Типовые ситуации по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Последний раз обновлено:
При проведении контрольно-ревизионных мероприятий или инвентаризациии часто выявляются несоответствия данных бухучета и фактических показателей. Все выявленные недостачи от порчи имущества отражают на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Как выявить недостачи
Если вы обнаружили, что фактическое количество материальных ценностей меньше, чем это зафиксировано в бухгалтерских документах, вы имеете дело с недостачей.
Причинами недостачи могут быть:
- естественная убыль;
- ошибки при приеме и отпуске ценностей;
- злоупотребления материально ответственных лиц;
- чрезвычайные ситуации (например, аварии, стихийные бедствия).
Недостачи обычно выявляются:
- при инвентаризации, как плановой, так и проведенной после чрезвычайных событий (стихийного бедствия, пожара);
- при подсчете ценностей, поступивших от поставщика.
Чтобы отразить недостачи, в учете используется не только счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», но и другие счета. Выбор счета зависит от того, по какой причине недостача возникла и как она выявлена.
Выбрать нужный счет для учета недостачи вам поможет таблица:
| Ситуация | Отражение в учете |
| Недостача выявлена при плановой инвентаризации или в результате контрольной проверки | по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» |
| Недостачи и потери выявлены при инвентаризации после чрезвычайных событий (стихийного бедствия, пожара и т. п.) | по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» |
| Недостача выявлена при приемке товарно-материальных ценностей, полученных от поставщиков: | |
|
по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» |
|
по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям») |
Обязательная инвентаризации
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации.
Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, например:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (исключение предусмотрено только для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
- при смене материально ответственных лиц;
- если выявлены злоупотребления, а также факты хищения или порчи имущества;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.
Инвентаризацию основных средств вы можете проводить один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет.
Выявление недостач
Недостачи относятся на счета бухгалтерского учета на основании инвентаризационных документов и учитываются по дебету счета 94.
Недостачу товарно-материальных ценностей, наличных денег отразите проводкой:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 (41, 50, ...)
– выявлена недостача.
Недостачу объекта основных средств учтите следующим образом:
ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01
– списана сумма амортизации, начисленной по недостающему объекту основных средств;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01
– отражена недостача объекта основных средств (по остаточной стоимости).
Перед составлением годового отчета АО «Актив» провело инвентаризацию имущества. Инвентаризационная комиссия обнаружила:
- отсутствие компьютера первоначальной стоимостью 42 000 рублей и с начисленной амортизацией в сумме 12 000 руб.;
- недостачу товаров на складе в пределах норм естественной убыли на сумму 12 360 руб.;
- недостачу денежных средств в кассе организации в сумме 73 руб.
Результаты инвентаризации были зафиксированы в сличительных ведомостях.
В рабочем плане счетов «Актива» счет 01 «Основные средства» имеет субсчет «Выбытие основных средств».
Бухгалтер «Актива» выявленные недостачи должен отразить так:
ДЕБЕТ 01 субсчет «Выбытие основных средств» КРЕДИТ 01
– 42 000 руб. – списана первоначальная стоимость основного средства;
ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– 12 000 руб. – списана сумма начисленной амортизации;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– 30 000 руб. – отражена остаточная стоимость недостающего основного средства;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
– 12 360 руб. – отражена недостача товаров;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50-1
– 73 руб. – отражена недостача наличных денег в кассе организации.
Списание сумм недостач
Недостачи в пределах норм естественной убыли, выявленные при хранении или продаже материальных ценностей, включаются в себестоимость.
Списание недостач отражайте по кредиту счета 94:
ДЕБЕТ 20 (44, ...) КРЕДИТ 94
– отражена недостача в пределах норм естественной убыли.
Недостача сверх норм естественной убыли должна покрываться за счет виновного лица. Эту сумму вы должны отразить по дебету субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»:
ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 94
– недостача сверх норм естественной убыли отнесена за счет виновного лица.
Подробно о том, как удержать эту сумму с работника и в каких случаях это можно сделать, смотрите счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» → ситуацию «Как отразить ущерб, который работник причинил вашей организации».
Если же виновник недостачи установлен не был или суд отказал во взыскании, сумму недостачи придется списать на убытки:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94
– недостача сверх норм естественной убыли учтена в составе прочих расходов.
Вернемся к предыдущему примеру.
По итогам инвентаризации были приняты следующие решения:
- пропажу компьютера списать на убытки организации (так как виновник следствием установлен не был и было вынесено постановление о приостановлении уголовного дела);
- кассиру возместить недостачу денежных средств (так как с кассиром АО «Актив» заключен договор о полной материальной ответственности).
Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94
– 30 000 руб. – отражен убыток от списания основного средства;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 94
– 12 360 руб. – недостача товаров в пределах норм естественной убыли списана на расходы на продажу;
ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 94
– 73 руб. – сумма недостачи списана на виновное лицо;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73-2
– 73 руб. – сумма недостачи внесена кассиром в кассу организации.
Как учесть недостачи, выявленные при приемке ценностей от поставщика
При приемке товарно-материальных ценностей, поступивших от поставщика, может быть обнаружена недостача как в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки, так и сверх предусмотренных величин.
Отражение недостач
Сумму недостачи в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки, отнесите на те же счета, на которых вы учитываете поступившие товарно-материальные ценности.
Сумму недостачи сверх предусмотренной договором величины отразите по дебету счета 76, субсчет «Расчеты по претензиям».
АО «Актив» заключило с поставщиком договор на покупку материалов на сумму 120 000 руб. (в том числе стоимость материалов – 100 000 руб., НДС – 20 000 руб.).
В договоре было предусмотрено, что естественная убыль материалов при транспортировке может составить до 3% от их стоимости. То есть максимальная сумма потерь, согласно договору, может составить 3600 руб. (120 000 руб. × 3%), в том числе НДС – 600 руб.
При приемке поступивших от поставщика материалов была обнаружена недостача на сумму 6000 руб. (в том числе НДС – 1000 руб.).
Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
– 94 000 руб. (100 000 – 6000) – оприходованы фактически полученные материалы;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 18 800 руб. (94 000 руб. × 20%) – учтен НДС по фактически полученным материалам;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 60
– 3600 руб. – отражена недостача в пределах величины, предусмотренной договором;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по претензиям» КРЕДИТ 60
– 2400 руб. (6000 – 3600) – отражена недостача сверх предусмотренной договором величины.
Списание недостач
Сумма недостачи в пределах предусмотренной договором величины списывается на те же счета, на которых учитывают фактически полученные материалы.
Вернемся к предыдущему примеру. Бухгалтер списал недостачи так:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 94
– 3000 руб. – отражена недостача материалов;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 94
– 600 руб. – отражен НДС по материалам.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!
Связаться с нами