Книга учета доходов и расходов при УСН

Налоговый учет ведут в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей (сокращенно бухгалтеры называют ее КУДиР). Она нужна, чтобы подтвердить доходы и расходы, если какие-то ваши цифры вызовут сомнения у налоговиков. Инициативно сдавать книгу в налоговую не нужно. Только по запросу ИФНС или в рамках налоговой проверки.

КУДиР ведут в обязательном порядке. Минфин неоднократно высказался против ведения книги добровольно, по желанию. Свою позицию финансисты объясняют так. Поскольку в книге учета отражаются все доходы и расходы «упрощенца», вести ее необходимо, прежде всего, для расчета налогооблагаемой базы по единому налогу.

Одним из критериев, дающих возможность применения УСН, являются величина дохода.

Помимо необходимости ведения книги учета для расчета «упрощенного» налога, ее целесообразно вести для соблюдения в течение отчетного (налогового) периода ограничения по доходам и остаточной стоимости основных средств.

Если ИП на УСН не ведет учет, налог ему доначислят расчетным путем. Так решил ВС РФ в Определении от 1 марта 2019 г. № 308-ЭС19-642. ВС РФ рассмотрел дело с доначислением предпринимателю на УСН (доходы) налога расчетным путем. Он оказывал услуги общественного питания и сдавал в аренду помещение для проведения банкетов и свадеб. Но не вел книгу учета доходов и расходов, не оформлял БСО, допускал нарушения при применении ККТ.

Налог ему доначислили исходя из количества проведенных в зале мероприятий и средней стоимости банкета. Выписали штраф. Предприниматель обратился в суд, куда представил единственный документ – журнал кассира-операциониста, да и то оформленный ненадлежащим образом. Судьи сочли допустимым применение расчетного метода исчисления налога. Ведь ИП последовательно и системно нарушил свою обязанность правильно, полно и своевременно вести достоверный учет всех хозяйственных операций и исчислять налоги. То есть он действовал, а вернее, бездействовал, незаконно. Он не вел учет своей деятельности.

Когда начинать вести Книгу

Книгу учета доходов и расходов «открывают» на каждый очередной налоговый период: либо в начале года, либо сразу после открытия фирмы, которая будет работать на УСН.

Книгу нужно вести постоянно, соблюдая непрерывность и достоверность учета доходов. По правилам учета, доходы нужно вписывать в книгу в день их получения. В любом случае, уделяйте книге внимание, хотя бы два раза в неделю.

Ведут КУДиР на русском языке на основании первичных учетных документов. Если работаете с документами на иностранных языках, они должны быть построчно переведены на русский.

Форма и формат книги

Форма Книги учета доходов, расходов утверждена Приказом ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ (Приложение №2).

Книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения

Скачать образец

Книгу можно вести в электронном формате или на бумаге. Это ваш выбор.

Если выбираете бумажный вариант, распечатайте бланк и заполняйте «от руки». будете вести учет в электронном виде, книгу нужно распечатать в конце отчетного периода. Иначе она не будет считаться действительной. 

По окончании отчетного периода (года) распечатку электронной версии либо изначально выбранный бумажный вариант прошнуруйте и все страницы пронумеруйте. На последней странице укажите количество содержащихся в ней страниц, и эти данные заверяются подписью руководителя и скрепляются печатью (при ее наличии).

Распечатывайте книгу со всеми разделами, даже с теми, которые вы не заполняете. Нумеровать нужно все страницы, даже пустые.

Правки в книге учета доходов, расходов на УСН

Преимущество электронной версии в том, что в нее вы можете вносить исправления в любой нужный момент: заменив неверную информацию правильной.

В бумажную версию вносить правки сложнее. Нужно соблюдать все правила исправления первичных документов. Неверные данные нужно зачеркнуть, рядом вписать новые.  Всё это — заверить подписью руководителя и печатью, указав дату исправления.

В любом случае, исправление ошибок должно быть обосновано и подтверждено первичкой.

КУДиР фирмы или ИП, временно не работающих

Если вы временно не вели деятельность, никаких операций не проводили в течение года, КУДиР все равно нужно распечатать.

Заполните только титульный лист. В таблицах вместо цифр поставьте нули. Нулевая КУДиР тоже должна быть пронумерована, прошиты и заверена. 

