.
^ Наверх

Вы работаете в бераторе в режиме ограниченного доступа. Для вас скрыта часть разделов и сервисов. Чтобы открыть для себя все возможности бератора, оформите подписку.

Оформление дистанционного работника

Последний раз обновлено:

В целом труд дистанционных работников регулируется Трудовым кодексом. Но эта работа довольно специфическая, и ее особенностям посвящена целая новая глава 49.1 Трудового кодекса, введенная Законом от 5 апреля 2013 года № 60-ФЗ.

Эта глава устанавливает три основных понятия (ст. 312.1 ТК РФ):

  • дистанционная работа - это работа вне места, подконтрольного работодателю, при условии взаимодействия сторон договора по рабочим вопросам «по информационно-коммуникационным сетям общего пользования, включая Интернет»;
  • дистанционный работник - это человек, заключивший трудовой договор о дистанционной работе;
  • трудовой договор о дистанционной работе – это договор, который заключается в соответствии с Трудовым кодексом и дает работникам все права, предусмотренные трудовым законодательством, с учетом некоторых особенностей, связанных с удаленным характером работы.

Виды дистанционной работы

Федеральный закон от 8 декабря 2020 № 407-ФЗ внес поправки в Трудовой кодекс, которые касаются дистанционных работников. Поправки вступают в силу с 1 января 2021 года.

Установлены три вида дистанционной работы:

  • постоянная — на весь период действия трудового договора;
  • временная — непрерывная удалёнка в течение срока до шести месяцев;
  • периодическая (комбинированная) — чередование дистанционной работы с работой в офисе.

Максимальный срок временного перевода на дистанционную работу не может превышать 6 месяцев.

Конкретный порядок взаимодействия работодателя и работника, в том числе в связи с передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе, должен быть установлен в самом трудовом договоре либо в локальном акте работодателя.

Статьей 312.9 Трудового кодекса установлен ряд случаев, когда работодатель вправе перевести сотрудников на удаленный режим работы по собственной инициативе и без их на то согласия. Так, согласие работников на перевод на дистанционный режим работы не требуется в случаях:

  • катастрофа природного или техногенного характера;
  • производственная авария;
  • несчастный случай на производстве;
  • пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия;
  • в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Приказ о переводе работников на дистанционную работу

Перевод на удаленную работу оформляется приказом по организации. Перевод может быть оформлен по инициативе работника или по инициативе работодателя.

Приказ о переводе работников на дистанционную работу должен содержать:

  • обстоятельство, в связи с которым производится перевод;
  • список работников, временно переводимых на дистанционную работу;
  • срок, на который работники временно переводятся на дистанционную работу (но не более чем на период наличия обстоятельства (случая), послужившего основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу);
  • порядок обеспечения работников, временно переводимых на дистанционную работу, за счет средств работодателя необходимыми оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
  • порядок выплаты дистанционным работникам компенсации за использование принадлежащего им или арендованного ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств и возмещения расходов, связанных с их использованием, а также порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;
  • порядок организации труда работников, временно переводимых на дистанционную работу (режим рабочего времени, способ взаимодействия работника с работодателем, порядок и сроки представления отчетов о выполненной работе);
  • иные положения, связанные с организацией труда работников, временно переводимых на дистанционную работу.

С приказом работники обязательно должны быть ознакомлены.

Общество с ограниченной ответственностью

«НАЗВАНИЕ»

   

Приказ

о временном переводе на удаленную работу

«_____»_______________ 20__                                                                                                                  № ___

 

В связи с названием нормативного документа от дата нормативного документа № __ о введении режима повышенной готовности в г. __________ приказываю:

1. На период противовирусных мероприятий — с дата и до отмены режима повышенной готовности в г. ______________— перевести на удаленную работу на дому:

— должность и ФИО сотрудника;

— должность и ФИО сотрудника;

— должность и ФИО сотрудника;

— должность и ФИО сотрудника;

2. Должность и ФИО сотрудника обеспечить техническую возможность удаленной работы указанных в п. 1 настоящего приказа сотрудников с ______ (дата).

