Как оформить результаты инвентаризации

В результате инвентаризации у вас должен быть собран пакет документов:

• приказ о проведении инвентаризации;
• инвентаризационные описи (акты);
• при выявлении отклонений - сличительные ведомости;
• протокол итогового заседания инвентаризационной комиссии;
• приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

При оформлении этих бумаг соблюдайте:

• хронологию;
• правила оформления, проставляйте все обязательные записи, подводите итоги, в случае отсутствия информации – ставьте прочерки, собирайте все необходимые подписи и т.д.

За ошибки, допущенные в ходе инвентаризации, которые привели к искажению отчетности на 10% и более, администрацию компании могут оштрафовать на сумму от 5000 до 10 000 рублей - по статье 15.11 КоАП РФ.

После инвентаризации оформленные описи и акты передают в бухгалтерию фирмы.

Если по ним есть расхождения между фактическими остатками материальных ценностей с остатками по данным бухгалтерского учета, то суммы отклонений заносятся в сличительные ведомости.

Для этих ведомостей предусмотрены типовые формы. По каждому виду ценностей форма своя. Например, в форме № ИНВ-18 указывают результаты инвентаризации основных средств, форме № ИНВ-19 – товарно-материальных ценностей и т. д.

В этих документах отражают суммы недостач или излишков.

Как правило, пересортица свидетельствует о том, что учет товаров в компании велся ненадлежащим образом. Тем не менее, это явление нужно учитывать. В бухучете есть возможность провести зачет излишков и недостач.

В бухучете провести взаимный зачет таких излишков и недостач разрешается, но только:

• за один и тот же проверяемый период;
• у одного и того же проверяемого лица;
• по запасам одного и того же наименования;
• при равном количестве недостачи и излишка.

Такой случай скорее можно назвать исключительным, чем общим. Ответственное лицо пишет объяснение, директор принимает решение о зачете, и только затем бухгалтер сделает проводку:

Дебет 41 (товар А1) Кредит 41 (Товар А2)

• отражена пересортица.

Когда выявлены излишки и недостачи по товарам разных видов и в неравных количествах, зачет по ним запрещен. В этом случае отражают выявленные излишки и недостачи по отдельности.

При этом:

• излишек приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и списывается на финансовые результаты;
• недостача имущества (и его порча в пределах норм естественной убыли) относятся на расходы, сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, то убыток списывается на финансовые результаты.

В учете будут сделаны записи:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 91

• учтена в доходах рыночная стоимость выявленных излишков ТМЦ, выявленных в ходе инвентаризации;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41

• отражена недостача ТМЦ, выявленная в ходе инвентаризации;

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 94

• списана недостача в пределах норм естественной убыли;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94

• списана недостача (или недостача сверх норм естественной убыли) при отсутствии виновных лиц.

Выявление пересортицы товаров оформляют чаще всего унифицированными формами:

• инвентаризационная опись ТМЦ по форме № ИНВ-3;
• ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26;
• сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ по форме № ИНВ-19.

Материально ответственные лица должны представить комиссии объяснения о допущенной пересортице. В сличительной ведомости отражается зачет, то есть указывается сумма недостач, покрытая излишками.

Сличительная ведомость по форме № ИНВ-19 может быть заполнена так:

На основании данных ведомостей бухгалтер должен внести исправительные записи в бухгалтерский учет. Излишки приходуют, недостачи взыскивают с материально ответственных лиц или списывают.

Можно использовать и самостоятельно разработанные формы, если в них имеются все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Кроме того, нужны будут такие документы:

• письменные объяснения материально-ответственного лица инвентаризационной комиссии о причинах пересортицы;
• письменные выводы инвентаризационной комиссии о причинах недостачи товаров, и причинах, по которым выявленные недостачи не отнесены на виновных лиц;
• приказ директора об утверждении результатов инвентаризации и проведении зачета недостач излишками;
• документ от уполномоченного органа власти об отсутствии виновных в недостаче лиц (см., например, свежее письмо Минфина от 27 апреля 2020 г. № 03-03-07/34451).

Подробнее о том, как отразить результаты инвентаризации в учете, смотрите раздел «Подготовка к сдаче отчетности» → подраздел «Исправление ошибок».