Основные условия для применения онлайн-касс

Федеральный закон от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ устанавливает обязательный порядок применения контрольно-кассовой техники (ККТ). ККТ должны использовать продавцы при расчетах:

• наличными деньгами;
• с использованием платежных карт;
• с использованием электронных средств платежа.

Онлайн-касса или онлайн-ККТ - это компьютерное устройство, которое в момент получения денег за товары, работы или услуги передает через интернет в налоговую инспекцию информацию о произведенных расчетах.

Переход на онлайн-кассы не одномоментный, а поэтапный. Законом № 54-ФЗ установлены следующие этапа такого перехода:

1. До 1 февраля 2017 года всем организациям и ИП было разрешено регистрировать и применять кассовые аппараты старого образца. А также онлайн-ККТ в добровольном порядке. 

С 1 февраля 2017 года налоговые инспекции регистрировали только онлайн-кассы. Зарегистрировать старую кассовую машину с этой даты уже было нельзя, но применять ранее зарегистрированные старые ККТ можно было до 30 июня 2017 года включительно. Исключение устанавливалось для: 

• организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих ЕНВД;
• индивидуальных предпринимателей, применяющих ПСН;
• организаций и индивидуальных предпринимателей при выполнении работ или оказании услуг населению при условии выдачи БСО;

2. С 1 июля 2017 года все продавцы, у которых были кассы старого образца, должны были:

• либо приобрести онлайн-ККТ; 
• либо модернизировать имеющиеся старые кассы для работы в онлайн-режиме и зарегистрировать (перерегистрировать) их в электронной форме через личный кабинет;

3. К 1 июля 2018 года приобрести онлайн-ККТ нужно было тем, кто ранее был освобожден от применения ККТ: 

• плательщикам ЕНВД и предпринимателям на ПСН; 
• фирмам и предпринимателям, которые торгуют через торговые автоматы; 
• фирмам и предпринимателям, оказывающим услуги населению с выдачей бланков строгой отчетности (БСО); 

4. С 1 июля 2019 года обязаны применять ККТ следующие категории: 

• организации и ИП на любом режиме налогообложения, выполняющие работы или оказывающие услуги населению; 
• ИП на ЕНВД и ПСН, работающие в сфере торговли или общепита без наемных работников; 
• ИП без наемных работников, осуществляющие торговлю с использованием торговых автоматов; 
• организации и ИП при продаже в салоне транспортного средства проездных документов (билетов) и талонов для проезда в общественном транспорте. 

Кроме того, Федеральным законом от 3 июля 2018 года № 192-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» расширен термин «расчеты» и определены операции, при которых необходимо применять ККТ с 1 июля 2019 года: 

• для организаций и ИП при осуществлении расчетов с физическими лицами в безналичном порядке (за исключением расчетов с использованием электронных средств платежа); 
• при предоставлении платы за жилое помещение и коммунальные услуги, включая взносы на капремонт; 
• при осуществлении зачета и возврата предварительной оплаты и (или) авансов; 
• при предоставлении займов для оплаты товаров, работ, услуг; при предоставлении или получении иного встречного предоставления за товары, работы; 

5. С 1 июля 2021 года обязаны применять ККТ индивидуальные предприниматели без наемных работников при расчетах за: 

• выполненные работы; 
• оказанные услуги; 
• реализованные товары собственного производства. 

Если ИП заключит трудовой договор с работником, он должен зарегистрировать ККТ в течение 30 календарных дней с даты заключения такого договора.

Онлайн-кассы можно не применять для следующих видов деятельности (п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ):

• продажа через газетно-журнальные киоски газет, журналов и сопутствующих товаров, если доля газет и журналов в общем товарообороте 50% и более, а сопутствующие товары есть в перечне, утвержденном субъектом РФ;
• продажа ценных бумаг;
• продажа питания школьникам и работникам школ во время учебных занятий;
• торговля с открытых прилавков на рынках, ярмарках и выставочных комплексах, кроме торговли непродовольственными товарами с открытых прилавков внутри крытых рынков;
• разносная торговля продовольственными и непродовольственными товарами в пассажирских поездах;
• торговля в киосках мороженым, а также торговля в розлив безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой;
• торговля из цистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином;
• торговля вразвал овощами и бахчевыми культурами;
• прием от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней;
• ремонт и окраска обуви;
• изготовление и ремонт металлогалантереи и ключей;
• присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• реализация изготовителем изделий народных художественных промыслов;
• вспашка огородов и распиловка дров;
• услуги носильщиков на железнодорожных вокзалах, автовокзалах, аэровокзалах, в аэропортах, морских, речных портах;
• сдача ИП в аренду (наем) жилых помещений, а также жилых помещений совместно с машино-местами в МКД, принадлежащих этому индивидуальному предпринимателю на праве собственности; 
• розничная продажа бахил.

При торговле в отдаленных от сетей связи или труднодоступных местностях продавцы могут применять новые ККТ в автономном режиме, то есть "оффлайн"

Иначе говоря, если ККТ установлена в населенном пункте, признанном региональными властями отдаленным или труднодоступным, заключать договор с оператором фискальных данных и подключать кассу к Интернету не нужно. Но это не означает, что можно работать на кассовом аппарате старого образца. Даже если касса работает в автономном режиме, она все равно должна отвечать новым требованиям и должна быть включена в реестр ККТ.