    

Должность и ФИО руководителя             _________________

Перевести на дистанционную работу работодатель может на основании заявления работника. Тогда приказ может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью

«НАЗВАНИЕ»

ПРИКАЗ

«____»_____________ 20__ г.                                                                                                                                        № ___

О переводе на дистанционную работу

В соответствии с достигнутым согласием

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.     Перевести на дистанционную работу менеджера отдела продаж _____________ со «____» __________________ 20__года.

2.     Сохранить за ___________________________ обязанность выполнения ее трудовых функций в полном объеме, в той же должности и с тем же окладом.

Основания:

1. Заявление _______________ от «___»______________20__ о переводе на дистанционную работу с «___»_________________20__.

2. Дополнительное соглашение от «___»_____________20__ №____к трудовому договору от «___»______________20__ №________.

Директор                               ________________/_______________

С приказом ознакомлены:

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Помимо приказа нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № _______

к трудовому договору от «____»___________________  № ____

 

г. __________________                                                                                                «___» ________________ 20____ года

 

ООО «__________________», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице директора __________________________________, действующего на основании устава, с одной стороны и ____________________________________, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в связи с временным переводом Работника на дистанционную работу договорились внести в трудовой договор от «____»___________________  № ____, далее «Трудовой договор», следующие изменения:

1. Изложить пункт _______ Трудового договора в следующей редакции: «Работник выполняет свою работу дистанционно, вне места нахождения работодателя. Рабочее место работника находится по адресу: ______________________________ ________________________________________________________________

2. Изложить пункт ______ Трудового договора в следующей редакции: «На временном дистанционном рабочем месте работнику устанавливается тот же режим работы, что на основном с 9 до 18 с перерывом с 13 до 14. В рабочее время работник находится на постоянной связи с руководителем по Skype».

3. Добавить в Трудовой договор пункты _____, ____ и ______ следующего содержания:

«Обмен рабочими материалами и документами осуществляется посредством электронной почты и Skype».

«Работник самостоятельно обеспечивает себя необходимым оборудованием для работы: компьютером, принтером, телефонной связью, доступом к интернету».

«Работодатель обязуется организовать удаленный доступ к стационарному рабочему месту работника, а также компенсировать расходы работника на оплату связи в период временной удаленной работы».

4. Все другие условия Трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

5. Настоящее дополнительное соглашение действует в период с «____»___________ по «____» _______________20___ года.

6. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Работодатель:

 

ООО «________________»

                                                                                       

Работник:

 

ФИО

Электронный обмен документами

Главная трудность дистанционной работы – это организация документооборота между работником и работодателем. В основном при дистанционной работе обмен документами происходит в электронном виде, но в ряде случаев его необходимо подкреплять бумажными документами, которые пересылаются по почте как от работника к работодателю, так и наоборот.

Если дистанционный работник и работодатель договорились взаимодействовать путем обмена электронными документами, используются их усиленные квалифицированные электронные подписи. При этом каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны. Срок направления подтверждения определяется трудовым договором о дистанционной работе.

В тех случаях, когда дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с документами (приказами, распоряжениями, уведомлениями, требованиями и др.), непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, это ознакомление может быть проведено путем обмена электронными документами.

В форме электронного документа работник может обратиться к работодателю с заявлением предоставить объяснения либо другую информацию.

Дистанционный работник по заявлению вправе получать от работодателя копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии в форме, указанной в заявлении: по почте заказным письмом с уведомлением или в форме электронного документа.

Чиновники отмечают, что все первичные документы, оформленные организацией, можно хранить в электронном виде. Главное, чтобы они были заверены квалифицированной электронной подписью. Ведь Закон № 402-ФЗ о бухучете «уравнивает в правах» бумажные документы и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью.

Обратите внимание: для получения соцстраховских пособий дистанционный работник обязан направить работодателю только оригиналы всех необходимых документов.

Особенности дистанционного договора

В каком порядке заключить и оформить, и что предусмотреть в трудовом договоре о дистанционной работе, написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

В любом случае местом заключения трудового договора о дистанционной работе (соглашений об изменении его условий) указывается место нахождения работодателя, поэтому регистрировать обособленное подразделение не придется.

