Электронная транспортная накладная

Последний раз обновлено:

С 1 сентября 2026 года для автомобильных коммерческих грузоперевозок электронная транспортная накладная (ЭТрН) стала обязательной. Требование введено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Если вы заказываете грузоперевозку у сторонней организации (наемного перевозчика), оформлять классическую бумажную ТТН больше нельзя. Документ должен быть сформирован «в цифре», подписан электронными подписями и передан в ГИС ЭПД через аккредитованного оператора.

Когда можно заполнить транспортную накладную на бумаге

Случаи, когда все еще можно составить накладную на бумаге, строго ограничены. Исключения зафиксированы в Приказе Минтранса от 01.06.2026 № 262:

1. Технические форс-мажоры (сбой или отсутствие связи). Здесь есть строгие условия. Бумажный вариант допустим:
   • в случае технического сбоя ПО, но при условии, что этот сбой официально зафиксирован системой ГосСОПКА. Просто «завис компьютер» не считается.
   • при отсутствии доступа к интернету (в том числе в населенных пунктах, включенных в специальный перечень Правительства РФ).
2. Специфика участников перевозки
   1. 2.1. Грузоотправитель и грузополучатель — это одна и та же организация.

1. 1. 2.2. Перевозка осуществляется для гражданина в личных, семейных или домашних целях.
   2. 2.3. Если грузоотправителем или грузополучателем выступает Министерство обороны РФ.
   3. 2.4. Если контрагент — иностранное юрлицо, сведения о котором отсутствуют в российском реестре аккредитованных филиалов и представительств.

3. Особые категории перевозок.

   Каботаж. Перевозки автомобильным транспортом иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС по территории РФ.

   Драгоценности. Перемещение драгоценных металлов и драгоценных камней.

Исключений для отдельных отраслей (например, для перевозок сельхозпродукции) нет.

Что нужно для работы с электронными транспортными накладными

Ключевым моментом для участников перевозки является заключение договора с оператором негосударственной системы электронных перевозочных документов. Именно через него будет происходить весь дальнейший обмен данными.

Оператор, в свою очередь, возьмет на себя обязанность направлять полученные документы в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) ( постановление Правительства Российской Федерации от 27.04.2026 № 469.). Все документы в обязательном порядке будут храниться в ГИС ЭПД. Срок хранения составляет 5 лет с момента размещения. 

Сам электронный документ представляет собой набор XML-файлов, которые формирует либо экспедитор, либо клиент. При этом ни одна из сторон не сможет вносить корректировки в документ по собственной инициативе.

Контроль разделен на два этапа:

• первичную проверку файлов проводит оператор негосударственной системы;
• итоговый контроль осуществляет сама ГИС ЭПД.

Алгоритм обмена электронной транспортной накладной выглядит так:

1. Грузоотправитель создает накладную, подписывает ее и отправляет оператору.
2. Документ поступает перевозчику.
3. Водитель подтверждает прием груза с помощью простой электронной подписи (ПЭП).
4. Перевозчик подписывает титул КЭП.
5. Грузополучатель фиксирует получение и подписывает документ.
6. Перевозчик завершает оформление.
7. Оператор отправляет сведения о подписании в ГИС ЭПД.

Таким образом, у всех участников остается юридически значимый электронный документ.

Оргвопросы и техническое обеспечение для работы с электронной транспортной накладной

Чтобы построить работу с электронными перевозочными документами, необходимо:

1. Определить, кто из сотрудников участвует в документообороте, какие документы оформляет компания, как устроен документооборот. Эти данные понадобятся на следующем этапе при переходе на ЭПД.
2. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя организации (ИП) или сертификат квалифицированной электронной подписи.
3. Всем сотрудникам, кто участвует в документообороте оформите машиночитаемые доверенности (МЧД). С электронными документами предстоит работать экспедиторам, водителям, логистам, кладовщикам и бухгалтерии. Для водителей и кладовщиков подойдет ПЭП — простая электронная подпись. 
4. Разработать новые регламенты и инструкции для персонала. Нужно обучить сотрудников и составить для них правила и памятки. Это сократит количество ошибок.  
5. Подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД. Это организации, которые предоставляют услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД. Перечень аккредитованных операторов размещен на сайте Минтранса России. Без оператора обмениваться электронными документами не получится.
6. Предоставить доступ к сервису для сотрудников компании и назначить администратора, при необходимости подключить водителей.
7. Обеспечить водителей необходимой техникой. Нужен смартфон или планшет с доступом в интернет на погрузке и выгрузке. Тогда водитель сможет подписать свою часть документа, сформировать QR-код для проверок ГИБДД. Этот QR-код будет доступен даже без доступа в интернет.