Онлайн-кассы это электронно-вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы, способные записывать и хранить фискальные данные (то есть информацию о платежах). Контрольно-кассовые машины могут формировать кассовые чеки и бланки строгой отчетности, а также передавать их в электронном виде в налоговые инспекции, и при необходимости распечатывать на бумаге (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

Вся информация отсылается в ФНС России не напрямую, а через оператора фискальных данных (ОФД), который затем направляет данные налоговикам. Этот сервис совместим с любой кассовой техникой нового образца и программным обеспечением. Причем он позволяет не только передавать налоговикам данные о пробитых чеках, но и регистрировать технику в ФНС в онлайн-режиме.

Онлайн-кассы отличаются от ККТ прежнего образца еще и тем, что у них нет ни фискальной памяти, ни электронной защищенной контрольной ленты (ЭКЛЗ). Вместо них онлайн-кассы имеют фискальный накопитель. Это программно-аппаратное шифровальное (криптографическое) средство, которое хранит и защищает информацию о платежах. Фискальный накопитель находится в опломбированном корпусе и содержит ключи для шифрования данных, которые пересылаются в ИФНС.

Прежде чем использовать контрольно-кассовую технику, она должна быть поставлена на учет в налоговой инспекции. Как зарегистрировать, перерегистрировать и снять с учета онлайн-ККТ, описано в статье 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Зарегистрировать онлайн-ККТ можно в любой налоговой инспекции, а не только в своей. Для этого подайте в ИФНС заявление на бумаге или в электронной форме. В последнем случае датой подачи считают день размещения заявления в кабинете ККТ.

В заявлении укажите:

• полное наименование организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя;
• ИНН;
• адрес, место установки и применения ККТ, а при расчете через Интернет - адрес сайта;
• наименование модели ККТ;
• заводской номер ККТ;
• наименование модели фискального накопителя;
• заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
• номер автоматического устройства для расчетов.

Не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи заявления о регистрации, инспекция сообщит вам регистрационный номер ККТ. Запишите в фискальный накопитель:

• регистрационный номер ККТ;
• полное наименование организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя;
• сведения о ККТ, в том числе о фискальном накопителе, и другие сведения, необходимые для формирования отчета о регистрации.

Далее сформируйте отчет о регистрации и передайте его в налоговую инспекцию на бумаге либо через кабинет ККТ или через оператора фискальных данных. Сделайте это не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от инспекции регистрационного номера.

Датой подачи отчета в электронной форме будет дата его размещения в кабинете ККТ либо его передачи оператору фискальных данных.

Налоговая инспекция в свою очередь авторизует пользователя ККТ и используемый фискальный накопитель, а также проверит достоверность представленных данных. После этого она внесет в журнал учета данные из заявления и сформирует карточку регистрации ККТ.

Сделать это инспекция обязана в течение пяти рабочих дней с даты подачи заявления.

Сформированную карточку регистрации ККТ налоговики направят вам в электронной форме через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. На эту операцию им отведено пять дней с даты формирования карточки. Вы также можете обратиться в инспекцию за бумажным экземпляром карточки.

Сведения, которые содержит заявление о регистрации ККТ, а также сведения из отчета о регистрации вы можете передать в инспекцию в электронной форме через кабинет ККТ либо оператора фискальных данных.

Электронный документ надо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. Датой подачи этих сведений считается дата размещения сведений в кабинете ККТ либо их передачи оператору фискальных данных.

Налоговая инспекция может отказать в регистрации ККТ, если:

• в реестре нет сведений о регистрируемой кассе и фискальном накопителе;
• в заявлении о регистрации указаны недостоверные или неполные сведения.

Унифицированные формы первичной учетной документации утверждены постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. До 2013 года они применялись в обязательном порядке при оформлении всех первичных документов.

С 2013 года унифицированные формы «первички» применяют в обязательном порядке, только если необходимость их использования установлена на основании федерального законодательства РФ. Так, например, использовать унифицированные формы обязательно при оформлении (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письма Минфина России от 25 января 2017 г. № 03-01-15/3482, от 6 ноября 2014 г. № 03-03-06/1/55918):

• кассовых документов (таких как приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, расчетно-платежные и платежные ведомости и т.д.);
• документов, связанных с применением ККТ;
• утвержденных госорганами бланков строгой отчетности (БСО) (например, туристской путевки);
• транспортной накладной.

Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ и принятые в соответствии с ним нормативные правовые акты составляют законодательство РФ о применении контрольно-кассовой техники.

Постановление Госкомстата № 132, которым утверждены документы, связанные с применением ККТ (в частности, справка - отчет кассира – операциониста (КМ-6), журнал кассира – операциониста (КМ-4)), не относится к законодательству о ККТ, и не подлежит обязательному применению.

Более того, Постановление № 132 появилось намного раньше Закона № 54-ФЗ. Поэтому оно не относится к законодательству о применении контрольно-кассовой техники и не подлежит обязательному применению.

Следовательно, после перехода на онлайн-ККТ унифицированные формы, уставленные этим постановлением, можно не применять (письмо Минфина от 16 июня 2017 г. № 03-01-15/37692).