Трудовой договор о дистанционной работе должен включать в себя обязательные условия, а также условия, устанавливаемые в соответствии с главой 49.1 ТК РФ.

Местом работы дистанционного работника является место его нахождения (место исполнения трудовых обязанностей).

Роструд России в письме от 9 апреля 2024 г. № ПГ/05642-6-1 отмечает позицию Верховного Суда РФ (Обзор от 26 февраля 2014 года). Суд отмечает, что в трудовом договоре достаточно конкретизировать место работы до населенного пункта.

Трудовой договор с дистанционным работником

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. Это и определяет главные особенности такого договора. При электронном документообороте стороны дистанционного договора обязаны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи согласно Закону от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ.

При электронном обмене документы, которые должны быть предоставлены работодателю для заключения трудового договора (удостоверяющие личность, образование, ИНН, страховое пенсионное свидетельство и др. - 65 ТК РФ), лицо, поступающее на работу, может прислать в форме электронного документа. Затем, по требованию работодателя, нотариально заверенные копии этих документов направляются по почте.

Обратите внимание: если дистанционный работник заключает трудовой договор впервые, то он должен самостоятельно получить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения договора обязан направить дистанционному работнику по почте бумажный экземпляр договора.

Дистанционная работа за рубежом

Минтруд и Роструд неоднократно разъясняют, что нельзя заключать трудовой договор о дистанционной работе для осуществления трудовой деятельности за пределами России.

Причем даже если он имеет двойное гражданство.

Так, например, разъясняет Минтруд России в письме от 9 сентября 2022 г. № 14-2/ООГ-5755.

Для дистанционной работы за рубежом российские компании могут использовать гражданско-правовые договоры. Но нужно учитывать запреты и ограничения, связанные с работой граждан других государств на территории соответствующего зарубежного государства.

Трудовая книжка

Особо оговорен порядок обращения трудовой книжки дистанционного работника.

По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе при поступлении на работу трудовую книжку можно не заводить, если это первое место работы человека, или не заполнять – если не первое. Если такого соглашения нет, то дистанционный работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку лично или направить ее по почте.

В части 3 статьи 68 Трудового кодекса установлено, что работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Это он может сделать путем обмена электронными документами.

Отчеты о выполненной работе

Кроме этого, в договор нужно включить пункт о порядке и сроках представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе. Также следует предусмотреть дополнительное условие о том, какое оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и др. обязан использовать дистанционный работник при исполнении своих обязанностей. Все это может быть предоставлено работодателем. Если же работник использует собственное имущество или взятое в аренду, в договор следует включить условия о компенсации расходов, сроке их выплаты.

Обратите внимание: суммы компенсаций расходов дистанционных работников за использование личного либо арендованного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, расходов, связанных с их использованием не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. При этом размер компенсаций должен быть определен коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Кроме того, по мнению ФНС, методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов их подтверждающих, утверждаются организацией самостоятельно локальным нормативным актом (письмо ФНС России от 12 февраля 2021 года № СД-4-11/1705@).

Режим работы и охрана труда дистанционного работника

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает самостоятельно, если другое не установлено договором (например, в дистанционном договоре можно указать, что, к примеру, работник обязан в определенные часы быть в онлайн-доступе). При этом у него есть право на очередной отпуск (и другие виды отпусков) в соответствии с Трудовым кодексом (ст. 312.4 ТК РФ).

Если в трудовом договоре есть условие о том, какое имущество предоставляет или рекомендует использовать в работе дистанционному работнику работодатель, то последний обязан ознакомить работника с требованиями охраны труда при работе с таким оборудованием и средствами.

Согласно статье 312.3 Трудового кодекса, обязательным для работодателя является только исполнение в отношении дистанционного работника требований по охране труда, установленных абзацами 17, 20 и 21 части второй статьи 212 Кодекса:

  • расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
  • выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные сроки;
  • обязательное страхование от несчастных случаев на производстве.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и ее субъектов, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

Порядок прекращения дистанционного трудового договора

Есть только одна особенность в порядке прекращения дистанционного трудового договора. Она связана с прекращением такого договора по инициативе работодателя. Основания к этому должны быть прописаны в договоре (ст. 312.5 ТК РФ). Все остальное - в порядке, установленном Трудовым кодексом.