Подписи в электронной транспортной накладной

Если накладную подписывает директор или ИП лично, машиночитаемая доверенность (МЧД) не требуется, так как его полномочия подтверждаются учредительными документами.

Если документ подписывает логист, менеджер или кладовщик, к его УКЭП обязательно прикладывается МЧД. Без нее подпись уполномоченного сотрудника не будет считаться действительной.

В МЧД нужно четко перечислить полномочия, которые делегируются сотруднику. В том числе указать прямым текстом «подписание титулов Т1–Т4 от имени организации; внесение изменений в ранее подписанные титулы; аннулирование документа (при необходимости)».

Машиночитаемая доверенность (МЧД) оформляется на срок, который определяет сам доверитель (руководитель). Важно следить за тем, чтобы на момент подписания титула доверенность была действующей.

Таблица. Виды подписей для электронной транспортной накладной

Участник	Чем подписывает	Нужна ли МЧД
Руководитель организации или ИП	УКЭП	Не нужна
Сотрудник компании: логист, диспетчер, экспедитор, кладовщик и т.п.	УКЭП	Нужна
Водитель	ПЭП или УНЭП через сервис ГосКлюч	По схеме перевозчика, обычно – не нужна

Структура электронной транспортной накладной

В стандартном сценарии перевозки обязательными являются первые четыре титула: Т1-Т4. Их оформляют при любой перевозке. Остальные титулы с Т5 по Т8 оформляются в особых случаях:

• изменение стоимости,
• переадресация груза,
• замена транспортного средства.

Обязательные титулы электронной транспортной накладной: Т1 — Т4

Титулы накладной с Т1 по Т4 подписываются последовательно. Т2 формируется после подписания Т1, Т3 — после Т2, а Т4 — после подтверждения приемки в Т3.

Титул Т1. Грузоотправитель

Первый титул, в котором грузоотправитель закладывает начальные данные  перевозки. В нем указываются:

• условия договора;
• данные о сторонах (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель);
• сведения о транспортном средстве и водителе;
• точные характеристики груза (наименование, масса, объем, упаковка, маркировка);
• адреса погрузки и выгрузки;
• номера сопроводительных документов (сертификаты, разрешения).

Титул 1 заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) грузоотправителя.

Титул Т2. Перевозчик

В Т2 фиксируется состояние груза на момент погрузки, замечания по целостности, массе, количеству мест, а также данные о транспортном средстве и водителе.

Этот титул подписывается двумя участниками перевозки:

1. Водитель подтверждает факт приема груза с помощью простой электронной подписи через мобильное приложение оператора ЭДО.
2. Уполномоченный сотрудник перевозчика (логист, диспетчер) завершает титул своей УКЭП.

Если перевозчиком выступает ИП, который является при этом еще и водителем, он подписывает Т2 единолично своей УКЭП ИП, без разделения на подписи водителя и представителя.

Титул Т3. Грузополучатель

Титул Т3 оформляется на месте выгрузки. Грузополучатель подтверждает факт приемки, фиксирует дату и время разгрузки. Это важный титул для фиксации расхождений:

• недостача по количеству мест или весу;
• повреждение упаковки/груза;
• замечания по срокам или условиям доставки (например, нарушение температурного режима).

Грузополучатель заверяет титул своей УКЭП: руководитель — без МЧД; уполномоченный сотрудник (заведующий складом, кладовщик) — с приложением МЧД.

Зафиксированные в Титуле Т3 расхождения служат базой для последующей претензионной работы или судебных разбирательств.

