Офисные расходы на канцтовары, АХО и подписку

Правда, иногда чиновники в своих письмах разъяснительного характера рекомендуют налогоплательщикам относить те или иные затраты к конкретным видам расходов.

Например, в письме от 25 декабря 2015 г. № 03-11-06/2/76408 Минфин России указал, что затраты «упрощенца» на приобретение и заправку картриджей можно учесть не в составе расходов на канцтовары, а как материальные расходы.

Дело в том, что Налоговый кодекс позволяет учесть в составе материальных расходов затраты на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями и индивидуальными предпринимателями (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ).

В свою очередь, к работам производственного характера относятся выполнение отдельных операций по производству продукции (выполнению работ, оказанию услуг), обработке сырья или материалов, техническое обслуживание основных средств и другие подобные работы.

Исходя из этого в Минфине приходят к выводу, что организация на «упрощенке», которая занимается изготовлением печатной продукции, может учесть затраты на приобретение и заправку картриджей в составе материальных расходов. Кроме того, плательщик УСН вправе учитывать входной НДС (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК).

В аналогичном порядке можно отразить в составе материальных расходов затраты, связанные с оплатой услуг транспортной организации по доставке и экспедированию готовой печатной продукции заказчикам.

«Упрощенцы» с объектом «доходы минус расходы» могут учесть затраты на покупку бахилл и одноразовых стаканчиков в материальных расходах (письмо Минфина России от 13 июля 2017 г. № 03-11-06/2/44773). Объяснение довольно простое.

Подпунктом 3 пункта статьи 254 Налогового кодекса установлено, что в состав материальных расходов включаются расходы на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, которые не относятся к основным средствам. Такие расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Если эти условия будут соблюдены, организации и ИП, применяющие УСН, при расчете единого «упрощенного» налога смогут учесть расходы на покупку бахилл и одноразовых стаканчиков.

Расходы на аптечки первой медицинской помощи на УСН

Статьи 223 и 216.3 ТК РФ фактически обязывают каждую организацию иметь укомплектованные аптечки для оказания первой медицинской помощи. За их отсутствие грозит штраф по статье 5.27.1 КоАП.

Но учитывать затраты на офисные аптечки первой медицинской помощи «упрощенцам» запрещает Минфин РФ (Письмо Минфина РФ от 16 апреля 2024 года №03-11-06/2/38508).

Обоснование простое: такого вида нет закрытом перечне расходов, разрешенных на УСН (пункт 1 статьи 346.16 НК РФ).

Теоретически затраты, связанные с приобретением лекарственных средств и препаратов для аптечек, можно отнести к материальным расходам (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и принять их к учету по правилам, предусмотренным ст. 254 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций. Но такой вариант может привести к спорам с налоговой инспекцией.

Возмещение СФР затрат на аптечки

Расходы на закупку аптечек можно возместить из Социального фонда. Этот вид затрат входит в перечень предупредительных мероприятий по сокращению производственного травматизма и на санаторно-курортное лечение работников, занятых во вредном и опасном производстве (приказ Минтруда России от 11.07.2024 г. № 347н).

Если фирме на УСН удастся получить возмещение от фонда, эту сумму денежных средств нужно учесть в составе доходов при расчете налога на УСН.

Обоснование со стороны Минфина такое же, как и отношении расходов. Перечень доходов, которые не учитываются на УСН, приведен в статье 251 НК РФ (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ), и в нем нет возмещения от СФР. Значит подобные компенсации нельзя исключать из состава доходов.

Ресторан это предприятие общепита, предоставляющее потребителю услуги по организации питания и досуга (или без досуга), с широким ассортиментом блюд сложного изготовления, включая фирменные блюда и изделия, алкогольные, прохладительные, горячие и другие виды напитков, кондитерские и хлебобулочные изделия, покупные товары (ГОСТ 30389-2013, далее - ГОСТ).