Если ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора осуществляется в форме электронного документа, работодатель обязан направить дистанционному работнику по почте бумажную копию указанного приказа (распоряжения) в день прекращения трудового договора.

Таким образом, люди, работающие дистанционно (удаленно), могут нарабатывать трудовой и страховой стаж, получать зарплату и компенсации за использование своего оборудования, ходить в отпуска, включая отпуска по уходу за детьми, брать больничные и получать соцстраховские пособия.

Работодателю же, разумеется, теперь придется вести учет дистанционных работников, нести за них ответственность и платить налоги, как за обычных сотрудников, которые приходят на работу каждый день. Но с другой стороны – он получает больше гарантий к тому, что удаленный сотрудник не окажется недобросовестным.

Сведения о дистанционных работниках в службу занятости 

Работодатели обязаны сообщать о дистанционных работниках в службу занятости. 

Приказом Минтруда России от 26 января 2022 г. № 24 утверждена форма представления работодателем сведений о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, о приостановке производства, а также об организации дистанционной (удаленной) работы (Приложение № 2). 

По данной форме нужно представить сведения: 

  • о численности работников, находящихся на дистанционной (удаленной) работе;
  • о численности работников, находящихся на временной дистанционной (удаленной) работе в связи с введением ограничительных мероприятий (карантина). 

Минтруд России в письме от 29 июня 2022 г. № 16-1/ООГ-2694 отмечает, что данную форму отчета нужно представлять в случае изменения режима занятости, в том числе при изменении численности работников, находящихся на дистанционной (удаленной) работе. 

Обратите внимание, что работодатели могут вместо подачи сведений размещать соответствующие сведения и информацию на Единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России».

Налогообложение выплат гражданину РФ по дистанционному договору

Если работник - гражданин России работает дистанционно на территории России, то вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором о дистанционной работе, облагается НДФЛ по ставке 13 процентов. 

В этом случае исчисление, удержание и уплату налога с таких доходов производит организация - налоговый агент (ст. 226 НК РФ).

НДФЛ дистанционного работника, трудящегося  за рубежом

По общему правилу физлица - налоговые резиденты РФ, получающие доходы от источников, находящихся за пределами страны, считают, декларируют и уплачивают НДФЛ самостоятельно по завершении налогового периода, т.е. по окончании года (подп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ).  Если же физлицо нерезидент РФ, то НДФЛ с его доходов удерживать не нужно, так как объекта налогообложения не возникает.

Если сотрудник организации - гражданин России выполняет трудовые обязанности по дистанционному договору за пределами РФ, то в отношении его доходов, полученных от источников за пределами РФ, организация-работодатель налоговым агентом не признается (ст. 208, 209, 228 НК РФ). 

Работодатель в данном случае не признается налоговым агентом, так как подп. 6 п. 3 ст. 208 Налогового кодекса определено, что вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия за пределами РФ для целей налогообложения относится к доходам, полученным от источников за пределами РФ.

С 2024 года для релокантов внесли поправки в статью 208 НК РФ. Релокант – это сотрудник компании, который уехал за рубеж, и трудится из-за границы.

Так, с 1 января 2024 года к доходам работников от источников в РФ относятся вознаграждение и иные выплаты при выполнении дистанционным работником трудовой функции дистанционно по договору с работодателем, являющимся российской организацией, с обособленным подразделением иностранной организации, зарегистрированным на территории Российской Федерации (подп. 6.2 п.1 ст. 208 НК РФ).

Иными словами, если дистанционный работник-нерезидент РФ работает дистанционно за пределами России по договору с работодателем - российской организацией, то налоговая ставка НДФЛ составляет 13 %. Если доход превышает 5 млн. руб., то ставка НДФЛ 15%.