Нужно ли прикладывать подтверждающие документы к КУДиР

Все налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие учет операций, указанных в книге, в течение четырех лет. Это могут быть платежные поручения, договоры, накладные и акты выполненных работ.

Книга учета доходов и расходов состоит из титульного листа и нескольких разделов:

• Раздел I — учет доходов и расходов.
• Раздел II — расходы на основные средства и нематериальные активы.
• Раздел III — расчет убытков прошлых периодов, которые уменьшают налоговую базу текущего периода.
• Раздел IV — учет расходов.
• Раздел V — расчет торгового сбора, уменьшающего налог.

Какие разделы заполнять, зависит от выбранного вами объекта налогообложения на УСН: «Доходы» или «Доходы минус расходы». 

На титульном листе Книги указывайте стандартные регистрационные данные фирмы или ИП, на основании документов, выданных госорганами.

В зависимости от того, какой объект налогообложения выбран, нужно указать либо «Доходы», либо «Доходы, уменьшенные на сумму расходов». Важно, чтобы объект налогообложения, указанный в этой строке, совпадал с тем, который зафиксирован в Уведомлении о праве на применение упрощенной системы налогообложения (УСН), полученном от налоговых органов.

• Строка «на 20__ год» — впишите календарный год, за который ведется КУДиР.
• Строка «Дата (год, месяц, число)» — укажите дату начала ведения КУДиР.
• Строка «Налогоплательщик» — внесите следующую информацию: наименование организации или Ф.И.О. ИП (полностью, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность).
• Строка «по ОКПО»— проставьте код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, который присвоен органами государственной статистики.
• Строка ИНН/КПП организации (ИП)— укажите реквизиты в зависимости от того, кто применяет УСН (организация или ИП).
• Строка «Номера расчетных и иных счетов, открытых в банках»—внесите информацию о номерах всех открытых счетов и наименованиях банков, в которых они открыты.

По Налоговому кодексу, чтобы «упрощенец» мог учесть стоимость реализованных товаров в расходах, эти товары должны быть:

• оплачены поставщику;
• отгружены покупателю.

Для того чтобы учесть в расходах стоимость товаров, оплаченных поставщику, достаточно их реализовать. Оплачены товары покупателем или нет – неважно. 

Предоплата, полученная от покупателя, — это доход «упрощенца». Но что делать, если фирма решила разорвать контракт с покупателем и вернуть аванс?

В этом случае на сумму возвращенного аванса нужно уменьшить доходы того периода, в котором деньги перечислены покупателю (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Уточненную декларацию подавать не нужно.

Итак, если вы вернули покупателю предоплату, то на сумму возвращенного аванса, можно уменьшить доходы. Как отразить это в книге учета доходов и расходов?

Понятно, что возвращенный аванс нельзя ставить в расходы, поскольку такого вида расходов нет в хорошо знакомом нам списке (ст. 346.16 НК РФ). А ведь в графу 5 книги учета доходов и расходов можно вносить исключительно то, что в нем указано. Значит, единственный путь — «подправить» доходы.

Теперь рассмотрим противоположную ситуацию. А именно: «упрощенец» перечислил поставщику аванс. Однако сделка по каким-то причинам не состоялась, и продавец вернул деньги. Сумму аванса, возвращенного «упрощенцу», учитывать в составе доходов не надо.

С этим согласен и Минфин России (см. письмо от 12 декабря 2008 г. № 03-11-04/2/195). При этом финансисты особо подчеркнули, что суммы перечисленных авансовых платежей в счет предстоящих поставок товаров при расчете единого налога в расходах не учитываются.

Поэтому суммы авансов, возвращенных поставщиками, в состав доходов не включаются.

Раздел 2 книги заполняют только те фирмы и ИП, которые работают на УСН с объектом «Доходы минус расходы». Полное наименование раздела II Книги звучит так: «Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление), достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, а также на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу».

Если на момент перехода организации с общей системы налогообложения на упрощённую, в её бухгалтерском учете значатся оплаченные ОС (НМА), то их учет ведется в Разделе 2 с момента этого перехода. Если на балансе есть неоплаченные активы, записи по ним начинаются в первом месяце, следующем после завершения оплаты.

Расходы ОС и НМА отражаются отдельно по каждому объекту.

