Как провести инвентаризацию

Во время проведения инвентаризации сверяют данные бухучета с фактическим наличием ценностей в офисе, на складе и других подразделениях фирмы, денег и денежных документов в кассе и т.д. Проверяют также задолженности, которые числятся в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговых деклараций и т. д.

Традиционными способами определения наличия объектов являются подсчет, взвешивание, обмер, осмотр. Если их применение невозможно или требует больших затрат, можно воспользоваться альтернативными способами - к примеру, видео и фотофиксацией.

Инвентаризация отдельных активов проводится через проверку документов. Это (подп. «б» п. 4, п. 18 ФСБУ 28/2023):

• НМА и капвложения в них;
• деньги на банковских счетах;
• финансовые вложения;
• дебиторская задолженность;
• источники финансирования;
• объекты на забалансовых счетах.

Документальной не может быть проверка наличия основных средств, капвложений, запасов, наличных денег, денежных документов и аналогичных активов.

ФСБУ 28/2023 устанавливает общее правило о периодичности инвентаризации основных средств - не реже одного раза в три года (подп. «а» п. 15 ФСБУ 28/2023). Однако пунктом 37 ФСБУ 6/2020 «Основные средства» предусмотрено, что организации обязаны в конце каждого отчетного года проверять по всем основным средствам срок полезного использования, способ амортизации, ликвидационную стоимость.

А для проверки данных показателей необходимо удостовериться не только в наличии основных средств, но и оценить их текущее состояние, условия и предполагаемый характер использования. Получается, что на практике организациям целесообразно проводить инвентаризацию основных средств ежегодно, чтобы обеспечить одновременное соблюдение требований обоих ФСБУ.

При инвентаризации основных средств комиссия записывает в опись (форма № ИНВ-1) их полное наименование, инвентарные номера и основные технические показатели. По арендованным или полученным на ответственное хранение основным средствам оформляют отдельную опись. В данной описи (акте) нужно сделать ссылку на договор аренды и (или) акт приема-передачи основного средства. Обратите внимание, что проводить инвентаризацию переданного в аренду имущества должен как арендодатель (основного средства, числящегося на его балансе), так и арендатор (имущества, не принадлежащего ему, но числящегося в бухгалтерском учете на забалансовом счете).

Также отдельные описи составляют по основным средствам производственного и непроизводственного назначения.

Если комиссия обнаружит объект основных средств, который не учтен в бухгалтерских документах, то в описи делается запись о его наименовании, технических характеристиках и материалах, из которых он изготовлен. Такое основное средство оценивают по рыночной цене.

Опись может быть оформлена так:

Данные о товарах, материалах, полуфабрикатах и готовой продукции отражают в описи по форме № ИНВ-3. Там указывают их виды, группы, артикулы и сорта. Все ценности в присутствии членов комиссии пересчитываются, перемериваются, перевешиваются.

Опись составляют в двух экземплярах:

• один экземпляр передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости;
• второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность ценностей.

В графе «Товарно-материальные ценности» описи (столбец «Код (номенклатурный номер)») указывают номенклатурный номер товарно-материальных ценностей. Чтобы заполнить эту графу, вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКПД2) ОК 029-2014)) или разработать собственные кодировки.

К ценностям, которые содержат драгоценные металлы или камни, должен быть приложен специальный паспорт. Его номер указывают в графе «Номер» (графа «Паспорт»).

Вот образец описи:

В процессе инвентаризации комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет полученную сумму с данными кассовой книги. Кроме денег комиссия должна проверить сохранность денежных документов, ценных бумаг, почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов, топливных талонов на приобретение ГСМ с указанием денежной суммы, на которую можно получить топливо, и т. д.

Для акта инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме № ИНВ-15. В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии.

Главный бухгалтер фирмы должен указать в акте стоимость ценностей в кассе по данным бухгалтерского учета. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку «Объяснение причин излишков и недостач» заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).

Если была выявлена недостача, руководитель может принять одно из решений:

• удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;
• списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира или если руководитель отказался от взыскания недостачи с кассира).

Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта.

