Авансовый отчет (форма № АО-1)
Последний раз обновлено:
Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре.
К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.).
Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.
Работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию в срок, установленный руководителем. Или не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки. А бухгалтер должен передать работнику отрывную часть бумажного отчета – расписку в том, что отчет принят к проверке.
Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.
В ситуации, когда командировки в организации – довольно частое явление, а командируемые сотрудники осуществляют свои траты по безналичному расчету – составлять авансовые отчеты удобнее в электронном виде. Такой совет Минфин России привел в письме от 12 апреля 2013 года № 03-03-07/12250. Ведь документ в электронной форме, подписанный электронной подписью (простой или усиленной), равносилен бумажному документу.
Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник (например, руководитель подразделения).
Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен вернуть неизрасходованную сумму подотчетных денег. Кассир, принимая деньги в кассу, должен выписать приходный кассовый ордер по форме № КО-1.
При оприходовании денег в кассу бухгалтер должен сделать проводку:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных денег.
Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации. Кассир, выдавая деньги из кассы, должен выписать расходный кассовый ордер по форме № КО-2.
Номер и дату составления этого ордера указывают в строке «Перерасход выдан по кассовому ордеру» авансового отчета.
При выдаче денег из кассы бухгалтер должен сделать проводку:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.
Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет.
16 января 2019 года менеджер отдела сбыта АО «Актив» И.И. Иванов (табельный номер 20) был командирован в Санкт-Петербург для проведения переговоров с потенциальным покупателем. Перед командировкой Иванов получил под отчет 10 000 руб. В командировке Иванов приобрел расходные материалы, необходимые для нужд организации, стоимостью 5900 руб. (в том числе НДС – 983,33 руб.). За время командировки Иванову полагаются суточные в сумме 2100 руб.
К авансовому отчету Иванов приложил следующие документы, подтверждающие его расходы:
- железнодорожный билет Москва – Санкт-Петербург стоимостью 1000 руб.;
- железнодорожный билет Санкт-Петербург – Москва стоимостью 1000 руб.;
- счет-фактуру за проживание в гостинице и кассовый чек на сумму 1400 руб.;
- накладную, счет-фактуру и кассовый чек на сумму 5900 руб.
Авансовый отчет Иванова будет заполнен так:
Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, сделайте проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
– отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Вы можете удержать эту сумму из заработной платы работника:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
– удержана из заработной платы работника невозвращенная подотчетная сумма.
Если же долг будет списан за счет средств организации, то эту сумму придется включить в совокупный доход работника (ст. 209 НК РФ).
Это значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга начислить страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!
Заказать бератор