Раздел II включает 16 граф. В нем, как и в предыдущем, сначала нужно указать отчетный (налоговый) период: I квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Вносите сюда данные только по ОС и НМА, которые уже введены в эксплуатацию. Если активы были приобретены в период применения УСН, графы 7, 8, 14 и 15 не заполняются

В графе 1 раздела II указывайте порядковый номер операции. А в графе 2 – наименование объекта ОС или НМА.

Графа 3 служит для того, чтобы отразить дату оплаты объекта.

В графе 4 укажите дату подачи документов на госрегистрацию, если такая регистрация предусмотрена  законодательством (например, по недвижимости).

В графу 5 вписывайте дату ввода объекта в эксплуатацию.

В графе 6 указывайте первоначальную стоимость ОС или НМА, которые оплачены и введены в эксплуатацию в период применения упрощенной системы налогообложения. Включаются только затраты на амортизирующее имущество в соответствии с главой 25 НК РФ.

Первоначальная стоимость учитывается в графе 6 только в том отчетном периоде, когда:

• Объект полностью оплачен. 
• Объект введен в эксплуатацию.
• Поданы документы на регистрацию прав на объект.

Стоимость нематериальных активов учитывается согласно данным о бухгалтерском учете. Затраты фиксируются в графе 6 в отчетном периоде, когда произошло одно из событий:

• Ввод в эксплуатацию.
• Оплата расходов.

Расходы отражаются в графе 6 в том отчетном периоде, в котором произошло одно из следующих событий:

• Ввод в эксплуатацию.
• Подача документов на регистрацию прав на объект. 
• Оплата, согласно п. 27 Порядка.

В графе 7 укажите срок полезного использования объекта. Срок полезного использования указывается в годах.

Графа 8 служит для того, чтобы отразить остаточную стоимость основных средств и нематериальных активов, приобретенных до перехода на УСН. Остаточную стоимость отражают в том отчетном (налоговом) периоде применения УСН, в котором произошло последним по времени одно из следующих событий:

• ввод в эксплуатацию объекта ОС либо принятие НМА на бухгалтерский учет;
• подача документов на госрегистрацию;
• оплата расходов на приобретение объекта ОС и НМА.

Расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, приобретенных до перехода на УСН, увеличивают остаточную стоимость основного средства в том отчетном (налоговом) периоде, в котором в период применения упрощенки произошло последним по времени одно из следующих событий:

• ввод в эксплуатацию объекта основных средств;
• подача документов на государственную регистрацию;
• оплата расходов на приобретение объекта основных средств.

В графе 9 нужно указать, сколько кварталов должен эксплуатироваться оплаченный объект в налоговом периоде. Например, в эту графу ставят цифру 4, если объект поставлен на «упрощенный» учет в I квартале, 3 – если во II, 2 – если в III и 1 – если в IV квартале. Таким образом, получают количество равных долей, которыми положено принимать расходы на приобретение (сооружение, создание) основных средств, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств и нематериальных активов.

В графе 10 указывают долю стоимости объекта (в %), которую нужно включить в состав расходов в течение текущего года. Если имущество куплено в период применения «упрощенки», то в отчетном году на расходы относят всю его стоимость (равными долями). Поэтому по таким объектам в графе 10 пишут «100».

Когда речь идет об имуществе, купленном (введенном в эксплуатацию) до перехода на УСН, действуют так.

Если срок службы объекта не превышает трех лет, то всю его остаточную стоимость списывают на расходы в первый год использования упрощенной системы. Значит, заполняя графу 10 по такому объекту, нужно также указать 100%.

Если срок службы составляет от 3 до 15 лет, то в первый год использования «упрощенки» списывают 50% остаточной стоимости имущества, во второй — 30%, а в третий — оставшиеся 20%. То есть в графе 10 появится, соответственно, 50, 30 или 20.

При сроке полезного использования более 15 лет остаточную стоимость имущества списывают равными долями в течение 10 лет. Значит, ежегодно до списания полной стоимости в графе 10 будет стоять 10 (100% : 10 лет).

Графа 11 нужна для того, чтобы показать, какую долю стоимости основного средства или нематериального актива (в %) нужно списывать на расходы ежеквартально. Ее рассчитывают так: сумму процентов, отраженную в графе 10, делят на количество кварталов, указанное в графе 9.

графа 11 = графа 10 / графа 9

И, наконец, в графе 12 отражают собственно сумму расходов, которую нужно учитывать ежеквартально. При этом по объекту, который куплен в период применения упрощенной системы, эта сумма определяется как произведение граф 6 и 11, деленное на 100.

