Расходы на ГСМ
Последний раз обновлено:
Фирмам, которые используют в работе транспортные средства, порядок списания ГСМ доставляет немало хлопот, а кому-то наверняка приходилось даже спорить с налоговиками: по каким нормам их списывать, да и нужны ли какие-либо нормы вообще?
Минтранс России утвердил методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (распоряжение от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р).
В документе указано, что нормы «предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации». Для остальных фирм (не автотранспортных) применение этих норм не обязательно. Но использовать в своей деятельности их можно.
В зависимости от целей использования автомобиля, затраты на приобретение ГСМ компания может учитывать в составе:
- материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
- прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В обоих случаях ничего не говорится о нормировании этих расходов.
А вот в пункте 3 методички сказано, что нормы предназначены в том числе и «для расчетов по налогообложению предприятий». Означает ли это, что расходы на покупку горюче-смазочных материалов можно включать в налоговую себестоимость только в пределах норм?
Минфин рекомендует в целях налогообложения прибыли использовать нормы Минтранса России. Если по каким-то маркам автомобилей нормы не утверждены, их устанавливают самостоятельно, исходя из технической документации (письма Минфина РФ от 17 ноября 2011 г. № 03-11-11/288, от 10 июня 2011 г. № 03-03-06/4/67). Инспекторы при проведении проверок исключают из расходов сверхнормативные затраты на ГСМ. Суды же чаще всего поддерживают налогоплательщиков (например, постановление ФАС Московского округа от 28 сентября 2007 г. № КА-А41/9866-07).
Отметим, что даже финансисты в своих письмах напрямую не говорят о том, что расходы на ГСМ можно учитывать при расчете налога только в пределах норм. Они рекомендуют «учитывать» их при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля. Это означает, что, разрабатывая внутренние нормативы, следует ориентироваться на них. За основу можно взять показатели из технической документации на автомобиль, использовать данные контрольных замеров расхода топлива и применить поправочные коэффициенты, на которые увеличить или уменьшить базовые нормы, в зависимости от условий работы автотранспорта (п. 5 и 6 методички). В таком случае у налоговиков не будет основания «снять» расходы и доначислить налог. Разумеется, если разработанные самостоятельно внутренние нормативы будут утверждены приказом руководителя.
Обратите внимание: по каждому виду транспорта есть своя формула расчета нормативного расхода топлива. Вот, к примеру, формула, которую можно использовать для легкового транспорта:
Нормативный расход топлива (л) | = | 0,01 х Базовая норма расхода топлива (л/100 км) | х | Пробег автомобиля (км) | х | 1 + 0,01 х суммарный поправочный коэффициент (%) |
Приобретение ГСМ
Заправлять служебный автомобиль фирма может:
- на своей территории;
- на территории автозаправочной станции (АЗС).
В первом случае у фирмы должны быть специальные емкости для хранения ГСМ. Поставщик на основании договора поставки завозит топливо и загружает его в эти емкости. Подтверждающими документами приобретения ГСМ при этом служат накладные, счета-фактуры поставщика и платежные документы об оплате топлива.
Приобретая топливо через АЗС, фирма может расплачиваться наличными деньгами или в безналичном порядке.
В первом случае подтверждающим документом будет кассовый чек АЗС, прилагаемый к авансовому отчету подотчетного лица, получившего из кассы деньги на бензин.
При безналичных расчетах фирма заключает с АЗС договор на заправку автотранспорта по топливным картам или талонам, которые выдаются работникам, обслуживающим автомобиль. АЗС периодически (к примеру, раз в месяц) предоставляет фирме акт о полученном количестве топлива. Подтверждающими документами будут этот акт и платежные поручения об оплате бензина.
Читайте, какими проводками отразить приобретение ГСМ в бухучете. Это зависит от способа приобретения.
Расходование ГСМ
В состав расходов стоимость ГСМ включается по мере их использования, на основании путевых листов.
Путевой лист является основным первичным документом для контроля пробега транспортного средства, списания топлива, оплаты труда водителей и исчисления налогов.
Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ (далее - Закон № 259-ФЗ) обязанность оформления путевых листов вменяется:
- компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде;
- транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки;
- компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа;
- транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).
