Авансовый отчет (форма № АО-1)

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре.

К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.).

Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию в срок, установленный руководителем. Или не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки. А бухгалтер должен передать работнику отрывную часть бумажного отчета – расписку в том, что отчет принят к проверке.

Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

В ситуации, когда командировки в организации – довольно частое явление, а командируемые сотрудники осуществляют свои траты по безналичному расчету – составлять авансовые отчеты удобнее в электронном виде. Такой совет  Минфин России привел в письме от 12 апреля 2013 года № 03-03-07/12250. Ведь документ в электронной форме, подписанный электронной подписью (простой или усиленной), равносилен бумажному документу.

Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник (например, руководитель подразделения).

Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен вернуть неизрасходованную сумму подотчетных денег. Кассир, принимая деньги в кассу, должен выписать приходный кассовый ордер по форме № КО-1.

При оприходовании денег в кассу бухгалтер должен сделать проводку:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных денег.

Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации. Кассир, выдавая деньги из кассы, должен выписать расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

Номер и дату составления этого ордера указывают в строке «Перерасход выдан по кассовому ордеру» авансового отчета.

При выдаче денег из кассы бухгалтер должен сделать проводку:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, сделайте проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

– отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Вы можете удержать эту сумму из заработной платы работника:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94

– удержана из заработной платы работника невозвращенная подотчетная сумма.

Это значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга начислить страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет.

Главные данные в авансовом отчете № АО-1

В авансовый отчет включают только данные о потраченных подотчетных средствах. Суточные в авансовый отчет включать не нужно. Это фиксированная выплата, которую не нужно подтверждать чеками и иными платежными документами.

• Суммы. В поле «Отчет в сумме» должно быть вписано только то, что реально потрачено. Неважно, сколько денег выдано изначально. Цифра отчета должна отражать фактические расходы.
• Источник денег. Если аванс выдан на карту, а не через кассу, прямо так и должно быть написано в строке таблицы: «Получен аванс на банковскую карту».
• Баланс. Цифра «Израсходовано» должна идеально совпадать с итоговой суммой в поле «Отчет в сумме».
• Остаток или перерасход. Если потрачено меньше выданного, заполняется поле «Остаток» (деньги нужно вернуть в кассу). Если потрачено больше - «Перерасход» (компания обязана возместить вам разницу).
• Детали. Если в компании нет отделов, поля для подразделений можно оставить пустыми.