.
^ Наверх

Уничтожение первичных документов

Последний раз обновлено:

Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.

Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.

Соответствующий приказ может выглядеть так:

АО «АКТИВ»

ПРИКАЗ №83

от "13" марта 20__г.

О создании экспертной комиссии

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

  • председатель комиссии - юрист АЛ. Иванов;
  • члены комиссии: главный бухгалтер О.В. Борисова;
  • секретарь М.И. Петрова

2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек.

Директор АО «Актив» Васильев А.И. Васильев

Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:

АО «АКТИВ»

АКТ
о выделении документов на уничтожение

"___"_________20__ г.                                                                                                                           г. Москва

Экспертная комиссия в составе:

  • председатель комиссии - юрист А. Л. Иванов;
  • члены комиссии - главный бухгалтер О.В. Борисова;
    секретарь М. И. Петрова,

составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек (опись прилагается):

  1. Кассовые документы за 20__ год (1 папка).
  2. Авансовые отчеты за 20__ год (1 папка).
  3. Кассовая книга за 20__ год.
  4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 20__ год.
  5. Банковские документы за 20__ год (1 папка).
  6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 20__ год (2 папки).
  7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 20___год (1 папка).
  8. Журнал учета доверенностей за 20__ год.
  9. Гарантийные письма за 20__ год (1 папка).
  10. Главная книга за 20__ год.
Председатель комиссии Иванов А. А. Иванов
Члены комиссии: Борисова О. В. Борисова
  Петрова М. И. Петрова

После того как эксперты утвердят уничтожение документов, акт передается на подписание руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.

Затем документы можно уничтожить любым способом – разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.

Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт – о физическом уничтожении документов.

Акт может выглядеть так:

АО «АКТИВ»

АКТ
об уничтожении документов, срок хранения которых истек

"___"_________20__г.                                                                                                                                  г. Москва

Экспертная комиссия в составе:

  • председатель комиссии - юрист Иванов А.А.;
  • члены комиссии - главный бухгалтер Борисова О.В.;
    секретарь Петрова М. И.,

составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной актом от "___"______20__г. , были уничтожены документы, срок хранения которых истек.

В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как макулатура АО «Вторсырье» согласно накладной от "____"_______20__г.  № ___________, которая прилагается к настоящему акту.

Председатель комиссии Иванов А. А. Иванов
Члены комиссии: Борисова О. В. Борисова
  Петрова М. И. Петрова

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе прочих доходов.

Пример

Предположим, что АО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 120 руб. (в том числе НДС – 20 руб.). Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 91-1

– 120 руб. – оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– 20 руб. – начислен НДС к уплате в бюджет.




Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.