Исходя из этого, многие отказываются от ведения путевых листов. Однако практика свидетельствует о важности оформления путевых листов, чтобы:
- иметь точные сведения о том, где находилось транспортное средство в рабочее время, и какую работу производил водитель, управляющий им;
- иметь возможность отчитываться перед налоговиками без расхождений в данных;
- обеспечить правильный учет топлива;
- иметь право на уменьшение налогооблагаемой базы.
При проверке путевых листов налоговики и другие проверяющие находят множество нарушений.
Чаще всего претензии вызывает форма путевого листа. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390 (в редакции приказа Минтранса от 5 мая 2023 г. № 159). С 1 марта 2023 года предыдущий приказ Минтранса от 11 сентября 2020 г. № 368 утратил силу.
В соответствии с порядком заполнения, путевой лист нужно заполнять на любое транспортное средство, которое используется фирмой или или предпринимателем, то есть он нужен, даже если в транспортном средстве один водитель, а груза и пассажиров нет.
Налоговики могут не признать расходы на ГСМ, если они не подтверждены документально. Это может произойти и в случае, если в путевом листе нет одного из обязательных реквизитов.
1 сентября вступили в силу изменения в состав сведений путевого листа, порядок его оформления или формирования, утвержденные приказом Минтранса от 28 сентября 2022 г. № 390.
Необходимость внесения поправок обусловлена принятием в конце прошлого года и вступлением в силу с 1 сентября 2023 года федеральных законов от 29 декабря 2022 года № 629-ФЗ и № 580-ФЗ.
Закон № 629-ФЗ установил возможность проведения предсменных, предрейсовых, послесменных, послерейсовых медосмотров, медосмотров в течение рабочего дня (смены) дистанционно
Закон № 580-ФЗ урегулировал отношения, связанные с организацией перевозок пассажиров и багажа легковым такси.
Эти новшества нашли отражение в обновленных реквизитах и порядке заполнения путевых листов.
Форма путевого листа
Путевой лист можно оформить как на бумажном носителе, так и сформировать в электронном виде.
Электронный формат путевого листа утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/116 от 17 февраля 2023 года.
Электронный формат путевого листа могут использовать участники перевозок (организации и ИП – грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель), которые заключили с оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) соглашение об электронном документообороте перевозочных документов, что позволяет участникам перевозки обмениваться электронными перевозочными документами. Данные ИС ЭПД через оператора поступают в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Бумажную форму организация (ИП) вправе разработать самостоятельно или взять за основу унифицированные формы путевых листов (утв. Постановлением Росстата от 28 ноября 1997 г. № 78). Ее нужно дополнить необходимыми реквизитами (или удалить ненужные). Эту форму нужно утвердить в учетной политике.
Обратите внимание: с 1 сентября 2023 года обновлен и состав сведений, и порядок оформления путевого листа.
Обязательные сведения, которые нужно отражать в путевом листе с 1 сентября 2023 года
Необходимо включать в путевой лист:
- В связи с допуском с 1 сентября к перевозкам легковым такси физлиц - самозанятых граждан (не ИП), в числе сведений о лице, оформившем путевой лист, нужно указать: Ф.И.О., адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ИНН.
- Среди сведений о водителе необходимо указывать в том числе серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения, СНИЛС;
- Среди сведений о транспортном средстве - основания для снятия показаний одометра. Показания одометра (полные км пробега) нужно указывать:
- при выпуске ТС на линию;
- при возвращении авто с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физлицами (самозанятыми);
- при приеме-сдаче автомобиля последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления нескольких бумажных путевых листов на одно ТС).
Кроме того, при приеме ТС последующим водителем не обязательна его сдача предыдущим (т.е. возможна приемка ТС вместо сдачи-приемки);
- В части указания результата проведения медосмотра водителя. Скорректировано основание для внесения отметки медосмотра. Ее проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр согласно Порядку, утвержденному Приказом Минздрава от 30 мая 2023 г. № 266н.
При положительном результате осмотра это отметки:
- «прошел предсменный (предрейсовый) медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»
- «прошел послесменный (послерейсовый) медицинский осмотр»;
- Среди сведений о результатах проведения медосмотров:
- в связи с возможностью проведения дистанционных медосмотров указать (в случае их проведения) в качестве основания Порядок проведения, утв. Постановлением Правительства от 30 мая 2023 г. № 866.