Титул Т4. Перевозчик

Из четырех основных титулов, этот завершающий. В нем перевозчик подтверждает факт сдачи груза получателю и закрывает свои обязательства по перевозке. Если у перевозчика есть комментарии относительно процесса выгрузки, их можно внести в этот титул.

Титул 4 подписывается так:

• сначала водитель своей простой ЭП подтверждает передачу груза;
• затем представитель перевозчика проставляет свою УКЭП.

Нужно понимать, что факт подписания Титула 4 перевозчиком не означает автоматического согласия с претензиями, указанными в Титуле 3. Это лишь фиксация факта завершения услуги.

Дополнительные (опциональные) титулы электронной транспортной накладной (Т5 — Т8)

Титулы с Т5 по Т8 не являются обязательными для каждой перевозки. Их оформляют при наступлении определенных событий:

• Т5 — перевозчик инициировал изменение стоимости перевозки;
• Т6 — изменилась цена перевозки, и грузоотправитель подтверждает новый размер платы;
• Т7 — произошла переадресация груза, например, сменился  получатель или адрес доставки;
• Т8 — пришлось заменить водителя или автомобиль в процессе рейса.

Титул Т5 «Отражение стоимости» и Титул Т6 «Подтверждение стоимости»

Эти два титула взаимосвязаны. Оба фиксируют изменение стоимости перевозки, изначально зафиксированной в Титуле 1.

Титулы 5 и 6 нужно составить, если по каким-то причинам меняется тариф перевозки, например, из-за простоя транспорта, оказания дополнительных услуг, которые ранее не были включены в базовую стоимость, пересчета тарифа из-за изменения фактического веса или объема груза.

Титул Т5 формирует перевозчик. Он обязан указать не только итоговую сумму, но и детальный расчет корректировки.

Титул Т6 подписывает грузоотправитель (заказчик). Он либо соглашается с новой суммой, либо вносит разногласия.

Для бухгалтерии эти два титула Т5 и Т6 имеют важное значение. Их можно применять как полноценный первичный учетный документ для подтверждения расходов в базе по налогу на прибыль и для НДС-вычетов. Если эти титулы подписаны обеими сторонами, накладная фиксирует финальные финансовые условия перевозки.

Титул Т7. Переадресовка

Титул Т 7 фиксирует смену грузополучателя или адреса доставки. Его заполняет перевозчик, но строго на основании уведомления от грузоотправителя или первоначального получателя.

Титул 7 нужен, если:

• получатель отказался от всей партии (груз везут обратно отправителю или новому лицу);
• получатель принял груз частично (остаток переадресуют);
• изначальный адрес оказался недоступен, и стороны согласовали новый пункт назначения.

Технически в рамках одной перевозки может быть создано несколько титулов Т7, если маршрут меняли неоднократно, но на практике это усложняет документооборот. Логика цепочки предполагает, что сначала грузополучатель фиксирует факт отказа или частичной приемки в Т3, и только затем перевозчик оформляет Т7 с новыми реквизитами.

Титул Т8. Замена водителя или автомобиля

Это форс-мажорный раздел электронной транспортной накладной. Его заполняет Перевозчик, если в рейсе пришлось менять водителя или машину. Причиной может быть поломка, ДТП, болезнь, закрытие смены и т.п.

Подписывает Титул Т8 перевозчик своей УКЭП. В типовой схеме это делает уполномоченный сотрудник (логист, диспетчер).

В таблице структура электронной транспортной накладной выглядит так:

Этап	Номер титула и название	Кто подписывает	Сведения в Титуле
Обязательные титулы
Погрузка	1 Грузоотправитель	Грузоотправитель УКЭП	Стороны перевозки, условия договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных документах
	2 Перевозчик	Водитель перевозчика - простой электронной подписью (ПЭП) через мобильное приложение оператора ЭДО. Сотрудник перевозчика -  УКЭП.	Состояние груза
Выгрузка	3 Грузоотправитель	Грузоотправитель УКЭП	Отметка о приеме товара от перевозчика и состоянии груза
	4 Перевозчик	Водитель перевозчика ПЭП подтверждает передачу груза. Ответственный представитель перевозчика - УКЭП.	Отметка о сдаче груза
Опциональные титулы
Отражение стоимости	5	Перевозчик	Итоговая стоимость перевозки и  детальный расчет корректировки (если была)
	6	Грузоотправитель УКЭП
Переадресовка	7	Перевозчик на основании уведомления от грузоотправителя или первичного получателя	Смена грузополучателя или адреас доставки.
Замена водителя или автомобиля	8	Перевозчик УКЭП	Замена водителя или машины

