Офисные расходы на канцтовары, АХО и подписку

Правда, иногда чиновники в своих письмах разъяснительного характера рекомендуют налогоплательщикам относить те или иные затраты к конкретным видам расходов.

Например, в письме от 25 декабря 2015 г. № 03-11-06/2/76408 Минфин России указал, что затраты «упрощенца» на приобретение и заправку картриджей можно учесть не в составе расходов на канцтовары, а как материальные расходы.

Дело в том, что Налоговый кодекс позволяет учесть в составе материальных расходов затраты на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями и индивидуальными предпринимателями (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ).

В свою очередь, к работам производственного характера относятся выполнение отдельных операций по производству продукции (выполнению работ, оказанию услуг), обработке сырья или материалов, техническое обслуживание основных средств и другие подобные работы.

Исходя из этого в Минфине приходят к выводу, что организация на «упрощенке», которая занимается изготовлением печатной продукции, может учесть затраты на приобретение и заправку картриджей в составе материальных расходов. Кроме того, плательщик УСН вправе учитывать входной НДС (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК).

В аналогичном порядке можно отразить в составе материальных расходов затраты, связанные с оплатой услуг транспортной организации по доставке и экспедированию готовой печатной продукции заказчикам.

«Упрощенцы» с объектом «доходы минус расходы» могут учесть затраты на покупку бахилл и одноразовых стаканчиков в материальных расходах (письмо Минфина России от 13 июля 2017 г. № 03-11-06/2/44773). Объяснение довольно простое.

Подпунктом 3 пункта статьи 254 Налогового кодекса установлено, что в состав материальных расходов включаются расходы на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, которые не относятся к основным средствам. Такие расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Если эти условия будут соблюдены, организации и ИП, применяющие УСН, при расчете единого «упрощенного» налога смогут учесть расходы на покупку бахилл и одноразовых стаканчиков.

Расходы на аптечки первой медицинской помощи на УСН

Статьи 223 и 216.3 ТК РФ фактически обязывают каждую организацию иметь укомплектованные аптечки для оказания первой медицинской помощи. За их отсутствие грозит штраф по статье 5.27.1 КоАП.

До 2026 года Минфин России запрещал «упрощенцам» учитывать затраты на офисные аптечки первой медицинской помощи (Письмо Минфина РФ от 16 апреля 2024 года №03-11-06/2/38508). Обоснование простое: такого вида нет закрытом перечне расходов, разрешенных на УСН (пункт 1 статьи 346.16 НК РФ).

На практике многие бухгалтеры игнорировали эти указания чиновников и затраты, связанные с приобретением лекарственных средств и препаратов для аптечек, относили к материальным расходам (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) либо принимали их к учету по правилам, предусмотренным статьей 254 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций. С 2026 года такой вариант узаконен.  

В основную статью 346.16 НК РФ, которая регулирует расходы на УСН, Федеральным законом от 28 ноября 2025 г. № 425-ФЗ внесен подпункт 45: «иные расходы, определяемые в порядке, установленном главой 25 НК РФ».

Теперь, при списании расходов в налоговую базу применяется ст. 346.16, нормы главы 25 НК РФ об учете расходов по налогу на прибыль, требования статьи 252 НК РФ. Расходы, принятые к учету, должны быть:

• прямо поименованы в статье 346.16 НК РФ;
• либо связаны с экономической деятельностью и направлены на получение дохода согласно статье 252 НК РФ, экономически обоснованы и документально подтверждены;
• не поименованы в статье 270 НК РФ.

Расходы на аптечки можно принять к учету, руководствуясь статьей 254 Налогового кодекса:

• как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), если речь идет о материалах для обеспечения нужд организации;
• как расходы на охрану труда (пп. 7 п. 1 ст. 254 НК РФ), если фирма обязана приобретать аптечки по законодательству (например, для транспорта).
• прочие расходы (п. 1 ст. 264 НК РФ), если рассматривать из как общехозяйственные нужды.

Возмещение СФР затрат на аптечки

Расходы на закупку аптечек можно возместить из Социального фонда. Этот вид затрат входит в перечень предупредительных мероприятий по сокращению производственного травматизма и на санаторно-курортное лечение работников, занятых во вредном и опасном производстве (приказ Минтруда России от 11.07.2024 г. № 347н).

Если фирме на УСН удастся получить возмещение от фонда, эту сумму денежных средств нужно учесть в составе доходов при расчете налога на УСН.

Обоснование со стороны Минфина такое же, как и отношении расходов. Перечень доходов, которые не учитываются на УСН, приведен в статье 251 НК РФ (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ), и в нем нет возмещения от СФР. Значит подобные компенсации нельзя исключать из состава доходов.

