Оплата командировки: суточные и расходы на поездку

В соответствии со статьями 167 и 168 Трудового кодекса работнику, направляемому в служебную командировку, полагается ряд компенсаций.

Во-первых, за ним сохраняется постоянное место работы.

Во-вторых, ему выплачивают вознаграждение.

В-третьих, фирма оплачивает сотруднику многие расходы, связанные с поездкой.

За время нахождения в командировке работнику выплачивают средний заработок. При этом расчет ведут только за рабочие дни по графику, который установлен на его постоянной работе.

Общий порядок расчета среднего заработка установлен статьей 139 Трудового кодекса. А его особенности Правительство РФ утвердило своим постановлением от 24 декабря 2007 года № 922.

Так, при любом режиме работы средний заработок сотрудника рассчитывают исходя из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за 12 предшествующих месяцев. При этом учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые фирмой, независимо от их источника.

Порядок расчета такой.

Сначала определяют средний заработок работника за расчетный период (12 месяцев):

На основании среднедневного заработка рассчитывают сумму выплат, которая полагается работнику за время его нахождения в командировке.

Для этого используют формулу:

Если на период командировки выпадают выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работнику не предоставляют. Если же работника специально командировали для работы в выходные и праздничные дни (например, на выставку или ярмарку), или в выходные дни он находился в пути в командировку и обратно, то за эти дни ему должны начислить доплату или предоставить дополнительные дни отдыха (см. письма Минтруда России от 13 октября 2017 года № 14-2/В-921, от 25 декабря 2013 года № 14-2-337).

Командировка совместителя

При командировке совместителя средний заработок ему выплачивают в той организации, которая его командировала. Другой работодатель это время не оплачивает. Работник может оформить отпуск за свой счет. Такое разъяснение дано в письме Минтруда России от 5 марта 2018 года № 14-2/В-149. Главное, чтобы отпуск за свой счет не превысил 14 дней, потому что в этом случае на дни превышения будет сдвинут расчетный период для очередного ежегодного оплачиваемого отпуска.

Если работника направляют в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, то средний заработок ему нужно начислить по обеим должностям, а расходы на командировку распределить между этими фирмами по договоренности.

Командированному работнику оплачивают:

• суточные;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы по проезду (какие именно - указано в п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749);
• расходы по уплате туристического налога;
• другие расходы (например, услуги связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.), произведенные с ведома фирмы.

Что касается возмещения расходов по проезду, то помимо проезда до конечного пункта назначения и обратно ФНС России разрешила возмещать расходы на городской транспорт в месте командировки. Разумеется, командированный должен подтвердить их билетами и чеками, а фирма - предусмотреть возмещение таких расходов на проезд в коллективном договоре или положении о командировках.

Суточные обычно расходуют на оплату питания и другие личные нужды командированного работника. Их выплачивают за каждый день его нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения командированного работника в пути.

Размер суточных, которые выплачивают работникам, отправляемым в командировку, устанавливают коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом руководителя).

Суточные в пределах норм, установленных пунктом 3 статьи 217 НК РФ, НДФЛ не облагают. При командировке по России не облагают НДФЛ суточные в размере не более 700 рублей в день, при заграничных командировках - не более 2500 рублей в день.

Напротив, суточные за время нахождения в пути (день выезда и день приезда) при многодневной командировке вы должны выдать, даже если стоимость питания включена в стоимость проезда. Ведь по общему правилу, днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства (самолета, поезда, автобуса и т. д.), на котором сотрудник уехал к месту командирования, а днем приезда – дата его прибытия обратно. На это указал Минфин России в письме от 2 марта 2017 года № 03-03-07/11901.

Командированному работнику возмещают всю сумму расходов по найму жилого помещения – гостиницы или частного жилья – при условии их документального подтверждения.

Также работнику возмещают стоимость дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение составляют услуги, предоставляемые работнику в баре, ресторане или номере гостиницы, и расходы на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т. д.). Такие расходы работнику не оплатят.

Если руководитель фирмы все-таки решил компенсировать их, то со всей суммы бухгалтер удержит налог на доходы физических лиц.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно включают в себя:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
• оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
• страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

При этом на каждый вид затрат работник должен представить оправдательный документ: страховой полис, билет, квитанцию или другой бланк строгой отчетности. Когда таких документов нет или они неправильно оформлены, фирма не обязана компенсировать работнику эти расходы. Если по решению руководителя фирмы их все-таки оплатят, то с этой суммы придется удержать НДФЛ.