Проведение медосмотров в дистанционном виде не допускается в случаях организованной перевозки групп детей, опасных грузов, регулярных перевозок пассажиров в междугороднем сообщении по маршрутам протяженностью 300 км и более;
- исключена необходимость указывать данные лицензии медицинской организации, работник которой проводил медосмотр (это серия, номер, дата выдачи и срок окончания действия лицензии).
Порядок формирования путевого листа
Изменения порядка оформления путевого листа с 1 сентября 2023 года состоят в следующем:
- один путевой лист можно оформить на рейс, длительность которого составляет несколько дней (превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителей);
- если в течение дня (смены) совершается несколько рейсов, то на эти несколько рейсов тоже можно оформить один путевой лист.
- отменена возможность формирования листов в электронном виде, если автомобиль поочередно используют несколько водителей и на него составляется несколько путевых листов. Оформлять путевые листы в таком случае можно лишь на бумаге (в т. ч. после выпуска ТС на линию).
В общем случае, чтобы не ошибиться, запомните, что форма путевого листа обязательно должна содержать:
- сведения, предусмотренные пунктом 1 Состава сведений, утвержденных Приказом Минтранса от 28 сентября 2022 г. № 390;
- реквизиты, требование о наличии которых установлено Порядком оформления (формирования) путевого листа (раздел II Состава сведений, утвержденных Приказом Минтранса от 28 сентября 2022 г. № 390;
- обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (в т. ч. наименование документа и дату его составления).
Скачать бланки можно из раздела «Формы и бланки»:
Читайте, как заполнить путевой лист легкового автомобиля.
Читайте, как заполнить путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-С и 4-П).
Нормирование расходов на ГСМ
Налоговый кодекс не предусматривает нормирование затрат на ГСМ. Однако выдвигает требование об экономической обоснованности расходов. Поэтому фирма, эксплуатирующая транспортные средства, должна иметь утвержденные нормативы. Без них доказать проверяющим обоснованность расходов на ГСМ не получится.
Можно разработать собственные нормы расхода ГСМ с учетом особенностей работы автомобилей и расхода топлива на них. Полезно будет воспользоваться технической документацией и информацией производителя автомобиля (письмо Минфина РФ от 14 января 2009 г. № 03-03-06/1/15).
Чиновники рекомендуют также использовать нормы расхода ГСМ на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.
Распоряжением Минтранса России от 14 июля 2015 г. № НА-80-р в этот документ внесены изменения. Список моделей отечественных и зарубежных автомобилей, для которых утверждены нормы, пополнен наименованиями моделей выпуска с 2008 года (раньше их в списке не было). Изменены повышающие коэффициенты к установленным нормам (преимущественно в сторону повышения). Обновленный документ действуют с 14 июля 2015 года. Он предназначен для автотранспортных предприятий и организаций, предпринимателей и других лиц, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории России. Другие компании применять эти нормы не обязаны. Однако для разработки собственных норм, которые кроме обоснования налоговых расходов могут послужить инструментом внутренней экономии материальных ресурсов, рекомендациями Минтранса воспользоваться стоит.
Форму путевого листа и нормы расходования ГСМ по каждому виду транспорта, используемому фирмой, нужно утвердить в учетной политике.
ООО «Смена» для поездок по городу использует собственный легковой автомобиль OPEL VECTRA.
Согласно учетной политике, для учета служебных поездок фирма использует путевой лист, форма которого утверждена постановлением Госкомстата № 78. Для контроля расходования ГСМ применяет собственные нормы, разработанные на основе технической документации и данных о работе автомобиля в летний, зимний, осенне-весенний периоды.
По OPEL VECTRA установлено, что обоснованным считается расход топлива не более 13 л на 100 км пробега в день.
20 мая водитель отвез главного бухгалтера в налоговую инспекцию и привез его обратно, отвез кассира в банк, руководителя и его заместителя на переговоры с целью заключения договора поставки. В течение дня было пройдено 50 км и израсходовано 5 л бензина Аи-92. Сумму фактических затрат на приобретение топлива за этот день можно включить в состав прочих расходов, поскольку они не превышают утвержденного норматива.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!