Ресторан это предприятие общепита, предоставляющее потребителю услуги по организации питания и досуга (или без досуга), с широким ассортиментом блюд сложного изготовления, включая фирменные блюда и изделия, алкогольные, прохладительные, горячие и другие виды напитков, кондитерские и хлебобулочные изделия, покупные товары (ГОСТ 30389-2013, далее - ГОСТ).

Ресторан самостоятельно определяет перечень услуг, которые он оказывает в сфере общественного питания. К дополнительным услугам относятся, в частности, организация музыкального и развлекательного (анимационного) обслуживания, банкетное обслуживание, в том числе специальных мероприятий (п. 5.16 ГОСТа).

По правилам подпункта 5 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса к материальным расходам относятся затраты на услуги производственного характера, которые выполняются сторонними организациями. Значит, если организация музыкального, развлекательного или банкетного обслуживания посетителей ресторана напрямую связана с процессом оказания услуг общепита, то затраты на шоу-программу ресторан может учесть в «упрощенных» расходах (письмо Минфина России от 14 августа 2017 г. № 03-11-06/2/52041).

«Упрощенцы» могут учесть в расходах затраты на хозяйственные нужды. К таким расходам, в частности, относятся обоснованные и документально подтвержденные затраты на приобретение бытовой химии: туалетной бумаги, одноразовых бумажных полотенец, салфеток, туалетного мыла, губок для посуды, чистящих средств и т. д. (письмо Минфина России от 1 сентября 2006 г. № 03-11-04/2/182).

Моющие и чистящие средства для офиса

Несмотря на то, что моющие средства не включены в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, это не значит, что их запрещено учитывать на УСН (Письмо Минфина от 16.08.2019 г. № 03-11-11/62254, Письмо Минфина от 17.01.2020 г. № 03-11-11/1827). 

В подпункте 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ указаны материальные расходы, а их перечень приведен в пункте 1 статьи 254 НК РФ. Так, к материальным расходам относятся затраты на приобретение материалов, используемых в производственных и хозяйственных нуждах (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Различные товары для уборки и поддержания чистоты вполне подходят под такое определение.

Поэтому, на УСН можно учесть в расходах закупку чистящих, моющих и дезинфицирующих средств на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ. Естественно, нельзя забыть о требованиях статьи 252 НК РФ. Расходы должны быть экономически обоснованными и подтверждены расходной первичкой. В качестве экономического обоснования «работает» аргумент о том, что эти расходы направлены на обеспечение нормальных условий труда. Такой ответ на вопрос предпринимателя дал департамент Минфина России в письме от 24.06.2024 г. № 03-11-11/58395. Такие же разъяснения выхолили и ранее: в письмах Минфина России от 17.01.2020 № 03-11-11/1827, от 16.08.2019 № 03-11-11/62254.

Учет на УСН расходов на подписку

Статьей 346.16 НК РФ расходы на подписку для фирм на УСН не предусмотрены. До 2026 года Минфин неоднократно указывал, что «упрощенцы» не вправе учитывать расходы на подписку на печатные издания (письмо Минфина от 15.02.2020 № 03-11-06/2/39411).

На практике нередко применялись иные варианты оформления подписки на профессиональную прессу. Бухгалтерская литература  выписывалась на имя бухгалтера, затем оплату за нее фирма  проводила, как компенсацию за использование личного имущества сотрудника в служебных целях. Такая  выплата входит в составе расходов на оплату труда. Ни НДФЛ, ни взносы во внебюджетные фонды с нее не платят. Но есть требования к оформлению документов:

• в трудовом договоре с бухгалтером должно быть подробно указать, расходы на какую литературу ему компенсируют;
• необходимо издать приказ по фирме с перечнем литературы, стоимость которой фирма будет компенсировать работнику.

Размер компенсации, разумеется, не должен превышать стоимости подписки. А подтвердить эту стоимость должны оплаченные сотрудником квитанции на подписку.

С 2026 года у «упрощенцев» появилось право руководствоваться не только статьей 346.16 НК РФ, но и нормами главы 25 Налогового кодекса по налогу на прибыль. Федеральным законом от 28 ноября 2025 г. № 425-ФЗ в статью 346.16 внесен подпункт 45: «иные расходы, определяемые в порядке, установленном главой 25 НК РФ». Это дает  «упрощенцам» право принять расходы по правилам расчете налоговой базы по прибыли на ОСН.

Если подписка на  журнал нужна для использования информации из него в производственной деятельности или в управленческих целях (например, затраты на бухгалтерскую, юридическую или отраслевую  литературу), расходы на подписку можно учесть на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, как прочие расходы.

При этом требования стать 252 должны быть соблюдены: расходы связаны с экономической деятельностью, экономически обоснованы и документально подтверждены. 

Еще один вариант, который дает право на учет расходов на подписку, это оплата подписки на электронные издания по лицензионному договору о передаче неисключительных прав на пользование электронными изданиями. В таком случае, электронное издание можно отнести к покупке ПО, баз данных, их обновление.