Есть налоговые документы, которые нужно хранить дольше 5 лет
Документы налогового учета хранят 5 лет – это общее правило. Но некоторые нужно хранить дольше, и при этом нужно правильно определить начало и окончание срока хранения.
Общий срок хранения документации по налогам
Для хранения документов по налогам статья 23 НК РФ предусматривает пятилетний срок. Есть случаи, когда установлен срок 6 лет, и ряд случаев – когда 4.
Недостаточно просто знать срок хранения налоговых документов. Главное – правильно посчитать этот срок. Порядок его подсчета зависит от налогового периода по конкретному налогу. Для налога на прибыль это год (с 1 января по 31 декабря), а для НДС – квартал.
Срок хранения документов налогового учета начинает отсчитываться после окончания периода, в котором документ в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см. письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829).
Документы, подтверждающие сумму налогового убытка
Фирма обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Это все первичные документы за календарный год, по итогам которого фирма получила убыток: накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, счета, ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки и др.
Если убыток не переносят, то к хранению документов, подтверждающих его образование, применяют общий порядок хранения документов налогового учета - 5 лет. Так написано в письме Минфина от 28 января 2022 г. № 03-03-06/3/5632.
Другое дело, когда фирма пользуется правом на перенос убытка.
Документы нужно хранить в течение всего срока, когда вы уменьшаете налоговую базу по налогу на прибыль на сумму убытков, то есть переносите убытки на будущее.
По совокупности двух норм НК РФ (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 4 статьи 283) сохранность документов, подтверждающих размер убытков, нужно обеспечить в течение 5 лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.
Добавим, что ранее суды отмечали, что документы по убыткам нужно хранить даже тогда, когда компания прошла налоговую проверку, в ходе которой убытки были подтверждены.
А недавно по этому поводу высказался Минфин. В письме от 27 декабря 2024 г. № 03-03-06/2/132584 чиновники указали, что хранить документы, подтверждающие налоговые убытки, переносимые на будущее, необходимо вне зависимости от проведенных за периоды получения убытков выездных налоговых проверок.
Документы при списании безнадежного долга
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. Это договоры с контрагентами, письма, платежные документы.
Срок хранения документов, необходимых при списании дебиторки, продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.
Что не влияет на решение о списании долга, читайте в бераторе.
Счета-фактуры
К налоговым документам относятся и счета-фактуры. Порядок их хранения регулируют Правила ведения счетов-фактур, утвержденные постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Как заполнить счет-фактуру – вся информация в бераторе.
Счета-фактуры за налоговый период должны храниться в хронологическом порядке по дате их выставления или получения. Срок хранения и у бумажных, и у электронных счетов-фактур один – 5 лет. Но нужно понимать, с какого момента этот срок нужно начинать отсчитывать.
Срок хранения счетов-фактур начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности.
Например, фирма отгрузила покупателю товар и выставила счет-фактуру от 2 июля 2025 года. Этот счет-фактура отражен в декларации за 3 квартал 2025 года. Отсчет срока хранения счета-фактуры начнется 1 октября 2025 года, составит 5 лет и закончится 30 сентября 2030 года.
Срок хранения счета-фактуры может быть продлен из-за переноса налоговых вычетов по НДС (разрешено пунктом 2 статьи 171 НК РФ, с исключениями). То есть, если вы заявите вычет с переносом, то хранить счет-фактуру придется дольше. При переносе на максимально разрешенный срок хранить счет-фактуру вам придется фактически 8 лет.
Например, для использования в основной деятельности фирма приобрела товар и поставила его на учет в июле 2025 года. Поставщик предъявил счет-фактуру от 2 июля 2025 года. Фирма решила отложить вычет на 1 год. Значит, он будет заявлен только в декларации за 3-й квартал 2026 года. Пятилетний срок хранения начнет течь 1 октября 2026 года и закончится 30 сентября 2031 года.
Читайте в бераторе
Счет-фактура поступил после окончания отчетного квартала
Первичные документы, подтверждающие право на НДС-вычет при переносе
Воспользоваться правом на вычет НДС можно в течение трех лет, считая со дня окончания квартала, в котором возникло право на вычет.
В Постановлении ВС РФ от 24 августа 2021 г. № 308-ЭС21-13958 четко сказано: 3 года для получения вычета по НДС отсчитываются с даты принятия товаров на учет. При этом заявить вычет — это значит отразить его в налоговой декларации по НДС.
Срок, при котором право на вычет не будет утеряно, истекает в последний день квартала, на который приходится конец 3-летнего срока. Продлевать его на 25 дней, отведенных на подачу декларации по НДС по итогам квартала, в котором заявлен вычет, нельзя.
Читайте в бераторе:
Какие вычеты нельзя переносить
Например, фирма купила основное средство 10 августа 2022 года, в этом же месяце поставила его на учет. Все условия для вычета были выполнены в 3 квартале 2022 г. Но вычет НДС по этой покупке не заявили. Пробел решили восполнить в 2025 году. 3-летний срок для заявления права на вычет истечет 30 сентября 2025 года, заявить вычет нужно в декларации за 3 квартал 2025 года.
Напомним, переносить вычеты по предоплатам НК РФ запрещает.
Как определить крайний срок для переноса вычета
Также полезно знать, что гражданский спор – законная причина для продления трехлетнего срока на заявление вычета НДС.
Подключите бератор — вести бухгалтерию станет проще!
Из бератора вы за 5 минут узнаете больше полезной информации, чем за 2 часа поисков в интернете и других системах.
