264 НК РФ);
  • документы, подтверждающие объем понесенного убытка хранят в течение всего срока, пока вы уменьшаете налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков  (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Ограничение по сроку переноса убытков, равное 10 годам, снято, начиная с 2017 года. Следовательно, по переносимым убыткам вы должны хранить документы не в течение 10-ти лет, а в течение всего срока, пока учитываете убыток по налогу на прибыль.

Сколько хранить кадровые документы

Кадровые документы - самые важные в компании. Соответственно и сроки у них самые длинные. 

Сроки хранения кадровых документов регламентирует архивное законодательство. Так, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить.

Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также устанавливает пятилетний срок хранения. А вот документы по учету кадров перечень обязывает так:

  • график отпусков в течение трех лет;
  • документы о дисциплинарных взысканиях в течение трех лет;
  • документы об отпусках и командировках - 5 лет. А если сотрудники заняты на вредных и опасных работах, то 50/75 лет. Это означает, что если документы созданы начиная с 2003 года, то минимальный срок их хранения в организации составляет 50 лет. Если документ создан до 2003 года, то его хранят не менее 75 лет.

Сроки хранения кадровых документов и документов, свалянных с начислением и выплатой зарплаты, смотрите в Таблице ниже.

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Приказы и распоряжения по основной деятельности: вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных. Постоянно П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок 1 год П. 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Положения или инструкции по обработке персональных данных Постоянно П. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Согласие на обработку персональных данных 3 года после того, как истечет срок действия согласия или после отзыва П. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
График отпусков 3 года П. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы о дисциплинарных взысканиях 3 года П. 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявки о потребности в иностранцах 1 год П. 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда 5 лет П. 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий 45 лет П. 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам 5 лет П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы о направлении в командировку 5 лет П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков 5 лет П. 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей 5 лет П. 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров 3 года П. 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после - 50 лет П. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы.

А также: докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу.

П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении П. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним. П.301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Личные дела и личные карточки работников П. 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы об изменении анкетно-биографических данных П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Уведомления, предупреждения работников 3 года П. 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии 1 год П. 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет П. 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документов, относящихся к работе во вредных и опасных условиях труда – табелей учета рабочего времени и приказов на командировки. 50 (75) лет П. 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАРПЛАТЕ 
Положения об оплате труда и премировании работников 5 лет П. 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов 6 лет П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Реестры сведений о доходах физлиц 5 лет П. 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Лицевые счета работников: для документов, по которым:
П. 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Делопроизводство закончено до конца 2002 года 75 лет
Делопроизводство закончено после 1 января 2003 года 50 лет
Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет - то 50 (75) лет. П. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Исполнительные листы 5 лет П. 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Табели учета рабочего времени 5 лет П. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи 5 лет П. 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов 6 лет Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников. 5 лет П. 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки 5 лет П. 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Сколько хранить документы по сделкам с контрагентами

Организации обязаны обеспечивать сохранность не только бухгалтерских и кадровых документов, но также и договоров и соглашений, оформляемых в процессе хозяйственной деятельности компании. Для этих документов также установлены свои сроки хранения.

Подробнее о том, сколько хранить гражданско-правовые договора, соглашения и иные документы по хозяйственной деятельности, смотрите в Таблице ниже.

ДОГОВОРЫ И СОГЛАШЕНИЯ
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет П. 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор дарения (пожертвования) имущества До ликвидации организации П. 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор лизинга 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. П. 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы по залогу недвижимости 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. П. 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор мены недвижимости; движимого имущества До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств. П. 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу 15 лет; 10 лет П. 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества 10 лет П. 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ПЛАН ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету П. 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
по месту утверждения 5 лет
по месту разработки постоянно
Отчеты о выполнении планов ФХД:
П. 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
годовые постоянно
квартальные 5 лет
месячные 1 год
Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий 5 лет П. 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Как определить срок хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых документов

Начало течения срока хранения документа определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1, п. 17 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Под годом окончания делопроизводства можно понимать год, в течение которого в последний раз был использован документ при расчете налога, для составления отчетности, для подтверждения доходов или расходов (письмо Минфина от 19 июля 2017 года № 03-07-11/45829).

Например, при выставлении счета-фактуры срок его хранения исчисляйте с первого числа года, следующего за тем, в котором вы отразили этот счет-фактуру в книге продаж и уплатили по нему НДС.

Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина России от 16 августа 2019 года № 03-03-06/1/62257).

При этом сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Что делать, если срок хранения документов истек

Если срок хранения истек, документы можно уничтожить. Для этого составьте акт, в котором перечислите названия и количество дел с документами на утилизацию. Акт подписывает специальная комиссия, которую утверждает директор.

Комиссия должна зафиксировать факт уничтожения бумаг или передачи их на переработку и составляет еще один акт об уничтожении документов. К акту необходимо приложить накладную, по которой документы передали на переработку. Акты храните в организации.

Организация может уничтожить документы следующими способами:

  • передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
  • самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Срок хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Где хранить обработанные документы, организации определяют самостоятельно. Так, вы можете:

  • хранить документы на фирме;
  • сдать документы на хранение в архив (государственный или частный).

Обратите внимание, что если документы будут утеряны, например вследствие пожара или затопления архива, их нужно восстановить. Это касается и тех документов, которые уже были проверены налоговиками, но срок их хранения еще не окончен (письмо Минфина России от 7 июня 2013 г. № 03-02-07/1/21191).

Такая необходимость возникает из-за того, что инспекторы могут потребовать эти документы при повторной выездной (камеральной) проверке, а также других мероприятиях налогового контроля – проверка деятельности организации или ее конкретных сделок (ст. 89 и 93.1 НК РФ).

Но помните: инспекторы не вправе вновь исследовать одни и те же документы (п. 5 ст. 93 НК РФ). Это статья закона поможет вам избежать дополнительных перепроверок, однако есть случаи, при которых она не действует, а именно:

  • если подлинники документов после налоговой проверки были возвращены организации;
  • если изъятые в ходе проверки документы утеряны вследствие непреодолимой силы.



Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.