Расходы на содержание транспорта, компенсации за использование личного ТС на УСН

Расходы на содержание служебного транспорта поименованы в пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Значит, «упрощенцы» вправе учесть расходы, связанные с эксплуатацией автотранспорта, используемого в предпринимательской деятельности. Для признания в налоговой базе расходов необходимо иметь надлежаще оформленные документы.

Имейте в виду, что для учета расходов нужны не только подтверждающие покупку ГСМ документы, но и документы, подтверждающие списание топлива для использования служебного транспорта.

Как такового перечня расходов на содержание служебного транспорта Налоговый кодекс не содержит. Это могут быть любые затраты на покупку бензина, смазочных материалов, ремонт автомобилей, техосмотр, оплату услуг автостоянки и т. д. Главное, чтобы затраты были оправданны. Все они принимаются в размере фактических затрат.

Часто проверяющие настаивают на том, чтобы организации (предприниматели) списывали «горючку» по нормам расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (утверждены Минтрансом РФ 14 марта 2008 г. № АМ-23-р). Однако в Налоговом кодексе такого требования нет. Следовательно, фирма не обязана использовать эти лимиты. Кроме того, данные нормы утверждены для автотранспортных предприятий. Как пояснили столичные налоговики, их применяют для расчета зарплаты водителей, а также для планирования расходов на покупку ГСМ (см. письма УМНС РФ по г. Москве от 23 сентября 2002 г. № 26-12/44873 и от 5 февраля 2003 г. № 26-12/7430).

Поэтому фирме целесообразно установить собственные нормы. Для этого следует сделать контрольные замеры топлива, результаты оформить актом. Установленные нормы нужно утвердить приказом директора фирмы.

Если разногласия с контролерами по поводу использования собственных норм все же возникли, придется обратиться в суд. Но, как показывает практика, судьи в таких спорах занимают сторону фирм. 

Бензин, дизельное топливо, смазочные материалы должны быть израсходованы исключительно для служебных поездок (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому вам придется документально подтвердить производственный характер таких расходов. Для этого должны быть в наличии счета, платежные поручения, чеки на покупку ГСМ и путевые листы.

При оформлении путевого листа нужно заполнить все реквизиты, указать его порядковый номер, дату выдачи, поставить печать. Кроме того, необходимо записать каждый пункт следования автомобиля. Путевые листы как первичные документы должны храниться не менее пяти лет.

Даже если путевые листы составлены с ошибками, у фирмы (предпринимателя) есть шанс доказать в суде, что оформленные таким образом документы могут подтвердить расходы на приобретение ГСМ.

Транспортно-экспедиционные расходы, выполняемые сторонними организациями, также можно отразить в составе материальных расходов.

Расходы на ремонт

Ремонт автомобиля «упрощенец» может проводить собственными силами, однако чаще всего ремонт производится в специализированных автосервисах.

В первом случае для того, чтобы принять в расход затраты на ремонт служебного транспорта понадобятся накладные на приобретение материалов (запчастей) для ремонта, на их отпуск для ремонта, требования-накладные, табели учета рабочего времени, справки и др.

В втором случае расходы принимаются на основании договора в автосервисом, калькуляции затрат и акта выполненных работ (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, ст. 254 НК РФ).

ОСАГО И КАСКО: учет затрат на УСН

НК РФ позволяет фирмам на УСН с объектом «доходы минус расходы» учесть в расходах платежи на ОСАГО как собственного, так и арендованного автомобиля, поскольку это обязательное страхование, предусмотренное законодательством РФ.

Расходы на ОСАГО учитывают на день оплаты (п. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Для компаний на УСН не применимо требование о равномерном списании стоимости страховки в налоговом учете весь период действия полиса ОСАГО. Это требование установлено только для плательщиков налога на прибыль (п. 6 ст. 272 НК РФ).

КАСКО — это добровольный вид страхования. Он предусматривает возмещение затрат на восстановление авто при ДТП вне зависимости от того, кто виноват, а также выплату стоимость автомобиля в случае его хищения или полной гибели.

Компании и ИП, применяющие УСН, не могли учитывать расходы на оплату такого полиса до 2026 года. Поскольку для «упрощенцев» действовал закрытый перечень затрат, который позволял «списать в расходы» только обязательные виды страхования (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

С 2026 года перечень расходов на УСН стал открытым. На «упрощенке» можно принимать расходы с учетом норм, установленных для налога на прибыль главой 25 НК РФ. Расходы на добровольное страхование транспортных средств прямо названы в подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ. Это дает право «упрощенцам» на учет подобных расходов.

При этом учет стоимости полиса напрямую связан с учетом расходов на содержание страхуемого транспорта. Если это расходы, связанные с производством и реализацией (учитываются по подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ на основании путевых листов и прочих подтверждающих документов), то и стоимость полиса можно учесть при налогообложении.

Если страховка оплачивается единым платежом, расходы нужно делить пропорционально количеству календарных дней действия страховки в каждом отчетном периоде. Если же договор предусматривает оплату частями (в рассрочку), нужно дополнительно проверять, привязан ли каждый платеж к соответствующему периоду действия полиса. Если привязан, каждый взнос нужно относить именно к тому периоду, за который он уплачен. Если этот период превышает отчетный год, то взнос делится еще и между ними по количеству календарных дней.

Если «привязки» нет, каждый платеж равномерно распределяется на весь срок.

Компенсацию за использование личного транспорта выплачивают работнику в случаях, когда его личный автомобиль или мотоцикл используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями.

Компенсацию выплачивают один раз в месяц, при этом количество календарных дней в месяце не имеет значения.

Учесть расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при расчете единого налога позволяет подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Но только в пределах норм, установленных Правительством РФ (постановление Правительства РФ от 03.04.2024 № 417).

В этих нормативах учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат: износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. То есть нельзя одновременно выплачивать компенсацию за использование транспортного средства и отдельно возмещать расходы, связанные с его текущей эксплуатацией.

В Письме Минфина от 29 июня 2023 года № 03-03-06/60502 подчеркивается, что дополнительно добавить к установленным нормам какие-либо расходы, к примеру, на бензин, запрещено. Причем в размерах установленных компенсаций уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (ремонт, износ), на что чиновники неоднократно обращали внимание в своих разъяснениях (см., например, письма Минфина РФ от 07.12.2017 № 03-03-06/1/81558, от 05.04.2021 № 03-03-06/3/24885, от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339).

Документы, которые подтверждают данный вид расхода, это:

• приказ руководителя о выплате компенсации;
• копия техпаспорта транспортного средства;
• документы о выдаче денег под отчет.

Помимо этого, учет служебных поездок должен быть подтвержден в путевых листах.