Перечень расходов на УСН

Если в качестве объекта налогообложения выбраны «доходы минус расходы», при расчете единого налога учитываются расходы. 

С момента введения УСН и до 2026 года перечень затрат, которые можно было учесть на упрощенке, был жестко регламентирован. «Упрощенцы» могли учитывать в своих расходах только те затраты, которые прямо поименованы в статье 346.16 НК РФ. 

С 2026 года ситуация кардинально изменилась. Учесть можно любые затраты, которые позволено учитывать при расчете налога на прибыль в соответствии с нормами главы 25 НК РФ (Федеральный закон от 28 ноября 2025 г. № 425-ФЗ). 

Это означает, что теперь «упрощенцы» вправе принять расходы, которых нет в закрытом перечне, но их можно учитывать по правилам расчета налога на прибыль на ОСН.  

Перечень расходов по налогу на прибыль открыт, принять к учету в налоговой базе можно любые расходы, при соблюдении нескольких условий:

• Расходы соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Они должны быть направлены на ведение деятельности, экономически обоснованны и документально подтверждены.
• Расходы, принимаемые к учету, не указаны в перечне запрещенных из статьи 270 НК РФ.

Если руководствоваться статьей 346.16 НК РФ и главой 25 НК РФ об учете расходов по налогу на прибыль, «упрощенцы» могут учитывать расходы, которые:

• прямо поименованы в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ;
• связаны с деятельностью организации (ИП) и направлены на получение дохода (статья 252 НК РФ);
• экономически обоснованы (статья 252 НК РФ);
• документально подтверждены (статья 252 НК РФ);
• не поименованы в статье 270 НК РФ.

Условия признания расходов на УСН сформулированы в п. 2 ст. 346.17 НК РФ:

• Расходы признаются только после их фактической оплаты. Применяется кассовый метод, в том числе для взаимозачета.
• Выданный аванс за товары нельзя отнести к расходам.
• Расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для перепродажи, учитываются после их реализации.

Есть расходы, которые даже после «расширения» списка разрешенных, упрощенцы учитывать не могут. «Запрет» на них наложен механизмом «метод начисления». Его применяют на УСН, и именно он не дает возможности учесть:

• отрицательные курсовые разницы (этот расход под прямым запретом на УСН);
• резервы — по сомнительным долгам, по отпускам, на ремонты и другие.

Как проверить разрешен расход на УСН

Поскольку с 2026 году при принятии к учету расходов на УСН действуют две нормы, нужно последовательно проверить обе.

1. Проверьте, указан ли расход в перечне разрешенных на упрощенцев (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если да, уточните, установлены ли дополнительные условия признания расходов, например, нормирование или лимиты (например, нормативы для суточных,  лимиты для представительские, нормы расхода на ГСМ и т.д.).
2. Если «нужный вам» расход не указан в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, проверьте, есть ли он в перечне запрещенных расходов по налогу на прибыль в статье 270 НК РФ.
3. Если расход не поименован в стать 270 НК РФ, его можно учесть. Но необходимо выполнить требования статьи 252 НК РФ: нужно оформить все документы, проверить  обоснование расхода и его экономическую направленность.
4. Если расход соответствует всем указанным в ст. 252 условиям признания — проверьте наличие особых оговорок в соответствующей статье главой 25 НК РФ, в частности:
• при оплате страховой премии одной суммой, расходы на страхование признаются равномерно в течение срока действия договора
• некоторые расходы нормируются, например, представительские
• для принятия расхода могут быть дополнительные условия — например, компенсация удаленщику в фиксированной сумме прописывается в ЛНА или договоре.

Вот перечень разрешенных расходов, приведенный в статье 346.16 Налогового кодекса:

• расходы на приобретение, сооружение, изготовление и ремонт основных средств (в том числе арендованных), их достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение;
• расходы на приобретение, создание, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение   нематериальных активов (НМА);
• расходы на приобретение исключительных прав на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, программы для ЭВМ, базы данных, топологии интегральных микросхем, секреты производства (ноу-хау), а также прав на использование указанных результатов интеллектуальной деятельности на основании лицензионного договора;
• расходы на патентование и (или) оплату правовых услуг по получению правовой охраны результатов интеллектуальной деятельности, включая средства индивидуализации;
• расходы на НИОКР;
• арендная плата либо лизинговые платежи;
• материальные расходы;
• расходы на оплату труда, выплату пособий по временной нетрудоспособности; 
• расходы на все виды обязательного страхования работников, имущества и ответственности, включая страховые взносы на обязательное пенсионное и социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• суммы входного НДС по оплаченным товарам (работам, услугам);
• проценты по кредитам и займам, а также оплата услуг банков;
• расходы на обеспечение пожарной безопасности и охраны труда;
• суммы таможенных платежей, уплаченные при ввозе товаров на территорию Российской Федерации;
• расходы на содержание служебного транспорта и компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов (в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации);
• расходы на командировки, в частности:
  • на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • на наем жилого помещения;
  • на суточные или полевое довольствие;
  • на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, иные аналогичные платежи и сборы;
• плата государственному или частному нотариусу за оформление документов (в пределах тарифов, утвержденных в установленном порядке);
• расходы на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги;
• расходы на публикацию бухгалтерской отчетности, а также на публикацию (раскрытие) другой информации, если законодательство обязывает фирму делать это;
• расходы на канцелярские товары;
• расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи;
• приобретение права на использование программ для ЭВМ и баз данных, обновление программ для ЭВМ и баз данных;
• расходы на рекламу;
• расходы на подготовку и освоение новых производств, цехов и агрегатов;
• суммы налогов и сборов, уплаченные в соответствии с законодательством за исключением единого налога;
• стоимость товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, а также расходы по хранению, обслуживанию и транспортировке этих товаров;
• суммы вознаграждений посредникам (комиссионерам, агентам, поверенным);
• расходы на оказание услуг по гарантийному ремонту и обслуживанию;
• расходы на подтверждение соответствия продукции требованиям технических регламентов, положениям стандартов или условиям договоров;
• расходы на проведение (в случаях, установленных законодательством Российской Федерации) обязательной оценки в целях контроля за правильностью уплаты налогов в случае возникновения спора об исчислении налоговой базы;
• плата за предоставление информации о зарегистрированных правах;
• расходы на оплату услуг о изготовлению документов кадастрового и технического учета объектов недвижимости;
• расходы на оплату услуг по проведению экспертизы, обследований, выдаче заключений и предоставлению иных документов, наличие которых обязательно для получения лицензии;
• судебные расходы и арбитражные сборы;
• платежи за пользование правами на результаты интеллектуальной деятельности;
• вступительные, членские и целевые взносы, уплачиваемые в соответствии с Федеральным законом от 1 декабря 2007 года № 315-ФЗ О саморегулируемых организациях;
• расходы на подготовку и переподготовку кадров;
• расходы на проведение независимой оценки квалификации работников на соответствие требованиям к квалификации;
• расходы на обслуживание ККТ;
• расходы по вывозу твердых отходов;
• сумму платы за возмещение вреда, который транспортные средства с разрешенной максимальной массой свыше 12 тонн причиняют автомобильным дорогам общего пользования федерального значения (так называемый «дорожный сбор», уплачиваемый в систему Платон);
• расходы на проведение независимой оценки квалификации, если ее прохождение осуществляется на основании договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации и ее проходят лица, заключившие с организацией трудовой договор;
• расходы на дезинфекцию помещений и приобретение приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты для выполнения санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований органов госвласти и органов местного самоуправления, их должностных лиц в связи с распространением новой коронавирусной инфекции.

Перечень разрешенных расходов на УСН многие годы не включал в себя часть затрат, которые несли все упрощенцы. Например, оплата спецоценки условий труда (СОУТ), расходы на хранение и уничтожение документов, покупка услуги по подбору персонала и многие другие.

Кроме того, ограниченный список разрешенных расходов часто не позволял решать обычные бытовые проблемы персонала. Такие расходы как покупка кулера или питьевой вода, офисной аптечки, обедов, всегда вызывали негатив со стороны налоговой инспекции, и, как правило, исключались из налоговой базы. С 2026 года с учетом подобных расходов проблем быть не должно.

Вот перечень самых распространенных расходов, которые можно учесть на УСН по правилам принятия расходов в налоговой базе по прибыли на ОСНО:

• спецоценка условий труда (СОУТ);
• представительские расходы (нормируются);
• информационно-консультационные услуги;
• добровольное страхование (в т. ч. КАСКО на автомобиль)
• уничтоженные, испорченные запасы в том числе от ЧС, пожаров, наводнений, атак беспилотников и т.п.;
• списание безнадежной задолженности;
• остаточная стоимость ОС при продаже (в общем случае);
• компенсации дистанционным работникам за использование личного транспорта, за разъездной характер работы;
• расходы на обеспечение нормальных условий труда (кулер, питьевая вода, аптечка и т.п.), уборка и вывоз снега;
• хранение и уничтожение документов;
• расходы на подбор персонала.

Первичные документы для подтверждение расходов

При расчете единого налога вы вправе относить к расходам только оплаченные затраты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все они должны быть экономически обоснованы, то есть связаны с получением дохода, и документально подтверждены.

«Упрощенцы» могут приобретать товары различных компаний и ИП. К первичным документам, подтверждающим  расходы, относятся:

• платежные документы (платежное поручение, выписка банка по операциям на расчетном счете);
• иные документы (товарные чеки, квитанции), подтверждающие прием (оплату) денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). 

Расходы на покупку «упрощенцы» могут подтвердить договорами, актами, счетами, а при покупке в розницу – товарными и чеками или квитанциями. То есть, расходы, подтвержденные товарным чеком или квитанцией, УСН-фирмы вправе учесть в составе расходов. 

Документальным подтверждением расходов могут быть и копии документов, заверенные по Правилам оформления копий документов, утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года № 2004-ст. Если в результате обращения в Роспатент за регистрацией товарного знака получен отказ, то есть экономически обоснованная цель не достигнута, уплаченную за предоставление этой услуги госпошлину не удастся учесть в расходах по УСН.