По остальным объектам берут показатель графы 8, умножают его на показатель графы 11 и делят на 100.

1. ОС (НМА), которые были приобретены и введены в эксплуатацию в период применения УСН: графа 12 = графа 6 x (графа 11 / 100)
2. ОС (НМА), которые были приобретены до перехода на УСН: графа 12 = графа 8 x (графа 11 / 100)

Сумма затрат, относящаяся к каждому кварталу налогового периода, отражается в последний день отчётного периода в графе 5 Раздела 1.

Общий расход за налоговый период указывают в графе 13. Для этого показатель графы 12 умножают на значение графы 9.

графа 13 = графа 12 x графа 9

В графе 14 отражают данные из прошлогодних книг учета доходов и расходов. А именно — из «прошлогодних» граф 13 раздела II. Здесь показывают, какая сумма (по данному объекту) включена в расходы в предыдущие годы применения УСН.

В графе 15 показывают, какую сумму расходов по данному объекту осталось списать на затраты в последующие налоговые периоды. Для этого из показателя графы 8 вычитают значения граф 13 и 14.

графа 15 = графа 8 - графа 13 - графа 14

Для объектов, приобретенных в период УСН, графа 15 не заполняется.

Графу 16 заполняют для выбывших основных средств и НМА. В ней указывают число, месяц и год выбытия объекта.

Сводная таблица. Какие данные отражать в графах раздела II КУДиР

Вот образец заполнения раздела II книги учета доходов и расходов.

Раздел III, который полностью называется «Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения» заполняют компании и ИП, которые:

• работают на упрощенке с объектом «доходы минус расходы»;
• получили убытки.

Компания или ИП на УСН имеет право перенести, полученные в налоговом периоде убытки на будущее: в течение 10 лет.

Убыток может быть перенесен целиком или частично на любой год из последующих девяти лет.

Если фирма работает «с минусом» несколько налоговых периодах, перенос убытков на будущее производится в хронологическом порядке: сначала тот, который получен раньше.

По строкам 010-110 раздела III указывают сумму не перенесенного на начало отчетного года убытка:

• всего (строка 010);
• с разбивкой по годам (строки 020-110).

В строке 120 отражают налоговую базу за отчетный год (сюда переносят значение показателя строки 040 справки к разделу I нынешнего года).

В строке 130 указывают сумму убытка, которая уменьшает налоговую базу отчетного года.

Строку 140 заполняют в том случае, если по итогам предыдущего года получен убыток. Сюда переносят значение показателя строки 041 справки к разделу I Книги доходов и расходов за прошлый год.

В строке 150 отражают сумму не перенесенного на конец налогового периода убытка.

Ее рассчитывают так:

В дальнейшем показатель строки 150 переносят в строку 010 раздела III Книги доходов и расходов следующего года.

В строках 160-250 неперенесенный убыток «расшифровывается» по годам его образования.

В дальнейшем показатели строк 160-250 переносят, соответственно, в строки 020-110 раздела III Книги доходов и расходов следующего года.

Сводные данные о строках раздела III. Таблица

Рассмотрим заполнение раздела III на примере.

Раздел IV книги учета заполняют только те «упрощенцы», которые выбрали в качестве объекта налогообложения «доходы».

В данном разделе отражают страховые взносы, пособия по временной нетрудоспособности, выплаченные работникам, и платежи по договорам добровольного личного страхования, предусмотренные пунктом 3.1 статьи 346.21 Налогового кодекса, которые уменьшают сумму единого налога.

Раздел IV состоит из 10 граф и заполняется следующим образом.

В графе 1 указывают порядковый номер операции.

В графе 2 указывают дату и номер первичного документа, на основании которого делается запись в книге.

В графе 3 указывают период, за который были уплачены страховые взносы, выплачены пособия по больничным листам, предусмотренные в графах 4–9.

В графе 4 отражают страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

Индивидуальные предприниматели, работающие без наемных работников, отражают в этой графе пенсионные страховые взносы, уплаченные за себя в фиксированном размере.

Индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников, отражают в этой графе пенсионные страховые взносы, уплаченные за себя в фиксированном размере, и пенсионные страховые взносы, уплаченные за работников.