К иным выплатам, в частности, могут относиться:

  • денежная компенсация работникам при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы;
  • суммы в виде возмещенных расходов дистанционного работника, связанных с использованием им для выполнения трудовой функции принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации;
  • иные средства, в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, превышающей 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно (при отсутствии документально подтвержденных расходов дистанционного работника).

Так разъяснила ФНС России в письме от 13 марта 2024 г. № ЗГ-2-11/3699@.

С 1 января 2025 года НДФЛ с выплат релоканту нужно удержать, если выполняется хотя бы одно из приведенных условий:

  • доход выплачен российской организацией или ИП;
  • работник сохраняет статус налогового резидента РФ;
  • работник получает вознаграждение на расчетный счет, открытый в банке РФ.

Так устанавливает новый подпункт 6.3 ст. 208 НК РФ.

Страховые взносы

Выплаты и иные вознаграждения, начисляемые российской организацией в пользу работника, являющегося гражданином РФ, в рамках трудового договора о дистанционной работе, облагаются страховыми взносами независимо от места выполнения обязанностей по данному трудовому договору и независимо от его резидентства.

Платить страховые взносы нужно в общем порядке, так как работник, являющийся гражданином РФ, осуществляющий деятельность в российской организации по трудовому договору о дистанционной работе, является застрахованным лицом в системе обязательного социального страхования.

Пример. Начисление налогов на вознаграждение гражданину РФ за дистанционную работу за рубежом

Организация приняла на работу по дистанционному трудовому договору гражданина РФ, проживающего на территории иностранного государства, для работы там гидом-переводчиком с должностным окладом в размере 60 000 руб.

Поскольку работник трудится за пределами территории РФ, НДФЛ из суммы его вознаграждения удерживать не нужно.

Организация является плательщиком страховых взносов и уплачивает их по общему тарифу - 30%. Взносы в ФСС РФ на травматизм организация платит по тарифу 0,2%.

На сумму вознаграждения работнику по трудовому дистанционному договору бухгалтер должен начислить страховые взносы по общему тарифу 30,2 % (включая взносы на травматизм) в сумме 18 120 руб. (60 000 руб. х 30,2%).

На карточный счет работника бухгалтер перечислит зарплату в сумме 60 000 руб.

НДФЛ с больничных и пособий, выплачиваемых релокантам

Согласно статье 183 Трудового кодекса, при временной нетрудоспособности работодатель обязан выплачивать работнику больничное пособие.

Выплата больничного пособия сотруднику, который уехал за рубеж, признается российским доходом, т.е. доходом от источников в РФ. Так разъясняет Минфин России в письме от 29 марта 2023 г. № 03-04-05/27467.

Российским доходом будут и аналогичные выплаты в виде пособий или стипендий.

В подпункте 7 пункта 1 статьи 208 Налогового кодекса прямо сказано, что для целей налогообложения к доходам от источников в Российской Федерации относятся пенсии, пособия, стипендии и иные аналогичные выплаты, полученные налогоплательщиком в соответствии с действующим российским законодательством или полученные от иностранной организации в связи с деятельностью ее обособленного подразделения в Российской Федерации.

Значит, пособие по временной нетрудоспособности и пособия относятся к доходам от источников в России независимо от того, сохранил работник или потерял российское налоговое резидентство.

Поэтому с больничных, выплаченных за первые три дня, работодатель должен удержать и перечислить НДФЛ. 

Трудовой договор на дистанционную работу с иностранцем

Если дистанционный работник – иностранный гражданин выполняет трудовые обязанности не на территории России, а на территории своего государства, трудовой договор с ним заключать нельзя.

Ведь нормы Трудового кодекса действуют только на территории России. Поэтому, заключив трудовой договор с иностранцем-дистанционщиком, работающем на территории иностранного государства, исполнить перед ним свои обязательства, обеспечить безопасные условия труда работодатель не сможет. А это будет нарушением закона. Сотрудничество с такими гражданами следует осуществлять в рамках гражданско-правовых отношений.

Так разъясняет Минтруд России в письмах от 5 ноября 2015 г. № 17-3/В-534, от 7 августа 2015 г. № 17-3/В-410, от 9 сентября 2022 г. № 14-2/ООГ-5755.




Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.