Расходы на содержание служебного транспорта и компенсация за использование личного автомобиля (мотоцикла) в служебных целях

Для служебных разъездов работник может использовать свой личный автомобиль (мотоцикл). В этом случае фирма-работодатель должна выплачивать ему соответствующую компенсацию. Это установлено статьей 188 ТК РФ.

Сумму компенсации определяет работодатель по договоренности с работником. Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности использования автомобиля (мотоцикла), который эксплуатируется в служебных целях.

Компенсацию назначают с учетом того, что работник должен возместить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля (мотоцикла), оплатой парковки и т. д. Поэтому, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с возмещением расходов по эксплуатации автотранспорта (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), ему не полагаются.

Компенсацию не выплачивают работнику за те дни, которые он находился в отпуске или болел, так как в это время он не мог использовать автомобиль в служебных целях.

В бухгалтерском учете суммы компенсации полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности. По правилам налогового учета компенсация включается в состав прочих расходов только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ. Превышение суммы компенсации над установленными нормами в состав прочих расходов не включают. Об этом напомнило УФНС России по г. Москве в письме от 4 июня 2024 г. № 16-17/069746.

С 1 января 2024 года установлены следующие нормы: для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 кубических сантиметров включительно компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли в сумме 2400 рублей, более 2000 кубических сантиметров – 3000 рублей в месяц.

Размер компенсации работнику за использование личного мотоцикла для служебных поездок составляет 1200 рублей в месяц.

Нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 3 апреля 2024 г. № 417.

Постановление вступило в силу 5 апреля 2024 года, но оно предусматривает применение новых норм именно с 1 января 2024 года.

Также превышением норматива будет считаться возмещение работнику, который получает компенсацию за использование личного имущества в интересах фирмы, расходов на бензин. В сумме компенсации уже учтено возмещение затрат на ГСМ. Значит, налогоплательщик не вправе списать на расходы стоимость ГСМ, которая выплачивается сверх суммы компенсации. Об этом напомнил Минфин письмом от 17 января 2025 г. № 03-03-07/3188.

Для признания в расходах суммы компенсации использования личного автомобиля в интересах работодателя (в размере установленных лимитов) необходимо подтвердить, что данная компенсация действительно выплачена в производственных целях, а не в личных интересах сотрудника. То есть нужны документы, из которых следует, что в период, за который выплачивается компенсация, автомобиль совершал поездки по заданию и для нужд работодателя.

Конкретный перечень документов, подтверждающих затраты на выплату компенсации за использование автомобиля, нормами НК РФ и иными НПА не установлен. Это могут быть любые документы, из которых будет видно, что автомобиль используется в производственной деятельности, в том числе и косвенно доказывающие данный факт. Можно составлять различные служебные записки о необходимости осуществления поездок, локальные акты (положения, порядки и т.п.), регулирующие порядок проведения этих поездок, соответствующие приказы руководителя и т.д.

К первичным учетным документам, используемым для подтверждения расходов в налоговом учете, относится и бухгалтерская справка (Письмо УФНС России по г. Москве от 4 июня 2024 г. № 16-17/069746). Налогоплательщик сам устанавливает, в каком порядке он ведет налоговый учет, и закрепляет учетной политикой.

Отдельно остановимся на путевых листах. Так, в постановлении ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № Ф06-3402/12, постановлении Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14 ноября 2016 г. № 04АП-5712/16 судьи указали, что для выплаты компенсации и признания ее в качестве расходов составление путевых листов не обязательно.

Вместе с тем именно путевой лист является одним из документов, которые могут подтверждать использование личного автомобиля в производственных целях и в интересах работодателя. Его отсутствие может повлечь налоговые риски.

В путевом листе указываются не только показатели спидометра и расход ГСМ, но и отражается информация о маршруте, по которому двигался автомобиль, а также время его использования. Соответственно, путевой лист является документом, подтверждающим факт того, что в конкретном периоде автомобиль использовался именно для производственных нужд (см. Определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления АС Московского округа от 8 апреля 2015 г. № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14, АС Поволжского округа от 2 декабря 2016 г. N Ф06-15152/2016 по делу № А55-16446/2015).

Статья 264 НК РФ разрешает организациям учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, затраты на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы. Поэтому налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета указанных расходов могут использовать любые документы, в частности, отчет об операциях по парковочному счету, в котором указаны:

• место парковки транспортного средства с привязкой ко времени (дате) окончания и начала движения транспортного средства;
• первичные учетные документы, составленные самим налогоплательщиком, подтверждающие использование данного транспортного средства в производственных целях на соответствующем маршруте (путевой лист).

Таким образом, расходы на парковку служебного транспорта можно учесть в базе по прибыли, если их подтвердить документально (письмо Минфина от 30 августа 2024 г. № 03-03-07/82237).