В графе 5 отражают страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

В графе 6 отражают страховые взносы на обязательное медицинское страхование.

Индивидуальные предприниматели, работающие без наемных работников, отражают в этой графе страховые взносы, уплаченные за себя в фиксированном размере.

Индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников, отражают в этой графе медицинские страховые взносы, уплаченные в фиксированном размере за себя, и медицинские страховые взносы, уплаченные за работников.

В графе 7 отражают страховые взносы «по травме», перечисленные в ФСС.

В графе 8 отражают суммы пособий по временной нетрудоспособности, выплаченных работникам за счет средств работодателя (т.е. за первые три дня болезни).

В графе 9 отражают платежи по договорам добровольного личного страхования в пользу работников на случай их временной нетрудоспособности (за исключением несчастных случаев на производстве и профзаболеваний). Эти договоры должны быть заключены со страховыми компаниями, имеющими лицензии.

Платежи по договорам добровольного личного страхования уменьшают сумму единого налога в том случае, если сумма страховой выплаты по таким договорам не превышает размера больничного пособия, рассчитанного за первые три дня болезни работника.

В графе 10 отражают итоговую сумму страховых взносов, выплаченных работникам больничных пособий и платежей по договорам добровольного личного страхования за отчетный (налоговый) период.

Раздел IV заполняют только фирмы и ИП на УСН с объектом налогообложения «доходы». Здесь показывают сумму уплаченного торгового сбора, которая уменьшает сумму УСН-налога.

• В графе 1 пишут порядковый номер операции.
• В графе 2 – дата и номер первичного документа, которым оформлена эта операция.
• В графе 3 указывают период, за который уплачен торговый сбор.
• В графе 4 – сумму уплаченного торгового сбора.

Этот раздел нужно вести, если вы работаете на УСН «Доходы» и обязаны платить торговый сбор, введенный в вашем регионе.

В этот раздел вносите суммы торгового сбора за каждый квартал. 

Если в вашем регионе нет торгового сбора, укажите отчетный год и поставьте прочерки.

С 1 января 2025 года ИП на УСН «Доходы минус расходы» получили право учитывать в составе расходов сумму подлежащих уплате страховых взносов «за себя» (по ст. 430 НК РФ), то есть уменьшить доходы на эти взносы можно без их фактической уплаты (подп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Теперь, взносы по ставке 1% с доходов свыше 300 000 рублей можно учесть и в расчетном периоде, и в периоде уплаты.

Как отразить в КУДиР неоплаченные страховые взносы ФНС разъяснила в письме от 11 ноября 11.2024 года № СД-4-3/12849@.

Сумму взносов нужно указать в пятой графе книги, а во второй графе проставляется последнее число отчетного (налогового) периода, в котором они подлежат учету без указания в указанной графе номера первичного документа.

В КУДиР будут такие записи по следующим графам:

В графе 2 «Дата и номер первичного документа» – 31.03.2025;

В графе 3 «Содержание операции» – страховые взносы подлежащие уплате в соответствии со статьей 430 НК РФ за расчетный период 2025 года;

В графе 5 «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы (рублей)» – сумма учтенных страховых взносов.

Учтенные таким способом взносы после их уплаты повторно в книге не отражаются.

НДС в Книге учета доходов и расходов

Для фирм на УСН, которые стали плательщиками НДС с 2025 года, предусмотрено два типа ставок этого налога.

• Стандартные: 20% (10% и 0% для льготных товаров и операций).
• Специальные: 5% и 7% в зависимости от уровня годовых доходов.

Как отражать в КУДиР стандартный НДС 20% (10%, 0%)

При стандартной ставке НДС 20% (10%, 0%) НДС участвует в операции, как:

• «НДС исходящий», т.е. налог, который компания выставила покупателям,
• «НДС входящий», т.е. налог, который компания оплатила поставщикам.

Поэтому в Книгу учета доходов и расходов необходимо вносить доходы и расходы, «очищенные» от НДС.

Как отражать НДС 5% или 7% в КУДиР

Если фирма или ИП работает со специальными ставками НДС 5% или 7%, в расчет нужно принять только исходящий НДС. В таком случае, без НДС в КУДиР вносятся только доходы. Расходы нужно внести с НДС.

Порядок отражения в КУДиР фирмой на УСН (плательщиком НДС) данных о доходах и расходах представлен в таблице