Расходы на полис ОМС для загранкомандировок

При заграничной командировке у работника может возникнуть такая обязанность, как уплата медицинской страховки.

Некоторые иностранные государства устанавливают условием въезда в страну наличие полиса медицинского страхования, действительного на их территории во время пребывания иностранного гражданина.

Статья 168 Трудового кодекса обязывает работодателя возмещать командированному работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме того, пунктом 23 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки) установлено так. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются, в частности, расходы на оформление обязательной медицинской страховки.

Поэтому если для въезда в страну нужна страховка, работодатель должен оплатить полис.

Работодатель может оформить страховку сам или компенсировать сотруднику расходы на покупку вместе с остальными командировочными затратами.

В соответствии с трудовым законодательством штатные работники имеют право на возмещение расходов, понесенных в связи с служебной командировкой. Это относится и к командировкам в пределах РФ, так и к зарубежным.

Перечень возмещаемых расходов является открытым. Поэтому конкретные виды возмещаемых расходов, и их размеры коммерческим работодателям необходимо закрепить в ЛНА. Для этого можно принять, например, Положение о командировках.

Значит, возместить расходы на оформление медицинской страховки в период командировки за границей можно. 

Однодневную командировку оформляют в обычном порядке. Работника отправляют на задание решением работодателя.

По общему правилу если сотрудник фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего жительства (в том числе при многодневной командировке), то суточные ему не выплачивают. Если их все же выдали работнику, то всю сумму включают в его совокупный доход и облагают налогом на доходы физлиц.

Может сотрудник вернуться домой или нет, решает руководитель фирмы. При этом он должен учитывать расстояние, характер работ, выполняемых сотрудником, время, которое необходимо ему для отдыха.

Это решение следует отразить в приказе о командировке, в котором указана ее продолжительность.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования и несет расходы по найму жилого помещения, то при предоставлении соответствующих документов эти расходы возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

На практике нормальный ход командировки могут нарушить непредвиденные обстоятельства: как внешние, так и связанные с самим работником. Это могут быть: нелетная погода, задержавшая вылет самолета, авария, карантин, болезнь сотрудника и другие причины, по которым командировка затягивается.

Работник находится в командировке, однако вовремя не может вернуться из нее по объективным причинам. Что должна выплатить сотруднику фирма, когда он вернется из поездки?

В таких случаях работнику должны возместить:

• суточные;
• расходы на наем жилого помещения.

Бухгалтеры считают эти расходы прочими. Однако на практике бывает сложно получить документы, подтверждающие чрезвычайное обстоятельство. Поэтому проще поступить таким образом.

Издайте приказ о продлении командировки. В таком случае эти затраты будут считаться обычными командировочными расходами.

Реальный день возвращения из командировки будет подтвержден проездными документами (билетами).

Таким образом, командировка будет подтверждена в соответствии с требованиями постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749 в редакции постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595 - приказом и проездными документами.

Если работник, находясь в командировке, заболел и срок командировки на время болезни продлевается, то работодатель в течение этого срока выплачивает работнику:

• суточные;
• расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный лечился в стационаре);
• больничные (ст. 168 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Средний заработок за эти дни болезни не сохраняется, т.е. положено больничное пособие. 

Если сотрудник заболел во время зарубежной командировки, вернулся позднее дня ее окончания и предоставил иностранный больничный лист, этот документ должен быть переведен, а при необходимости заверен или легализован (подробно о том, что делать с иностранным больничным листом, который подлежит оплате у российского работодателя, читайте раздел «Нерабочее время» → подраздел «Время болезни» → ситуацию «Иностранный больничный лист»).

Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничный по основному месту работы ему не выплачивают.

Что делать работодателю, если сотрудник заболел в командировке

Если работник заболел в командировке и открыл больничный, есть два варианта: либо отозвать работника из командировки, либо продлить командировку (если это возможно).

Если сотрудник соглашается в период болезни остаться в месте командирования, то продление командировки на дни временной нетрудоспособности может «дорого» обойтись. В этом случае нужно выплатить сотруднику пособие, суточные за все время болезни и возместить расходы на аренду помещения.

Работник заболел до начала командировки

Если сотрудник открыл больничный до начала командировки, то у работодателя два варианта:

1. отменить командировку. Для нужно издать соответствующий приказ в свободной форме.
2. направить другого работника. Для этого нужно издать приказ об отмене командировки заболевшего работника и приказ о направлении другого сотрудника.

Обратите внимание, нельзя направлять в командировку работника в период его временной нетрудоспособности, т.к. на период больничного он освобождается от выполнения трудовых обязанностей.