Вот образец акта:

Чтобы отнести к безнадежной и в дальнейшем погасить в учете просроченную дебиторскую задолженность, надо сначала провести ее инвентаризацию. По срокам это может быть по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев или даже месяца – в зависимости от принятой учетной политики.

В процессе инвентаризации будут оформлены такие документы.

Во-первых, приказ о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-22), вы можете скачать его бланк.

Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22)

Скачать образец

Результаты инвентаризации по счетам расчетов отражают в едином акте по форме № ИНВ-17 и специальной справке (приложение к форме № ИНВ-17). Инвентаризация проводится комиссией на основании договоров, платежных документов, актов сверки расчетов, налоговых деклараций, авансовых отчетов и т. д.

Указанные формы утверждены приказом Минфина № 49 и постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 № 88.

Комиссия должна определить сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженности и возможность ее погашения.

В акте должны быть указаны:

• счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;
• суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);
• суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

Срок исковой давности составляет три года с момента возникновения задолженности.

Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то она списывается с баланса фирмы по приказу руководителя.

К акту прикладывают справку. В справке отражают: реквизиты каждого дебитора или кредитора организации, причину и дату возникновения задолженности, сумму задолженности.

Вот образец акта и справки:

Для определения сальдо взаиморасчетов с контрагентами на основании данных бухгалтерского учета формируют акты сверки взаимных расчетов.

Акт сверки носит вспомогательный характер и призван помочь в выявлении ошибок в расчетах с контрагентами. Подписание акта сверки сторонами означает подтверждение наличия задолженности или исполнение сторонами своих обязательств и отсутствие каких-либо претензий друг к другу. При их использовании организация должна отразить в учетной политике порядок оформления и документооборот указанных актов сверки расчетов.

Чтобы подписанный сторонами акт сверки взаимных расчетов был основанием для подтверждения долга, он должен быть правильно оформлен (п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29 сентября 2015 г. № 43).

Так, если из документа должно быть понятно, к каким именно расчетам он относится (Определение ВС РФ от 2 февраля 2016 г. № 308-ЭС15-18441).

В акте сверки взаиморасчетов должны быть такие реквизиты:

• наименование;
• дату составления;
• период сверки;
• номер и дату договора, по которому идет сверка;
• наименования сторон, их ИНН и (или) ОГРН;
• информацию о входящем сальдо, то есть о состоянии расчетов на начало периода сверки;
• информацию о движении товаров, работ, услуг (все в денежном выражении) и денежных средств между контрагентами;
• валюту платежа, если сверка производится с иностранным контрагентом;
• ссылки на первичные документы;
• информацию об исходящем сальдо;
• информацию о наличии, размере и основаниях задолженности (если она есть);
• должность и Ф.И.О. лица, которое подписывает акт;
• номер и дату выдачи доверенности лицу, которое подписывает акт, если оно действует по доверенности (копию этой доверенности можно приложить к акту).

Подписывать акт сверки от имени организации без доверенности вправе ее руководитель (п. 1 ст. 53 ГК РФ, п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 3 ст. 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Подписание акта сверки с контрагентом означает, что исковая давность по имеющемуся долгу начинает течь заново с момента признания этого долга. Причем неважно, истек к этому моменту срок исковой давности или нет. Она в любом случае возобновится после перерыва (ст. 203 ГК РФ) или уже за пределами истекшего срока (п. 2 ст. 206 ГК РФ, п. 21 Постановления Пленума ВС РФ от 29 сентября 2015 г. № 43).

Если по акту сверки признан долг, возникший из договора, срок исковой давности по которому не истек, но истек к моменту подписания акта сверки, то течение исковой давности начинается заново (определение Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ от 27 мая 2022 г. № 305-ЭС21-26233 по делу № А40-199943/2020).

Организации и ИП могут формировать электронные акты сверки взаимных расчетов по единому формату.

Формат акта сверки взаимных расчетов утвержден приказом ФНС от 13 мая 2022 г. № ЕД-7-26/405@.

По мнению ФНС, введение электронного акта сверки взаимных расчетов позволяет:

• автоматизировать внутренние бизнес-процессы организаций, в том числе обработку данных в своих информационных системах учета;
• оптимизировать взаимодействие между участниками хозяйственной жизни;
• представлять электронный акт сверки взаимных расчетов в налоговые органы при их истребовании или для пояснений.