Кассовый чек. Форматно-логический контроль кассового чека

Кассовый чек – это фискальный документ, который печатается в автоматическом режиме на специальной ленточной бумаге белого цвета с помощью кассового аппарата. Кассовый чек подтверждает факт приобретения какого-либо товара за наличный расчет или безналичный расчет банковской картой в рамках сделки купли-продажи.

Иными словами, кассовый чек – это своеобразная форма договора, заключенного между продавцом и покупателем. Основная функция этого документа – это доказательство совершения сделки.

Кассовые чеки нужно пробивать также при зачете или возврате предоплаты покупателю. Таково требование Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ.

Информация, указанная в кассовом чеке, в дальнейшем используется для учета движения денег и правильного оформления бухгалтерской отчетности.

Требования к обязательным реквизитам кассового чека и бланка строгой отчетности, сформированных с использованием онлайн-кассы, перечислены в статье 4.7 Закона № 54-ФЗ.

При расчетах с покупателями фискальная информация поступает в налоговую службу через операторов данных (ОФД). Документ проходит проверку перед попаданием в реестр ведомства. Форматно-логический контроль анализирует количество полей, наличие обязательных реквизитов, соответствие значений формату фискальных документов. Обнаруженные неточности переводят чек в особое состояние.

Чеки с ошибками, обнаруженные при форматно-логическом контроле ОФД, не попадают в реестр ФНС: некоторые временно, некоторые полностью отклоняются. Все зависит от критичности ошибки и возможности ее исправления.

Перед тем как попасть в базу ФНС, каждый электронный чек проходит тщательную проверку. Этот процесс называется форматно-логическим контролем (ФЛК). В ходе ФЛК проверяется:

• сколько полей содержится в документе;
• заполнены ли обязательные реквизиты;
• соответствует ли значение полей требованиям формата фискальных документов (ФФД).

Если во время проверки чека ФНС обнаружит ошибку, документ попадает в так называемый карантин.

Карантин - это статус чека, который показывает, что в документе есть ошибка. Пользователь ККТ в личном кабинете ОФД может самостоятельно проверить, приняты ли чеки ФНС или в отношении них зафиксированы ошибки.

Налоговики советуют во избежание применения мер административного воздействия оперативно отслеживать статусы чеков в личном кабинете ОФД и своевременно исправлять ошибки.

«Мягкий» карантин означает, что ФНС приняла чек с ошибкой, но он временно не учитывается в системе. Такой чек автоматически попадет в обычное хранилище чеков, когда владелец ККТ исправит ошибку.

Чек попадает в «мягкий» карантин чаще всего тогда, когда владелец ККТ регистрирует впервые или перерегистрирует кассу и по каким-либо причинам этот процесс не завершен. После того как владелец кассы завершит регистрацию (перерегистрацию), все «зависшие» чеки автоматически перейдут в общую базу данных.

«Жесткий» карантин значит, что ФНС не приняла чек к учету, и исправить ситуацию автоматически невозможно.

В «жесткий» карантин чаще всего попадают чеки со следующими ошибками:

• отсутствует обязательный реквизит в кассовом чеке;
• не указана мера количества предмета расчета (килограммы, штуки, литры и т.д.);
• ошибка в расчете или указании НДС;
• общая сумма по чеку указана неправильно;
• отсутствуют данные поставщика, если в чеке указан признак агента;
• время на кассе отстает от текущего более чем на 6 месяцев или опережает текущее время более чем на сутки.

Если чек попал в «жесткий» карантин, то необходимо выяснить и устранить причину ошибки, а затем сформировать чек коррекции на каждый непринятый чек.