Как подготовиться к инвентаризации

Требования к проведению инвентаризации содержатся в ФСБУ 28/2023, утвержденном приказом Минфина от 13 января 2023 г. №4н. Обязательным условием является создание инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия создается на основании приказа руководителя.

Важное значение имеет ее количественный состав. Ранее результаты инвентаризации признавали недействительными при отсутствии хотя бы одного члена комиссии. ФСБУ 28/2023 количество членов комиссии, которые могут отсутствовать при инвентаризации, увеличено.

По новым правилам результаты инвентаризации признают недействительными при отсутствии одной пятой и более членов комиссии (п. 21 ФСБУ 28/2023).

Это значит, что численный состав инвентаризационной комиссии должен быть таким, чтобы была обеспечена действительность ее решений. То есть он должен быть более 5 человек (п. 21 ФСБУ 28/2023). А вот материально ответственных лиц в состав комиссии включать запрещено, как было и раньше.

Согласно пункту 19 ФСБУ 28/2023, комиссия может быть одна или несколько, для проведения инвентаризации разных активов и обязательств (запасов, ОС, НМА, финансовых вложений, оценочных резервов и т.д.).

Согласно требованиям к инвентаризации, установленным разделом II ФСБУ 28/2023, инвентаризационная комиссия должна не просто сверить фактическое наличие объектов по инвентаризационной ведомости, но и провести необходимые оценки и подтвердить их обоснованность. Поэтому комиссия должна быть наделена полномочиями, при необходимости, привлекать к проверкам узких специалистов, которые будут выдавать компетентные заключения.

Речь идет о том, что для ряда объектов новый стандарт требует проведения проверки документов и выполнения расчетов. К таким объектам относятся (подп. «б» п. 4, п. 18 ФСБУ 28/2023):

• денежные средства на счетах в кредитных и иных организациях;
• финансовые вложения;
• НМА и капвложения в них;
• активы в виде дебиторской задолженности и иные аналогичные обязательства;
• отложенные налоговые активы и обязательства;
• источники финансирования деятельности компании и др.

Ранее комиссию можно было не создавать, если в компании работает один человек. А при малых объемах работ по старым правилам инвентаризация проводилась силами ревизионной комиссии.

Правила инвентаризации в ФСБУ 28/2023 для аналогичных ситуаций сформулированы по-другому: при отсутствии других работников инвентаризационные работы проводят главбух и руководитель или сам руководитель. А ревизионная комиссия проводит их вне зависимости от объема работ, если это предусмотрено уставом компании.

Поэтому для некоторых организаций ревизионную комиссию стоит наделить полномочиями проведения инвентаризации или заключить договор с аудиторской организацией.

Для проведения инвентаризаций в организации может также быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Постоянно действующую инвентаризационную комиссию назначает руководитель отдельным приказом. Работники, включаемые в комиссию, не могут быть членами комиссии на том участке, где они материально ответственные лица.

Вот пример приказа о создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Запомним такие правила:

1. Нельзя включать в состав инвентаризационной комиссии лиц, которые несут материальную ответственность за объекты, проверяемые этой комиссией. То есть, кладовщик не может входить в комиссию, когда пересчитывают товар на его складе.
2. Отсутствие более 20% членов инвентаризационной комиссии при обязательной инвентаризации – это основание для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгалтерского учета, в которых зафиксированы перечень и стоимость имущества и обязательств фирмы. Эта информация содержится в отчетах о движении материальных ценностей и регистрах бухгалтерского учета.

В регистрах должны быть следующие данные:

• дата и наименование той или иной хозяйственной операции;
• ее сумма;
• остатки по счетам бухгалтерского учета на дату начала инвентаризации.

Вся информация, которая содержится в регистрах, должна быть подтверждена первичными документами.

Руководитель инвентаризационной комиссии обязан завизировать приходные и расходные документы, приложенные к отчетам (регистрам), и сделать в них запись «до инвентаризации на___(дата)». На основании этих документов комиссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентаризации. Эти данные заносят в инвентаризационные описи и акты (графа «По данным бухгалтерского учета»).

Инвентаризационная опись (акт) – это документ, в котором отражают результаты инвентаризации. Для каждого вида имущества и обязательств оформляют свою форму. Эти формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

Например, при инвентаризации наличных денег заполняют акт по форме № ИНВ-15. При инвентаризации товаров или материалов заполняют опись по форме № ИНВ-3. и т. д. Формы вы можете посмотреть в следующем разделе "Как провести инвентаризацию" (по участкам инвентаризации).

Инвентаризацию активов проводят с участием материально-ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.). С этих работников берут расписки о том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные – списаны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты инвентаризации могут признать недействительными. Опись хранится в архиве фирмы не меньше пяти лет.

Прежде всего оформите приказ руководителя о проведении инвентаризации, которая проводится перед годовой отчетностью. Для этих документов предусмотрена специальная форма – № ИНВ-22. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

В приказе на проведение инвентаризации ИНВ-22 указывают сроки проведения инвентаризации, соответствующие объему проверки. Если он большой, а период инвентаризации один - два дня, то это укажет на то, что ревизия была формальной, и даст повод усомниться в ее результатах.

В приказе указывают состав комиссии (или рабочей группы из постоянно действующей инвентаризационной комиссии), которая будет ее проводить. Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и другие специалисты, которые способны оценить состояние проверяемых активов.

В приказе нужно указать, какие именно активы будет инвентаризировать указанная в нем комиссия.

Вот пример такого приказа:

Лучше отложить инвентаризацию, если кто-то из членов комиссии не может участвовать в проверке и не явился, а издать приказ на замену и оперативно заменить его не получилось.

Отсутствие члена инвентаризационной комиссии и в результате отсутствие его подписи на инвентаризационных документах является основанием для признания ее результатов недействительными.

Не стоит расписываться за отсутствующего члена комиссии, если впоследствии выяснится, что он не мог присутствовать на инвентаризации из-за болезни, командировки и т.п.