Количество электронных накладных

Если транспортное средство развозит грузы по точкам доставки, то на каждую точку нужно оформлять отдельную электронную транспортную накладную.

Если транспортное средство перевозит грузы от нескольких заказчиков, но при этом следует от одного грузоотправителя к одному грузополучателю (магистральное плечо сборной доставки), то оформляют одну накладную, в которой указывают грузы разных заказчиков.

Предъявление электронной накладной инспектору ГИБДД

Подойдет QR-код. После того как титулы подписаны, электронная накладная готова, она может быть предъявления представителям любых контролирующих органов.

Для удобства операторы ЭДО предоставляют динамический QR-код в мобильном приложении, который содержит ключевые данные перевозки. Водитель обязан иметь возможность предъявить накладную, в том числе в виде QR-кода в приложении, по требованию инспектора ГИБДД. Сканы или распечатки статичного кода не являются корректной заменой динамического отображения в системе.

Исправление ошибок в электронной транспортной накладной

Если ошибка обнаружена после подписания титула, «задним числом» ее исправить нельзя.

Исправлять данные могут все уполномоченные сотрудники. Но если нужно скорректировать стоимость перевозки — титулы 5 и 6, — заново сформировать и подписать файлы должны те, кто изначально эту сумму согласовывал 

Внесение изменений осуществляется в порядке, установленном правилами конкретного оператора ЭДО: через оформление корректировочных титулов (если речь идет об изменении условий) либо путем аннулирования документа и повторного формирования с указанием оснований. 

Как внести исправление в электронную транспортную накладную

Исправление ошибок в электронной транспортной накладной (ЭТрН) зависит от этапа перевозки и подписанных титулов. Если накладная еще не подписана, форму можно составить заново.

Данные погрузки, приемки, замечания перевозчика и смену сторон (грузоотправителя/перевозчика) нельзя просто взять и исправить. Нельзя править:

• сведения, которые грузоотправитель заполняет при погрузке;
• сведения, которые грузополучатель заполняет при приемке;
• оговорки и замечания перевозчика, которые он оставляет при приемке и выгрузке;
• стороны договора перевозки — грузоотправителя и перевозчика.

Если нужно менять указанные выше данные, сначала придется нужно признать электронную транспортную накладную недействительной, затем создать новую накладную и перезаполнить все файлы, которыми контрагенты уже успели обменяться.

Этап	Как исправлять
До подписания первых титулов	Просто отмените формирование и создайте новый файл
Изменение в процессе перевозки (адрес, водитель, машина)	Внесите сведения в имеющийся документ, в его специальные разделы переадресовки (титул 9) или замены водителя/транспорта (титул 8).
Критическая ошибка в реквизитах после подписания	Составьте корректировочный документ или аннулируйте накладную (если рейс не завершен) с согласия участников перевозки через оператора ЭДО. Затем сформируйте новую правильную накладную.

Административные и налоговые риски: к чему приводит нарушение

Перечень исключений, когда можно составить накладную на бумаге установлен в Приказе Минтранса от 01.06.2026 № 262. Этот закрытый список, который расширительному толкованию не подлежит.

Отсутствие электронной транспортной накладной, ведет к двум видам неприятных последствий:

• Инспектор ГИБДД может оштрафовать водителя за отсутствие товарно-транспортных документов. Согласно части 2 статьи 12.3 КоАП РФ, это влечет предупреждение или штраф в размере 500 рублей. Это самый вероятный и быстрый сценарий.
• При проверке налоговая инспекция может признать бумажную ТТН недействительной. Последствия: исключение затрат на транспортировку из расходов по налогу на прибыль и отказ в вычете «входного» НДС.