Ресторан самостоятельно определяет перечень услуг, которые он оказывает в сфере общественного питания. К дополнительным услугам относятся, в частности, организация музыкального и развлекательного (анимационного) обслуживания, банкетное обслуживание, в том числе специальных мероприятий (п. 5.16 ГОСТа).

По правилам подпункта 5 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса к материальным расходам относятся затраты на услуги производственного характера, которые выполняются сторонними организациями. Значит, если организация музыкального, развлекательного или банкетного обслуживания посетителей ресторана напрямую связана с процессом оказания услуг общепита, то затраты на шоу-программу ресторан может учесть в «упрощенных» расходах (письмо Минфина России от 14 августа 2017 г. № 03-11-06/2/52041).

«Упрощенцы» могут учесть в расходах затраты на хозяйственные нужды. К таким расходам, в частности, относятся обоснованные и документально подтвержденные затраты на приобретение бытовой химии: туалетной бумаги, одноразовых бумажных полотенец, салфеток, туалетного мыла, губок для посуды, чистящих средств и т. д. (см. письмо Минфина России от 1 сентября 2006 г. № 03-11-04/2/182).

Моющие и чистящие средства для офиса

Несмотря на то, что моющие средства не включены в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, это не значит, что их запрещено учитывать на УСН (Письмо Минфина от 16.08.2019 г. № 03-11-11/62254, Письмо Минфина от 17.01.2020 г. № 03-11-11/1827). 

В подпункте 5 пункта 1 статьи 34616 НК РФ указаны материальные расходы, а их перечень приведен в пункте 1 статьи 254 НК РФ. Так, к материальным расходам относятся затраты на приобретение материалов, используемых в производственных и хозяйственных нуждах (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Различные товары для уборки и поддержания чистоты вполне подходят под такое определение. 

Поэтому, на УСН можно учесть в расходах закупку чистящих, моющих и дезинфицирующих средств на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ. Естественно, нельзя забыть о требованиях статьи 252 НК РФ. Расходы должны быть экономически обоснованными и подтверждены расходной первичкой. В качестве экономического обоснования «работает» аргумент о том, что эти расходы направлены на обеспечение нормальных условий труда. Такой ответ на вопрос предпринимателя дал департамент Минфина России в письме от 24.06.2024 г. № 03-11-11/58395. Такие же разъяснения выхолили и ранее: в письмах Минфина России от 17.01.2020 № 03-11-11/1827, от 16.08.2019 № 03-11-11/62254.

Учет на УСН расходов на подписку

Можно ли «упрощенцу» учесть расходы на подписку, если в закрытом перечне такие расходы не поименованы? 

Расходы на подписку на печатные издания при УСН учитывать нельзя. Об этом Минфин сообщал в письме от 15.02.2020 № 03-11-06/2/39411.

Но, есть иные варианты оформления подписки на профессиональную прессу. Если бухгалтерская литература  выписана на имя бухгалтера, то оплату за нее фирма может провести как компенсацию за использование личного имущества сотрудника в служебных целях. Причем учесть выплату можно в составе расходов на оплату труда. Ни НДФЛ, ни взносы во внебюджетные фонды с нее не платят.

Чтобы фирма могла учесть в расходах компенсацию за использование имущества сотрудника, нужно предусмотреть следующее:

• в трудовом договоре с бухгалтером подробно указать, расходы на какую литературу ему компенсируют;
• издать приказ по фирме с перечнем литературы, стоимость которой фирма будет компенсировать работнику.

Размер компенсации, разумеется, не должен превышать стоимости подписки. А подтвердить эту стоимость должны оплаченные сотрудником квитанции на подписку.

Еще один вариант, который дает право на учет расходов на подписку, это оплата подписки на электронные издания по лицензионному договору о передаче неисключительных прав на пользование электронными изданиями. В таком случае, электронное издание можно отнести к покупке ПО, баз данных, их обновление.